新形勢下會計檔案管理的現(xiàn)狀及創(chuàng)新途徑

摘要：目前會計檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀已不適應(yīng)新時代會計檔案工作的需要，只有促進各單位會計檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，加強組織領(lǐng)導(dǎo)建立健全會計檔案管理制度;設(shè)置專門的會計檔案管理人員，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平;收集齊全的會計檔案資料、科學(xué)整理歸檔;加強電子會計資料歸檔規(guī)范化管理;要加強會計檔案信息化建設(shè)，努力實現(xiàn)會計檔案信息化管理，才能適應(yīng)新時代新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：會計檔案;管理現(xiàn)狀;規(guī)范化管理;信息化管理;整理歸檔

會計檔案是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，它記錄和反映了一個單位的經(jīng)濟活動。會計檔案管理是各單位內(nèi)部控制規(guī)范化管理的重要組成部分，也是各單位會計核算基礎(chǔ)工作的歸納和總結(jié)。會計檔案管理無論對行政事業(yè)單位還是對企業(yè)來說，都是非常重要的一項工作。目前會計檔案管理的一些現(xiàn)狀已不適應(yīng)新形勢下對會計檔案管理工作的需要，只有促進各單位會計檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，才能適應(yīng)新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展需要。

一、目前會計檔案管理的現(xiàn)狀

1.對會計檔案需要規(guī)范化管理的重要性認(rèn)識不夠

各單位對會計檔案工作需要實施規(guī)范化管理的重要性認(rèn)識不到位，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作缺乏充分的認(rèn)識，更注重內(nèi)部會計核算業(yè)務(wù)的處理，以為只要夯實會計基礎(chǔ)核算工作，單位會計檔案規(guī)范化管理工作自然就做好了，相對忽視會計檔案材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財務(wù)會計工作過程中大量會計檔案的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不會把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。將會計檔案管理工作當(dāng)成會計核算作的一種簡單延續(xù)，使會計檔案管理員成了會計檔案的保管員，認(rèn)為會計檔案只要不丟就行。

2、會計檔案管理人員規(guī)范化管理能力不夠

大多數(shù)單位不能適應(yīng)新形勢對檔案管理工作的需要，財務(wù)會計人員對會計核算業(yè)務(wù)非常熟練，對會計檔案管理基本理論知識相對匱乏，特別是對規(guī)范化管理會計檔案標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)理論知識學(xué)習(xí)和實操培訓(xùn)，卻很少參加會計檔案規(guī)范化管理理論知識學(xué)習(xí)與實操訓(xùn)練，對現(xiàn)代化的會計電算化檔案信息、會計檔案管理規(guī)范化理解不清、理解不全。有的單位會計檔案管理人員是由會計人員或者其他人員兼任，不能全方位投入會計檔案管理工作中，在日常會計檔案管理工作中往往容易敷衍了事，嚴(yán)重影響了會計檔案管理水平、更談不上會計檔案規(guī)范化管理，所以在新形勢下提升會計檔案管理人員規(guī)范化管理能力是非常重要的一部分。

3、對會計檔案范圍理解有偏差，對會計檔案資料收集不全面

會計檔案不僅僅包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告，還包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊以及其他具有保存價值的會計資料。會計檔案不僅紙質(zhì)的會計資料，還包括電子會計檔案資料。有些單位只注意留存會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙質(zhì)會計資料，而對銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表、會計檔案鑒定意見書等會計資料沒有足夠重視，對單位內(nèi)部生成的電子會計資料、單位外部接收的電子會計資料等電子會計檔案也沒有足夠重視，導(dǎo)致歸檔會計檔案資料不完整、不全面，進而影響單位整體的會計檔案資料規(guī)范化管理。

4.會計電算化技術(shù)的使用，電子會計檔案的形成增加了會計檔案管理的難度

不少單位不能及時、規(guī)范對計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案進行有效收集、整理、歸檔、保存，例如沒有要求在移交電子會計檔案時將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，或者電子會計檔案文件格式不符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，或者特殊格式的電子會計檔案沒有與其讀取平臺一并移交。這些問題都會導(dǎo)致單位會計檔案規(guī)范化管理的松懈，容易造成會計檔案信息資料的丟失。單位檔案管理人員缺乏對電子會計檔案存取的研究，或存取電子會計檔案拖延的時間過長，可能會因為會計軟件的更新?lián)Q代影響導(dǎo)致無法讀取使電子會計檔案信息，直接影響單位電子會計檔案信息的有效接收和管理、利用。

5.會計檔案規(guī)范化管理、信息化管理程度低

不少單位由于對會計檔案規(guī)范化管理重要性認(rèn)識不足，有些單位連基本的會計檔案管理機構(gòu)、專門的會計檔案管理人員都沒有，根本談不上會計檔案規(guī)范化管理、信息化管理。有些單位雖然設(shè)會計檔案管理崗位，但是會計檔案管理軟件、硬件設(shè)備不足，會計檔案管理人員很難正常開展會計檔案管理工作;有些單位雖然有會計檔案管理崗位，但會計檔案管理人員是領(lǐng)導(dǎo)指定某會計人員臨時兼任的，這樣單位的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等會計檔案無法規(guī)范化整理，更談不上定期對已到保管期限的會計檔案資料進行鑒定形成會計檔案鑒定意見書、 銷毀保管期滿確無保存價值的會計檔案工作，這無疑為給后續(xù)的會計檔案規(guī)范化整理帶來極大困難，直接降低會計檔案開發(fā)利用的效率，甚至無法開展會計檔案信息利用工作。多數(shù)單位的會計檔案信息數(shù)字化工作尚未開始，只停留在信息化、數(shù)據(jù)化概念范圍內(nèi)，并沒有付諸實施。外部環(huán)境不成熟、內(nèi)部準(zhǔn)備不充足使會計檔案信息化、數(shù)字化管理程度很低。

