新時(shí)期供電企業(yè)檔案管理策略分析

吳少嬋

摘 要：在供電企業(yè)全面深化改革的關(guān)鍵時(shí)期，檔案管理也需與時(shí)俱進(jìn)，提升檔案管理成效，本文分析了供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，針對檔案管理中存在的不足，探討并提出了相應(yīng)的管理策略。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)檔案;檔案管理;管理策略

隨著時(shí)代發(fā)展，供電企業(yè)步入全面深化改革的關(guān)鍵時(shí)期，供電企業(yè)檔案真實(shí)記錄了企業(yè)發(fā)展，成為其科學(xué)決策、科學(xué)管理的重要參考和依據(jù)。在供電企業(yè)檔案管理中還面臨管理“主體”錯(cuò)位、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)發(fā)展要求不相適應(yīng)、檔案工作與企業(yè)變革不同步等問題。因此，本文對新時(shí)期供電企業(yè)檔案管理策略進(jìn)行了分析。

一、供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案意識不夠強(qiáng)

在供電企業(yè)檔案管理工作中，檔案資料收集是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。通過收集讓分散的資料集中化，讓零碎的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)化，因而檔案收集是否齊全決定檔案利用的價(jià)值。但一些部門出于方便自己利用，將一些重復(fù)性批復(fù)文件留作自用，以備檢查之需，但他們忽視了崗位變動(dòng)、人員流動(dòng)容易造成這些資料遺失的隱患，當(dāng)需要時(shí)卻找不到了。這些情況反映了供電企業(yè)中部分人的檔案意識較為薄弱。

2.對檔案認(rèn)識存在偏差

供電企業(yè)檔案存在很多門類，例如行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、人事勞資、財(cái)務(wù)審計(jì)、電力生產(chǎn)等，這些資料都應(yīng)當(dāng)歸檔，但有些企業(yè)把人事檔案當(dāng)成企業(yè)檔案的“全部”，這種認(rèn)識的“錯(cuò)位”造成企業(yè)大量有價(jià)值資料沒有歸檔或歸檔的檔案價(jià)值沒有得到開發(fā)利用，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、自身發(fā)展帶來不利影響。

3.檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后

有些供電企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施較為完善，庫房面積、硬件配置達(dá)到了較高水準(zhǔn)，但有的企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，甚至有的連獨(dú)立的檔案庫房都沒有，借用其他部門的房間存放檔案資料，容易遺失檔案。即使配備獨(dú)立檔案庫房的供電企業(yè)，也可能因?yàn)閹旆坎粷M足防火、防水、防盜等“八防”要求，影響檔案資料的長期保存和安全性。

4.檔案信息化建設(shè)滯后

目前，信息化已成為供電企業(yè)日常管理的基礎(chǔ)條件，但在檔案管理工作中信息技術(shù)應(yīng)用依然較為滯后，原因在于檔案管理信息化意識不強(qiáng)、檔案管理信息化程度低、缺乏信息化技術(shù)人才等。雖然信息化管理已得到廣泛應(yīng)用，但有些檔案工作者依然習(xí)慣傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，沒有意識到信息化管理的重要性。還有缺乏信息化技術(shù)人才、軟硬件設(shè)施落后等因素，無法滿足檔案信息化建設(shè)的需要

5.檔案隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

有些檔案工作人員為兼職人員，未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，缺乏檔案管理所需的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。供電企業(yè)檔案管理人員不但要掌握檔案管理知識，還需要熟悉企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、工程技術(shù)等多方面的知識，在信息化背景下更需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，人員素質(zhì)成為限制檔案高水平管理的一個(gè)因素。

6.檔案管理制度不健全、執(zhí)行不到位

供電企業(yè)已建立了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，對于指導(dǎo)日常檔案管理工作發(fā)揮了積極作用，但有些領(lǐng)域仍存在短板，例如，工程檔案涉及多個(gè)單位，這些單位與供電企業(yè)沒有行政隸屬關(guān)系，要及時(shí)收集歸檔有一定難度，如何協(xié)調(diào)各單位關(guān)系，確保檔案及時(shí)收集、收全是一個(gè)問題。還有些供電企業(yè)制定了“三納入”、“四參加”等制度，但執(zhí)行不到位，使制度流于形式。

二、新時(shí)期供電企業(yè)檔案管理策略

1.樹立大局意識，關(guān)注整體利益

企業(yè)檔案的價(jià)值在于服務(wù)企業(yè)，有些部門及人員為了自己行事方便，置企業(yè)整體利益不顧，為此檔案部門應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用，對各部門的資料員進(jìn)行檔案全面收集重要性的宣傳教育，堅(jiān)持檔案工作服務(wù)企業(yè)大局的原則，為企業(yè)整體利益著想。供電企業(yè)應(yīng)將企業(yè)文化融入檔案管理工作中，通過推行核心理念，使各部門了解企業(yè)檔案的價(jià)值，從而理解檔案收集、歸檔的重要性，自覺將手頭有歸檔價(jià)值的資料及時(shí)歸檔。

