加強醫(yī)院合同檔案信息化管理的有效途徑探討

陳慶

摘要：隨著社會主義經(jīng)濟的快速增長，醫(yī)院合同檔案管理在醫(yī)院經(jīng)濟風險管理中發(fā)揮的作用越來越顯著。在全球經(jīng)濟趨同的大背景下，信息技術(shù)成為生產(chǎn)力的制高點，大數(shù)據(jù)的支持為合同檔案管理帶來了諸多便利，更成為學術(shù)界理論研究與實踐的重點方向?；诖?，就信息時代背景下的醫(yī)院合同檔案信息化管理展開探討，從人才培養(yǎng)、軟硬件設(shè)施建設(shè)、數(shù)字化檔案館、安全防護等角度，提出了加強醫(yī)院合同檔案信息化管理的有效途徑，以期為醫(yī)院合同檔案管理的發(fā)展提供更廣泛的思路。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 合同檔案 信息化管理 人才 基礎(chǔ)設(shè)施 數(shù)字化檔案館

中圖分類號：R197.3 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2020）04-0123-02

在現(xiàn)代醫(yī)院管理之中，合同是必不可少的一部分，在醫(yī)院的經(jīng)濟活動中，合同是規(guī)定各方權(quán)利和義務(wù)的重要憑證，直接影響著醫(yī)院經(jīng)濟活動的正常開展。醫(yī)院合同檔案信息化管理，通過與信息技術(shù)的結(jié)合，可以實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，進行系統(tǒng)化的分類并對各類檔案信息資源實施統(tǒng)一管理，將不同類型的檔案全部集中于數(shù)據(jù)庫之中，這樣紙質(zhì)合同在進行歸檔保存的同時，可以隨時調(diào)用電子存檔文件，大大提高工作效率，并確保檔案內(nèi)容的完整性。在信息時代，應(yīng)強化合同檔案管理意識，樹立正確的信息科學意識，將合同檔案管理與信息技術(shù)充分結(jié)合起來，利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢提高合同檔案管理水平，從而全面促進合同檔案管理的規(guī)范化、標準化和信息化，以便更好地為醫(yī)院經(jīng)濟活動提供服務(wù)[1]。如何更好地促進醫(yī)院開展合同檔案的信息化管理，是值得醫(yī)院檔案管理工作者深思的課題。

一、培養(yǎng)合同檔案信息化管理人才

醫(yī)院合同檔案信息化管理是近幾年才逐漸發(fā)展起來的，因而幾乎每個醫(yī)院都存在短缺合同檔案信息化管理的人才。首先，醫(yī)院可以加強對現(xiàn)有合同檔案管理人才的培訓(xùn)，制定科學的合同檔案管理員工在崗培訓(xùn)計劃，并投入一定的經(jīng)費，既可以在內(nèi)部選拔信息化人才擔任培訓(xùn)導(dǎo)師，也可以通過外部聘請專業(yè)人才的方式開展專項培訓(xùn)，不斷通過專項培訓(xùn)提升已有工作人員的信息化水平。其次，醫(yī)院可以與當?shù)馗叩仍盒Ｂ?lián)合，既可以利用高校的設(shè)施和教研能力，幫助醫(yī)院培養(yǎng)信息化檔案管理人才，也可以與高校簽訂就業(yè)協(xié)議，每年到高校招聘相應(yīng)數(shù)量的信息化人才，擴充醫(yī)院內(nèi)部已有的人才，通過不斷引進新的專業(yè)化人才，滿足信息化時代醫(yī)院對信息化人才的需求[2]。最后，醫(yī)院要將信息化教育作為普及教育的一種，通過靈活多樣的方式對合同檔案管理人員進行知識教育普及，比如專題講座、實踐演練等方式，幫助員工拓展計算機理論知識，加強辦公自動化技術(shù)的學習，提升實踐操作能力，熟練掌握合同檔案信息化操作的步驟、使用技巧。

二、加大資金投入，促進基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

合同檔案信息化的建設(shè)與管理，需要醫(yī)院高度重視，并且舍得投入大量的資金購置相應(yīng)的設(shè)備，配備開展合同檔案信息化管理工作所需要的硬件設(shè)施，如計算機、打印機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲器等。在硬件設(shè)施投入上，要以檔案資源的信息化為對象，以檔案資源為基礎(chǔ)，基于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行精細化管理，為醫(yī)院各部門各科室提供更詳盡的檔案信息服務(wù)。配齊硬件之后，還要繼續(xù)配備相應(yīng)的軟件，信息化辦公軟件、信息處理系統(tǒng)及處理檔案工作的專業(yè)軟件等;只有硬件沒有軟件也難以做好信息化管理工作。配備齊全軟硬件設(shè)施之后，還要定期投入相應(yīng)的資金對軟硬件設(shè)施進行相應(yīng)的維護。醫(yī)院合同檔案信息化是一個持續(xù)動態(tài)發(fā)展的過程，在后期信息化管理的過程中，依然需要投入大量的人力、物力及財力[3]。因此，醫(yī)院可與國家相關(guān)部門進行協(xié)商，爭取通過國家財政資金專項撥款的方式獲得相應(yīng)的支持，以此來減輕醫(yī)院自身在合同檔案信息化管理方面投入資金帶來的經(jīng)濟壓力。

