加強合同管理 防控醫(yī)院招標采購風險

郭學軍 但莉萍

[摘 要] 醫(yī)院的經(jīng)濟運營工作，主要的成本開支包括購買醫(yī)療設備、耗材、試劑、藥品采購等，這些都需要通過招標活動進行采購，也都需要簽訂采購合同，規(guī)范的合同就成為確保招標采購順利實施的重要條件。如果采購合同缺乏規(guī)范性，將會造成許多風險隱患，對醫(yī)院運營成本控制造成影響，甚至造成較大的損失。因此，在醫(yī)院招標采購工作中，需要對采購風險進行綜合分析，以合同管理為重點提出有針對性的風險防控策略。

[關鍵詞] 醫(yī)院；招標采購；合同；風險防控

中圖分類號： D641 文獻標識碼：A

醫(yī)院采購工作中的合同風險，主要分為可識別風險和不可識別風險兩大類。不可識別風險更多是指因戰(zhàn)爭、自然災害或不可抗力引發(fā)的風險?？勺R別的風險，主要發(fā)生在采購項目計劃和發(fā)起階段，在此期間，大多數(shù)風險是可以被采購管理人員察覺，醫(yī)院需要加強合同管理，采取相應的管理策略，進而有效控制采購風險，為醫(yī)院運營成本控制提供有效保障。筆者主要從采購招標風險分析入手，研究合同管理在醫(yī)院招標采購風險防控中的應對策略。

一、醫(yī)院招標采購風險類型

醫(yī)院招標采購環(huán)節(jié)常見風險主要為：

一是供應商資質(zhì)和商譽風險。在醫(yī)院招標采購中，如果沒有準確設置并嚴格核實供應商資質(zhì)，沒有充分調(diào)查供應商的售后質(zhì)量、過往履約口碑和信譽，就難以準確了解和判斷供應商的履約能力，一旦與資質(zhì)不符、商譽不佳的供應商簽訂招標采購合同，則會給醫(yī)院帶來風險隱患。

二是合同的締約風險。合同的締約風險主要表現(xiàn)為兩個方面：一方面是合同談判過程中的風險，如因醫(yī)院談判代表專業(yè)素養(yǎng)不足，缺乏談判經(jīng)驗，造成無法準確把握采購商品技術標準、交付標準，或者爭取不到有利的交付方式、結算方式而使醫(yī)院在談判中處于弱勢、損失合同利益的風險。像在采購醫(yī)療設備時，如果只約定送貨地點為醫(yī)院，而未約定需由供應商將設備運送到具體樓層和房間交付，那么在設備送達醫(yī)院后，供應商的合同義務即已履行完畢，一旦設備交付后因再次搬運而發(fā)生損毀滅失，后果只能由醫(yī)院自行承擔；另一方面是合同的條款風險，如因合同條款設置不當、約定不明，或不符合法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生政策，造成合同無效、不能履行的風險，甚至可能被人利用合同實施欺詐。如在 2020年新冠疫情暴發(fā)之初，口罩、消毒液等防護用品供應緊張，某些醫(yī)院從一些非正規(guī)渠道采購時，就在支付了高額的預付款后，被某些別有用心之人以合同中不合理的條款作為理由拒絕或延遲交付，很多醫(yī)院直到疫情緩解、供應充足、價格大幅下降之后，才收到貨物[1]。

三是合同代理風險。如代理人員未獲得授權或超出代理權限簽訂采購合同，或未遵循委托要求，造成采購標的、質(zhì)量、數(shù)量與采購需求不符，最終造成醫(yī)院損失。

四是合同的履約風險。在合同履行過程中，一方面存在因供應商未充分履行合同義務，造成采購商品存在質(zhì)量不符標準、數(shù)量不合約定、到貨延期、交付不便、維保不利的風險；另一方面存在供應商的結算要求違反合同規(guī)定的期限、方式、數(shù)額等對醫(yī)院不利的風險。

五是合同保管風險。在合同簽署以后，如未有效保管原始合同資料，則可能出現(xiàn)在合同履行中或合同履行完畢后的有效追索期內(nèi)，因無原始合同而無法正常維權、最終造成醫(yī)院損失的風險。

二、醫(yī)院招標采購風險的主要原因

一是醫(yī)院采購人員風險意識、合規(guī)意識不強?，F(xiàn)在部分醫(yī)院仍存在采購僅僅是簡單地購買商品，缺乏對采購商品的產(chǎn)品要求、性能指標的深入了解，未開展廣泛的市場調(diào)查和詢價比價，某些重大采購事項沒有遵循必要的審查、審批流程，甚至連采購合同都直接套用供應商提供的格式文本，導致遇到采購商品在出現(xiàn)糾紛需要維權時，找不到相應的合同依據(jù)。

二是醫(yī)院采購人員業(yè)務素質(zhì)不高?，F(xiàn)在部分醫(yī)院由于負責采購管理的工作人員缺乏相關專業(yè)知識、法律知識，因而業(yè)務能力較弱，存在采購合同條款表述不準確、權利義務約定不明，無法兼顧采購需求、雙方權益和法律規(guī)定等問題，影響了醫(yī)院招標采購工作的順利開展。

三是采購規(guī)范缺失、監(jiān)督管理缺位、責任追究不嚴。招標采購工作，要求醫(yī)院有嚴格的工作流程，具備完善的管理制度和監(jiān)督規(guī)范，并在招標采購全過程中有效落實。但在某些醫(yī)院，仍存在管理制度不健全，未對采購事項發(fā)起、合同審批、合同履行進行規(guī)范管理的問題，同時，監(jiān)督考核也流于形式、形同虛設，這既給招標采購工作本身帶來風險，又給醫(yī)院廉政建設埋下了隱患[2]。

