縣級(jí)檔案館如何做好檔案接收、征集工作

王艷艷

摘 要：檔案的接收與征集是檔案館工作的重要內(nèi)容，征集流散在各機(jī)關(guān)、各部門(mén)、個(gè)人手中有價(jià)值的各種歷史檔案和相關(guān)資料，是檔案館收集工作中必不可少的補(bǔ)充手段。做好接收與征集工作，能夠增強(qiáng)檔案館館藏優(yōu)質(zhì)資源的整合，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)。縣級(jí)檔案館改善館藏結(jié)構(gòu)、豐富館藏內(nèi)容要以接收與征集工作為重點(diǎn)?？h級(jí)檔案館檔案接收與征集工作要因地制宜，勇于創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案;接收;征集

檔案的接收與征集是檔案館工作的重要內(nèi)容，征集流散在各機(jī)關(guān)、各部門(mén)、個(gè)人手中有價(jià)值的各種歷史檔案和相關(guān)資料，是檔案館收集工作中必不可少的補(bǔ)充手段。做好接收與征集工作，能夠增強(qiáng)檔案館館藏優(yōu)質(zhì)資源的整合，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)。特別是在簡(jiǎn)化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館藏特色的今天，顯得越來(lái)越重要。近日，筆者根據(jù)工作實(shí)際，深入開(kāi)展了檔案接收與征集調(diào)研工作，提出了幾點(diǎn)粗淺的看法，以供商榷。

1 縣級(jí)檔案館改善館藏結(jié)構(gòu)、豐富館藏內(nèi)容要以接收與征集工作為重點(diǎn)

檔案館是永久保管檔案的基地，是檔案信息的存儲(chǔ)中心。目前，大部分縣級(jí)檔案館或多或少都存在結(jié)構(gòu)不合理、內(nèi)容不豐富的問(wèn)題，直接影響了檔案館的服務(wù)功能。僅以XX縣檔案館為例，館藏檔案7萬(wàn)余卷。從館藏檔案的種類(lèi)上看，文書(shū)檔案2萬(wàn)余卷，占館藏量31%，專(zhuān)業(yè)檔案5萬(wàn)余卷，占館藏68%，會(huì)計(jì)檔案386卷，占館藏量1%，聲像檔案125卷，占館藏量1 %，實(shí)物檔案31 件;從館藏檔案層次構(gòu)成上看，一級(jí)立檔單位檔案占大多數(shù)，民生檔案49340卷，占館藏量65%，從這個(gè)數(shù)字來(lái)分析研究，我們可以看出，檔案的種類(lèi)、層次結(jié)構(gòu)，載體形式不平衡。縣級(jí)檔案館要改變目前這種狀況，我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)把檔案的接收與征集工作作為檔案館工作的重點(diǎn)進(jìn)行研究，采取有效措施加強(qiáng)檔案接收與征集工作，以達(dá)到改善館藏結(jié)構(gòu)、豐富館藏內(nèi)容的目的。

1）深入學(xué)習(xí)和宣傳，認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》，不斷提高全社會(huì)的檔案法制意識(shí)，為檔案館依法開(kāi)展檔案接收與征集工作提供一個(gè)良好的法律環(huán)境。

2）制定計(jì)劃，統(tǒng)籌安排。要根據(jù)檔案館的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的計(jì)劃和規(guī)劃，做到短、中、長(zhǎng)計(jì)劃、規(guī)劃相結(jié)合，既有短期打算，又有長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，使檔案接收與征集工作重點(diǎn)突出，任務(wù)明確，步驟合理，措施得當(dāng)。

3）加強(qiáng)調(diào)查研究，摸清各層次立檔單位及散失在個(gè)人手中的檔案狀況、社會(huì)價(jià)值、利用趨向，保證檔案接收與征集工作有的放矢，目標(biāo)明確。

4）建立檔案接收與征集機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)門(mén)人員，強(qiáng)化檔案接收與征集，為檔案接收與征集工作順利進(jìn)行提供組織保障。

5）征集的方式主要有接受捐贈(zèng)、接受移交、接受寄存、征購(gòu)、復(fù)制原件等。（1）對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的，非國(guó)家所有的檔案資料，鼓勵(lì)檔案資料所有人主動(dòng)向省檔案館捐贈(zèng)。（2）機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國(guó)有企事業(yè)單位及工作人員（包括領(lǐng)導(dǎo)同志）保存的各類(lèi)珍貴檔案資料屬于國(guó)家所有的，須按規(guī)定向檔案館移交。（3）對(duì)于確實(shí)具有較大社會(huì)保存價(jià)值但屬個(gè)人所有的檔案資料，收藏者愿意出售的，檔案館可視具體檔案資料的價(jià)值，經(jīng)雙方協(xié)商定價(jià)，進(jìn)行有償征購(gòu)。（4）對(duì)于比較珍貴的檔案資料，收藏者本人不愿意捐贈(zèng)、出售的，但由于其保管條件差，愿意將檔案資料寄存在省檔案館的，可采取接受寄存的方式進(jìn)行征集。（5）對(duì)于特別珍貴的檔案資料孤本，經(jīng)向所有者做動(dòng)員后仍無(wú)法征集到原件的，可采取對(duì)原件仿真復(fù)制的方式進(jìn)行征集。

