高校檔案工作體系建設(shè)的困境與改革對策

歐陽琳 劉英姿

摘 要?探討目前高校的檔案工作普遍存在檔案來源分散、管理職能不明確、檔案信息化水平低、電子文件缺乏監(jiān)管、檔案利用手段落后等突出問題，并對如何堅持創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享五大發(fā)展理念，充分發(fā)揮各類主體的積極作用，實現(xiàn)高校檔案治理體系治理能力現(xiàn)代化是高校檔案工作深化改革面臨的重大問題提出見解。

關(guān)鍵詞?高校檔案 體系建設(shè) 三個體系 困境與改革對策

Abstract The paper discusses some outstanding problems in archival work in colleges and universities， such as scattered sources of archives， unclear management functions， low level of archives informatization， lack of supervision of electronic documents and backward means of archives utilization. Then it puts forward suggestions of how to adhere to the development conceptions of innovation， coordination， green， openness and inclusiveness， how to give full play to the positive role of all kinds of main bodies， and how to realize the modernization of management ability of the archives management system in colleges and universities when faced with the deepening reform of archival work.

Keyword archives of colleges and universities; system construction; three systems; difficulties and reform countermeasures

2007年9月，國家檔案局召開紀念《檔案法》頒布20周年座談會，第一次提出檔案工作體系建設(shè)。2008年10月，國家檔案局召開檔案工作者年會，正式提出“覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”的戰(zhàn)略任務。2010年5月，國家檔案局召開全國檔案安全體系建設(shè)工作會議，提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，從而形成建立“三個體系”的檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略構(gòu)想。2014年12月，國家檔案局召開全國檔案局長館長會議，強調(diào)以人本思維建設(shè)檔案工作“三個體系”，即：建立以民生檔案為重點、覆蓋最廣大人民群眾的檔案資源體系，建立以遠程利用為重點、方便最廣大人民群眾的檔案利用體系，建立以人防為重點、針對內(nèi)部和外部采取各種安全保密防范措施的安全體系，在各項工作中，注意調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性，提高人的素質(zhì)?！叭齻€體系”建設(shè)的提出，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），以及中共湖南省委辦公廳、湖南省政府辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（以下簡稱《實施意見》）體現(xiàn)黨和國家、地方政府對檔案工作的高度重視和巨大支持，表明檔案工作體系建設(shè)重要性與迫切性已上升到制定國家政策層面，不僅豐富和發(fā)展了我國特色檔案工作理論與體系，而且成為新形勢下高校檔案工作的行動指南。

一、已有的研究成果及存在的問題

1.取得的研究成果。截至2019年5月，對中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫進行文獻統(tǒng)計，以主題、關(guān)鍵詞為檢索項進行檢索，由檢索結(jié)果分析得知，目前國內(nèi)學者對檔案工作體系建設(shè)和協(xié)同服務的研究成果較為豐富。已有研究成果對我國高校檔案工作體系建設(shè)的理論和實踐起到了較好的推動作用，大致聚焦于以下三方面的研究。（1）關(guān)于高校檔案工作資源體系建設(shè)的研究。主要學術(shù)觀點有：建立完善各項法律規(guī)章制度如歸檔制度、保管制度、備份制度等（劉瑞芳，2009）;加強檔案館的硬件建設(shè)（歐陽慧芳，2010）;加強收集歸檔工作，擴大歸檔范圍（李章書，2011;周慶、楊嬋，2011）;檔案工作人員要目光長遠，及時轉(zhuǎn)變觀念（賈英閣，2012;周美蘭，2015）;以人為本，豐富館藏資源，加強檔案資源整合，以特色資源整合為重點，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，建立專題數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)載體檔案資源數(shù)字化（張瑞菊，2015）;創(chuàng)造資源效益最大化，提高檔案工作的利用服務效率。（2）關(guān)于高校檔案利用服務體系建設(shè)的研究。主要學術(shù)觀點有：強化檔案工作者的服務意識， 轉(zhuǎn)變服務模式，主動為利用者提供服務（左玉亭，2007;周慶、楊嬋，2011）;注重收集整理，加大檔案開發(fā)力度，加強編研，拓展檔案資源利用范圍（陳傳華，2011）;加強對室藏檔案數(shù)字化，建立規(guī)范標準多元化的檔案館網(wǎng)站和局域網(wǎng)絡利用操作平臺，利用方式多元化（盧森林，2013;姚大明等，2015）。（3）關(guān)于高校檔案安全保密體系建設(shè)的研究。主要學術(shù)觀點有：提高檔案工作人員的思想認識，認真學習檔案安全知識，加強宣傳教育（徐玫，2009;歐陽慧芳，2012）;健全法律規(guī)章制度，制定我國高校檔案信息安全標準體系，健全安全管理制度（熊建新、王勝本，2011;歐陽慧芳，2012）;提高檔案管理人員的素質(zhì);加強檔案安全責任制度建設(shè)，夯實基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立重要資料備份系統(tǒng)（馬玉妍，2011;高偉娜，2014））;強化檔案安全保密意識，實施異地存放制度和突發(fā)事件應急處置機制（張艷、馮兢，2012）;對已破損的檔案及時修復，做好重點檔案的搶救修復（李靜，2014;楊慧卿、肖婷，2015）。

