淺析技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理的方法與技巧

鄒春艷?劉永貴

摘 要：受經(jīng)濟(jì)與科技快速發(fā)展、各領(lǐng)域改革深化的影響，技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作也在不斷發(fā)生變化。基于此，本文將圍繞技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理的方法與技巧開(kāi)展深入研究，希望研究?jī)?nèi)容能夠?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理工作者帶來(lái)一定啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：技術(shù)機(jī)構(gòu);檔案管理;技術(shù)檔案

技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理存在較高重要性，該工作直接影響基礎(chǔ)資料保存，資料的完整性和準(zhǔn)確性也會(huì)受到影響，同時(shí)還能夠?yàn)榧夹g(shù)機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供依據(jù)。為進(jìn)一步提升技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理水平，正是本文圍繞該課題開(kāi)展具體研究的原因所在。

1 技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理的方法

1.1 技術(shù)檔案管理方法

技術(shù)檔案管理屬于技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理的重點(diǎn)之一，這一管理需圍繞歸檔、存儲(chǔ)、變更、催還續(xù)借四方面展開(kāi)。歸檔管理需關(guān)注計(jì)量技術(shù)檔案涉及的量值溯源、儀器設(shè)備更換、儀器設(shè)備停用、標(biāo)準(zhǔn)器考核、能力核驗(yàn)、人員培訓(xùn)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器定期檢定證書，由于檔案信息搜集屬于長(zhǎng)期、精細(xì)、總體而全面的工作，因此歸檔管理必須保證每項(xiàng)基礎(chǔ)工作搜集的總體性和有效性;存儲(chǔ)管理需重點(diǎn)關(guān)注技術(shù)檔案的存放格式，以此實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的規(guī)范建檔和準(zhǔn)確存放，并為技術(shù)檔案查找提供支持。在具體實(shí)踐中，應(yīng)基于種類區(qū)分，并明確檔案存放格式內(nèi)容，包括保管人、存檔位置、存檔日期、檔案名稱、頁(yè)數(shù)、類別、序號(hào)等;變更管理需關(guān)注重大的技術(shù)檔案內(nèi)容變化，并以此明確變更程序，必須由檔案管理員完成具體的變更手續(xù)。變更管理的核心在于技術(shù)檔案一致性的保證，因此技術(shù)檔案格式調(diào)整必須在特殊情況下進(jìn)行，如存在重要問(wèn)題或重大改動(dòng)工作需要，內(nèi)容調(diào)整也需要以原有內(nèi)容為基礎(chǔ)，以此實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理并保證原有信息存留;催還續(xù)借管理可有效提升技術(shù)檔案使用率，避免使用人手中技術(shù)檔案留置時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或無(wú)故留置情況出現(xiàn)，檔案部門還應(yīng)針對(duì)性設(shè)立相關(guān)催還與續(xù)借制度[1]。

1.2 明確檔案歸檔范圍

為明確檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案歸檔范圍，應(yīng)以考核規(guī)范為依據(jù)，《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核》（JJF1069-2007）涉及的檔案管理內(nèi)容需得到重點(diǎn)關(guān)注，以此明確歸檔范圍，增加相應(yīng)的管理內(nèi)容。具體應(yīng)包括計(jì)量檢定規(guī)程、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)構(gòu)設(shè)置文件、法人代表任命文件、法人資格、機(jī)構(gòu)管理制度、質(zhì)量體系文件質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量活動(dòng)記錄、程序文件、內(nèi)部管理職責(zé)、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可證書、上級(jí)部門鑒定證書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證書、檢測(cè)證書報(bào)告等。而基于《計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》JJF1033-2008，歸檔范圍還應(yīng)包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的更換申請(qǐng)表、重復(fù)性穩(wěn)定性考核記錄、考核證書、技術(shù)報(bào)告、履歷表、操作程序、技術(shù)規(guī)范、檢定校準(zhǔn)證書、人員資格證明以及相關(guān)管理制度、等內(nèi)容。此外，人員技術(shù)檔案、人員培訓(xùn)計(jì)劃、各類事項(xiàng)處理結(jié)果記錄、檢測(cè)證書報(bào)告的原始記錄與副本也應(yīng)納入檔案歸檔范圍，人員技術(shù)檔案主要包括畢業(yè)證書、檢定員證、審核員證、各類聘書和授權(quán)文件、繼續(xù)教育學(xué)分證書、培訓(xùn)證明、論文論著、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、英語(yǔ)等級(jí)證書等。為更好適應(yīng)機(jī)構(gòu)考核，檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作還應(yīng)做好標(biāo)準(zhǔn)清理、檢驗(yàn)報(bào)告整理、考核資料歸整等工作，由此順利通過(guò)機(jī)構(gòu)考核，檔案管理工作的質(zhì)量即可得到更好保障[2]。

