捐贈(zèng)檔案在利用中的問題及其對策

捐贈(zèng)檔案是館藏檔案的一個(gè)組成部分，對豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，加深與國際國內(nèi)各單位和個(gè)人的交流與合作，保存優(yōu)秀歷史與文化，宣傳檔案工作、普及國民檔案意識(shí)等都有著積極意義。

上海市檔案館從1959年成立以來，除了接受屬于接收范圍內(nèi)的單位移交檔案以外，還陸續(xù)征集國內(nèi)單位和個(gè)人，甚至包括海外友人捐贈(zèng)的檔案。但我館一般只注重征集捐贈(zèng)檔案進(jìn)館，對此類檔案入庫后的保管、鑒定、編研、利用考慮得不多，或根本沒有考慮過相關(guān)問題，在該類檔案提供利用過程中就發(fā)現(xiàn)相應(yīng)問題。因?yàn)椤笆占?、整理、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用”等檔案管理八大環(huán)節(jié)中，利用環(huán)節(jié)是檢驗(yàn)其余各項(xiàng)工作的“試金石”。

1 捐贈(zèng)檔案在利用中發(fā)現(xiàn)的問題

1.1 檔案保管問題

在捐贈(zèng)檔案的利用過程中，發(fā)現(xiàn)有些捐贈(zèng)檔案因保管不善，而出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象。造成這種現(xiàn)象可能的原因是：

1）相關(guān)捐贈(zèng)檔案征集進(jìn)館時(shí)沒有對其狀況進(jìn)行檢查。

2）相關(guān)捐贈(zèng)檔案征集進(jìn)館時(shí)沒有對其進(jìn)行消毒等處理。

3）相關(guān)捐贈(zèng)檔案征集進(jìn)館后，沒有定期對其狀況進(jìn)行檢查。

1.2 檔案原件保護(hù)問題

在捐贈(zèng)檔案的利用過程中，發(fā)現(xiàn)有些捐贈(zèng)檔案是用鉛筆書寫的，年深日久后，字跡退化、脫落，難于辨認(rèn)。造成這種現(xiàn)象可能的原因是：1）相關(guān)捐贈(zèng)檔案征集進(jìn)館時(shí)沒有對其狀況進(jìn)行檢查。

2）沒有建立對館藏檔案狀況進(jìn)行定期檢查的制度。

3）沒有建立對用鉛筆書寫檔案進(jìn)行定期抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)搶救修補(bǔ)的制度。

1.3 檔案整理編目問題

在捐贈(zèng)檔案的利用過程中，發(fā)現(xiàn)有些捐贈(zèng)檔案未經(jīng)整理，或有些捐贈(zèng)檔案雖經(jīng)整理，但只是初步整理，有不少錯(cuò)漏，如擬寫檔案目錄時(shí)過于籠統(tǒng)，未標(biāo)明檔案的具體內(nèi)容;把檔案形成年份標(biāo)錯(cuò);把不同年份形成的，應(yīng)歸在不同案卷中的檔案裝訂在一起等。甚至有些捐贈(zèng)檔案的目錄數(shù)據(jù)都還未被導(dǎo)入館藏資源數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致捐贈(zèng)檔案在編研和利用時(shí)的不便。造成這種現(xiàn)象可能的原因是：

1）在檔案移交進(jìn)館時(shí)，我館可以對擬進(jìn)館檔案的立卷、編目、提出限制利用意見等進(jìn)行檢查，如不符合相關(guān)規(guī)定的，我館可以要求檔案移交單位對擬進(jìn)館檔案進(jìn)行整改。但在捐贈(zèng)檔案進(jìn)館時(shí)，不可能以對檔案移交單位同樣的要求來要求檔案捐贈(zèng)人，勢必要我館幫助檔案捐贈(zèng)人對捐贈(zèng)檔案進(jìn)行整理編目等。由于進(jìn)行檔案整理編目等需要時(shí)間，但不可能等把捐贈(zèng)檔案征集進(jìn)館后慢慢整理好，再辦理檔案捐贈(zèng)手續(xù)，而是在捐贈(zèng)檔案進(jìn)館的同時(shí)就需要提供一份捐贈(zèng)檔案目錄給檔案捐贈(zèng)人。時(shí)間緊迫的關(guān)系，往往造成在捐贈(zèng)檔案的整理編目上，會(huì)出現(xiàn)不少錯(cuò)漏。

