企業(yè)人事檔案管理工作探究

羅婉瑩

摘 要：人事檔案是人事工作中最重要的原始記錄，并直接反映干部的歷史情況，是一項連續(xù)性、專業(yè)性、保密性與政策性都很強的工作，也是HR管理工作的重要文件資料，不僅可以為人力資源規(guī)劃、工作分析、績效考評、人事晉升等工作提供參考，也是檔案管理工作的重要組成部分。如此重要的管理工作卻是許多單位不受重視的環(huán)節(jié)，在檔案管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)歸檔不全，檔案管理不符合要求等情況，筆者以所在單位為例，就目前國有企業(yè)人事檔案管理工作中存在的一些問題進行分析，并提出應對措施，供大家參考。

關鍵詞：人事檔案管理;問題;思路;措施

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是一種公共管理工具，是一個單位綜合管理的基礎組成部分，直接影響著人力資源管理的效率。它在一定程度上能夠反映本單位人員的構成情況、過往經(jīng)歷，能見證其成長歷程，為有針對性地管理員工提供了重要依據(jù)。

2 人事檔案管理工作中存在的問題

我國現(xiàn)在運行的相關人事檔案制度，是我國計劃經(jīng)濟體制與干部制度的綜合產(chǎn)物。它是一種公共管理工具，曾經(jīng)在干部管理和經(jīng)濟發(fā)展等諸多方面作出了歷史性的貢獻。但是，隨著改革開放和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人事檔案管理中的一些潛藏的問題也逐漸顯露出來，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 人事檔案管理工作意識不足

首先，從管理者角度看，很多單位領導對人事檔案管理工作不夠重視，他們認識不到人事檔案管理的作用和人事檔案資源的實用價值， 把檔案管理當做一個簡單的保存過程，把它看成了日常保管的事務性工作。領導的這種意識就導致了檔案工作沒有安排，沒有計劃。

2.2 檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高

許多企業(yè)從根本上不夠重視檔案管理工作，沒有形成成熟的管理機制，更沒有為檔案管理工作配備專業(yè)工作人員。以筆者所在單位為例，筆者的單位為國企，檔案管理員為兼職，也沒有進行專業(yè)的系統(tǒng)培訓與學習，不具備合格的專業(yè)技能以及信息網(wǎng)絡技術，這便導致檔案管理工作人員只能對檔案進行簡單的整理與歸檔，創(chuàng)新性工作更是無從談起。

2.3 人事檔案管理制度不健全

“重藏輕用”是很多企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀，因為沒有健全的管理制度，導致人事檔案的管理較為隨意，使用率也不高。就筆者所在單位為例，檔案管理工作僅限于簡單的收集資料和歸檔，然后就束之高閣，無人問津。因為沒有建立管理制度，導致檔案資料整理與統(tǒng)計工作無據(jù)可依，資料收集是否齊全、內(nèi)容是否翔實也得不到統(tǒng)一的審核與評定，檔案管理工作沒有什么科學性可言，甚至連檔案資料的真?zhèn)舞b定也無法保證。

2.4 人事檔案管理設備簡陋

隨著科技手段的不斷更新，檔案管理工作也要與時俱進，但現(xiàn)狀卻非如此。而許多企業(yè)檔案管理設備及其簡陋，仍然使用紙質(zhì)檔案，這就極大地限制了檔案管理的發(fā)展。筆者所在單位雖有專門的檔案室，設備僅有幾臺電腦而已，打印機、掃描儀、專業(yè)管理軟件、多功能保管柜（架）以及監(jiān)控等現(xiàn)代化設備根本沒有配備，常言道：巧婦難為無米之炊，沒有必要的設備，人事檔案管理工作怎么保障？工作創(chuàng)新、工作效率更是無從談起。

3 改進人事檔案管理工作的思路和措施

隨著現(xiàn)代計算機技術的普遍應用以及信息化的快速傳遞，有很多部門和單位已經(jīng)意識到了人事檔案管理工作的重要性。所以要付諸行動的不僅是在軟件的提升上，也要充分重視硬件上的配置，同時對資源和專業(yè)人才的配備都要給予相對的傾斜。針對以上問題，我們應該從以下幾個方面入手。

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，重視人事檔案管理工作

首先，必須正確認識檔案管理的重要性與必要性，尤其是一些單位的領導者，要充分轉(zhuǎn)變觀念，不能把人事檔案管理當作可有可無的工作，應該把它放在與干部隊伍建設等同的位置，將其納入管理、議事日程，定期對人事檔案管理工作進行督查和指導，發(fā)現(xiàn)問題能及時解決;將人事檔案管理工作納入績效考核，進行定性定量考核、升降動態(tài)管理，從而進一步促進人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

3.2 加強培訓，提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作的開展需要有與之相適應的管理人員，因此，企業(yè)對已有的人事檔案管理工作者首先要進行重新篩選，選出一批能堅持原則、責任心強的隊伍，其次要加強業(yè)務培訓，提升業(yè)務素質(zhì)。如對《檔案法》等的相關專業(yè)知識的學習，對計算機等現(xiàn)代化工具運用知識的培訓，使其具備較強的業(yè)務素質(zhì)，能運用現(xiàn)代化手段使人事檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化。同時，也要不同程度地配備一些相關的專業(yè)人才，逐步建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍。

3.3 完善制度，增強人事檔案管理的規(guī)范性

在信息化快速發(fā)展的今天，一些企業(yè)的檔案管理方式也發(fā)生了變化，這就要求管理制度也要相對完善。有了完善的制度，檔案管理工作才能有據(jù)可依，有章可循。如人事檔案的材料內(nèi)容和分類、收集與鑒別、排序和編目及其裝訂、保存等都要進行明確的規(guī)定，讓檔案管理工作更加嚴謹規(guī)范。

3.4 更新設備，促進人事檔案管理的信息化

在新的經(jīng)濟發(fā)展形勢下，為了使企業(yè)的檔案管理工作更好的進行，配備先進的現(xiàn)代化設備已經(jīng)成為必然。比如，利用掃描儀使電子檔案代替紙質(zhì)檔案，以提高人事檔案的利用效率;利用攝像頭等監(jiān)控設備，以保證紙質(zhì)檔案的安全管理;利用專業(yè)管理軟件，以提升檔案管理的信息化建設。目前，企業(yè)大都進入了無紙化辦公，先進設備的配備使人事檔案的管理更趨向信息化和數(shù)字化，方便了調(diào)閱和查詢，提高使用率。

4 結語

隨著市場競爭的加劇，HR已成為企業(yè)發(fā)展的核心競爭力，越來越多的企業(yè)開始正視人事檔案管理工作的重要性，逐步向其傾斜更多的資源。因此，創(chuàng)新工作思路，優(yōu)化資源配置，提高工作質(zhì)量，管好、用好人事檔案，更好地服務于企業(yè)。

參考文獻

[1]中國社會科學院人事教育局.亞非拉國際人才戰(zhàn)略研究[M].北京：中國社會科學出版社，2016.05.

[2]王博藝.創(chuàng)造力導向的人力資源管理研究[M].上海：上海交通大學出版社，2015.12.

[3]國網(wǎng)山東省電力公司人事董事編委會.人事檔案管理實務[M].中國電力出版社出版時間，2017.08.

[4]李秀云，李莉，段慧.淺談檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中外醫(yī)學研究，2014（10）.

[5]馬茂盛教育改革背景下的檔案管理的改進方法探究[J].黑河學刊，2016（09）.