企業(yè)檔案管理工作中存在的問題與思考

摘 要：企業(yè)檔案管理至關(guān)重要，不過目前仍然有部分企業(yè)不重視檔案管理，實際檔案管理存在相應(yīng)的問題，不利于企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。本文主要基于企業(yè)檔案管理的概念和意義，系統(tǒng)分析當前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，并提出針對性的解決對策，旨在為企業(yè)加強檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;問題;思考

1 前言

在新時代要想發(fā)揮檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，需要正確認識到其現(xiàn)階段的主要問題，并解決這些問題。為了幫助其更好的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作必須落實到位。企業(yè)檔案主要是利用文字、圖片等形式對企業(yè)的發(fā)展情況、經(jīng)營管理等相關(guān)資料進行記錄，有助于提高服務(wù)質(zhì)量，增加服務(wù)效率。現(xiàn)階段我國的企業(yè)檔案管理仍舊存在許多缺點，如何運用有效手段加強企業(yè)檔案管理，是一個重要的研究方向，本文主要分析企業(yè)檔案管理存在問題的解決措施。

2 企業(yè)檔案管理中存在的問題

1）制度、體制不健全。隨著改革的深入推進，檔案管理體制不夠健全完善的缺點就暴露了出來，很多企業(yè)當官管理制度不健全，難以有效協(xié)調(diào)收集、存放、整個號與保密等工作，導(dǎo)致實際檔案管理流于形式，影響到檔案工作人員的工作的主動性和積極性。再者，目前尚未貫徹落實分層管理模式，相關(guān)日常工作活動與檔案管理相隔離，缺乏統(tǒng)一的控制，雖然很多企業(yè)日益重視檔案管理體制的建設(shè)，但是卻沒有專門的檔案管理部門，多頭管理的局面不僅浪費資源還降低檔案管理工作效率，出現(xiàn)職責混亂的情況。在績效管理、程序控制、承接主體等多方面沒有形成一套標準統(tǒng)一的規(guī)章制度，檔案部門的職責和管理服務(wù)效益關(guān)系還不是很明確。

2）重視程度不夠。企業(yè)的經(jīng)營目標在于實現(xiàn)利潤最大化，不過很多檔案管理者忽視檔案管理，檔案管理缺乏專業(yè)的檔案工作人員儲備，檔案管理工作者的檔案意識不強，仍然沿用陳舊的落后管理觀念，導(dǎo)致企業(yè)遇到問題而難以提供有效的資料依據(jù)，檔案利用率不高。大多數(shù)的企業(yè)遇到需要需要解決的現(xiàn)實問題時，通常都不會選擇第一時間結(jié)合檔案資料查詢信息，這很大程度上體現(xiàn)了企業(yè)檔案意識的淡薄。

3）配套設(shè)施落后。企業(yè)檔案服務(wù)能力建設(shè)較之前取得了較大進展，但是與日益增長的檔案利用需求相比，無論是從服務(wù)的效率和質(zhì)量，還是服務(wù)的深度、廣度上，都還顯得有些不足。并且檔案工作者的素質(zhì)參差不齊，對提升檔案部門服務(wù)能力有較大限制。在物質(zhì)設(shè)施方面，部分企業(yè)的投入不足，檔案管理較為落后，信息技術(shù)的應(yīng)用相對緩慢，信息技術(shù)給用戶的資料安全、隱私的保護等帶來了巨大挑戰(zhàn)，跟其他那些將信息技術(shù)運用的較為熟練的行業(yè)相比，檔案工作的進展相對緩慢，管理系統(tǒng)低效，制約了檔案管理工作發(fā)展。

3 完善企業(yè)檔案管理的建議

1）健全檔案管理體制。檔案管理模式是指都檔案工作的主要工作內(nèi)容以及其內(nèi)外部的相互關(guān)系的規(guī)范化，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以線性的思維來規(guī)劃工作內(nèi)容，包括對檔案的收集整理，以及鑒定、保管等內(nèi)容。隨著檔案工作內(nèi)容的逐漸復(fù)雜化，其對檔案工作中出現(xiàn)的新問題等難以解決。要健全檔案管理制度，確保企業(yè)檔案管理有法可依，提高檔案管理的規(guī)范性，實現(xiàn)檔案資料使用價值最大化。構(gòu)建系統(tǒng)完善的規(guī)章條例，做到文書檔案工作有律可循，并且嚴格加以落實。要明確設(shè)置關(guān)于檔案管理的相關(guān)工作條例、工作規(guī)劃，從而強化檔案管理的系統(tǒng)監(jiān)管，通過有效檢查加以科學指導(dǎo)，將相關(guān)檔案分門別類地系統(tǒng)接管，要保證管理條例的科學性，從而實現(xiàn)合理管控，協(xié)調(diào)相關(guān)檔案工作。同時要完善檔案管理體制，檔案工作想要順利高效地進行必須要與其他各項工作融合，這是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。明確各個機構(gòu)的關(guān)系，實現(xiàn)統(tǒng)一控制下的分層管理，要協(xié)調(diào)配合來滿足企業(yè)發(fā)展需要。在機構(gòu)和職能上應(yīng)有規(guī)范化、科學化、系統(tǒng)化管理，單位需要在辦公室設(shè)置專門的管理部門，設(shè)置專職崗位，主要負責人加以系統(tǒng)管控，辦公室主任做好相應(yīng)指揮，由專門的管理部門負責，從而全方位把控各種資源。