2）在捐贈(zèng)檔案征集進(jìn)館后，由于覺得在辦理檔案捐贈(zèng)手續(xù)時(shí)，已經(jīng)對捐贈(zèng)檔案進(jìn)行了初步整理和編目，已經(jīng)提供了一份捐贈(zèng)檔案目錄給檔案捐贈(zèng)人了。捐贈(zèng)檔案的整理編目已經(jīng)有了一個(gè)初步的基礎(chǔ)了，且捐贈(zèng)檔案的利用量較少，進(jìn)一步的整理編目可以緩一緩，等有空時(shí)再進(jìn)行。結(jié)果，這一緩，就一直緩到現(xiàn)在。

3）檔案整理編目的工作量較大，除了要對捐贈(zèng)檔案進(jìn)行初步整理編目外，還需對已移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行進(jìn)一步的編目，擬寫卷內(nèi)文件目錄等。雖然現(xiàn)在已試行立卷歸檔方式的改革，試行以“件”為單位進(jìn)行立卷歸檔，已經(jīng)減輕了檔案整理編目，擬寫卷內(nèi)文件目錄的工作量。但隨著國家不斷深入推進(jìn)檔案工作改革，不斷增強(qiáng)各單位各部門的檔案法制意識(shí)，不斷規(guī)范檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案移交單位數(shù)量比以前增多了，進(jìn)館檔案數(shù)量也逐年增多，檔案整理編目的工作量不斷加大，面對捐贈(zèng)檔案的整理編目就有些“心有余而力不足”了。

4）有些捐贈(zèng)檔案的目錄數(shù)據(jù)還未被導(dǎo)入館藏資源數(shù)據(jù)庫，則是由于相關(guān)檔案工作部門之間沒有很好的銜接彼此的工作流程，或由于相關(guān)部門之間職責(zé)不清，導(dǎo)致捐贈(zèng)檔案目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作出現(xiàn)了疏漏。

1.4 檔案開放鑒定問題

在捐贈(zèng)檔案的利用過程中，發(fā)現(xiàn)絕大部分捐贈(zèng)檔案的劃控標(biāo)識(shí)都為“未劃控”，也就是未對絕大部分捐贈(zèng)檔案進(jìn)行過檔案開放鑒定。造成這種現(xiàn)象可能的原因是：

1）混淆“檔案形成時(shí)間”和“捐贈(zèng)檔案進(jìn)館時(shí)間”。因?yàn)榘凑铡吨腥A人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（以下簡稱《實(shí)施辦法》），檔案形成滿30年，就要對其進(jìn)行開放鑒定，符合檔案開放條件并經(jīng)相應(yīng)程序批準(zhǔn)，這些滿30年的進(jìn)館檔案就可對社會(huì)開放，供大眾查閱利用。有些捐贈(zèng)檔案形成的時(shí)間距今早已超過了30年，按照《實(shí)施辦法》的規(guī)定，早就應(yīng)該對其進(jìn)行開放鑒定。但有些人認(rèn)為“檔案形成滿30年”是指捐贈(zèng)檔案捐贈(zèng)進(jìn)館，才成為“檔案”，自捐贈(zèng)檔案進(jìn)館滿30年后，才需對其進(jìn)行開放鑒定。

2）對移交進(jìn)館且形成已滿30年檔案的開放鑒定一項(xiàng)就占據(jù)了檔案開放鑒定力量的全部，確實(shí)沒有余力再對捐贈(zèng)檔案進(jìn)行開放鑒定。且根據(jù)新《檔案法》（征求意見稿）的精神，將來檔案形成滿20年，就需進(jìn)行開放鑒定，那檔案開放鑒定的工作量就更大了。

