醫(yī)院合同檔案管理質(zhì)量及服務(wù)效率雙提升探析

林海鳳

摘 要：隨著市場(chǎng)法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場(chǎng)交易行為日趨規(guī)范，直接導(dǎo)致醫(yī)院在建設(shè)發(fā)展中產(chǎn)生的合同檔案數(shù)量與日俱增，合同類(lèi)型種類(lèi)繁多，給合同檔案管理工作增加了難度。傳統(tǒng)的合同檔案管理模式已無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理工作需要，這就要求醫(yī)院在深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的同時(shí)，也需要相應(yīng)的轉(zhuǎn)變醫(yī)院的運(yùn)行方式和經(jīng)營(yíng)模式，需要檔案管理人員結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，提升管理意識(shí)，樹(shù)立新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理模式，全面推動(dòng)落實(shí)檔案工作規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量及服務(wù)效率雙提升，促進(jìn)醫(yī)院合同檔案管理穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：合同檔案;管理質(zhì)量;服務(wù)效率;雙提升

合同檔案，是指合同從簽訂到終止的整個(gè)過(guò)程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關(guān)的具有保存價(jià)值的其他文件材料。是解決醫(yī)患糾紛、保障合法權(quán)益、減輕經(jīng)濟(jì)損失的依據(jù)[1]。醫(yī)院在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中會(huì)對(duì)外簽訂各種類(lèi)型合同，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，確保醫(yī)院利益不受損失。

1 合同檔案管理存在的主要問(wèn)題

1）對(duì)合同檔案管理工作的重視度還不夠。我院合同檔案管理基本上是采取年度分類(lèi)法，按照合同的形成時(shí)間將同一年度的合同分為一類(lèi)。隨著職能部門(mén)逐年增加，產(chǎn)生的合同份數(shù)和類(lèi)別也越來(lái)越多，已經(jīng)出現(xiàn)了檢索利用率低下、查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。因?yàn)楹贤瑱n案管理工作不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，目前在合同檔案管理方面投入較少，沒(méi)有建立完整的規(guī)章制度，出現(xiàn)設(shè)備不完備、管理機(jī)制不健全、管理手段落后等諸多問(wèn)題，使得開(kāi)展醫(yī)院合同檔案管理工作出現(xiàn)無(wú)章可循，各部門(mén)相互協(xié)作配合度不高，致使出現(xiàn)部分資料丟失、檔案資料不完整、檔案歸檔不及時(shí)、檔案歸檔時(shí)間不統(tǒng)一等情況，大大降低了合同檔案管理效率和管理質(zhì)量，制約了醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2）合同檔案管理信息化程度還不夠高。信息技術(shù)的飛速發(fā)展給醫(yī)院的信息化建設(shè)帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，醫(yī)院也充分利用信息技術(shù)提高醫(yī)療服務(wù)能力。但是醫(yī)院并沒(méi)有過(guò)多地將信息技術(shù)運(yùn)用于合同檔案管理，致使合同檔案管理信息化建設(shè)水平不高，管理手段落后，合同檔案管理系統(tǒng)信息化發(fā)展緩慢，依然依靠人工方式，檢索費(fèi)時(shí)費(fèi)力，即使有計(jì)算機(jī)輔助，也僅能提供簡(jiǎn)單的檢索服務(wù)，準(zhǔn)確度差，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)合同檔案信息資源共享，工作效率低下。

3）合同檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。合同檔案管理人員多為兼職人員，自身能力、責(zé)任心及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)參差不齊，對(duì)合同檔案管理的認(rèn)知也存在偏差，導(dǎo)致職責(zé)不清，管理效率低下，檔案管理工作質(zhì)量不高。歸檔時(shí)，由于合同檔案管理人員審核不嚴(yán)謹(jǐn)，造成歸檔文件接收不夠及時(shí)，歸檔不夠全面，分類(lèi)不夠明確，導(dǎo)致有價(jià)值合同檔案丟失，有可能給醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失的潛在風(fēng)險(xiǎn)。無(wú)價(jià)值合同檔案被歸檔，也占用了有限的檔案管理設(shè)備資源。

4）合同管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一。醫(yī)院形成合同的部門(mén)多，環(huán)節(jié)多，合同從策劃、起草、審核、簽署、履行到歸檔保管要經(jīng)過(guò)眾多環(huán)節(jié)，流轉(zhuǎn)周期長(zhǎng)，歸檔不及時(shí)，容易出現(xiàn)合同滯留及漏歸檔等問(wèn)題。另外合同歸檔時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，我院規(guī)定合同歸檔時(shí)間統(tǒng)一為合同簽訂時(shí)間為準(zhǔn)，但在查閱合同檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案未按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行歸檔，出現(xiàn)以合同終止時(shí)間或合同送至檔案室歸檔時(shí)間為準(zhǔn)，合同歸檔時(shí)間管理標(biāo)準(zhǔn)偏隨意性，影響合同檔案利用率。

2 提升合同檔案管理質(zhì)量及服務(wù)效率策略

合同管理是醫(yī)院日常管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好合同管理，對(duì)于醫(yī)院各類(lèi)科研、技術(shù)交流活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義[2]。

1）建立完善的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。以《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)檔案法》為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定健全的檔案管理制度體系，明確各部門(mén)及檔案管理人員職責(zé)與權(quán)限，保障合同檔案管理工作有章可循，使得各部門(mén)間能相互協(xié)作，相互配合，共同推進(jìn)合同檔案管理程序化、規(guī)范化、便捷化。

