中小企業(yè)公文處理與檔案管理問題探索

郭麗萍

【摘要】公文處理和檔案管理都是企業(yè)行政工作的重要內(nèi)容，兩者之間存在著密切的聯(lián)系。公文是企業(yè)對外溝通的媒介，公文處理是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，公文質(zhì)量的好壞影響著檔案的質(zhì)量;檔案是公文處理的結(jié)果，是信息資源的主要載體，做好檔案管理有助于信息資源開發(fā)和行政工作的順利開展。本文結(jié)合實(shí)例，對中小企業(yè)公文處理和檔案管理中存在的問題和對策進(jìn)行了深入探索。

【關(guān)鍵詞】公文處理;檔案管理;探索

公文是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。公文管理與檔案工作是一個(gè)有機(jī)銜接的整體，只有正確處理好兩者之間的關(guān)系，才能有效促使企業(yè)行政工作科學(xué)、高效地開展。許多中小企業(yè)對于公文管理和檔案管理不夠重視，在公文處理和檔案管理的銜接中存在很多問題。本文結(jié)合杭州正才控股集團(tuán)某企業(yè)的實(shí)際情況，對公文處理和檔案管理銜接中存在的問題與對策進(jìn)行探索，以幫助中小企業(yè)尋求最有效的文檔管理工作模式。

一、中小企業(yè)公文處理與檔案管理銜接中存在的問題

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文檔管理工作不重視。在許多中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)中，行政部門的工作就是一個(gè)“勤雜工”的角色，沒有太強(qiáng)的專業(yè)性，不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，是一個(gè)很容易被忽略的工作。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對公文處理和檔案管理工作人、財(cái)、物的投入比較少，大量使用兼職人員，嚴(yán)重影響了中小企業(yè)公文處理和檔案管理工作的銜接。

（二）企業(yè)文檔管理工作機(jī)制不健全。1.文檔管理制度不完善。（1）銜接措施不明確。雖然大部分企業(yè)行政部門對于公文處理和檔案管理都有各自的規(guī)章制度，但是對于兩者之間怎樣進(jìn)行有效銜接，沒有明確規(guī)定。導(dǎo)致公文處理人員和檔案管理人員之間溝通不暢，配合不到位，影響了公文處理和檔案管理工作的銜接。（2）公文處理部門不固定。每個(gè)職能部門都可能是公文處理機(jī)構(gòu)，公文處理人員不固定，發(fā)文沒有計(jì)劃性，發(fā)文數(shù)量猛增。公文處理人員不了解檔案管理的工作要求，沒有意識(shí)到兩者是一個(gè)有機(jī)銜接的整體，不能主動(dòng)將收文辦理的簽收單、登記臺(tái)賬、會(huì)簽單、傳閱單、承辦意見和發(fā)文辦理的會(huì)簽單、簽發(fā)意見、擬稿正文、公文附件等完整地移交給檔案人員及時(shí)進(jìn)行歸檔處理。這就造成了檔案不能及時(shí)收集、登記，導(dǎo)致了文件編號的重復(fù)或者缺失，立卷歸檔時(shí)資料不完整。（3）檔案管理人員流動(dòng)性大。由于檔案人員大部分是兼職人員，流動(dòng)性比較大，不了解文書工作的具體流程，不清楚公文處理過程中會(huì)產(chǎn)生哪些需要?dú)w檔的重要資料，這也造成了歸檔資料的收集不完整、不及時(shí)、不準(zhǔn)確。2.公文處理格式不規(guī)范。（1）公文處理不走審批流程。各部門公文處理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，很多人不按規(guī)章制度進(jìn)行辦理，不走收文和發(fā)文的審批流程，公文處理手續(xù)不完善，公文處理缺乏嚴(yán)肅性，檔案資料缺乏原始真實(shí)性。（2）公文文種使用不當(dāng)。文種的選擇是行文的首要環(huán)節(jié)，也是公文寫作的關(guān)鍵?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，公文的種類有15類，分別是“決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要”。從實(shí)際情況來看，許多企業(yè)為了簡化工作流程，將公文的種類進(jìn)行了簡化合并和生造。比如分為“發(fā)、字、人、綜、工、黨、函、紀(jì)要”等，并對每個(gè)文種進(jìn)行了重新定義。存在“請示、報(bào)告”不分，“決定、決議”不分，“公告、通報(bào)”不分等情況。同時(shí)，對公文版頭的使用也不規(guī)范，經(jīng)常存在隨意套用企業(yè)紅頭文件的現(xiàn)象，這給檔案管理工作的分類造成了很大的困難。（3）公文的用紙、印制格式不規(guī)范。《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》對于公文用紙、公文頁邊距、字體字號等都有明確的規(guī)定。但是企業(yè)在公文處理中，用紙有大有小，字體字號也不統(tǒng)一，這給檔案的裝訂和保管帶來了許多不便。（4）公文密級和保管期限、成文日期等缺失。公文擬制時(shí)不設(shè)定密級和保管期限，這給檔案管理中密級和保管期限的設(shè)定帶來很大麻煩。成文日期的缺失也給檔案管理的真實(shí)性帶來質(zhì)疑。（5）公文用印不規(guī)范。公文除“會(huì)議紀(jì)要”“決議”以外，一律加蓋印章。但在企業(yè)的實(shí)際操作中，隨意性比較大，許多該用印的公文不蓋章，不該用印的公文卻又加蓋了章。這些公文形成的檔案將無法起到憑證作用，真實(shí)性也無法保證。（6）公文附件缺失。附件是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料，是公文不可缺少的一部分。但是在實(shí)際的公文處理中，很多附件被忽視了，沒有與公文一起收集歸檔，影響了檔案收集的完整性。

