建筑企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的問題及策略探討

常璽玥

摘 要：在現(xiàn)代建筑企業(yè)的眾多業(yè)務(wù)中，材料采購業(yè)務(wù)占據(jù)著非常重要的地位，而采購內(nèi)部控制要求采購的流程和管理符合規(guī)范與企業(yè)條件，并能實現(xiàn)有效監(jiān)督。目前，大多數(shù)建筑企業(yè)的采購業(yè)務(wù)都面臨著一系列問題，相應(yīng)的采購風(fēng)險也相對較多，完善建筑企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制成為國內(nèi)建筑企業(yè)降低采購風(fēng)險的重點?；诖耍疚膶ㄖ髽I(yè)材料采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題作了分析，并提出了切實可行的優(yōu)化方案。

關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù);內(nèi)部控制;風(fēng)險管理

隨著近年來國內(nèi)相關(guān)政策對房地產(chǎn)行業(yè)的調(diào)控收緊，建筑行業(yè)的市場需求縮減，建筑企業(yè)發(fā)展速度整體放緩，面對外部因素帶來的壓力，不少建筑企業(yè)盲目擴張，且過分關(guān)注經(jīng)濟效益，而忽視其內(nèi)部治理問題，使得因內(nèi)控管理缺陷導(dǎo)致的企業(yè)破產(chǎn)情況時有發(fā)生。采購業(yè)務(wù)作為建筑企業(yè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，采購環(huán)境是建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的初始環(huán)節(jié)，采購內(nèi)容即企業(yè)主營業(yè)務(wù)所需的原材料、物料等，所以采購環(huán)節(jié)直接關(guān)系建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、施工建設(shè)等核心業(yè)務(wù)，采購成本控制與原材料質(zhì)量情況直接關(guān)乎建筑質(zhì)量與成本。然而，目前大多數(shù)建筑公司對采購業(yè)務(wù)存在內(nèi)控不嚴格、內(nèi)控管理機制不健全等問題，不僅影響了建筑企業(yè)采購部門的工作效率，同時也制約了建筑企業(yè)的整體發(fā)展，因此，建筑企業(yè)需要通過建立合理的內(nèi)控管理制度，對采購環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)督和內(nèi)控控制，以實現(xiàn)內(nèi)部規(guī)范化管理的目標，提升企業(yè)的管理水平。

一、建筑企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題分析

1、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

內(nèi)部環(huán)境主要包括公司股權(quán)結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)劃分、企業(yè)文化以及人力資源管理等。當前國內(nèi)大多數(shù)建筑企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏風(fēng)險評估和防范意識，在機構(gòu)設(shè)置中并未單獨設(shè)置風(fēng)險評估及應(yīng)對部門，當項目發(fā)生重大問題情況時，往往由公司高層和主要負責(zé)人現(xiàn)場解決問題，常常措手不及，延遲工期。而且大多數(shù)企業(yè)將內(nèi)設(shè)機構(gòu)分為職能管理部門、工程業(yè)務(wù)部門以及采購運輸部三大模塊，雖然針對每個部門崗位都出臺規(guī)章制度作為內(nèi)部控制制度，但并未進行明確的責(zé)任劃分，部分小公司為節(jié)省成本還存在員工身兼數(shù)職情況，財務(wù)審計一肩挑，驗收從屬采購部門等情況，使得采購流程易出現(xiàn)漏洞，驗收過程流于形式。此外，大多數(shù)建筑企業(yè)采購部門的員工總體受教育水平較低，且缺乏專業(yè)的采購知識和職業(yè)素養(yǎng)，且公司也不太重視對員工進行專業(yè)和技能培訓(xùn)，使得他們?nèi)狈Σ少彉I(yè)務(wù)風(fēng)險管理和內(nèi)部控制的能力和相關(guān)的管理意識。

2、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動缺乏有效性

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制主要包括采購計劃的制定和審批、供應(yīng)商選擇、合同管理、采購驗收以及采購付款等五個方面。當前國內(nèi)大多數(shù)建筑企業(yè)材料請購和審批流程不合理，表現(xiàn)為材料審批流程不嚴格，項目部僅僅是根據(jù)各自的工程數(shù)量和材料的大致種類填寫采購申請表，沒有根據(jù)施工團隊實際所需物資的具體要求出發(fā)，也未能根據(jù)建筑材料市場價格變化制定出詳細適宜的采購計劃;其次，材料供應(yīng)商管理不科學(xué)，部分企業(yè)雖制定的《供應(yīng)商管理制度》頗為完善，但執(zhí)行的過程大打折扣，為追求工作效率，采購人員將對供應(yīng)商的實地調(diào)研變?yōu)榫W(wǎng)上收集資料，且缺乏對已合作供應(yīng)商的系統(tǒng)分類與管理;再次，采購合同管理執(zhí)行不到位，存在采購合同還未簽訂時就已經(jīng)出現(xiàn)項目現(xiàn)場使用施工材料的情況，而企業(yè)內(nèi)部審計將重點放在項目能否如期竣工上，對這種不合規(guī)現(xiàn)象持相對包容的態(tài)度，且采購合同簽訂后也并未對合同進度及執(zhí)行情況進行監(jiān)督，導(dǎo)致出現(xiàn)交付物品質(zhì)量不達標、或不能按時交貨的現(xiàn)象;此外，材料采購驗收不嚴格，由于大多數(shù)公司沒有設(shè)立明確的驗收標準，導(dǎo)致驗收人員無據(jù)可依，只能自行驗收，而且部分公司也沒有專門的質(zhì)量檢驗人員，驗收人員只是核對數(shù)量，驗收工作流于形式;最后，采購業(yè)務(wù)付款流程中存在審核不合理的問題，部分建筑企業(yè)在審批過程中，出納人員一人審核之后直接付款，其僅以報銷單為審核對象，并未對報銷單的具體事宜進行核實和實地調(diào)研，會存在很大的支付隱患，且僅僅由出納人員完全控制付款流程，容易引發(fā)貪污舞弊等現(xiàn)象。