2.糾正錯(cuò)誤認(rèn)識，全面收集檔案

電力企業(yè)檔案部門要成為企業(yè)憑證中心和信息中心，發(fā)揮企業(yè)信息資源庫的作用，這樣才能為企業(yè)成長和發(fā)展提供可靠的信息資源保障。為此，檔案部門應(yīng)與其他職能部門加強(qiáng)溝通，形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制，使各部門協(xié)同一致，推動(dòng)企業(yè)檔案工作步入健康發(fā)展的軌道。在檔案收集工作中，檔案部門應(yīng)為其他職能部門提供指導(dǎo)，制定收集、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，讓職能部門明確哪些資料要?dú)w檔，哪些資料不具檔案價(jià)值，這樣職能部門就能充分配合檔案部門工作。

3.重視設(shè)施建設(shè)，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)

檔案管理離不開檔案基礎(chǔ)設(shè)施的支撐，檔案利用服務(wù)更離不開設(shè)施建設(shè)的支持，所以應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，配置檔案庫房、密集架、檔案盒等硬件設(shè)施，同時(shí)檔案庫房應(yīng)滿足防火、防水、防盜、防潮、防塵、防高溫、防有害生物、防日光紫外線照射的“八防”要求。同時(shí)，檔案庫房與辦公用房、技術(shù)用房、閱覽室等房間分開設(shè)置。檔案資源高效利用的基礎(chǔ)是完善的信息化設(shè)施，所以基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要加強(qiáng)數(shù)字化、信息化設(shè)備配置，例如，存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器和數(shù)字化設(shè)備等。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要資金支持，供電企業(yè)應(yīng)制定發(fā)展規(guī)劃，有計(jì)劃地更新設(shè)備和改善設(shè)施條件。

4.打破部門壁壘，實(shí)現(xiàn)資源共享

信息化給各行各業(yè)帶來巨大變化，供電企業(yè)業(yè)務(wù)管理通過信息技術(shù)的應(yīng)用極大地提高了工作效率，然而檔案管理信息化并未與其信息化同步，其原因是多方面的，首要原因是對檔案信息化存在誤解，例如，很多人認(rèn)為引進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)就是在推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，其實(shí)檔案信息管理系統(tǒng)充其量只是檔案管理的一個(gè)輔助工具，擁有檔案信息管理系統(tǒng)不能寬泛地代表企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，所以供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)要正確理解檔案信息化，不僅要認(rèn)識到檔案信息化的重要性，關(guān)鍵是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，增強(qiáng)信息化意識。從提升企業(yè)核心競爭力的高度，制定發(fā)展規(guī)劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。立足改善檔案信息化基礎(chǔ)條件，還要建立檔案信息化的安全保障體系，保證硬件設(shè)施安全，保障檔案信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全。其次，通過信息化整合資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息在企業(yè)內(nèi)部共享，打破各部門數(shù)據(jù)壁壘，使檔案收集、歸檔更快捷，檢索、利用更高效，使紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理，從而讓檔案信息化成為提升企業(yè)工作效率、增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力的橋梁和紐帶。

5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升專業(yè)素質(zhì)

新時(shí)期對檔案人員素質(zhì)提出了更高要求，需要全面掌握檔案管理技能和專項(xiàng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識才能較好地適應(yīng)企業(yè)檔案管理要求，因此供電企業(yè)必須加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案人員整體素質(zhì)。提升隊(duì)伍素質(zhì)的途徑包括引進(jìn)高水平復(fù)合型人才和強(qiáng)化檔案人員的培訓(xùn)，對于企業(yè)需要的人才可通過招聘方式引進(jìn)，對于普通檔案管理人員素質(zhì)的提升應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)培訓(xùn)解決，主要是參加檔案技能培訓(xùn)、在職深造，對兼職檔案人員的培訓(xùn)可由專職檔案人員進(jìn)行一對一帶教。

6.健全管理制度，強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制

供電企業(yè)開展檔案管理工作，要建立合理合法的制度準(zhǔn)則，才有利于規(guī)范企業(yè)員工的工作。制定規(guī)章制度既要符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，同時(shí)也要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，這樣才能最大限度地發(fā)揮制度的效用。制度要明確檔案工作的職責(zé)、管理目標(biāo)、工作標(biāo)準(zhǔn)、考核細(xì)則等內(nèi)容，并將檔案管理工作納入企業(yè)日常管理工作中，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)分級管理責(zé)任。其次，建立檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括檔案收集、分類、保管、查詢、利用都需明確的依據(jù)，以確保檔案資料的完整性。為了嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)，還必須加強(qiáng)檔案工作的監(jiān)督，通過監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問題，隨即整改糾正，以提高檔案管理規(guī)范性。

三、結(jié)束語

在供電企業(yè)檔案管理存在著檔案意識薄弱、對檔案工作存在認(rèn)識偏差、檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后、檔案信息化建設(shè)滯后、檔案隊(duì)伍素質(zhì)不高、檔案管理制度不健全及執(zhí)行不到位等問題，因此供電企業(yè)亟需以新的思維方式，銳意創(chuàng)新，改進(jìn)不足，這樣才能開創(chuàng)檔案管理工作新局面，為推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展助力。

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（作者單位：廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司清遠(yuǎn)清城供電局）