企業(yè)文書檔案的收集與歸檔

李鳳蘭

摘 要：企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理等的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的文書檔案，企業(yè)文書檔案的價(jià)值非常高，需保存下來，文書檔案保存中收集與歸檔是關(guān)鍵的工作，直接關(guān)系到企業(yè)內(nèi)文書檔案的保存效果。企業(yè)文書檔案的收集與歸檔要做到規(guī)范性，由此保障文書檔案的真實(shí)性。因此，本文主要探討企業(yè)文書檔案收集與歸檔的相關(guān)工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書檔案;收集;歸檔

企業(yè)文書檔案記錄著企業(yè)項(xiàng)目研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理等多個(gè)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息，文書檔案中包含著大量的文字載體，反映企業(yè)運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況。企業(yè)文書檔案屬于整個(gè)檔案管理中的關(guān)鍵，文書檔案的收集和歸檔也是重要的工作，做好收集和歸檔的工作之后才能提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)水平。

1、企業(yè)文書檔案中的收集與歸檔

企業(yè)文書檔案記錄并反映著企業(yè)活動(dòng)的整體，文書檔案直接記錄著企業(yè)活動(dòng)過程中的信息資料、原始資料，屬于第一手資料內(nèi)容。文書檔案的根本是企業(yè)文件材料，企業(yè)文件資料經(jīng)過特定條件轉(zhuǎn)化為具有參考價(jià)值的文書資料。本文主要探討了企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作，如下：

1.1文件資料的來源

企業(yè)文書材料都是在一定條件下由文件資料轉(zhuǎn)化來的，企業(yè)中文件材料的來源有：（1）本企業(yè)形成的文件;（2）企業(yè)中上級(jí)主管部門、企業(yè)集團(tuán)下發(fā)下來的文件資料;（3）企業(yè)下子公司、參股企業(yè)需向本企業(yè)遞交的文件;（4）本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目中相關(guān)合作單位根據(jù)規(guī)定向本企業(yè)提交的文件[1];（5）本企業(yè)需執(zhí)行、辦理的其他類型的外來文件。企業(yè)文件材料來源需準(zhǔn)確，企業(yè)中由文件材料轉(zhuǎn)化的文書材料非常多，整理好文件資料的來源，這樣更有利于文書材料的收集和歸檔。

1.2文件材料的鑒定

文件材料是指審核企業(yè)內(nèi)待收集的文件資料，采用資格審定的方法判斷文件資料是否在歸檔范圍中，沒有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)剔除，不能列入到歸檔范圍內(nèi)。企業(yè)文件材料鑒定的依據(jù)應(yīng)參考國(guó)家檔案局2013年2月1日起施行的第10號(hào)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中的相關(guān)內(nèi)容。

1.3明確歸檔的范圍

企業(yè)文書資料歸檔的范圍分析中，提出以下四個(gè)范圍參考，分別是：（1）文件資料中應(yīng)反映企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等多個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)及基本歷史信息，文件資料需有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)、社會(huì)發(fā)展、國(guó)家建設(shè)或歷史研究，這部分有價(jià)值文件材料可歸檔;（2）企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生了對(duì)工人、企業(yè)、國(guó)家有利的文件資料，這部分文件資料具有憑證價(jià)值，需歸入文書檔案中[2];（3）企業(yè)要貫徹執(zhí)行一些上級(jí)單位、機(jī)關(guān)單位的文件材料，沒有隸屬關(guān)系的單位發(fā)來的有待執(zhí)行、有待查考的文件材料，中介機(jī)構(gòu)出具的和企業(yè)相關(guān)的文件資料，企業(yè)所屬以及控股需要報(bào)送的文件資料等都屬于歸納范圍;（4）企業(yè)歸納與法律法規(guī)相關(guān)的文件材料，這些文件材料都有一定的價(jià)值，這類文件需歸檔處理。

1.4可不歸檔的文件材料

企業(yè)中存在一些文件材料可以不歸檔，這類文件材料可不納入企業(yè)文書檔案管理的范疇。例舉企業(yè)文書檔案管理中可不歸檔的文件資料，如：（1）上級(jí)單位或相關(guān)機(jī)關(guān)單位發(fā)來的普發(fā)性文件資料，不需要企業(yè)辦理或執(zhí)行，比如獎(jiǎng)罰資料、任免資料等，主要用于參考、抄件類的文件資料;（2）企業(yè)內(nèi)重復(fù)的文件資料，這部分文件資料沒有利用的價(jià)值，比如簽發(fā)文件、修改稿、校對(duì)稿、來電記錄、一般性來信等，企業(yè)內(nèi)部相互抄送的文件資料;（3）沒有隸屬關(guān)系公司、單位發(fā)來的參考性、參閱性的文件資料;（4）企業(yè)中借閱性的文件，社會(huì)組織抄送但不需要企業(yè)辦理的文件資料;（5）企業(yè)中已經(jīng)規(guī)定過的不需要?dú)w納的文件資料。