2 技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理的技巧

2.1 儀器設(shè)備檔案管理技巧

為更好開(kāi)展技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理，儀器設(shè)備檔案管理技巧的掌握極為關(guān)鍵。近年來(lái)各類先進(jìn)儀器設(shè)備開(kāi)始大量應(yīng)用于技術(shù)機(jī)構(gòu)，淘汰設(shè)備、正在使用設(shè)備、最新設(shè)備的管理工作也日趨復(fù)雜，且工作量不斷擴(kuò)大，因此必須開(kāi)展嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的儀器設(shè)備檔案管理，具體管理應(yīng)圍繞使用權(quán)限管理與儀器設(shè)備管理展開(kāi)。使用權(quán)限管理指的是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及相應(yīng)檔案管理系統(tǒng)，開(kāi)展分級(jí)管理，如檢測(cè)結(jié)果的登錄應(yīng)由具有檔案管理權(quán)限的人員負(fù)責(zé)，且記入后不得隨意修改與刪除。具有檢測(cè)權(quán)限的人員則可以通過(guò)系統(tǒng)錄入檢測(cè)使用的設(shè)備儀器、檢測(cè)環(huán)境、檢測(cè)時(shí)間等數(shù)據(jù)，由此統(tǒng)一匯總，即可保證檢測(cè)報(bào)告的權(quán)威性、嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性。具體應(yīng)以管理、修改、刪除為一級(jí)權(quán)限，以修改、刪除為二級(jí)權(quán)限，以數(shù)據(jù)上傳為三級(jí)權(quán)限。在具體的儀器檔案管理工作中，應(yīng)圍繞購(gòu)置申請(qǐng)、報(bào)價(jià)單、設(shè)備技術(shù)論證、購(gòu)置合同、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家、使用期限、購(gòu)買時(shí)間、專職管理人員、報(bào)廢處理展開(kāi)。為保證儀器的有效使用率，檔案管理還應(yīng)嚴(yán)格結(jié)合操作規(guī)程，以此錄入相關(guān)信息，為故障原因追蹤提供支持，檔案管理工作可由此較好提升儀器設(shè)備的使用壽命。

2.2 專業(yè)人員技術(shù)檔案管理

隨著技術(shù)機(jī)構(gòu)人員素質(zhì)的不斷提升，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化，檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的要求也在隨之提升，高水平的檔案管理能夠在一定程度上滿足這種要求。通過(guò)利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，可較好服務(wù)于專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理，這一管理可圍繞人員信息檔案、科研技術(shù)檔案、考核材料檔案、人員變動(dòng)檔案展開(kāi)。結(jié)合上文提及的相關(guān)內(nèi)容，人員信息檔案管理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注學(xué)歷學(xué)位證書、繼續(xù)教育證書、進(jìn)修研習(xí)證書、專業(yè)技能培訓(xùn)、操作員證、上崗證等各類專業(yè)技能證書，滿足相關(guān)履職需要;科研技術(shù)檔案管理需圍繞專業(yè)技術(shù)檢測(cè)總結(jié)、會(huì)議論文、學(xué)術(shù)論文、技術(shù)報(bào)告、科研課題等相關(guān)材料展開(kāi);考核材料檔案管理需關(guān)注述職報(bào)告、重大失職與失誤、年度完成工作量等內(nèi)容;人員變動(dòng)檔案管理需重點(diǎn)關(guān)注技術(shù)人員檔案的更新，追蹤溯源檢測(cè)歷史數(shù)據(jù)，真正做到有據(jù)可查。

2.3 開(kāi)展動(dòng)態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理

技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理的動(dòng)態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化探索同樣需要得到重視，以此建立健全檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理信息新系統(tǒng)，即可進(jìn)一步提升檔案管理水平。以技術(shù)機(jī)構(gòu)的人員技術(shù)檔案管理為例，應(yīng)針對(duì)性建設(shè)管理子系統(tǒng)，子系統(tǒng)應(yīng)由3個(gè)模塊組成，同時(shí)還需要嚴(yán)格規(guī)范歸檔內(nèi)容。模塊包括人員信息查詢與維護(hù)模塊，以及持證情況統(tǒng)計(jì)模塊，基本信息、主要學(xué)歷、科研項(xiàng)目成果、工作經(jīng)歷、持證情況、培訓(xùn)記錄、學(xué)術(shù)論著、備注則屬于歸檔內(nèi)容，由此可滿足相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)需要。通過(guò)針對(duì)性建立和應(yīng)用子系統(tǒng)，動(dòng)態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理可順利實(shí)現(xiàn)，人員技術(shù)檔案的管理效率和安全性均可得到較好保障，檔案的利用效率也能夠大幅提升。動(dòng)態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理必須嚴(yán)格遵循相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，并需要重點(diǎn)關(guān)注上級(jí)單位的人力資源檔案管理制度，以此做到與上級(jí)單位檔案、人力資源等信息管理系統(tǒng)的互通互聯(lián)，檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理即可發(fā)揮更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。值得注意的是，考慮到現(xiàn)階段我國(guó)技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理普遍存在管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低、檔案管理體系不合理等不足，員工職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力的培養(yǎng)、技術(shù)機(jī)構(gòu)本身建設(shè)的推進(jìn)、嚴(yán)格的檔案管理獎(jiǎng)懲制度落實(shí)同樣需要得到重點(diǎn)關(guān)注，由此即可進(jìn)一步提升檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，提高檔案管理水平。

3 結(jié)論

綜上所述，技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理需關(guān)注多方面因素影響。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的儀器設(shè)備檔案管理技巧、專業(yè)人員技術(shù)檔案管理，以及動(dòng)態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理等內(nèi)容，則明確了新時(shí)期技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理重點(diǎn)。為進(jìn)一步提升技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理水平，各類新理論、新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用必須得到重視。

參考文獻(xiàn)

[1]張春梅.從機(jī)構(gòu)考核談?dòng)?jì)量技術(shù)檔案管理[J].才智，2018（29）：201-202.

[2]孫建偉，薛俊萍.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理探討[J].科教文匯（上旬刊），2018（06）：191-192.

作者簡(jiǎn)介

鄒春艷（1979-），女，重慶，本科，畢業(yè)重慶大學(xué)，副研究館員，研究方向：檔案管理。