6）明確所有權(quán)問(wèn)題。向檔案館移交、捐贈(zèng)和檔案館購(gòu)買(mǎi)的檔案資料，所有權(quán)歸國(guó)家;寄存在檔案館的檔案資料，所有權(quán)歸寄存者。

2 縣級(jí)檔案館檔案接收與征集工作要因地制宜，勇于創(chuàng)新

縣級(jí)檔案館要做好檔案接收與征集工作，除了運(yùn)用靈活的方法，有效的形式外，還需要因地制宜、樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，推進(jìn)檔案的接收與征集工作。我們根據(jù)本縣實(shí)際情況，擴(kuò)大了檔案接收和征集的范圍。作為縣級(jí)檔案館，應(yīng)當(dāng)具有自己的館藏特色和優(yōu)勢(shì)，鮮明地突出館藏特色，就要從檔案的接收和征集入手。

1）利用媒體等宣傳工具，以及走訪調(diào)查等形式，加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，提高各部門(mén)、各單位和社會(huì)各界對(duì)特色檔案的認(rèn)識(shí)和了解，自覺(jué)、主動(dòng)協(xié)助檔案館工作，把具有地方特色的各類(lèi)檔案、重大歷史事件檔案、重大工程項(xiàng)目檔案等全面完整地接收和征集進(jìn)館。

2）結(jié)合實(shí)際，分析研究啟動(dòng)征集工作之前，明確地方特色范圍，我縣特色檔案范圍：

一是名優(yōu)特產(chǎn);龜齡集、定坤丹、壺瓶棗等是我縣標(biāo)志性特產(chǎn)，首先要對(duì)特產(chǎn)情況進(jìn)行摸底調(diào)查，向業(yè)內(nèi)人士了解特產(chǎn)的品種與保護(hù)、品鑒及珍藏情況，共同探討如何開(kāi)展特產(chǎn)檔案的征集利用工作;同時(shí)，查閱相關(guān)資料，收集信息，明確征集工作思路，確定范圍、途徑、方法、步驟和技術(shù)要求;二是征集我縣重大活動(dòng)形成的檔案。近年來(lái)，我縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，現(xiàn)代農(nóng)業(yè)獨(dú)占鰲頭，農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)條件較好，農(nóng)業(yè)科技水平較高，是全省知名農(nóng)業(yè)大縣、晉中市鄉(xiāng)村振興示范縣，境內(nèi)駐有山西農(nóng)業(yè)大學(xué)、省農(nóng)科院果樹(shù)所，是全國(guó)首批“現(xiàn)代農(nóng)業(yè)示范區(qū)、農(nóng)業(yè)改革與建設(shè)試點(diǎn)縣、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全縣、農(nóng)村產(chǎn)業(yè)融合發(fā)展試點(diǎn)示范縣”，現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)園、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新中心等7個(gè)國(guó)家級(jí)試點(diǎn)項(xiàng)目成功落戶，省級(jí)農(nóng)業(yè)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)示范區(qū)批復(fù)設(shè)立，擁有設(shè)施蔬菜、苗木花卉、干鮮果、規(guī)模養(yǎng)殖四大主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)。2018農(nóng)村改革太谷論壇、2019鄉(xiāng)村振興太谷論壇在我縣召開(kāi)，兩屆農(nóng)博會(huì)在太谷召開(kāi)，反映我縣農(nóng)業(yè)特色的重大活動(dòng)形成的實(shí)物、文件材料及時(shí)進(jìn)行了收集。三是從2017年我縣檔案館建立特色檔案館，廣泛收集我縣名人字畫(huà)。由于名人檔案大都散存在個(gè)人手中，如不及時(shí)收集和整理，很容易遺失，將造成不可彌補(bǔ)的損失。我們制定了名人檔案的收集范圍及內(nèi)容：（1）反映名人一生經(jīng)歷及其主要活動(dòng)的生平材料，如自傳、傳記、回憶錄等;（2）反映名人職務(wù)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)的材料，如參加各種代表會(huì)議、參加各種學(xué)術(shù)研討的文章、報(bào)告、講話稿等;（3）反映名人成就的材料，如著作、研究成果、書(shū)畫(huà)、攝影、文學(xué)藝術(shù)作品;（4）社會(huì)對(duì)名人研究、評(píng)價(jià)的材料，各種報(bào)刊、電視、廣播等媒體對(duì)其著作、作品等評(píng)價(jià)文章，如紀(jì)念性、回憶性材料、研究介紹性材料等;（5）與名人有直接關(guān)系的材料，如證明材料，各類(lèi)證章、證書(shū)、光碟、信函、獎(jiǎng)品實(shí)物;（6）反映名人活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等聲像材料。

總之，縣級(jí)檔案館要做好特色檔案接收與征集工作，必須更新觀念，解放思想，勇于開(kāi)拓，敢于創(chuàng)新，千方百計(jì)博收廣征，努力把檔案館建設(shè)成為名副其實(shí)的永久保管檔案的基地和信息資源的儲(chǔ)存中心。