三、利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)建立數(shù)字化檔案館

醫(yī)院合同檔案的信息化管理，要利用網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)做好合同檔案的收集與統(tǒng)計工作，然后建立醫(yī)院自身的合同檔案數(shù)據(jù)庫，在信息化的基礎(chǔ)上進一步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化。合同檔案中有些信息是極其重要的，并不是每個部門都有權(quán)限審閱，因此需要合同檔案管理部門通過一定的設(shè)置，針對各個部門、科室專門設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，部門可以直接提取相應(yīng)的合同檔案信息進行分析，并確保檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)可以隨時利用網(wǎng)絡(luò)查閱存儲的合同檔案詳細信息[4]。網(wǎng)絡(luò)化合同檔案管理，可以實現(xiàn)檔案信息的共享。在社會不斷信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的背景下，檔案管理工作也要緊隨社會的進步，不斷作出調(diào)整，通過保證網(wǎng)絡(luò)之間的信息共享，使網(wǎng)絡(luò)資源化的合同檔案管理工作符合時代的發(fā)展，從而促進整個醫(yī)院合同檔案管理水平的提高，實現(xiàn)檔案全方位的綜合管理。通過互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等多種信息技術(shù)對合同檔案信息化管理提供高效的支持，改造醫(yī)院合同檔案管理系統(tǒng)，建立規(guī)范化的合同數(shù)字化檔案館，徹底實現(xiàn)整個醫(yī)院合同檔案的信息化管理，為今后醫(yī)院合同檔案管理的發(fā)展打下扎實的基礎(chǔ)。

四、健全檔案信息管理制度，提升信息安全管理水平

醫(yī)院應(yīng)高度注重合同檔案信息化管理的制度建設(shè)，促進合同檔案信息化管理工作逐漸走上正軌，越來越規(guī)范。比如制定與技術(shù)方法相應(yīng)的制度，制定硬件設(shè)施維護養(yǎng)護制度，制定檔案系統(tǒng)設(shè)計的標準，通過制定相應(yīng)的標準，確保醫(yī)院合同檔案信息化管理有序開展。在確保醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)部門更方便審閱合同檔案信息的同時，也要及時加強對合同檔案信息化的安全管理;醫(yī)院的合同檔案信息化管理缺少了安全作為保障，那么隨時都有丟失的威脅。要通過購買專業(yè)的安全軟件、系統(tǒng)加密及數(shù)據(jù)加密等措施，嚴格控制醫(yī)院以外任何單位、個人未經(jīng)授權(quán)私自讀取醫(yī)院內(nèi)部的合同檔案信息。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段促進合同檔案管理高效化開展，在工作得到有效保障的同時，應(yīng)注意信息風險問題，要通過各種手段提高信息風險抵抗能力。從技術(shù)層面來講，檔案管理首要解決的是數(shù)據(jù)加密問題，通過先進算法對合同檔案數(shù)據(jù)進行加密，用戶只有得到認證才能正常操作，所以數(shù)據(jù)非正常途徑流出，均以加密文件形式存在，沒有權(quán)限將無法解析[5]。特殊文件有特殊加密流程，普通權(quán)限無法打開，醫(yī)院擁有唯一權(quán)限，使用者必須通過唯一權(quán)限使用資料。生物識別技術(shù)的安全性比較高，指紋、面部識別都是安全性較高的技術(shù)，在研發(fā)過程中可以考慮運用這些技術(shù)。合同檔案系統(tǒng)還要賦予用戶信息資源的權(quán)限，不同身份的權(quán)限是不一樣的，在調(diào)取資料與權(quán)限不符時，不能查看或?qū)娭仆顺?。通過對多種安全防護技術(shù)及軟件的應(yīng)用，可進一步加強整個醫(yī)院信息化的安全水平。

五、結(jié)語

綜上所述，在信息時代，信息技術(shù)的滲透對醫(yī)院合同檔案管理提出了新要求，醫(yī)院要清楚地認識到這一點，并積極作出相應(yīng)的改變，確保合同檔案信息化的順利發(fā)展。由于醫(yī)院合同檔案信息化管理需要投入大量的人力、物力及資金作為基礎(chǔ)，因此醫(yī)院可以通過在崗培訓(xùn)或外部引入等方式提高檔案管理部門工作人員的信息化水平;投入相應(yīng)的資金，確保軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施運行狀況良好;利用網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)建設(shè)合同數(shù)字化檔案館;利用多種措施確保合同檔案信息的安全。合同檔案信息化管理是一項系統(tǒng)工程，需要相關(guān)工作者付出巨大的努力。

參考文獻：

[1]徐燕.大數(shù)據(jù)時代加強合同檔案信息化管理的有效措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：93-94.

[2]謝虹，戴文娟.公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理與控制的實踐探索[J].衛(wèi)生經(jīng)濟研究，2019（10）：69-71.

[3]時洪亮.加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實踐探索[J].中國城鄉(xiāng)企業(yè)衛(wèi)生，2019（8）：220-222.

[4]林國英.大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響與建議[J].蘭臺內(nèi)外，2019（25）：13-14.

[5]張翼.新時期醫(yī)院檔案的信息化管理探析[J].河北醫(yī)學，2019（5）：879-880.

責任編輯：孫瑤