提高企業(yè)檔案管理歸檔率的途徑探索

羅曉玲

摘 要：對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要想做好檔案管理工作，就必須切實(shí)提高歸檔率，只有這樣才能有利于信息的保存與管理。現(xiàn)階段不少企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度有待提升，正是因?yàn)槠鋵?duì)此項(xiàng)工作的忽視，才導(dǎo)致各類(lèi)問(wèn)題層出不窮。本文主要從檔案管理工作的重要性、歸檔工作的現(xiàn)存問(wèn)題以及如何提高其工作效率三個(gè)方面入手進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;現(xiàn)存問(wèn)題;解決措施

對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作十分重要，在檔案中，記載著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息，因此必須妥善保管，從而方便日后查閱。但是現(xiàn)階段大部分企業(yè)將目標(biāo)集中于如何提高經(jīng)濟(jì)收入上，而忽視了對(duì)此項(xiàng)工作的管理，從而導(dǎo)致其出現(xiàn)不少問(wèn)題。除此之外，現(xiàn)階段各個(gè)公司的組成較為復(fù)雜，除了有總公司外，還有很多分公司，人員流動(dòng)較大，因此給此項(xiàng)工作帶來(lái)不小的困難。正是因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)沒(méi)有做好此項(xiàng)工作，因此給其生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)不小的麻煩。為了能夠提高其經(jīng)營(yíng)效率，同時(shí)促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，如何做好檔案管理工作，已經(jīng)成為其不可忽視的一個(gè)重要問(wèn)題。

1 檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性

首先如果企業(yè)能夠做好此項(xiàng)工作，企業(yè)的員工就能夠?qū)τ谄髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及各項(xiàng)方針政策有充分的了解，從而方便其工作的進(jìn)行。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在制定發(fā)展方案或者是工作計(jì)劃時(shí)，企業(yè)檔案也發(fā)揮很大的作用，能夠?yàn)槠涮峁┖芎玫闹笇?dǎo)。其次，做好此項(xiàng)工作能夠極大地提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如果相關(guān)人員能夠合理利用檔案資料，就能夠從中得到有用信息，從而為其決策提供一定的指導(dǎo)?，F(xiàn)如今，檔案信息和企業(yè)發(fā)展之間的關(guān)系日漸密切，只有做好此項(xiàng)工作，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供更好的支持?？偠灾隧?xiàng)工作必須被各企業(yè)所重視，否則會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展造成不利影響。

2 企業(yè)檔案歸檔管理中現(xiàn)存問(wèn)題分析

1）相關(guān)人員缺乏管理意識(shí)。工作人員的管理意識(shí)是否到位，會(huì)直接影響到此項(xiàng)工作的進(jìn)程。但是在實(shí)際的管理過(guò)程中，不少企業(yè)的工作人員管理意識(shí)較差，對(duì)于此項(xiàng)工作的重視程度不夠，因此在管理過(guò)程中存在信息保管不及時(shí)、存儲(chǔ)不完整的問(wèn)題。很多企業(yè)的管理人員在工作過(guò)程中只注意到現(xiàn)階段的利益，而沒(méi)有從更長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度進(jìn)行分析，從而使得檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮其真正的作用。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理意識(shí)缺乏是導(dǎo)致其工作進(jìn)展緩慢的重要原因之一。

2）收發(fā)部門(mén)工作不到位。要想做好檔案管理工作，就需要提高收發(fā)環(huán)節(jié)的工作效率。但是在實(shí)際工作過(guò)程中，收發(fā)部門(mén)并沒(méi)有很好的履行其工作職能，做好督促工作。不少企業(yè)的收發(fā)部門(mén)在工作過(guò)程中存在檔案回收不及時(shí)的問(wèn)題，從而使得各類(lèi)檔案資料散落在各辦公室，進(jìn)而影響了整理歸檔工作的順利進(jìn)行。

3）工作人員的專業(yè)水平有待提升。在工作過(guò)程中，工作人員的專業(yè)水平會(huì)對(duì)最終的工作效率產(chǎn)生較大影響。由于檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，因此對(duì)于相關(guān)工作人員的專業(yè)要求較高。但是在實(shí)際工作過(guò)程中，大多數(shù)企業(yè)的管理人員均存在專業(yè)水平不夠的問(wèn)題。由于相關(guān)企業(yè)對(duì)于此項(xiàng)工作并不重視，所以在招聘工作人員時(shí)，對(duì)于專業(yè)水平的要求較低，使得部分毫無(wú)工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)理論知識(shí)的人員進(jìn)入到此部門(mén)，從而嚴(yán)重影響了工作效率?，F(xiàn)代社會(huì)，各項(xiàng)技術(shù)飛速發(fā)展，使得檔案管理工作面臨巨大的變革，但是部分工作人員并沒(méi)有根據(jù)需求進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，從而對(duì)最終的工作產(chǎn)生影響。

3 完善企業(yè)檔案管理工作的有效措施

1）增強(qiáng)工作人員的管理意識(shí)。要想提高企業(yè)在此方面的工作效率，就需要提高工作人員的管理意識(shí)。在工作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)采用科學(xué)有效的宣傳手段，使企業(yè)內(nèi)部工作人員充分了解到此項(xiàng)工作的重要性，從而引導(dǎo)企業(yè)員工積極配合此項(xiàng)工作，保證其順利完成。同時(shí)，為了提高工作人員的重視程度，還需要不斷完善相關(guān)工作制度，將其納入考核范圍，進(jìn)而不斷提高員工的積極性。為了保證工作的順利完成，還需要從事檔案管理工作的員工及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作進(jìn)程及效果，從而起到很好的監(jiān)督管理作用

