新時(shí)期科研單位檔案信息化建設(shè)路徑分析

楊競云

摘 要：新時(shí)期現(xiàn)代信息技術(shù)在推動國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，加快檔案信息化建設(shè)步伐已經(jīng)成為各個(gè)領(lǐng)域的共識，也在國家信息化建設(shè)中占有重要的地位?？蒲袉挝灰惨浞终J(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的意義，能夠主動采取應(yīng)對措施，解決當(dāng)前檔案管理工作中的問題，不斷提升檔案管理與利用的效率。本文將簡述檔案信息化的內(nèi)涵，然后分析了科研單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，最后提出了新時(shí)期科研單位檔案信息化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：科研單位;檔案管理;信息化

在信息技術(shù)快速發(fā)展過程中，互聯(lián)網(wǎng)逐步成為信息交流最為便捷的方式?？蒲袉挝怀袚?dān)著科研成果轉(zhuǎn)化與科技服務(wù)的職責(zé)，隨著各種數(shù)字化資料的形成，科研單位加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程已經(jīng)勢在必行。但是在傳統(tǒng)檔案管理模式下硬件設(shè)備落后，規(guī)章制度不完善，人員結(jié)構(gòu)與工作方式等難以滿足信息化建設(shè)要求。對此科研單位應(yīng)該主動出擊，為檔案信息化建設(shè)提供更多支持，為科技發(fā)展提供更好的服務(wù)。

1 檔案信息化的內(nèi)涵

在科研單位檔案信息化建設(shè)之前，應(yīng)該對檔案信息化建設(shè)內(nèi)容有足夠的了解，即在檔案管理中充分應(yīng)用信息技術(shù)，讓檔案信息資源得到有效的收集、整理、存儲、開發(fā)與利用，不斷提升檔案數(shù)字化、信息化和規(guī)范化水平，也為檔案信息資源的共享創(chuàng)造良好條件。在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理模式將發(fā)生變化，由傳統(tǒng)實(shí)體保管逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?wù)。由檔案信息化內(nèi)涵可知，科研單位檔案信息化建設(shè)主要包括檔案信息資源建設(shè)、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)及人才培養(yǎng)等內(nèi)容。

2 科研單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1）信息化建設(shè)程度不高。當(dāng)前科研單位檔案信息化建設(shè)工作體系不夠完善，對檔案管理人員很少積極整理與歸檔，導(dǎo)致檔案管理工作顯得非常被動，對科研部門送來的所有檔案都進(jìn)行信息化處理，讓檔案信息化工作流于形式[1]。檔案管理人員自身主觀能動性未能得到體現(xiàn)，很少有意識篩選出來檔案中的部分內(nèi)容，這樣后期信息資源整合工作量將大幅度增加。此外，檔案信息化建設(shè)對資金的要求較大，特別是在工作初期需要投入足夠的資金，這樣檔案管理軟硬件設(shè)施才能完善。且檔案信息化建設(shè)見效周期很長，很多科研單位忽視了資金投入，認(rèn)為這項(xiàng)工作會占據(jù)過多資金，從而檔案所需各項(xiàng)軟硬件設(shè)施不完善，檔案管理工作環(huán)境也需要進(jìn)一步完善。

2）管理辦法與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不明確。很多檔案信息化建設(shè)仍然處于起步狀態(tài)，雖然會保存科研工作中形成的電子檔案，然而由于科研單位管理部門眾多，所形成的電子文件格式結(jié)構(gòu)未能統(tǒng)一下來，既不兼容與無法轉(zhuǎn)化，管理難度較大。科研單位也缺少適合長期保存、備份電子檔案的載體，容易在人力、財(cái)力和信息資源等方面出現(xiàn)浪費(fèi)。這要求科研單位將檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范確定下來，這樣才能對檔案管理部門形成約束，也在檔案形成各階段文件中體現(xiàn)作用。

3）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。在以往紙質(zhì)檔案管理過程中，工作人員僅僅掌握了檔案管理基礎(chǔ)知識，能夠保證做好紙質(zhì)檔案管理與利用工作。在科研單位推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中，工作人員也必須學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作技能，能夠有效應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)。當(dāng)然很多科研單位檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作技能，不熟悉應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建的檔案管理網(wǎng)，也無法正確操作檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作難以有效進(jìn)行。也有的科研單位忽視了培訓(xùn)工作，造成檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)變得老化，不能滿足信息化建設(shè)的要求。由于檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，缺乏必要的技術(shù)與技能，這嚴(yán)重制約了檔案管理信息化建設(shè)。

3 新時(shí)期科研單位檔案信息化建設(shè)路徑

1）增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)意識。當(dāng)前科研單位工作人員必須樹立新的檔案管理理念，滿足信息時(shí)代為檔案管理提出的要求，要在檔案管理工作職能上進(jìn)行擴(kuò)大與調(diào)整，不斷轉(zhuǎn)變現(xiàn)代化服務(wù)方式，提高服務(wù)意識，通過對內(nèi)挖掘和對外開放，保證檔案服務(wù)水平實(shí)現(xiàn)提

