信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

彭娜

摘 要：事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不能急于求成，需不斷完善檔案管理信息化建設(shè)的過程，由于社會(huì)在不斷地發(fā)展進(jìn)步，不同的企業(yè)管理形式不同，不過對(duì)于企業(yè)的信息化建設(shè)需要基本相同。事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的一部分，所以檔案管理工作和企業(yè)相比更加復(fù)雜，而且檔案管理工作在事業(yè)單位中十分重要。由于傳統(tǒng)的檔案管理并不能適用于現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理，降低了事業(yè)單位檔案管理的效率，將信息化建設(shè)和事業(yè)單位的建設(shè)相融合，符合了時(shí)代的發(fā)展，做到了與時(shí)俱進(jìn)，也提高了檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)水平逐步提升，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，事業(yè)單位要想提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須全面加強(qiáng)各項(xiàng)管理工作的完善，合理引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、技術(shù)及設(shè)備。在信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等逐步滲入到事業(yè)單位管理工作中，在這種情況下，事業(yè)單位應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善技術(shù)設(shè)施配置。在事業(yè)單位檔案管理方面，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善相關(guān)軟件、硬件設(shè)施配置，大力培養(yǎng)信息化檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位在檔案管理工作中的優(yōu)化轉(zhuǎn)型升級(jí)。鑒于此，本文圍繞“提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策”進(jìn)行分析研究，具備一定的價(jià)值意義。

1 現(xiàn)代化的信息技術(shù)

近年來隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)中的作用日益突出，它的發(fā)展正逐漸顯著改變著我們的生產(chǎn)生活方式。信息技術(shù)是應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)和通信技術(shù)來設(shè)計(jì)、開發(fā)、安裝和實(shí)施信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件，利用信息技術(shù)來管理和處理信息更加快速高效，使得技術(shù)的發(fā)展更上一個(gè)臺(tái)階，但信息技術(shù)主要是由微電子技術(shù)與軟件技術(shù)來作用于生產(chǎn)實(shí)踐的，也可以說二者缺一不可，兩者是相互作用，相輔相成的關(guān)系。微電子技術(shù)在廣義來說對(duì)國家的綜合實(shí)力有著重要的影響力，伴隨著時(shí)代的更新變化，微電子技術(shù)的發(fā)展歷經(jīng)多個(gè)發(fā)展階段，不斷地改進(jìn)完善，優(yōu)化集成度，提高技術(shù)的高效性能，更實(shí)現(xiàn)著低成本，降低功能的損耗的方向發(fā)展。而作為軟件技術(shù)而言，語言的編程成為其核心基本內(nèi)容要求，不管是何種編程階段，軟件技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用作為信息技術(shù)的軟肋，是必不可缺發(fā)的技術(shù)要求，并且高級(jí)軟件編程有助于實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的革新?lián)Q代。時(shí)代是在不斷變化著的，速度化創(chuàng)新性是時(shí)代的代名詞，面對(duì)越來越快速化的生活模式，面對(duì)事業(yè)單位管理的嚴(yán)格要求與創(chuàng)新發(fā)展，信息技術(shù)的革故鼎新越來越重要，新興的技術(shù)開發(fā)需要更廣闊的空間，更需要大量的技術(shù)人才，拓展技術(shù)應(yīng)用的空間與格局。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析

2.1 檔案管理信息化建設(shè)力度不足

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，提高了我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平，為我國國民經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新作出了巨大貢獻(xiàn)，所以信息技術(shù)的重要性在各行各業(yè)都具有非常重要的影響力。事業(yè)單位的檔案管理工作也要通過信息技術(shù)來完成，盡可能地提高檔案管理工作的效率。由于目前還有一些事業(yè)單位管理人員未認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，還是使用傳統(tǒng)的檔案管理方式;也有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)有很大的看法，認(rèn)為信息化建設(shè)需要損耗巨大的人力資源和大量的資金，所以多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理信息化的態(tài)度是觀望，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來說有很大的影響，甚至影響了事業(yè)單位的未來發(fā)展。有的事業(yè)單位雖然將信息化建設(shè)與檔案管理相融作為重點(diǎn)的內(nèi)容，可是僅僅是了解，并沒有對(duì)比進(jìn)行深入的探討，也沒有建立一個(gè)完整的檔案管理體系。