二、新形勢下會計檔案管理的創(chuàng)新途徑

1.加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計檔案管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)重視本單位會計檔案管理工作是加強會計檔案規(guī)范化管理的前提，加大對會計檔案管理經(jīng)費的投入，在會計檔案管理方面投入足夠的人力、物力、財力以保證單位會計檔案管理工作常態(tài)化、制度化，提高會計檔案管理的軟件、硬件。單位要建立健全完善的會計檔案管理系統(tǒng)，并輔之以會計檔案管理制度保證其順利實施。首先設(shè)置專門的會計檔案管理崗位，明確劃分會計檔案管理工作任務(wù)，做好會計檔案管理工作職責(zé)劃分，合理分配會計檔案管理任務(wù)，完善社會檔案管理系統(tǒng);其次對檔案管理人員實施績效考核制度，將績效考核作為一項重要考核標(biāo)準(zhǔn)納入到工資薪酬標(biāo)準(zhǔn)中，嚴(yán)格績效考核機制的執(zhí)行，肯定優(yōu)秀會計檔案管理人員的工作業(yè)績， 對玩忽職守、無法完成會計檔案管理工作的人員進行思想教育、懲罰或者辭退。

2.設(shè)置專門的會計檔案管理人員，加強對會計檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平

設(shè)置會計檔案管理崗位，配備專門的會計檔案管理人員，確保單位的會計檔案專職管理而不是由其他會計人員兼任。注重會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，會計檔案管理人員不但要兼顧財務(wù)會計專業(yè)理論知識和文書檔案專業(yè)知識，還要具備現(xiàn)代信息技術(shù)手段等方面的專業(yè)知識。定期或不定期地對會計檔案管理人員進行會計檔案規(guī)范化管理、信息化管理等專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在保證會計檔案資料質(zhì)量的同時，提高會計檔案管理水平。

3.會計檔案資料要收集齊全、科學(xué)整理歸檔

會計檔案管理人員要熟悉會計檔案資料的收集范圍，會計檔案資料一定要收集齊全，不能僅收集會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告整理歸檔，銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊以及其他具有保存價值的會計資料也要收集歸檔。會計檔案整理不僅要收集紙質(zhì)的會計核算資料，還包括電子會計檔案資料，對單位內(nèi)部生成的電子會計資料、單位外部接收的電子會計資料等電子會計檔案也必須及時收集、整理、歸檔。凡是本單位在會計核算過程中形成的具有保存價值的文件資料都要歸檔保管，包括上級和下級主管單位送來的與本單位關(guān)系很密切的文件材料、本單位正式發(fā)文的文件資料、本單位的會計檔案管理規(guī)章制度等都要收集歸檔。收集完整的會計檔案資料為規(guī)范管理會計檔案打下堅實的基礎(chǔ)。

4.加強電子會計資料歸檔的規(guī)范化管理

已經(jīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算和會計檔案管理的單位，對符合企業(yè)會計信息化工作規(guī)范要求，所形成的會計資料符合新會計檔案管理規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子會計檔案形式歸檔保管，利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。單位形成電子會計檔案，一定要保證真實有效的電子會計資料來源，利用會計核算系統(tǒng)能夠來準(zhǔn)確完整地有效接收和讀取電子會計資料， 輸出符合會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算資料， 使用電子會計檔案管理系統(tǒng)來有效接收、管理利用電子會計檔案，并采取防止電子會計檔案被篡改的有效措施，建立電子會計信息檔案備份制度，有效防范人為破壞、意外事故和自然災(zāi)害的影響。

5.要加強會計檔案信息化建設(shè)，努力實現(xiàn)會計檔案信息化管理

現(xiàn)代信息化技術(shù)高速發(fā)展，會計檔案管理也要緊跟時代步伐。會計檔案管理信息化是會計檔案管理發(fā)展的必然趨勢，會計檔案信息也隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷優(yōu)化。單位領(lǐng)導(dǎo)和會計檔案管理人員提高認(rèn)識，從思想上對會計檔案信息化管理重視起來，加大會計檔案管理經(jīng)費投入，更新會計檔案管理設(shè)備和軟件，同時通過多渠道、多形式的會計檔案信息化管理培訓(xùn)，培養(yǎng)會計檔案管理信息化復(fù)合型人才，在實際工作中把會計檔案信息化管理的理論與實踐有機結(jié)合，使會計檔案信息化管理快速發(fā)展起來，有效利用會計檔案信息化管理的作用。

總之，為適應(yīng)新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展對會計檔案管理工作的需要，各單位都要加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計檔案管理制度，加強對會計檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，收集齊全的會計檔案資料，加強會計檔案管理規(guī)范化、信息化建設(shè)，實現(xiàn)會計檔案規(guī)范化管理、信息化管理，才能充分發(fā)揮會計檔案規(guī)范化管理的重要作用。

參考文獻：

[1]2015年 ?財政部 國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》

[2]2015年 ?全國人大常委《中華人民共和國電子簽名法》

[3]2018年 ?國家檔案局 《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》

作者簡介：

張欣（1969年-），女，中級職稱，本科，研究方向，會計檔案。