淺談如何實(shí)現(xiàn)水電公司檔案管理規(guī)范化

江賢英

摘 要：水電公司檔案是記載企業(yè)發(fā)展歷史的重要載體，是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)重要內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，能夠極大地提高水電企業(yè)檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。筆者以湖南芷江蟒塘溪水利水電開發(fā)有限責(zé)任公司（以下簡稱“蟒電公司”）為例淺談如何把檔案工作作為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和提高企業(yè)管理水平的一項(xiàng)條件性工作，多措并舉，切實(shí)推動(dòng)檔案工作上新臺(tái)階，實(shí)現(xiàn)公司檔案管理規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：水電公司;檔案管理;規(guī)范化

1 蟒電公司檔案管理概況

湖南芷江蟒塘溪水利水電開發(fā)有限責(zé)任公司（簡稱“蟒電公司”）成立于1997年5月。地處湖南省沅水一級(jí)支流舞水中游湘黔交界的芷江侗族自治縣境內(nèi)，是一座以發(fā)電為主，兼有防洪、供水、養(yǎng)殖、旅游等綜合效益的水利水電樞紐工程，總裝機(jī)容量6萬KW，年平均發(fā)電量2.676億KWh，控制流域面積8182平方公里，被譽(yù)為保護(hù)湘黔邊區(qū)綠水青山良好生態(tài)的明珠工程和助推湘黔邊區(qū)脫貧致富生產(chǎn)發(fā)展的明星企業(yè)。

蟒電公司建成22年來，共形成了檔案資料1639卷（件）。其中：文書檔案275卷;工程建設(shè)檔案973卷;財(cái)會(huì)檔案252卷;照片檔案5件;電子檔案49件;實(shí)物檔案85件。因公司建設(shè)周期長、引進(jìn)設(shè)備多元化，檔案工作一直是一個(gè)重點(diǎn)難點(diǎn)。在建設(shè)過程中，更多精力放在抓工程進(jìn)度、質(zhì)量上，忽視對檔案資料的整理保存。檔案管理人員臨時(shí)抽調(diào)，對檔案管理不熟悉，不專業(yè)。除了文書和工程建設(shè)檔案由專人管理外，其他檔案存在分散、零亂、質(zhì)雜、量大等情況，不利于檔案的管理使用。

2 蟒電公司檔案管理規(guī)范化之路

近年來，蟒電公司高度重視檔案工作，經(jīng)大力整改，2004月3月11日，蟒電公司企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理成功實(shí)現(xiàn)晉升國家二級(jí);同年8月，再獲湖南省檔案局同意檔案驗(yàn)收為優(yōu)良工程;2018年1月10日，公司檔案工作規(guī)范化管理晉升為“省特級(jí)”。具體措施有：

2.1 強(qiáng)化組織管理

1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。公司班子成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，辦公室增設(shè)綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理各類檔案。綜合檔案室由辦公室主任直接管理，檔案室的日常工作設(shè)立專、兼職檔案員雙重把關(guān)。

2）加強(qiáng)制度建設(shè)。將檔案工作列入公司發(fā)展年度規(guī)劃;健全檔案工作制度并納入公司管理制度范圍;制定并落實(shí)歸檔、保管、保密、利用、安全保衛(wèi)等多項(xiàng)制度。

2.2 改善保管條件

1）檔案用房。升級(jí)綜合檔案室?guī)旆磕軡M足永久存放檔案的要求。做到了檔案庫房、辦公室、閱文室三分開，檔案室安全適用、整潔有序。

2）裝具設(shè)備。檔案庫房增加檔案密集架12列、30立方米，同時(shí)增設(shè)空調(diào)、去濕機(jī)和溫濕度自控系統(tǒng)，并配有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、防磁柜、消毒柜等設(shè)備。

2.3夯實(shí)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

1）歸檔統(tǒng)籌。推行文書處理和業(yè)務(wù)部門歸檔整理制度，除文書檔案統(tǒng)一由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé)收集和整理之外，其他門類檔案由各業(yè)務(wù)部室兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，全部于次年3月底前向綜合檔案室移交。

2）整理編目。公司認(rèn)真制定《檔案管理工作規(guī)范》，各類檔案均按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理，確保分類科學(xué)、裝訂規(guī)范、排列有序，編目規(guī)范、裝訂美觀。

3）保管維護(hù)。各種門類、載體的檔案實(shí)現(xiàn)存放整齊統(tǒng)一，符合要求。建立了全宗卷和庫房內(nèi)檔案資料存放示意圖。并對破損、霉變、褪變檔案進(jìn)行了修復(fù)、復(fù)制。

4）鑒定統(tǒng)計(jì)。規(guī)范開展到期檔案的鑒定工作，超過保管期限的檔案依法鑒定銷毀，建立檔案管理基礎(chǔ)情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，做到內(nèi)容全面、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

5）檔案數(shù)字化。公司開發(fā)運(yùn)用數(shù)字檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)文書檔案全部數(shù)字化處理和原文掛接。建立各門類各載體檔案的案卷和文件目錄數(shù)據(jù)庫，各門類檔案目錄都錄入電腦，數(shù)字檢索，方便快捷。

2.4 深化開發(fā)利用

1）利用服務(wù)。公司編制《案卷目錄》《歸檔文件目錄》及《專題目錄》等檢索工具。檔案員熟悉所管轄范圍及相關(guān)業(yè)務(wù)，調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確，能根據(jù)需要，快捷優(yōu)質(zhì)調(diào)檔。

2）編研工作。公司編寫《湖南芷江蟒塘溪水利水電開發(fā)有限責(zé)任公司檔案工作規(guī)范》《大事記》《工程建設(shè)項(xiàng)目簡介》《專題介紹》《檔案利用實(shí)例》等編研資料，檔案編研成果豐富。

3 結(jié)語

水電公司檔案是記載公司發(fā)展歷史的重要載體，是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，能夠極大地提高水電企業(yè)檔案利用、服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。每一個(gè)水電企業(yè)都需要高度重視檔案管理工作，因地制宜，結(jié)合實(shí)際。才能實(shí)現(xiàn)本企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，才能真正提升企業(yè)管理水平，才能確保本企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙豐收。

參考文獻(xiàn)

[1]薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2006.

[2]梁惠卿.檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析[J].檔案管理，2013（1）：38-40.

[3]龐芬.縣級(jí)供電企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀與對策[J].檔案天地，2009（8）：98.

[4]周斐.加強(qiáng)和規(guī)范縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理的思考[J].云南電業(yè)，2009（7）：256.