（三）企業(yè)文檔管理人員素質(zhì)有待提高。1.兼職人員專業(yè)素質(zhì)不高。公文處理是一個(gè)從公文擬制、辦理，到整理歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，需要不同工作人員協(xié)同合作。由于在文檔管理崗位上大量使用兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不高，對公文處理和檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，工作流程不熟悉，工作責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致在公文處理與檔案管理銜接過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件缺失、材料來源不清等推諉、扯皮的情況，導(dǎo)致了公文處理與檔案管理工作的脫節(jié)，影響了公文處理工作應(yīng)該堅(jiān)持的實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效的原則，同時(shí)也制約了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的工作進(jìn)程。2.“文檔同崗”人員疲于應(yīng)付。有些中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)雖然意識(shí)到了公文處理與檔案工作銜接的重要性，把公文處理和檔案管理兩個(gè)崗位合二為一，實(shí)行“文檔同崗”?！拔臋n同崗”雖然在一定程度上解決了公文處理和檔案管理銜接過程中工作脫節(jié)的情況，但是由于崗位編制的壓縮，這個(gè)“文檔同崗”的崗位也是一個(gè)兼職角色，需要同時(shí)具備文書和檔案管理員的工作能力，要對公文擬制、公文辦理（包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔等）、公文管理以及檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用等一系列工作程序非常熟悉。工作量大，工作要求高，工作節(jié)點(diǎn)多、流程長，“文檔同崗”的工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作流于形式、疲于應(yīng)付。公文質(zhì)量和立卷歸檔時(shí)間不能保證，違背了公文處理的精簡高效的原則，同時(shí)也直接影響了檔案工作質(zhì)量的提高。

（四）企業(yè)“文檔一體化”系統(tǒng)缺失。1.許多中小企業(yè)的公文處理和檔案管理水平還處于非常落后的階段，沒有辦公自動(dòng)化軟件作為支撐，一切工作依靠人工手動(dòng)處理。不僅影響了公文處理工作的高效、快捷，也影響了檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.有些企業(yè)雖然有公文處理和檔案管理系統(tǒng)，但兩者分別是兩個(gè)孤立的操作系統(tǒng)，互不兼容，不能及時(shí)將辦理完畢的公文及時(shí)跟檔案系統(tǒng)進(jìn)行對接和存檔，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化工作的開展。