2.存在的問題。（1）當前學界的研究成果大多數(shù)是對2008年10月檔案工作者年會、2010年5月全國檔案安全體系建設(shè)工作會議、2014年12月全國檔案局長館長會議三個會議內(nèi)容和《意見》等政策性文件的解讀，對于體系的具體貫徹實施沒有脫離上述政策性文件的束縛。（2）高校檔案工作組織管理的研究，主要從組織管理的體制機制角度展開，鮮有從體系建設(shè)的角度進行探討的文章。在中國知網(wǎng)全文模糊檢索“檔案工作組織管理體系”，搜索到《實施意見》、湖南省檔案局胡振榮局長2014年在全省檔案工作會上的講話及個別提及檔案工作行政管理體系建設(shè)的文獻。（3）“加大對檔案工作的支持保障力度”的研究，多數(shù)學者只談加大對檔案工作的人力、物力、財力投入，但并未深入探究具體執(zhí)行對策。

二、針對存在的困難問題提出策略與建議

1.找準當前高校檔案工作體系建設(shè)存在的問題、困境及原因。由于多方面的原因，當前高校檔案工作體系建設(shè)在組織管理、檔案資源、利用服務、安全保密、支持保障等方面存在突出矛盾與困境。譬如，仍有少數(shù)高校沒有建立檔案館或綜合檔案室，檔案工作由黨政辦公室歸口負責;檔案工作管理機制不健全，相關(guān)檔案管理規(guī)章制度不健全，可執(zhí)行性差，缺乏管理剛性;人員配備不齊全，工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)、學歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不能適應現(xiàn)代化建設(shè)的需要，履職能力較差;檔案館藏不豐富，收集整理檔案范圍局限于《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定的11個門類，特色檔案稀少;綜合檔案、人事檔案和學生檔案普遍沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，不同類型檔案質(zhì)量差異較大;檔案資源整合難度大、強度大，檔案資源數(shù)字化進程慢，檔案信息資源共享程度偏低;主要服務對象局限于本校師生，重歸檔輕編研利用，對檔案科研和教育工作支持不夠;對設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代不重視，在安全保密、數(shù)字化和現(xiàn)代化管理方面經(jīng)費投入較少，應急處置協(xié)調(diào)機制和應急管理制度不健全，檔案信息安全存在隱患。

2.探討構(gòu)建相對完備、運行高效的高校檔案工作體系。第一，組織管理體系是高校檔案工作體系建設(shè)的必要前提，必須堅持以法治檔，強化監(jiān)督指導，建立健全具有“分工明確、各司其職、密切配合、形成合力”特色的檔案工作組織管理體系，建立科學標準且符合實際的檔案工作考核獎勵機制。第二，檔案資源體系是高校檔案工作體系建設(shè)的重要基礎(chǔ)，必須貫徹集中統(tǒng)一的檔案管理理念，統(tǒng)一保管和管理全校的各類檔案信息資源，對學校檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范，結(jié)合高校實際情況整合檔案信息資源，建立檔案信息資源中心。第三，利用服務體系是高校檔案工作體系建設(shè)的最終目標，必須建設(shè)一支檔案專業(yè)技能強、計算機水平高的檔案專業(yè)人員隊伍，推進檔案工作的規(guī)范化、數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)檔案利用一站式服務，創(chuàng)新服務方式和功能。第四，安全保密體系是高校檔案工作體系建設(shè)的重要保障，必須完善檔案庫房安全設(shè)施設(shè)備建設(shè)，建立健全校園網(wǎng)絡安全管理制度，落實異地異質(zhì)備份制度，強化安全意識，明確問責制度，確保檔案實體安全和檔案信息安全。第五，支持保障體系是高校檔案工作體系建設(shè)的核心關(guān)鍵，必須加大經(jīng)費投入，將檔案工作納入高校整體發(fā)展規(guī)劃，納入各部門的工作計劃和總結(jié)。