升[2]?？蒲袉挝灰残枰獙⑿畔⒕W(wǎng)服務(wù)利用起來，注重對農(nóng)業(yè)科研信息化的傳播，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理部門的情況，逐步形成輻射周邊農(nóng)村的檔案信息共享體系，保證信息傳遞更加便捷與高效，讓檔案信息化資源真正實(shí)現(xiàn)共享。

2）增加投入，配齊設(shè)備?？蒲袉挝灰爰涌鞕n案信息化建設(shè)的步伐，應(yīng)該在資金上給予足夠的保證，投入更多的基礎(chǔ)性資源，將軟硬件設(shè)施配置齊全，并引進(jìn)更多的資金，保證更新改造的有效進(jìn)行。在科研單位檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該提高對辦公自動化的重視程度，這樣能夠保證檔案管理工作的水平與效率?？蒲袉挝灰獙⑾冗M(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件、掃描儀、刻錄機(jī)、微縮復(fù)印技術(shù)以及靜電復(fù)印技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備利用起來，通過在基礎(chǔ)設(shè)施上的完善，可以為科研單位大奧現(xiàn)代化檔案信息網(wǎng)絡(luò)奠定良好基礎(chǔ)。

3）完善檔案制度建設(shè)。科研單位在檔案信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，已有檔案管理制度無法滿足檔案信息化建設(shè)要求?？蒲袉挝灰獜膶?shí)際特點(diǎn)出發(fā)，充分考慮到行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)與經(jīng)驗(yàn)，對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

與制度進(jìn)行統(tǒng)一與完善，這樣檔案信息化建設(shè)工作才能規(guī)范、有序進(jìn)行[3]?？蒲袉挝灰雽σ?guī)章制度進(jìn)行完善，應(yīng)該做好以下措施：第一，加強(qiáng)數(shù)字化檔案收集工作。通常在邏輯歸檔結(jié)束后，科研單位應(yīng)該將所有歸檔電子文件集中下載至檔案管理部門可脫機(jī)保存的存儲介質(zhì)上，將物理歸檔工作做到位。第二，加強(qiáng)數(shù)字化檔案保管工作。要想避免信息出現(xiàn)丟失的情況，避免出現(xiàn)非法更改的問題，應(yīng)該關(guān)注管理工作。第三，關(guān)注數(shù)字化檔案利用工作。在文件制作與檔案管理過程中，應(yīng)該運(yùn)用統(tǒng)一的系統(tǒng)軟件，保證文件制作與編制檢索工具同步進(jìn)行。

4）加強(qiáng)技術(shù)研究，確保信息安全?？蒲袉挝粦?yīng)該構(gòu)建完善的信息安全體系，這是檔案信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，需要在理論與技術(shù)等方面加大研究力度，保證信息安全風(fēng)險(xiǎn)水平實(shí)現(xiàn)提升，從而形成高效、安全的檔案綜合性數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺[4]。第一，應(yīng)該對局域網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行隔離。第二，對檔案信息化安全管理制度進(jìn)行優(yōu)化，完善檔案查詢流程。第三，在技術(shù)上做好防范措施，在檔案公開查詢服務(wù)過程中，應(yīng)該運(yùn)用防火墻、身份認(rèn)證及密鑰管理等手段，讓檔案信息系統(tǒng)可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

5）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)?？蒲袉挝粰n案管理是一項(xiàng)專業(yè)而復(fù)雜的工作，檔案管理人員既要求掌握扎實(shí)基本知識，也應(yīng)該具備辨別科技信息與處理科技信息的能力，這也對檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)與素養(yǎng)提出了更高的要求?？蒲袉挝粦?yīng)該定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，促使他們的知識結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，可以與本地高校加強(qiáng)合作，結(jié)合檔案管理人員需求調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，或者是聘請檔案領(lǐng)域?qū)I(yè)開展講座與技能培訓(xùn)，這也能幫助檔案管理人員提升綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，從而更好的勝任檔案信息化建設(shè)工作。

4 結(jié)語

總之，科研單位只有將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)充分利用起來，對文獻(xiàn)檢索信息進(jìn)行總結(jié)，可以保證檔案管理效率實(shí)現(xiàn)大幅度提升。檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)自身的信息服務(wù)意識，樹立信息系統(tǒng)化理念，對科研單位檔案信息數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化緊迫性有足夠的認(rèn)識。這樣才能真正將科研單位檔案信息化建設(shè)作出重點(diǎn)工作內(nèi)容，為今后檔案信息開發(fā)與利用創(chuàng)造更好的條件。

參考文獻(xiàn)

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