二、解決中小企業(yè)公文處理與檔案管理銜接問題的對策

（一）轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，加大對文檔工作的投入。要想轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作的意識(shí)，需要加大宣傳力度，通過檔案利用的效果分析，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到文檔管理工作是一項(xiàng)必不可少的重要工作，可以為企業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的查考憑證作用，能夠促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。改變領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，加大對文檔管理工作人、財(cái)、物的投入力度，增加必要的崗位設(shè)置和信息化工作投入，加快企業(yè)文檔管理的信息化建設(shè)。

（二）健全文檔管理工作機(jī)制。1.理順文檔管理機(jī)制，完善文檔管理體系，建立優(yōu)秀的文檔管理隊(duì)伍。2.制定規(guī)范有效的文檔管理制度和工作程序，明確公文處理和檔案管理工作銜接過程中的注意事項(xiàng)，強(qiáng)化全過程管理，加強(qiáng)精細(xì)化管理。組織文書和檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)制度，熟練掌握文檔管理工作的各種流程。嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，嚴(yán)格按照規(guī)范的工作程序進(jìn)行公文處理。3.明確公文處理和檔案管理人員的崗位職責(zé)，樹立質(zhì)量管理意識(shí)。無論是文書，還是檔案人員，都要樹立質(zhì)量管理意識(shí)，認(rèn)清各自崗位的工作職責(zé)，控制好公文的質(zhì)量，從而提高檔案管理的質(zhì)量。4.完善文檔管理監(jiān)督機(jī)制，提高工作人員的積極性。嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》《檔案法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等制度的要求建立各自企業(yè)的《文檔管理監(jiān)督考核辦法》，加強(qiáng)對文檔管理工作的監(jiān)管力度，完善獎(jiǎng)罰條例，提高文檔管理人員的工作積極性。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高文檔管理工作人員的綜合素質(zhì)。1.增強(qiáng)文檔管理人員“文檔一體化”意識(shí)。要求文檔管理人員提高職業(yè)道德素質(zhì)和工作責(zé)任心，從文書和檔案工作的全局出發(fā)，按照“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文，保證公文質(zhì)量，方便檔案管理。2.提高文檔管理工作人員的綜合素質(zhì)。文檔管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，系統(tǒng)了解公文處理程序，提高辦文的自覺性，保證公文處理的速度、質(zhì)量。深入領(lǐng)會(huì)公文處理和檔案管理之間的密切關(guān)系，提高檔案意識(shí)，不斷提高檔案管理水平，提高文檔管理工作人員的綜合素質(zhì)，提高公文處理和檔案管理工作的銜接能力。

（四）實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”，加快信息化建設(shè)。1.隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用，孤立的辦公系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。需要改造升級公文處理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，整合各種辦公軟件，實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高工作效率。2.加快文檔數(shù)字化，促進(jìn)信息化建設(shè)。文檔管理工作的核心任務(wù)是提供利用，進(jìn)行信息資源開發(fā)。要加快現(xiàn)存文檔的數(shù)字化處理，加大利用力度，提高服務(wù)水平，促進(jìn)信息化建設(shè)。

三、結(jié)束語

公文處理和檔案管理是相互影響、有機(jī)銜接的系統(tǒng)工作，構(gòu)建文檔一體化的工作模式是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。我們需要積極探索企業(yè)當(dāng)前運(yùn)作模式中存在的問題，不斷優(yōu)化公文處理和檔案管理的銜接機(jī)制，以尋求最適合企業(yè)發(fā)展的文檔一體化管理模式。

【參考文獻(xiàn)】

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