央企辦公室精細(xì)化管理的必要性及實(shí)施

侯宇霆

【摘要】經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下，央企各項(xiàng)行政業(yè)務(wù)急劇增長(zhǎng)，辦公室管理工作在央企中的作用不斷凸顯。央企辦公室作為央企的綜合協(xié)調(diào)部門以及行政管理部門，承擔(dān)著接待服務(wù)、后勤管理、信息調(diào)研、文秘會(huì)務(wù)、督辦檢查、決策參謀等重要工作職責(zé)，是央企運(yùn)行的中樞和核心。本文以央企這一市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體作為研究對(duì)象，就精細(xì)化管理理念在央企辦公室管理工作中的運(yùn)用予以闡述，探討央企辦公室精細(xì)化管理必要性的同時(shí)，提出工作改進(jìn)的建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體提供新的管理方向和實(shí)踐指引。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化;辦公室;央企;競(jìng)爭(zhēng)力

一、央企辦公室精細(xì)化管理的概述

所謂央企辦公室精細(xì)化管理，主要是指以追求效率和質(zhì)量為核心，以精簡(jiǎn)成本為目標(biāo)，對(duì)辦公室工作模式、工作結(jié)構(gòu)以及工作內(nèi)容予以優(yōu)化的過程。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，要實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的科學(xué)化和有效化，就必須要從辦公效率和辦公質(zhì)量入手，對(duì)辦公管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)流程予以細(xì)化，確保各個(gè)環(huán)節(jié)以及流程之間的順暢以及銜接。央企辦公室精細(xì)化管理具有以下特點(diǎn)：第一，以建立科學(xué)的流程為核心。由于辦公室工作量較大，所以必須要對(duì)工作流程予以優(yōu)化，這是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的必然要求。粗放式、傳統(tǒng)式的辦公管理模式，會(huì)制約辦公室整體運(yùn)行效率的提升，不利于辦公室未來發(fā)展。第二，以人為本。強(qiáng)調(diào)辦公室工作人員的主體作用，即辦公室工作人員要切實(shí)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，才能真正將精細(xì)化管理理念融入具體工作當(dāng)中，才能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。第三，強(qiáng)調(diào)各個(gè)部門之間的配合與協(xié)調(diào)。央企辦公室管理工作并不是一項(xiàng)單獨(dú)的工作，其與央企其他工作是內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)整體。只有各個(gè)部門之間加強(qiáng)與辦公室的配合與協(xié)調(diào)，才能真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，才能減少管理成本，提升工作實(shí)效。

二、央企辦公室精細(xì)化管理的必要性

（一）提升央企核心競(jìng)爭(zhēng)力的內(nèi)在要求?，F(xiàn)階段，我國(guó)對(duì)外開放水平不斷提升，加之“一帶一路戰(zhàn)略”“區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化”等戰(zhàn)略的實(shí)施，為央企發(fā)展帶來機(jī)遇的同時(shí)，也意味著央企需要承擔(dān)更多的責(zé)任以及面臨著更多的挑戰(zhàn)。為了更好地提升央企核心競(jìng)爭(zhēng)力，加快央企國(guó)際化、現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)模化的步伐，加強(qiáng)辦公室管理就成為了必然選擇。辦公室精細(xì)化管理后，意味著辦公室職責(zé)分工更為明確具體，權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)更加清晰，意味著辦公室在央企中所能發(fā)揮的作用愈大。除此之外，辦公室精細(xì)化管理，意味著央企辦公室可以節(jié)約更多的管理成本、提升工作效能，進(jìn)而促使央企生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率的提升。

（二）順應(yīng)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的必然趨勢(shì)。我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)入到“深水區(qū)”后，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變遷速率加快，央企對(duì)經(jīng)濟(jì)政策、法律法規(guī)以及國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的研判顯得尤為重要。央企辦公室作為信息資源的集散地和發(fā)布地，其在政策發(fā)布、規(guī)章制度發(fā)布、文件發(fā)布領(lǐng)域扮演著重要“角色”。為了更好地協(xié)調(diào)好央企各個(gè)部門之間的工作，解決實(shí)踐工作中存在的“信息孤島”“信息不對(duì)稱”現(xiàn)象，提升相關(guān)部門以及下級(jí)單位對(duì)經(jīng)濟(jì)政策、法律法規(guī)、國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的把控程度，有必要進(jìn)一步改革央企辦公室工作，最大限度地提升辦公室整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率，一次性將工作落實(shí)到位。