三、具體研究方案和思路

1.高校檔案組織管理體系的研究。采用實地調(diào)研的方法，深入不同類別高校（如一本院校、新建或重組院校、三本院校），針對檔案館（室）建立、檔案工作人員編制、依法履職能力、基礎(chǔ)設(shè)施完善等情況進行比較研究，找出共性和個性，并展開評價，分析組織管理體系內(nèi)涵及其重要性，影響體系建設(shè)的主要因素及相互關(guān)系，從完善檔案工作體制機制角度提出體系建設(shè)改革思路和優(yōu)化策略。

2.高校檔案資源建設(shè)體系的研究。通過文獻調(diào)研與實地調(diào)研相結(jié)合，分析高校檔案信息資源整合現(xiàn)狀，實地考察高校檔案資源體系貫徹落實情況，分析資源體系建設(shè)困難的根本原因，并提出合乎實際的有效解決辦法。

3.高校檔案利用服務體系的研究。采用問卷調(diào)查方法，對高校師生投放電子問卷，從利用服務方式和檔案共享滿意程度及建議方面展開調(diào)研，通過對師生實際反饋情況進行整理，分析利用服務體系建設(shè)的影響因素及其特點，從如何創(chuàng)新服務形式、強化服務功能、促進資源共享等方面提出切實可行的措施。

4.高校檔案安全保密體系的研究。運用文獻調(diào)研與實地調(diào)研相結(jié)合的方法，重點實地調(diào)研檔案實體安全和信息安全管理制度建設(shè)情況、異地異質(zhì)保管的貫徹落實情況，尋找安全保密體系建設(shè)的影響因素構(gòu)成及相互關(guān)系，從建立健全人防、物防、技防三位一體的角度提出完善安全保密體系建設(shè)的實施策略。

5.高校檔案支持保障體系的研究。運用問卷調(diào)研與實地調(diào)研的方法，了解分析高校檔案工作的管理體制、投入機制、隊伍建設(shè)、檔案宣傳工作等方面的情況，分析不同類型學校對檔案工作的重視程度、人財物投入多少、檔案干部培養(yǎng)情況、檔案宣傳力度等實際現(xiàn)狀，從切實把檔案工作納入高校整體發(fā)展規(guī)劃角度提出改進措施。

四、研究的重點與難點

1.組織管理體系是開展檔案工作的重要前提。高校檔案組織管理體系建設(shè)涉及檔案機構(gòu)設(shè)置和檔案人員配備，檔案機構(gòu)和檔案人員是檔案工作實踐的主體，主體不明確，就不能引導和保障檔案工作的良性循環(huán)和可持續(xù)發(fā)展。因此，高校檔案工作組織管理體系的頂層設(shè)計是高校檔案工作體系建設(shè)的重點，也是研究的難點。

2.檔案資源體系是開展檔案工作的重要基礎(chǔ)。檔案資源是實踐的客體，是主體從事實踐活動的對象，如何建設(shè)好高校檔案資源體系，有效整合高校教學檔案、科研檔案、學生學籍檔案與榮譽檔案、教師人事檔案與學術(shù)檔案、文書檔案、會計檔案、基建檔案等檔案信息資源，最大限度發(fā)揮檔案資源價值，為高校各項工作提供方便快捷利用服務，是研究重點和難點。

3.高校檔案工作五個體系調(diào)研數(shù)據(jù)的獲取與分析也是重點和難點。綜合運用問卷調(diào)查和實地調(diào)研等方式進行調(diào)研，大量的調(diào)查研究需要克服時間、地域、精力和成本等諸多限制條件，對數(shù)據(jù)的收集、分析可能難以做到全面、細致。

五、在學術(shù)思想、學術(shù)觀點、研究方法等方面的特色和創(chuàng)新

1.從宏觀上明確提出以五個體系建設(shè)為研究對象，從五個體系建設(shè)視角分析當前高校檔案工作困境、原因和對策，并將研究成果提交給當?shù)亟逃姓鞴懿块T、檔案行政主管部門以及相關(guān)高校，有助于拓展高校檔案工作體系建設(shè)外延，有助于改進高校系統(tǒng)的檔案工作，進而推動其他方面的工作。

2.綜合運用文獻調(diào)研、網(wǎng)絡調(diào)研、問卷調(diào)研、實地調(diào)研等方法，綜合分析高校檔案工作體系建設(shè)實際情況，了解目前檔案學界對高校檔案工作體系建設(shè)相關(guān)研究成果，有助于豐富和發(fā)展國家檔案事業(yè)“三個體系”建設(shè)內(nèi)涵和研究方法。

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