3）堅(jiān)持傳統(tǒng)的“重保管”、“輕利用”的觀念，認(rèn)為捐贈(zèng)檔案可不對社會(huì)提供利用，或認(rèn)為捐贈(zèng)檔案的主要利用者是檔案捐贈(zèng)人本人，所以無需對捐贈(zèng)檔案進(jìn)行開放鑒定。

4）出于保護(hù)著作權(quán)的需要。檔案館在征集捐贈(zèng)檔案時(shí)，并沒有與檔案捐贈(zèng)人簽訂相關(guān)檔案著作權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議，況且檔案捐贈(zèng)人并不一定享有捐贈(zèng)檔案的著作權(quán)。（1）根據(jù)《中華人民共和國著作權(quán)法》（以下簡稱《著作權(quán)法》）第二十一條，著作權(quán)利的保護(hù)期為作者終生及其死亡后50年。為了保護(hù)捐贈(zèng)檔案著作權(quán)人的權(quán)利，除檔案已被著作權(quán)人發(fā)表的以外，即使捐贈(zèng)檔案形成已滿30年，也不應(yīng)對其進(jìn)行開放鑒定，而應(yīng)等捐贈(zèng)檔案著作權(quán)利保護(hù)期限屆滿后再進(jìn)行開放鑒定。因捐贈(zèng)檔案可分為兩類：即著作權(quán)人已發(fā)表的和著作權(quán)人未發(fā)表的。假設(shè)檔案館在著作權(quán)利的保護(hù)期限未滿前就對形成已滿30年且著作權(quán)人未發(fā)表的捐贈(zèng)檔案進(jìn)行開放鑒定，并把可開放的捐贈(zèng)檔案開放給公眾查閱，看起來符合《檔案法》和《實(shí)施辦法》的規(guī)定，實(shí)際上違反了《著作權(quán)法》的規(guī)定。檔案館等于是代替著作權(quán)人行使了作品的發(fā)表權(quán)，侵犯了著作權(quán)人依法享有的權(quán)利，造成損失的，就應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，如停止侵害、消除影響、賠禮道歉、賠償損失等。（2）根據(jù)《著作權(quán)法》第二十二條，即使檔案館可以向公眾開放那些尚處于著作權(quán)利保護(hù)期限內(nèi)，但形成已滿30年且已被作者發(fā)表的捐贈(zèng)檔案，也應(yīng)當(dāng)指明作者姓名、作品名稱，并且不得侵犯著作權(quán)人依照《著作權(quán)法》享有的其他權(quán)利。（3）根據(jù)《財(cái)政部、發(fā)展改革委關(guān)于公布取消和免征一批行政事業(yè)性收費(fèi)的通知》（財(cái)綜〔2013〕67號(hào)），取消了利用檔案收費(fèi)。如允許利用者復(fù)制尚處于著作權(quán)利保護(hù)期限內(nèi)的捐贈(zèng)檔案，就會(huì)影響著作權(quán)人的權(quán)利，所以檔案館不得向公眾提供尚處于著作權(quán)利保護(hù)期限內(nèi)的捐贈(zèng)檔案的復(fù)制服務(wù)。

1.5 檔案“異質(zhì)保存”、“異地備份”問題

在捐贈(zèng)檔案的利用過程中，發(fā)現(xiàn)絕大部分捐贈(zèng)檔案沒有進(jìn)行過數(shù)字化，也沒有拍過縮微膠片，提供利用的就是捐贈(zèng)進(jìn)館的檔案原件。也就是說，對于捐贈(zèng)檔案沒有考慮過“異質(zhì)保存”、“異地備份”等問題。如果在保管和利用過程中，發(fā)生自然災(zāi)害或人為損害，就會(huì)對捐贈(zèng)檔案造成難以挽回或彌補(bǔ)的損失。造成這種現(xiàn)象可能的原因是：