2.2 缺乏保密性與安全性

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)面臨著保密性與安全性不足的缺點(diǎn)，具體如下：1）檔案保密法律制度不健全?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》無法滿足社會(huì)信息安全保障的需求，導(dǎo)致檔案信息化管理保密工作的開展沒有健全的法律依據(jù)。2）檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)。管理人員對(duì)于信息化檔案管理模式不熟悉，因此經(jīng)常會(huì)做一些具有泄密風(fēng)險(xiǎn)的事情，比如說利用公共計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案信息的錄入、傳輸或查詢等。3）保密技術(shù)落后。我國網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)較為落后，保密防范措施無法跟上網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的腳步，網(wǎng)絡(luò)信息安全性無法得到有力的保障。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 堅(jiān)持安全利用，維護(hù)檔案權(quán)威

電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性，信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應(yīng)該從以下兩個(gè)方面保障檔案安全：1.制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案利用的需求，制定科學(xué)合理的開放利用程序，構(gòu)建差異化的等級(jí)權(quán)限制度以及責(zé)任追究制，對(duì)于涉及個(gè)人隱私及組織機(jī)密的部分，只提供給需知情的合法利用者。2.以科技手段及技術(shù)設(shè)備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當(dāng)事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ鳎⑶液侠砝糜?jì)算機(jī)防火墻，以免計(jì)算機(jī)故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導(dǎo)致電子檔案丟失，或者泄密。

3.2 加大事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位的檔案管理工作是需要時(shí)間和精力去完成的一個(gè)工作，檔案管理工作系統(tǒng)性很強(qiáng)，涉及的范圍大，與事業(yè)單位的很多的部門之間都有聯(lián)系，也有很大的影響。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，也確保檔案管理信息化建設(shè)可以進(jìn)行，需要事業(yè)單位加大對(duì)信息化建設(shè)項(xiàng)目資金的投入，改變以往的管理形式，制定合理的計(jì)劃，加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)。由于檔案管理工作是事業(yè)單位的內(nèi)部工作，需要有關(guān)的部門在單位的內(nèi)部對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)的培訓(xùn)，然后對(duì)工作人員進(jìn)行知識(shí)的教育，提高工作人員對(duì)信息技術(shù)學(xué)習(xí)的積極性。有關(guān)的部門可以為此制定考試，考核參加培訓(xùn)的工作人員，檢測(cè)培訓(xùn)的結(jié)果，建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于考核成績(jī)不合格的人員進(jìn)行批評(píng)指正，這樣不僅提高了工作人員的學(xué)習(xí)興趣，也可以使工作人員更好地掌握有關(guān)知識(shí)，做到因地制宜，加快信息化建設(shè)的步伐。

3.3 注重檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必不可少的，如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄為主體進(jìn)行全部檔案的建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位中各部門之間分散的信息進(jìn)行整理。檔案資料的整理應(yīng)該在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制之下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的國家檔案資源的有效配置，方便適應(yīng)檔案資源的社會(huì)共享。其次，利用數(shù)字化對(duì)檔案資料進(jìn)行處理，保證實(shí)體的紙質(zhì)檔案資料全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資料，對(duì)于相應(yīng)的圖片，需要采用技術(shù)性能，保證圖片的完整完善性。最后，根據(jù)電腦信息化管理平臺(tái)再對(duì)檔案信息進(jìn)行分門別類，盡量運(yùn)用最簡(jiǎn)單的方式呈現(xiàn)出相關(guān)檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實(shí)效。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式及技術(shù)手段已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段社會(huì)對(duì)于檔案利用的需求，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，比如說計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，提高檔案利用的時(shí)效性、效率及價(jià)值，是檔案管理工作發(fā)展的必然途徑。因此，事業(yè)單位需注重檔案管理信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步帶動(dòng)事業(yè)單位整體管理水平的提升。

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