淺談如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作

薛紅紅

摘 要：近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理工作至關(guān)重要。目前基層事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題越來越多，本文對(duì)當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了優(yōu)化新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的策略，希望能在新時(shí)期為基層事業(yè)單位的檔案管理工作提供一些借鑒。以便日后工作的開展。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理工作

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式已經(jīng)不能滿足基層事業(yè)單位快速發(fā)展的需求，針對(duì)傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理模式中存在的諸多問題，還需要對(duì)其不斷地進(jìn)行改善和優(yōu)化，以助推基層事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

1 基層事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理制度不夠完善

目前，事業(yè)單位檔案管理存在許多的問題，主要反映在新時(shí)期檔案管理制度不夠完善，檔案的借閱、管理、保密等工作仍需從嚴(yán)要求。雖然各級(jí)單位都制定了檔案管理的制度，但是在實(shí)際工作的過程中，并沒有發(fā)揮明顯的作用。許多單位的查檔、借檔等工作沒有嚴(yán)格按照管理制度的要求去執(zhí)行，在基層單位，這種不規(guī)范、不健全的檔案管理制度在很大程度上降低了檔案本身的利用價(jià)值和可靠性。隨著近年來，各項(xiàng)人才引進(jìn)計(jì)劃的增多，基層單位中新來了許多高學(xué)歷、高素質(zhì)的優(yōu)秀畢業(yè)生，引進(jìn)人才的檔案漏缺現(xiàn)象較多，比如職稱評(píng)定材料、工資變動(dòng)材料、年度考核材料等出現(xiàn)較為明顯。加之引進(jìn)的人才學(xué)習(xí)經(jīng)歷豐富，檔案流動(dòng)相對(duì)來講較為頻繁，加之各單位檔案管理人員可能存在工作調(diào)整，對(duì)各階段資料的收集整理、歸檔遺漏等現(xiàn)象偶有發(fā)生，傳統(tǒng)的檔案管理是以被動(dòng)的方式進(jìn)行收集，即相關(guān)部門通過郵寄的方式將人事檔案寄送至檔案室，如果制度不完善或移送不到位，執(zhí)行不嚴(yán)格，就會(huì)造成檔案材料收集的不完整。

1.2 檔案管理方式過于落后

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，很多計(jì)算機(jī)處理技術(shù)、文字處理技術(shù)、信息收集技術(shù)等都被應(yīng)用到檔案收集、處理工作中，使得檔案的儲(chǔ)存脫離紙質(zhì)化，增加了數(shù)字資料、音頻資料、圖片資料等儲(chǔ)存形式，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的方式。但是，現(xiàn)階段這種管理方式并沒有被應(yīng)用到實(shí)際的工作中，很多基層事業(yè)單位都在應(yīng)用最原始、最簡(jiǎn)單的文字收集，再由人工進(jìn)行處理、總結(jié)的工作方法，不僅影響了檔案管理工作的效率，也影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.3 缺乏相關(guān)方面的人才

檔案管理工作要求從業(yè)人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)體系和較高的職業(yè)素養(yǎng)。然而大家普遍認(rèn)為檔案管理工作屬于輕松、容易、簡(jiǎn)單的工作，沒有專業(yè)技術(shù)和專業(yè)知識(shí)含量，只要工作人員態(tài)度端正、工作認(rèn)真就可以勝任。許多人在這一崗位上一干就是許多年，但是卻幾乎沒有外出學(xué)習(xí)交流和學(xué)習(xí)新的管理理念的機(jī)會(huì)。僅僅憑借多年的經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理，容易出現(xiàn)職業(yè)素養(yǎng)不高、責(zé)任意識(shí)較差、安全意識(shí)不強(qiáng)等問題。從事檔案管理工作不僅要細(xì)心，更要耐得住寂寞，許多新員工也無法在這一崗位上堅(jiān)持太久，因此一些事業(yè)單位甚至安排即將退休的職工從事此項(xiàng)工作，之后的工作交接問題也就不可避免。