1）認(rèn)為捐贈(zèng)檔案的數(shù)量、價(jià)值和移交檔案的數(shù)量、價(jià)值比起來，微不足道，甚至可以忽略不計(jì)，沒必要對捐贈(zèng)檔案采取和移交檔案一樣的數(shù)字化或拍攝縮微膠片等方法進(jìn)行保護(hù)。

2）移交檔案的數(shù)字化和縮微膠片拍攝工作已十分繁重，再無余力對捐贈(zèng)檔案也進(jìn)行數(shù)字化和縮微膠片拍攝工作。

3）存在麻痹大意和僥幸心理，認(rèn)為自然災(zāi)害和人為損害發(fā)生的概率幾乎為零，即使發(fā)生了自然災(zāi)害和人為損害，因捐贈(zèng)檔案所占館藏總量的比重很少，遭受損失的也只可能是移交檔案，所以無需對捐贈(zèng)檔案進(jìn)行數(shù)字化或縮微膠片拍攝等保護(hù)。

2 捐贈(zèng)檔案出現(xiàn)問題的原因

2.1 不重視捐贈(zèng)檔案

檔案館對捐贈(zèng)檔案的重視程度不夠，沒有將捐贈(zèng)檔案納入和移交檔案同樣的管理體系中，而是各項(xiàng)工作都以移交檔案為主。不重視捐贈(zèng)檔案，可能是認(rèn)為捐贈(zèng)檔案的數(shù)量不多，價(jià)值不大，利用率不高等。

2.2 不了解、不熟悉檔案工作涉及的其他相關(guān)法律規(guī)定

從事檔案工作，不僅需要了解、熟悉檔案工作方面的法律法規(guī)，還需了解、熟悉其他各方面的法律法規(guī)，包括前文提到的《著作權(quán)法》、《物權(quán)法》、《民法通則》等。對檔案工作中涉及的其他法律法規(guī)不了解、不熟悉，在工作中必然會(huì)出現(xiàn)違反法律法規(guī)規(guī)定的情況，造成工作的疏漏，造成嚴(yán)重后果的還需承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

2.3 沒有建立健全相應(yīng)的制度，或沒有嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度

從利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題來看，有些工作疏漏是由于沒有相應(yīng)的規(guī)章制度可以遵循而導(dǎo)致的，而有些疏漏是由于沒有執(zhí)行或沒有嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)章制度而導(dǎo)致的。沒有嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)章制度，可能是因?yàn)椴涣私?、不熟悉相?yīng)的規(guī)章制度而導(dǎo)致的，也可能是因?yàn)橄鄳?yīng)的規(guī)章制度不具有操作性而采取變通的辦法執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)章制度而導(dǎo)致的。

3 捐贈(zèng)檔案出現(xiàn)問題的解決方法

3.1 重視捐贈(zèng)檔案

移交檔案和捐贈(zèng)檔案兩相比較，檔案館應(yīng)當(dāng)更加重視捐贈(zèng)檔案。因?yàn)橹挥邪丫栀?zèng)檔案的工作做好，讓檔案捐贈(zèng)人滿意，樹立好的口碑，才能吸引更多的單位和個(gè)人向檔案館捐贈(zèng)檔案，使檔案館能不斷地豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大檔案工作的影響，辦出水平和特色。

3.2 深入學(xué)習(xí)、研究檔案工作所需的法律知識(shí)

對檔案工作中涉及的“著作權(quán)”、“隱私權(quán)”、“肖像權(quán)”等各種法律問題以及新的《檔案法》（征求意見稿），采取“請進(jìn)來”、“走出去”的形式，進(jìn)行深入學(xué)習(xí)、研究和探討，以期弄懂、吃透相關(guān)法律的規(guī)定，并用來指導(dǎo)檔案工作。

作者簡介

吳夢玥（1982-），女，漢，江蘇省宜興市，主任科員，助理館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案利用問題研究。