大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作

摘 要：大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代、檔案信息化管理等概念在學(xué)術(shù)界反復(fù)出現(xiàn)，相關(guān)部門如何做好檔案信息化管理工作是大數(shù)據(jù)時(shí)代最重要的任務(wù)。本文探究大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理工作的相關(guān)問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理工作

大數(shù)據(jù)時(shí)代其實(shí)就是信息時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)時(shí)代的環(huán)境在一定程度上改變了我們的生活方式工作方式，大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來了一定的機(jī)遇，同時(shí)也帶來了一定的挑戰(zhàn)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，其可以廣泛應(yīng)用到不同的工作領(lǐng)域中，從而為新形勢下工作的開展提供了較大的便利。電子會(huì)計(jì)檔案管理是大數(shù)據(jù)時(shí)代的重要舉措。在大數(shù)據(jù)的作用下，會(huì)計(jì)檔案管理有了質(zhì)的飛躍，較好地促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作邁上了新的臺(tái)階。

1 大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作

在傳統(tǒng)的管理方式中，各個(gè)環(huán)節(jié)都是人工來完成的。人工操作難免會(huì)出現(xiàn)一定的誤差，從而給檔案管理工作造成不可估量的損失。隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案管理方式的出現(xiàn)，對于檔案管理這項(xiàng)工作而言是一場革命。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案管理主要是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的形式將紙質(zhì)版的材料進(jìn)行收集、保存、分析等，通過一系列的網(wǎng)絡(luò)化方式，將信息進(jìn)行共享，減少人工操作環(huán)節(jié)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。在開展電子檔案管理時(shí)，最初主要發(fā)揮的是保存功能，將不同的信息錄入到電腦中，方便工作人員根據(jù)工作需要及時(shí)調(diào)取信息資料。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用下，電子檔案管理發(fā)生了較大的變化，將功能的實(shí)現(xiàn)形成了一個(gè)完整的鏈條。電子管理方式都是在網(wǎng)絡(luò)上操作，在輸入工作方式后，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)操作，在節(jié)省大量工作時(shí)間的同時(shí)，極大地提升了管理工作的效率。同時(shí)有效節(jié)約辦公資源。在進(jìn)行電子檔案管理后，可以減少辦公用品例如紙張、書寫筆、記錄本等使用，在節(jié)約工作量的同時(shí)，直接參加管理工作的人員有所減少，節(jié)約了人力資源。

2 大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理過程中存在的不足

在大數(shù)據(jù)背景下，盡管電子檔案的管理工作已經(jīng)取得了較大的成效。但是從總體上來看，還是存在著一些問題和不足之處。具體表現(xiàn)在以下方面：

1）缺少計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)專業(yè)過硬的人才隊(duì)伍。在大數(shù)據(jù)時(shí)代做好電子檔案工作，尤其是要做好相關(guān)的管理業(yè)務(wù)，需要業(yè)務(wù)非常精良的人才，業(yè)務(wù)精良既表現(xiàn)在系統(tǒng)掌握大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，更要了解相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)。

2）缺乏有效的相關(guān)硬件設(shè)備。為了更好地運(yùn)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，使得電子檔案得以科學(xué)有效管理，需要運(yùn)用規(guī)范化的硬件設(shè)備。這些設(shè)備中的配套設(shè)施也要符合管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的需要。但是在實(shí)際的管理當(dāng)中，有的單位在運(yùn)用大數(shù)據(jù)的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)硬件設(shè)備和管理理念不相配套的現(xiàn)象。

3）沒有有效結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)建立并完善相關(guān)的管理制度。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在管理實(shí)踐中的廣泛應(yīng)用，隨之而來的要有一定的工作制度與之相配套，將大數(shù)據(jù)技術(shù)的相關(guān)要求融入新形勢下的檔案管理制度中，并運(yùn)用新的制度來指導(dǎo)管理實(shí)踐。盡管有的單位已經(jīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)和電子檔案管理在具體實(shí)踐上進(jìn)行充分結(jié)合，但是其制度建設(shè)上還是不夠健全。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作需要注意的問題

1）注意規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代其實(shí)就是信息時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)時(shí)代的環(huán)境在一定程度上改變了我們的生活方式工作方式，大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來了一定的機(jī)遇，同時(shí)也帶來了一定的挑戰(zhàn)。檔案管理工作對企事業(yè)單位發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，同時(shí)也直接關(guān)系企事業(yè)單位甚至國家的政治與經(jīng)濟(jì)利益，一旦檔案信息泄露，會(huì)對企事業(yè)單位甚至國家造成很大的影響。因此，不斷完善檔案管理工作，加強(qiáng)檔案的嚴(yán)密性是非常重要的。從實(shí)際上來看，檔案管理方式受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的沖擊，檔案信息資源非常容易泄露甚至丟失，所以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理存在著一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

