信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究

王滿

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的推動下，企業(yè)檔案管理發(fā)生了新的變化，如何充分利用信息化的優(yōu)勢推動企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新成為人們重點思考的話題。文章闡述了信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理的作用，分析當(dāng)前階段企業(yè)檔案管理存在的問題，并提出信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的策略。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè)檔案管理;模式創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下，企業(yè)檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯，為企業(yè)的發(fā)展和決策提供了重要的支持。和傳統(tǒng)的管理模式相比，信息化為檔案管理提供了更多便利條件，有助于提升數(shù)據(jù)信息的安全性、可靠性。面對信息化帶來的優(yōu)勢，相關(guān)人員要注重檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，才能順應(yīng)當(dāng)前階段企業(yè)發(fā)展的潮流?；诖耍P者結(jié)合自身工作和學(xué)習(xí)經(jīng)驗，研究信息化時代企業(yè)檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的對策，希望對提升企業(yè)檔案管理效果有積極意義。

1 信息化對于企業(yè)檔案管理的作用

1）有助于提升檔案管理能力。信息技術(shù)為企業(yè)檔案管理發(fā)展創(chuàng)造了更多便利條件，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的支持下，有效擴大了檔案管理的范圍，在管理內(nèi)容和形式上更加多樣化。傳統(tǒng)的檔案管理中，信息收集、存儲和應(yīng)用都需要消耗較大的人力、物力和財力，在信息化的幫助下，企業(yè)檔案管理操作上更加簡單，在很大程度上提升了檔案管理的效率。可以說，提升企業(yè)檔案管理信息化水平順應(yīng)了時代發(fā)展的潮流，對于提升檔案綜合管理能力有深遠(yuǎn)影響。

2）提高檔案管理部門競爭力。對于檔案管理部門來說，核心競爭力與檔案具體規(guī)模和檔案管理先進(jìn)設(shè)備有著直接的關(guān)系，內(nèi)部管理水平也是其極為重要的影響因素。如果管理人員具有較強的管理能力，但是在信息化利用上有所不足，必將對企業(yè)檔案管理與服務(wù)產(chǎn)生負(fù)面影響。

3）有助于提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。在信息化背景下，對于企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求更高，不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識，同時還要靈活掌握計算機硬件和軟件，為檔案管理的收集、存儲和應(yīng)用創(chuàng)造有利條件。

2 當(dāng)前階段企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1）管理制度不健全。檔案管理是一項復(fù)雜程度較高的工作，在進(jìn)行管理時涉及內(nèi)容較多，這無疑對管理制度要求更高。但是從實際情況來看，很多企業(yè)在開展檔案管理工作時沒有系統(tǒng)的制度，傳統(tǒng)的工作方式效率較低，這與信息化背景下的檔案管理存在很大出入。不僅如此，在信息化背景下，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)較多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式效率較低，在存儲和應(yīng)用時面臨諸多問題，對于檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新十分不利。

2）檔案資源利用率低。檔案管理理念對于整體管理質(zhì)量產(chǎn)生較大影響。進(jìn)入新世紀(jì)以來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對各行各業(yè)產(chǎn)生了巨大影響，企業(yè)檔案管理需要與時俱進(jìn)，及時更新管理理念才能順應(yīng)時代發(fā)展潮流。但是，很多企業(yè)在檔案管理工作開展時，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，僅僅將其視作記錄信息，沒有充分利用檔案資源，體現(xiàn)不了檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。對于大部分檔案管理人員來說，檔案管理就等同于檔案收藏，同時為了保護(hù)檔案，很少充分利用檔案，發(fā)揮檔案的作用。甚至有些企業(yè)根本沒有具體的檔案管理部門，只是作為其他部門監(jiān)管的工作，這種體制下檔案管理人員可能只能完成基礎(chǔ)的工作，對于創(chuàng)新工作沒有更多是思考。在這種情況下，企業(yè)相關(guān)人員在檔案利用會面臨很多問題，比如檔案資料不完整、信息可靠性不足、信息查找困難，不能為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展提供參考。

3）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。在信息化背景下，對于企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)要求較高。但是，很多企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理者，且在整體素質(zhì)上參差不齊，缺乏信息化方面的訓(xùn)練，操作計算機的能力較弱。要提升工作效能，要真正做到轉(zhuǎn)變工作方式，上級管理部門需轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新管理理念。企業(yè)檔案管理人員在實際工作中可以根據(jù)遇到的問題提出改進(jìn)的方法和建議，再由上級部門將問題匯總，提出標(biāo)準(zhǔn)的改進(jìn)方法。有些企業(yè)檔案管理部門獨立性差，創(chuàng)新管理開展條件不足。企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新離不開人才的治理，要強化管理人員專業(yè)知識和操作技能的培訓(xùn)，以全面提升檔案管理的針對性和有效性。