1.5文件材料的歸檔要求

企業(yè)文書檔案的歸檔中對(duì)文件材料提出了歸檔要求，具體如：（1）企業(yè)中成立了專門安排文件材料歸檔的部門，部門中有專職人員根據(jù)規(guī)定收集需歸檔的文件材料;（2）需歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確、完整，歸檔文件應(yīng)該做長(zhǎng)期保存處理，圖片類文件需按照要求利用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)輸出;（3）企業(yè)內(nèi)歸檔文件要為原件，原件無法復(fù)原可以采用復(fù)印件[3];（4）企業(yè)歸納的文件資料內(nèi)，含有意見指示、修改批示的需把這些附加稿件和原件合并起來歸檔;（5）企業(yè)中沒有紙質(zhì)文件資料或者歸納的資料無法輸出成紙質(zhì)，比如電子檔，非紙質(zhì)文件要和相關(guān)說明要一同歸納起來，含有文字翻譯的外文材料要和譯文歸納在一起;（6）文件資料歸檔時(shí)要一式一份，如有特殊要求或非常重要的文檔要適當(dāng)增加份數(shù);（7）企業(yè)之間聯(lián)合召開會(huì)議產(chǎn)生的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他采用復(fù)印或副本的方式歸檔到對(duì)應(yīng)企業(yè);（8）文件材料歸檔中要填寫《檔案交接登記表》，編寫歸檔的說明，由負(fù)責(zé)人審核完簽字即可歸檔。

1.6文件材料的歸檔時(shí)間

企業(yè)文件材料歸檔時(shí)間有明確的規(guī)定，企業(yè)文件材料辦理完成以后應(yīng)該在第二年一季度歸檔。文件材料應(yīng)該在歸檔時(shí)間之前完成收集、歸檔，電子類的文件材料要在合適的時(shí)間歸檔，含有物理歸檔的文件要和相關(guān)的載體同時(shí)歸檔，不能有時(shí)間差。文件材料中的照片、底片、磁帶、膠帶這類的載體形式文件，要在工作結(jié)束后立即歸檔。補(bǔ)充類的文件資料要隨時(shí)歸檔。

2、企業(yè)文書檔案收集與歸檔的改進(jìn)建議

企業(yè)文書檔案收集與歸檔是較為關(guān)鍵的工作，針對(duì)企業(yè)文書檔案的收集與歸檔給出幾點(diǎn)改進(jìn)建議，如下：

2.1提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

企業(yè)文書檔案收集與歸檔中管理人員有重要的職責(zé)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，這樣保障文書檔案收集與歸檔工作的規(guī)范性、高效性。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高，才能保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)能成熟的操作，促使檔案管理成為檔案收集及歸檔的核心。檔案管理人員應(yīng)該養(yǎng)成檔案收集和歸檔的習(xí)慣，按照檔案管理的時(shí)間組織好收集及歸檔，企業(yè)中需采用合適的方法調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，比如培訓(xùn)方式、外出學(xué)習(xí)方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，保障檔案管理的有效性。

2.2合理調(diào)整檔案收集與歸檔工作

企業(yè)文書檔案管理中合理調(diào)整收集與歸檔工作，避免文書檔案管理中有資料紕漏的問題。文書檔案收集與歸檔能夠保障資料的連貫性、連續(xù)性，管理人員需仔細(xì)審察好每個(gè)細(xì)節(jié)，確保文書檔案符合檔案管理的規(guī)定，更重要的是確保文書檔案的保存價(jià)值[4]。企業(yè)文書檔案管理中要有序組織收集、歸檔的工作，避免出現(xiàn)工作上的失誤。文書檔案收集與歸檔中還要合理運(yùn)用高科技設(shè)備，這樣才能保障檔案收集與歸檔的規(guī)范性。

2.3有效完善檔案收集與歸檔制度

企業(yè)文書檔案的收集與歸檔中應(yīng)該有效完善相關(guān)的制度，制度對(duì)文書檔案的管理工作有明確的規(guī)范作用，制度作用下檔案收集和歸檔工作都能符合規(guī)定，保存好檔案管理中的資源，確保文書檔案具有自身的價(jià)值和意義。檔案收集與歸檔制度要符合企業(yè)的實(shí)際情況，這樣才能滿足企業(yè)文書檔案管理的需求，體現(xiàn)文書檔案管理的有序性。

結(jié)束語：

企業(yè)文書檔案是行政管理過程中的依據(jù)，文書檔案中記錄著企業(yè)所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。文書檔案的收集與歸檔都是重要的工作，文書檔案要做到連貫性、完整性，這樣才能體現(xiàn)出文書檔案的價(jià)值，提高企業(yè)文書檔案的服務(wù)水平。企業(yè)文書檔案中需提高對(duì)收集和歸檔的重視度，這樣才能保障企業(yè)文書檔案的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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（肇慶市鼎湖區(qū)廣利圍管理所? 526070）