三、央企辦公室精細(xì)化管理的基本路徑

（一）擬定辦公室精細(xì)化管理方案。為了更好地為辦公室工作人員提供指引，切實(shí)將精細(xì)化管理理念融入辦公室管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，必須要擬定辦公室精細(xì)化管理方案。第一，設(shè)立精細(xì)化管理目標(biāo)，明確精細(xì)化管理的總目標(biāo)、實(shí)施步驟，從宏觀上做一個(gè)原則性的指引，同時(shí)，可以組建相關(guān)的牽頭小組，為精細(xì)化管理落到實(shí)處提供保障。第二，細(xì)化工作流程。精細(xì)化管理，就是要對(duì)原有冗長(zhǎng)多余、繁瑣復(fù)雜的流程予以優(yōu)化，減輕工作人員工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，確保辦公室工作能夠正常開展。為此，央企相關(guān)部門要結(jié)合現(xiàn)有辦公室工作環(huán)境、人員設(shè)置以及崗位安排，在確保各個(gè)工作崗位相匹配和相協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，對(duì)工作流程予以細(xì)化，全方位提升辦公室整體運(yùn)行效率。在細(xì)化工作流程過程中，要同步對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，做到人崗結(jié)合、人崗匹配以及職責(zé)對(duì)應(yīng)。第三，設(shè)立辦公成本節(jié)約目標(biāo)以及辦公效率提升目標(biāo)，精簡(jiǎn)行政成本，減少辦公過程中浪費(fèi)、拖沓和等待等現(xiàn)象。第四，健全部門協(xié)調(diào)機(jī)制，優(yōu)化部門與部門之間的信息溝通機(jī)制，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息一體化管理系統(tǒng)，打破“信息孤島”“信息不對(duì)稱”現(xiàn)象，加快信息資源流通，彰顯信息資源在現(xiàn)代信息化社會(huì)中的價(jià)值。第五，健全責(zé)任落實(shí)機(jī)制以及績(jī)效考核機(jī)制，明晰各個(gè)崗位職責(zé)的同時(shí)，規(guī)范崗位操作標(biāo)準(zhǔn)，提升辦公室工作人員責(zé)任意識(shí)。除此之外，制定科學(xué)合理、公平公正的考核機(jī)制，運(yùn)用績(jī)效激勵(lì)工具來確保權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)。總而言之，只有建立一條相對(duì)完善的精細(xì)化管理制度，擬定辦公室精細(xì)化管理方案，才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)改革目標(biāo)。

（二）強(qiáng)化培訓(xùn)工作，打造精細(xì)化管理人才隊(duì)伍。央企辦公室工作人員是精細(xì)化管理的實(shí)踐者和執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)會(huì)直接影響辦公室精細(xì)化管理改革工作的成效?；诖?，央企要進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)辦公室工作人員的培訓(xùn)，逐步促使工作人員養(yǎng)成精細(xì)化的工作作風(fēng)，培養(yǎng)工作人員精細(xì)化管理意識(shí)。第一，相關(guān)部門要優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，從職業(yè)道德、法治規(guī)范、規(guī)章制度、精細(xì)化管理理念、數(shù)字化信息技術(shù)等方面來培養(yǎng)工作人員綜合素質(zhì)。第二，構(gòu)建實(shí)踐學(xué)習(xí)與理論學(xué)習(xí)相結(jié)合的培訓(xùn)機(jī)制，通過戶外拓展訓(xùn)練、半軍事化訓(xùn)練、講座論壇等方式，提升辦公室工作人員執(zhí)行力、身體素質(zhì)和心理素質(zhì)，強(qiáng)化工作人員奉獻(xiàn)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。

（三）提升辦公室整體執(zhí)行力。辦公室工作人員執(zhí)行力，不僅決定了辦公室整體運(yùn)行效率，也關(guān)系整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作?；诖?，央企可以從以下幾個(gè)層面出發(fā)，全方位提升辦公室整體執(zhí)行力。第一，通過執(zhí)行文化建設(shè)、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲機(jī)制等來提升辦公室工作人員的執(zhí)行能力。需要注意的是，運(yùn)用績(jī)效考核以及獎(jiǎng)懲機(jī)制時(shí)，要充分結(jié)合本企業(yè)具體狀況，切忌設(shè)置過于嚴(yán)苛的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)企業(yè)人文關(guān)懷，營(yíng)造和諧的執(zhí)行環(huán)境。第二，加快人才引進(jìn)工作，確保辦公室整體工作量與工作人員數(shù)量處于一個(gè)平衡且匹配的狀態(tài)。第三，強(qiáng)化內(nèi)部審批機(jī)制，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審批網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化，切實(shí)加快信息資源、政策文件的內(nèi)部流轉(zhuǎn)速度和審批速度，縮短辦公流程以及辦事時(shí)間的同時(shí)，提升辦公整體實(shí)效。

（四）定期開展自查自評(píng)，重視意見反饋。央企辦公室精細(xì)化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，在短時(shí)間內(nèi)想要完成不太符合現(xiàn)實(shí)狀況。因此，在實(shí)施精細(xì)化管理這一過程中，需要定期開展自查自評(píng)，找出精細(xì)化管理改革中存在的不足并加以改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理與企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況的有機(jī)對(duì)接。第一，定期開展自查自評(píng)工作，找出其中與企業(yè)實(shí)際狀況不對(duì)應(yīng)、不符合之處，并在下一步工作中予以完善。第二，重視辦公室工作人員的反饋。辦公室工作人員是精細(xì)化管理的實(shí)踐者和執(zhí)行者，其對(duì)于精細(xì)化管理落實(shí)后的具體實(shí)效有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。因此，只有廣泛聽取辦公室工作人員意見，才能客觀準(zhǔn)確地開展下一步工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

雖然央企辦公室的工作大多數(shù)是服務(wù)性、常規(guī)性和管理性的，但其同樣具有很強(qiáng)的政策性、政治性。如果央企辦公室整體工作實(shí)效不高，勢(shì)必會(huì)影響政策在央企的運(yùn)行和執(zhí)行，不利于央企整體運(yùn)行效率以及央企核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升。經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下，央企同樣需要調(diào)整生產(chǎn)結(jié)構(gòu)、管理模式，同樣面臨著轉(zhuǎn)型升級(jí)的壓力?；诖?，央企必須要做好辦公室管理工作，將精細(xì)化管理理念融入央企的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，促使央企走向現(xiàn)代化、國(guó)際化、規(guī)模化和科學(xué)化的發(fā)展道路。本文對(duì)央企辦公室精細(xì)化管理展開研究，通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，央企辦公室精細(xì)化管理既是一種管理模式，也是一種服務(wù)模式，需要辦公室工作人員不斷發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，才能真正激發(fā)央企辦公室工作活力。

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