二、完善建筑企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的策略措施

1、強化采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境的構(gòu)建

首先，針對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境薄弱問題，建筑企業(yè)應(yīng)建立單獨的風(fēng)險評估部門，并根據(jù)企業(yè)采購業(yè)務(wù)風(fēng)險識別的內(nèi)容，將其采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險因素和關(guān)鍵風(fēng)險點邏輯歸納起來，建立風(fēng)險評價指標體系。其次，建筑企業(yè)應(yīng)優(yōu)化其組織架構(gòu)，將驗收部門和審計部門獨立出來，加強崗位之間的內(nèi)部牽制或者授權(quán)審批等控制方法，按操作流程進行執(zhí)行辦理，將業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)審批、驗收稽查、庫存管理等進行分離，會計記錄與業(yè)務(wù)經(jīng)辦員、驗收稽查、庫存管理相等分離。再次，建筑企業(yè)應(yīng)重視完善員工素質(zhì)建設(shè)，在招聘環(huán)節(jié)應(yīng)當根據(jù)自身情況，招聘具有較強的專業(yè)技術(shù)能力的優(yōu)秀采購人才，同時還須加強員工的專業(yè)素質(zhì)教育，重視采購人員的后續(xù)教育，定期開展采購部門的員工培訓(xùn)，提高員工綜合素質(zhì)。

2、完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動的有效性

其一，建筑企業(yè)采購部門應(yīng)根據(jù)公司季度需求、庫存數(shù)量以及施工團隊遞交的材料申請書，在充分考慮采購過程中可能出現(xiàn)的情況，且密切關(guān)注國家宏觀調(diào)控政策以及市場上建筑材料價格變化的前提下，制定合理詳細且全面的采購計劃。其二，建筑企業(yè)應(yīng)建立采購管理中心集中管理合格供應(yīng)商檔案和供應(yīng)商資源庫，及時了解供應(yīng)商的狀態(tài)并對供應(yīng)商進行日?？己?，同時還需加強對供應(yīng)商的跟蹤管理，評價供應(yīng)商的后續(xù)供貨能力，速度以及售后服務(wù)等，及時補充合格供應(yīng)商，清除不合格供應(yīng)商。其三，建筑企業(yè)應(yīng)設(shè)立與合同履行相關(guān)的管理與監(jiān)督部門，以便嚴格執(zhí)行采購合同相關(guān)規(guī)定，針對材料提前進場的問題，企業(yè)可以要求簽訂采購合同的人員明確崗位職責(zé)，清楚風(fēng)險，強化合同簽訂后的進一步管理，并定期不定期地督查合同的實施情況。其四，建筑企業(yè)應(yīng)制定具體、明確、清晰、科學(xué)的驗收標準，為驗收人員在實際工作時提供遵循的標準，在對建筑施工材料進行檢驗完畢后，驗收人員需要制作 《材料入庫報表》，保證賬實相符，同時工程項目部門在領(lǐng)用材料時，需要制作《材料領(lǐng)用清單》，規(guī)范領(lǐng)用流程。最后，建筑企業(yè)還須加強付款過程控制，付款計劃由付款核算人員和出納分別持有，以便校對付款可能會出現(xiàn)的問題，并方便賬務(wù)處理和支付過程中互相稽核，同時還需完善付款審批流程，貨到付款的實行先掛賬后付款的方式，采購部門制定的付款計劃經(jīng)財務(wù)部門復(fù)核后，由分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)、企業(yè)總經(jīng)理聯(lián)簽審批后執(zhí)行付款。

三、結(jié)語

當前建筑行業(yè)市場競爭日趨激勵，建筑企業(yè)要想提高企業(yè)競爭力，在緊密結(jié)合國家相關(guān)政策調(diào)節(jié)的同時，還必須重視對采購業(yè)務(wù)風(fēng)險的識別和分析。通過加強內(nèi)部控制，尤其是重視采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制情況，對于業(yè)務(wù)操作流程，需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度進行規(guī)范，實行崗位分離制度，此外還需要完善相應(yīng)的采購流程，并建立供應(yīng)商系統(tǒng)信息，對供應(yīng)商進行全方位考核評價，形成一個動態(tài)的供應(yīng)商信息基礎(chǔ)庫，建筑企業(yè)還要完善詢價流程和合同管理會簽流程，以便對采購活動進行有力控制，降低風(fēng)險和成本，營造一個有序的采購內(nèi)部控制活動，盡可能規(guī)避采購風(fēng)險。

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（山西財經(jīng)大學(xué)會計學(xué)院? ?山西? 太原? ?030006）