三、醫(yī)院招標采購風險防控相關策略

無論是藥品、試劑、耗材的招標采購還是醫(yī)療設備的購買、維護、保養(yǎng)，合同的簽訂和履行都涵蓋了招標采購的全過程。因此，只有通過加強招標采購合同的管理，才能明確醫(yī)院和供應商雙方的權利、義務，從而推動招標采購工作的正常、有序開展。醫(yī)院招標采購工作，應以加強合同管理為重點，制定相關風險防控策略：

（一）法務把關，規(guī)范采購合同

醫(yī)院招標采購工作面臨各種復雜情況，給采購管理部門提出了較高的要求。如在醫(yī)療設備的采購中，采購部門需要根據(jù)醫(yī)院的采購需求，開展深入的市場調(diào)查，在此基礎上確定擬采購設備的技術參數(shù)、數(shù)量和價款、保養(yǎng)和維護要求等主要信息，并相應地擬定合同條款；而在醫(yī)用耗材的采購中，采購部門則需要充分考慮實際使用情況和市場供應規(guī)律，對某個時間周期內(nèi)擬購耗材的采購最高價進行限定，或約定市場價下浮時采購單價隨行就市。而如何使不同的采購需求在采購合同中得以準確地體現(xiàn)，又保證合同的依法合規(guī)，就需要專職法務人員（或法律顧問）的參與，由法務人員根據(jù)具體的采購需求，擬定規(guī)范的采購合同。有了法務人員的參與，就可以針對不同的采購項目，準確地表述采購標的和質(zhì)量要求、采購數(shù)量和價款支付、商品交付和質(zhì)保維護、特殊需求和違約責任等合同條款。只有做到了表述準確、條款完整、權利清晰、義務明確，才能從源頭上實現(xiàn)對合同風險的有效防范[3]。

（二）完善制度，規(guī)范合同流程

醫(yī)院招標采購工作需要建立完善的合同審查、審批、簽訂、實施流程。招標采購事項發(fā)起后，需先由采購部門與法務部門起草合同條款、共同擬定采購合同，按流程交由審計部門和財務部門進行審核，報相關領導審批后，方可簽訂合同并組織實施，合同資料也需按規(guī)定歸檔保管。如果采購合同金額超過重大經(jīng)濟事項規(guī)定的，還需提交醫(yī)院相關決策機構進行審議，經(jīng)批準后方可實施。同時，醫(yī)院需要在相關的管理制度中明確招標采購各環(huán)節(jié)的崗位職責和工作要求，建立分工明確、程序規(guī)范、權責清晰的工作機制，使醫(yī)院招標采購工作有章可循、高效有序。

（三）嚴格考核，規(guī)范合同監(jiān)管

醫(yī)院招標采購責任重大，需要建立嚴格的合同管理和考核機制，并通過加強對各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，以提升招標采購工作的質(zhì)量、效率。首先，通過對合同流程的監(jiān)管可以及早發(fā)現(xiàn)采購工作中的問題、趁早解決問題、及時杜絕問題。如通過審計、財務部門對合同的審核，可以對供應商資質(zhì)、供貨標準進行再次審查，從而對供應商得資質(zhì)和商譽風險、合同的代理風險、締約風險進行有效防范。其次，通過對采購合同管理的考核，在使采購部門和采購人員明確工作目標和職責要求的同時，能夠保證醫(yī)院及時掌握采購工作開展的情況，準確評價采購部門和采購人員的工作成效，以總結采購工作的經(jīng)驗、提高采購工作的效率，從而防范合同的履約風險和保管風險。古語云：“以銅為鏡，可以正衣冠；以古為鏡，可以知興替；以人為鏡，可以明得失；而以法為鏡，可以斷曲直。”采購管理部門的工作涉及面廣、接觸的人多，也是腐敗案件易發(fā)、多發(fā)、高發(fā)的重點領域，這對醫(yī)院的監(jiān)督管理提出了更高的要求。一旦發(fā)現(xiàn)采購管理部門和管理人員在合同簽訂、合同履行中存在違反清正廉潔、違規(guī)違法方面的問題苗頭，則由紀檢監(jiān)察部門進行處理，以消除風險隱患。只有通過科學的考核和嚴格的監(jiān)管，使采購管理部門和管理人員做到思想上高度重視、工作中盡職履責，作風上遵章守紀，才能最大限度地規(guī)范權力運行，預防腐敗滋生，確保醫(yī)院招標采購工作健康發(fā)展[4]。

四、結語

在醫(yī)院招標采購工作中，合同管理既是重要的工作內(nèi)容，更是防控采購風險的必要手段。因此，必須加強合同管理，從而為醫(yī)院的整體經(jīng)濟運營提供充分的保障。

參考文獻：

[1]牛瓊華.醫(yī)院招標采購風險防控對策[J].飲食保健，2020，7（6）：227.

[2]劉永超.醫(yī)院招標采購風險防控對策[J].辦公室業(yè)務，2018（08）：70.

[3]郭廷軍.醫(yī)院招標采購的風險防控的幾點建議[J].中國保健營養(yǎng)（中旬刊），2014，24（04）：2677-2678.

[4]胡明華，余漢霞，吳宏杰，等.醫(yī)院招標采購風險防控對策[J].中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2012，29（10）：747-748.