2）加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通交流。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要解決的最大的困難就是信息收集問(wèn)題。為了有效推動(dòng)此項(xiàng)工作的進(jìn)行，需要制定合理的工作計(jì)劃，對(duì)于收集工作進(jìn)行有序安排，根據(jù)相關(guān)工作的難度來(lái)分配任務(wù)。在工作過(guò)程中，信息管理人員需要和各部門(mén)之間進(jìn)行積極的交流，從而保證此項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行。為了方便檔案的存儲(chǔ)，相關(guān)工作人員可以每隔一個(gè)月就進(jìn)行一次電子檔案的編寫(xiě)，從而能夠及時(shí)的將檔案信息整理為電子版，方便日后的查閱與存儲(chǔ)。

3）根據(jù)實(shí)際需要選擇不同的管理方式。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要根據(jù)檔案的特質(zhì)來(lái)選擇合適的歸檔方式。在實(shí)際工作過(guò)程中，企業(yè)的檔案資料大致可以分為兩種。第一種為內(nèi)部資料，主要是指相關(guān)單位在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中涉及的申報(bào)材料以及各種合同。針對(duì)此類(lèi)資料進(jìn)行管理的過(guò)程中，可以在登記臺(tái)賬表格上進(jìn)行標(biāo)注，如果相關(guān)材料已經(jīng)歸檔，就可以后面標(biāo)注“已歸檔”，如果未歸檔，就需要相關(guān)工作人員進(jìn)行追蹤管理。第二種是外部材料，主要是指平時(shí)會(huì)議的記錄以及企業(yè)榮譽(yù)等，針對(duì)這些材料企業(yè)可以利用存檔統(tǒng)計(jì)表來(lái)統(tǒng)計(jì)相關(guān)資料是否已經(jīng)歸檔。除此之外，企業(yè)在對(duì)相關(guān)人事資料進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)積極建立電子檔案，從而方便管理工作的進(jìn)行。

4）不斷提高工作人員的專業(yè)水平。在新的社會(huì)環(huán)境下，企業(yè)對(duì)于檔案管理工作提出了更高的要求，因此對(duì)于工作人員專業(yè)水平的要求也會(huì)逐漸提升。隨著各項(xiàng)技術(shù)的不斷發(fā)展，相關(guān)信息的歸檔和管理方式也發(fā)生著巨大變化，因此工作人員需要不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而適應(yīng)工作的需要。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要想提高歸檔工作的效率，就需要對(duì)內(nèi)部工作人員進(jìn)行不斷的培訓(xùn)，從而保證各項(xiàng)工作能夠順利完成。在培訓(xùn)過(guò)程中，可以安排內(nèi)部工作人員到外學(xué)習(xí)，從而接觸先進(jìn)的管理方式，提高歸檔工作的效率。只有工作人員的專業(yè)水平不斷提升，才能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作過(guò)程中存在的紕漏并及時(shí)進(jìn)行修改，從而減少失誤。不斷提高自身的專業(yè)水平，不僅能夠按時(shí)按質(zhì)完成工作，而且能夠推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

5）實(shí)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要想提高此項(xiàng)工作的效率，就需要從工作人員入手，不斷提高其工作積極性。因此在工作過(guò)程中，企業(yè)可以將此項(xiàng)工作列入考核范圍，最終的考核結(jié)果將會(huì)和工作人員的升遷以及工資直接掛鉤，借此激勵(lì)工作人員能夠更好的完成工作，從而減少工作效率低、檔案管理工作進(jìn)展慢的現(xiàn)象。對(duì)于在工作過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，企業(yè)需要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，從而更好的發(fā)揮其帶頭作用。同樣，對(duì)于工作態(tài)度懶散，因自身因素影響歸檔工作的進(jìn)行，并對(duì)企業(yè)造成不良影響的員工同樣不能姑息，需要按照相關(guān)規(guī)定的要求給予懲罰。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就不能忽視檔案管理工作的重要性。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息是其進(jìn)行工作部署以及決策時(shí)的重要依據(jù)，只有對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理，才能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的資源進(jìn)行充分利用。面對(duì)現(xiàn)如今工作過(guò)程中存在的各類(lèi)問(wèn)題，企業(yè)需要引起重視。在工作過(guò)程中，采取積極有效的措施，從而減少歸檔工作中遇到的困難。為了提高其工作效率，企業(yè)需要合理利用現(xiàn)代化技術(shù)，從而對(duì)檔案信息進(jìn)行制度化、規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]舒明磊.企業(yè)檔案管理改進(jìn)策略探討[J].陜西檔案，2017（05）：46+48.

[2]趙芳.淺談提高企業(yè)檔案管理歸檔率的措施方法[J].蘭臺(tái)世 界，2017（S1）：103.

[3]何俐.對(duì)提高企業(yè)檔案管理歸檔率的思考與實(shí)踐[J].商場(chǎng)現(xiàn)代 化，2014（14）：77.