2 如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作

2.1 基層事業(yè)單位應(yīng)完善檔案管理制度

制度是基層事業(yè)單位檔案管理工作有效開展的保障，當(dāng)前絕大多數(shù)基層事業(yè)單位均已建立相對(duì)健全的檔案管理制度。但是，隨著基層事業(yè)單位的發(fā)展，原有的制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代基層事業(yè)單位實(shí)際需求。針對(duì)這一問題，應(yīng)針對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和變革，根據(jù)基層事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況，結(jié)合檔案信息情況，建立更為完善的檔案管理制度，從而保障基層事業(yè)單位檔案管理工作效果。另外，還應(yīng)加大基層事業(yè)單位檔案管理制度的執(zhí)行力，使檔案管理制度能夠切實(shí)約束管理人員的日常工作?；鶎邮聵I(yè)單位可將激勵(lì)機(jī)制與管理制度相結(jié)合，將檔案管理制度細(xì)化，并引入崗位責(zé)任制，明確劃分各個(gè)崗位的職責(zé)，每個(gè)季度及年度對(duì)檔案管理人員開展考核工作，針對(duì)考核結(jié)果較好的檔案管理人員，可酌情給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì);反之，針對(duì)季度及年度考核結(jié)果較差的人員，基層事業(yè)單位應(yīng)著重分析該管理人員工作效率低下的原因，并采取針對(duì)性較高的教育活動(dòng)提升管理人員工作水平，以確保基層事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。

2.2 豐富檔案管理的方式

為了進(jìn)一步加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，提高工作效率，首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)、單一的管理方式，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)行多樣化管理，最終實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴(kuò)大基層事業(yè)單位大男子與的儲(chǔ)存總量，還能大幅減輕單位的庫存空間，而且無紙化的檔案管理可以簡(jiǎn)化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開展各項(xiàng)聯(lián)合工作。

2.3 基層事業(yè)單位應(yīng)重視人才培養(yǎng)工作

管理人員專業(yè)水平高低直接影響基層事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，因此，基層事業(yè)單位應(yīng)重視管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)工作。在具體工作中，根據(jù)基層事業(yè)單位具體情況，開展相應(yīng)的培訓(xùn)教育工作，定期組織管理人員參與檔案管理技能培訓(xùn)，從而提升基層事業(yè)單位檔案管理水平。另外，在基層事業(yè)單位人才選拔方面，可吸納部分離退休員工，這些員工有著多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)基層事業(yè)單位各項(xiàng)工作的熟悉程度較高，尤其在其原有工作領(lǐng)域范圍之內(nèi)，對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理工作完善方面具有一定的權(quán)威性。除此之外，還應(yīng)重視基層事業(yè)單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，加大青年管理人員的培養(yǎng)力度，針對(duì)檔案管理專業(yè)優(yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生，可予以優(yōu)先考慮，大學(xué)畢業(yè)生剛剛走出校園，工作熱情程度較高，但檔案管理實(shí)際經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較少。鑒于此，基層事業(yè)單位可加強(qiáng)崗前培訓(xùn)力度，從而調(diào)整檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，提高基層事業(yè)單位檔案管理水平。

2.4 事業(yè)單位檔案管理轉(zhuǎn)向信息化

檔案管理信息化是充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理，并進(jìn)一步處理、分析和開發(fā)，力圖由簡(jiǎn)單管理模式向社會(huì)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)，自上而下形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理系統(tǒng)軟件，建立信息共享平臺(tái)，升級(jí)檔案利用服務(wù)，提供更精準(zhǔn)的服務(wù)。應(yīng)該具有四個(gè)條件：一是配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù);二是建立檔案用戶信息庫，及時(shí)分析、了解用戶對(duì)檔案的需求，有針對(duì)性地編輯完整、系統(tǒng)的檔案信息，提高檔案利用率;三是緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動(dòng);四是加快局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為利用者提供快捷方便的服務(wù)方式。以信息化為基礎(chǔ)，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

3 結(jié)語

科學(xué)合理的進(jìn)行基層事業(yè)單位檔案管理，能夠助推基層事業(yè)單位的不斷發(fā)展，本文從創(chuàng)新檔案管理理念，改進(jìn)檔案管理方法，提高檔案管理檢索效率等方面展開了討論。并針對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的諸多問題，提出了幫助計(jì)算事業(yè)單位檔案管理朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展的相關(guān)策略，希望本文的研究能夠?yàn)闄n案管理領(lǐng)域相關(guān)專家學(xué)者提供一定的參考。

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