2）制定出解決潛在風(fēng)險(xiǎn)的對策。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能夠滿足時(shí)代的需求，而在檔案管理工作中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，在傳統(tǒng)的規(guī)章制度中，并沒有對相關(guān)方面做出一些明顯的約束管理，能夠不斷提高檔案管理工作的機(jī)密性，就需要結(jié)合實(shí)際發(fā)展，不斷調(diào)整檔案管理制度，有效保證檔案管理制度科學(xué)合理，從而應(yīng)對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。在檔案管理中有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提高管理工作的效率，同時(shí)也更有利于工作人員的工作，但是應(yīng)該由專業(yè)的檔案管理工作人員進(jìn)行操作，保證檔案管理工作人員具備相應(yīng)的綜合素養(yǎng)，同時(shí)還需要相應(yīng)的制度來制約檔案管理工作人員的行為，保證檔案管理工作能夠有序完成。

4 大數(shù)據(jù)背景下提升電子檔案管理的有效策略

1）建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，提升工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。不斷優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)具有較強(qiáng)的應(yīng)用性，檔案管理工作人員要努力適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，讓自己和新形勢下工作崗位的要求相符合。單位或部門要高度重視檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提高，要強(qiáng)化對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們意識到檔案管理特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子化管理的重要意義，在工作中自覺按照大數(shù)據(jù)的要求進(jìn)行科學(xué)化管理，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作相對來說比較枯燥乏味，在招聘檔案管理工作人員時(shí)，相比于一些技術(shù)性工作來說，對技術(shù)方面要求較低，而且待遇也比較差，從事檔案管理工作的工作人員年齡都比較大，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作，這就在一定程度上直接影響我國檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展。但是隨著技術(shù)的不斷深入，大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理工作人員的技術(shù)水平提出了更高的要求，為了能夠更有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，就需要不斷引入一些技術(shù)人才，切實(shí)提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，不斷優(yōu)化調(diào)整檔案管理人才結(jié)構(gòu)，使年輕人愿意從事檔案管理工作，并成為檔案管理工作的主力軍，而年齡較大的工作人員則應(yīng)該輔助年輕人順利實(shí)施檔案管理工作。

2）在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下做好檔案管理保密工作。在檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用有效促進(jìn)了檔案管理工作的開展與進(jìn)步，給檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇，大數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用能夠促進(jìn)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，能夠有效提高檔案管理工作的效率，同時(shí)還能夠在一定程度上節(jié)約人工成本。大數(shù)據(jù)在實(shí)際應(yīng)用過程中也存在著一定的問題，對檔案管理保密工作提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，使得檔案信息比較容易丟失、損壞或者泄漏，因此工作人員必須要認(rèn)識到檔案信息的重要性，提高檔案信息保存的安全意識，在工作中不斷規(guī)范自己的行為操作，從而保證檔案信息的安全性與保密性。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)管理軟件與硬件的建設(shè)，為了能夠使檔案信息化管理工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展與實(shí)際需求，一定要主動(dòng)加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，要對現(xiàn)有的設(shè)施進(jìn)行更換以及升級，保證網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的建設(shè)，滿足網(wǎng)絡(luò)搜索引擎的實(shí)際需求。

3）健全電子檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)。不斷創(chuàng)新電子檔案管理的工作模式。電子檔案在管理過程中，涉及很多方面的程序，而且對基礎(chǔ)設(shè)施等硬件設(shè)備的要求非常高。這就要求單位或部門在進(jìn)行管理時(shí)，能夠按照大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求，加強(qiáng)電子檔案管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全完善的管理系統(tǒng)，從而推進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。

電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，涉及方方面面的工作內(nèi)容和環(huán)節(jié)，而且每一項(xiàng)工作內(nèi)容和環(huán)節(jié)都會(huì)對整個(gè)管理產(chǎn)生影響。所以，對于檔案管理部門來說，要準(zhǔn)確把握大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的未來走向，在管理的方法上加以鉆研，探索出一條推進(jìn)檔案管理的新路子。

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作者簡介

汪世敏（1979-），男，蒙古族，內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗，檔案管理員，館員，本科，研究方向：市場監(jiān)督管理局業(yè)務(wù)方面的檔案內(nèi)容。