3 信息化背景下企業(yè)檔案管理與模式創(chuàng)新的對策

1）創(chuàng)新管理制度?？茖W(xué)的制度企業(yè)開展檔案管理創(chuàng)新的前提，在信息化背景，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展情況，建立健全檔案管理體系，具體來說，主要從以下幾個方面來進(jìn)行：一是將檔案管理納入企業(yè)長期規(guī)劃中，不斷完善各項管理流程和規(guī)章制度，從而有效約束管理人員的行為規(guī)范;二是加大檔案管理監(jiān)督，從檔案資料的收集、存儲到后續(xù)利用，都要確保工作的開展?jié)M足企業(yè)規(guī)范要求，確保檔案管理開展的科學(xué)性、規(guī)范性;三是明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，堅持誰出問題誰負(fù)責(zé)，提升檔案管理人員工作的積極性和熱情;四是強化檔案管理部門與其它部門之間的聯(lián)系，強化檔案信息的溝通交流，形成系統(tǒng)的檔案管理模式，提升檔案信息收集和利用效率。

2）轉(zhuǎn)變觀念。信息化時代的到來對檔案管理工作提出了更高的要求，因此領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分認(rèn)清這一發(fā)展形勢，并開展好如下工作：一是重視檔案管理工作的開展，以確保檔案信息的錄入、分類存儲等都滿足要求，同時加大宣傳教育，以保證每一位檔案管理人員都能正確看待檔案管理工作;二是加大投入，即投入足夠的資金來購買先進(jìn)的設(shè)備，因為在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位處理的信息量非常大，唯有借助先進(jìn)的設(shè)備，才能保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，同時還應(yīng)加大在技術(shù)研發(fā)上的投入。

3）加大人才培養(yǎng)。在信息化背景下，要切實提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為檔案管理質(zhì)量和效率的提升做好鋪墊。一方面，通過招聘工作責(zé)任心強、綜合水平高的管理人員，為企業(yè)檔案管理的開展提供源源不斷的活力和動力;另一方面，加強企業(yè)檔案管理人員理論知識和實踐能力的培訓(xùn)，強化工作人員之間的溝通交流，共同提升檔案管理綜合能力;此外，選派優(yōu)秀的管理人員出外深造，學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的檔案管理模式，為企業(yè)檔案管理和創(chuàng)新提供參考。

4）創(chuàng)新管理方法。企業(yè)在開展檔案管理時，要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新管理方法。一方面，在檔案信息收集和錄入時，要注重先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，可以融入圖片、視頻、音頻等綜合信息;在檔案信息歸類時，按照根據(jù)不同部門、不同年份、不同種類進(jìn)行詳細(xì)劃分，方便檔案信息的調(diào)用和查閱。比如：在開展創(chuàng)新管理時，應(yīng)結(jié)合法律法規(guī)的實際情況，制定健全的檔案管理工作體系，梳理好檔案管理各項流程。同時結(jié)合企業(yè)職能分工、崗位設(shè)置等內(nèi)容，確定檔案管理方法的類別和具體需求，讓檔案管理系統(tǒng)與各專業(yè)工作的管理系統(tǒng)相連，形成的各類文件的電子件自動流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)。

5）重視安全管理。網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特點，在企業(yè)檔案管理過程中，如果安全防范力度不足，很容易被不法分子利用，造成企業(yè)機密的泄漏，影響企業(yè)的綜合競爭力。在這種情況下，要加強企業(yè)檔案的安全管理，建立防火墻，注重身份認(rèn)證技術(shù)的應(yīng)用，同時加強計算機病毒的清理，不斷優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，避免企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)被盜用。

4 結(jié)語

總而言之，企業(yè)檔案管理是一項綜合性較強的工作，在信息化背景下，對于管理模式和工作人員的綜合素質(zhì)要求更高，企業(yè)經(jīng)營者要充分認(rèn)識到檔案管理對于自身發(fā)展的重要性，健全檔案管理制度，加大資金的投入力度，注重管理人員的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理綜合效率，為企業(yè)的長期發(fā)展提供可靠支持。

參考文獻(xiàn)

[1]張蕾.信息化環(huán)境中事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化路徑[J].黑龍江科技信息，2016（09）：181.

[2]汪萃.信息化環(huán)境中的檔案管理創(chuàng)新機制[J].讀與寫（教育教學(xué)刊），2016（07）：292-293.

[3]曾禎，曹玲玲，苗伎，易新宜.基于大數(shù)據(jù)運用的檔案智能管理[J].黑龍江水利科技，2018，46（11）：182-185.

[4]陳瓊.企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)方式及相關(guān)問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：59-59.