2）加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，提升履職能力。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是做好合同檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，因此提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提升檔案管理質(zhì)量的保障性措施。通過(guò)制定學(xué)習(xí)計(jì)劃，營(yíng)造比學(xué)趕超的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵(lì)檔案管理人員及各部門(mén)合同經(jīng)辦人員利用網(wǎng)絡(luò)、書(shū)本、培訓(xùn)班等途徑加強(qiáng)檔案法律法規(guī)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，明晰檔案管理相關(guān)內(nèi)容，提升檔案歸檔及管理意識(shí)，從而在思想上具有較強(qiáng)的責(zé)任心及良好的職業(yè)操守，能?chē)?yán)格遵守醫(yī)院各項(xiàng)規(guī)章制度，保守醫(yī)院各項(xiàng)機(jī)密，提高檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院管理人員不定期抽查檔案管理情況，對(duì)檔案資料不規(guī)范、檔案室各項(xiàng)安全措施不到位等問(wèn)題，及時(shí)予以指正，并督促整改落實(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任感，提升履職能力，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化。

3）做好合同檔案移交管理，確保檔案質(zhì)量。檔案移交首先是基層檔案管理部門(mén)重要職責(zé)，移交工作好壞直接反應(yīng)檔案管理水平[3]。檔案移交工作分兩個(gè)階段：一是檔案移交前，檔案形成部門(mén)應(yīng)確保檔案資料完整、齊全，記錄沒(méi)有缺項(xiàng)。二是檔案移交時(shí)，檔案管理人員要準(zhǔn)備好編號(hào)、卷盒，詳細(xì)檢查檔案資料的完整性，補(bǔ)齊合同簽訂日期、合同名稱(chēng)等基本要素，對(duì)一些合同名稱(chēng)不能準(zhǔn)確反映合同內(nèi)容的檔案，檔案管理人員要認(rèn)真閱讀原文，在合同名稱(chēng)上注明合同主要內(nèi)容，以利于將來(lái)利用檢索。并按規(guī)定重新排序，詳細(xì)登記合同檔案形成部門(mén)、合同簽訂日期、合同份數(shù)、總金額、合同名稱(chēng)、合同有效期、對(duì)方單位、合同附件等相關(guān)信息，最后雙方簽字確認(rèn)交接，避免日后產(chǎn)生不必要的糾紛。

4）做好合同檔案歸類(lèi)管理，便于檢索利用。檔案歸類(lèi)是一項(xiàng)比較瑣碎且需要檔案人員具有足夠耐心和毅力的工作，檔案的高效歸類(lèi)是保證醫(yī)院日常工作有序化、正?；\(yùn)營(yíng)的重要基礎(chǔ)。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)歸類(lèi)，提高檔案歸類(lèi)效率，促使檔案的利用效率和管理質(zhì)量得到雙提升。我院合同檔案管理是按科室進(jìn)行分類(lèi)，將合同訂立、變更、履行及終止等相關(guān)檔案材料集中放置，不宜分散到其他案卷或件。每個(gè)單位可按分類(lèi)習(xí)慣進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，我院合同編號(hào)規(guī)則為“科室名稱(chēng)前二字拼音首字母（如遇相同則取前三字首字母，以此類(lèi)推）-保管期限（按國(guó)家規(guī)定分為長(zhǎng)期、定期，分別以CQ、DQ表示）-簽訂日期（格式為6位數(shù)，如20191010）-主題詞（用少于五字表示即可）-合同編號(hào)（用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，如001）”。檔案分類(lèi)時(shí)，先將合同檔案按不同年份區(qū)分，再按職能進(jìn)行區(qū)分，再次按照合同檔案的保管期限，最后形成一套完整有序的檔案資料歸檔。為了便于查閱檢索，在每個(gè)卷盒的脊背上用記號(hào)筆醒目標(biāo)注合同編號(hào)、年份及檔案所屬科室等信息。

5）實(shí)現(xiàn)合同檔案管理信息化，提升服務(wù)效率。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及“互聯(lián)網(wǎng)+”的高速發(fā)展，新媒體時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生，為人們提供全方位的數(shù)字化、多樣化、個(gè)性化的體驗(yàn)，也加速了檔案信息化管理進(jìn)程。將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理中，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理和儲(chǔ)存，形成電子化檔案，其信息傳遞速度加快，利用信息技術(shù)超強(qiáng)的檢索查詢(xún)功能，使得檔案管理和利用更加準(zhǔn)確、高效。因此醫(yī)院只有將信息技術(shù)與傳統(tǒng)合同檔案管理模式有效融合，建立健全檔案管理系統(tǒng)，開(kāi)通檔案管理、利用、查閱以及檢索等功能，不斷完善檔案電子化管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同檔案資料電子化、信息數(shù)字化、管理高效化的信息化動(dòng)態(tài)管理，推進(jìn)合同檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，提高檔案利用效率，提升為醫(yī)院服務(wù)效能。

3 總結(jié)

順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，是提高檔案管理和檔案服務(wù)水平的必由之路，醫(yī)院要結(jié)合業(yè)務(wù)需求實(shí)際，考慮將來(lái)的發(fā)展需要，以信息技術(shù)為核心，落實(shí)檔案管理責(zé)任，建立檔案規(guī)范化管理制度，規(guī)范資料的收集整理、移交歸檔等程序，有序推進(jìn)醫(yī)院檔案管理建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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[3]郝莎.科技檔案移交管理分析[J].蘭臺(tái)世界，2016（3）：47-49.