2）重視檔案管理。要提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量與效率，還需要分別從內(nèi)部和外部加以協(xié)調(diào)，企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)與管理者要加以重視，確保檔案管理工作順利開展。其中，知識管理是檔案現(xiàn)代管理模式的重中之重，也是檔案工作在新時代的新生長點。同時要對檔案管理內(nèi)涵與價值加以積極宣傳，從而使企業(yè)內(nèi)部形成良好的檔案管理意識。從社會意義上來說，檔案是國家和民族文化的重要載體之一，從企業(yè)的角度來說，也要根據(jù)檔案與歷史、文化的內(nèi)在聯(lián)系，而將其作為企業(yè)文化塑造與傳播的工具。企業(yè)要重視營造良好的企業(yè)文化氛圍，新時代的檔案工作需要重視起文化的建設(shè)，利用對社會記憶、個人記憶的構(gòu)建，實現(xiàn)檔案文化的展示和傳承，以此來滿足日益增長的檔案文化需求。另外，國家也要加強重視，加強外部監(jiān)管，重視企業(yè)檔案管理工作，檔案管理部門要正確行使職權(quán)，并推動企業(yè)發(fā)展。

3）推進檔案管理現(xiàn)代化。要完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)信息化檔案管理，加大對檔案管理的投入，在短時間內(nèi)快速集中使用相關(guān)檔案資料，確保檔案管理的安全性和規(guī)范性，發(fā)揮企業(yè)發(fā)展的推動作用，滿足檔案管理的正常工作需求，增強檔案管理者的權(quán)威性。

在檔案數(shù)字信息化的基礎(chǔ)上，加入語義網(wǎng)等技術(shù)，使檔案數(shù)據(jù)完全實現(xiàn)智能化，讓檔案的管理更加的快捷和安全，也能為社會公眾提供更好的信息化服務(wù)。要提高文檔資料的電子化水平，充分協(xié)調(diào)與機構(gòu)相適應(yīng)的個性化文書檔案管理模式，通過電子化歸檔來促使檔案信息資源的開放與共享。同時利用檔案的自動分析，幫助決策者發(fā)現(xiàn)新的線索。檔案中的信息以及知識具有豐富多元和高價值等特點，對檔案資產(chǎn)進行整合，加強信息技術(shù)的應(yīng)用，發(fā)揮計算機存儲信息量大、檢索快速的優(yōu)點，做到即時管理操作，避免勞動重復(fù)。只有這樣，才能建設(shè)好以價值為導(dǎo)向的檔案信息共享平臺，實現(xiàn)信息資源的整合規(guī)劃。

同時要重視培養(yǎng)檔案管理人才，滿足現(xiàn)代化檔案管理的人才需要，解決文書檔案管理人員流動性過高的問題，提高檔案管理工作的質(zhì)量。使檔案管理人員具備先進設(shè)備的操作技能，從而發(fā)揮設(shè)備的運用價值。企業(yè)要加強對于檔案管理人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的自覺意識，培養(yǎng)良好的學習氛圍，提高信息化技術(shù)水平，推動檔案管理工作進程。需要有效增強文書檔案管理人員的知識技能，保障管理思想與行為的先進性、合理性、全面性，充分發(fā)揮相關(guān)部門的管理服務(wù)職能，使其能夠有效劃分、協(xié)調(diào)與處理相關(guān)文件，避免出現(xiàn)文件遺漏或失真的問題。

4 結(jié)語

綜上所述，從不同角度分析我國企業(yè)檔案管理發(fā)展情況，進一步研究了企業(yè)檔案管理在新時代面臨的問題。企業(yè)要積極主動地加以應(yīng)對，新時代檔案工作在發(fā)展中需要大力解決檔案管理落后的問題，要實現(xiàn)檔案資源價值最大化，為企業(yè)發(fā)展決策提供依據(jù)，并提高企業(yè)效益和工作質(zhì)量，達到完善和提升檔案信息供給的質(zhì)量和內(nèi)容，才能完美的適應(yīng)當今快速發(fā)展的社會，實現(xiàn)高效化、信息化和現(xiàn)代化。

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作者簡介

許月琴（1981-），女，湖北，本科，中級經(jīng)濟師，南京龍?zhí)段锪骰亻_發(fā)有限公司，研究方向：檔案管理