如何加強(qiáng)人事檔案管理促進(jìn)人力資源的開發(fā)和利用

摘要：科學(xué)的人事檔案管理，可保證人力資源信息的即時、有效共享，并為人才有序的流動、部門間的協(xié)作效應(yīng)發(fā)揮提供良好的條件。針對如何加強(qiáng)人事檔案管理促進(jìn)人力資源的開發(fā)和利用的研究，相關(guān)人員需積極推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，并以人事檔案信息為參照進(jìn)行人與崗位的配置。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源；開發(fā)；利用

引言：

人力資源管理的高效化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，不僅體現(xiàn)在管理模式與管理過程中的技術(shù)屬性，還應(yīng)在人才潛力的開發(fā)與人力資源的利用層面展現(xiàn)出應(yīng)有的水平。尤其，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用下，使得社會環(huán)境變得越來越復(fù)雜化，且對人才需求標(biāo)準(zhǔn)不斷提高。在此形勢下，企業(yè)必須在變動的環(huán)境中最大化開發(fā)人力資源的價值，并將其應(yīng)用到適合的崗位與領(lǐng)域中。管理人員需對既定的人力資源進(jìn)行科學(xué)的配置，并依托高效的人事檔案管理，促進(jìn)人柱力資源的開發(fā)和利用效率的提升。

一、人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

（一）人事檔案管理是人力資源管理的構(gòu)成要素

人事檔案管理對象是“檔案”，是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)與構(gòu)成要素。即人力資源管理部門在招聘人才后，會建立人事檔案，便于人員的任用與管理，且為后期的人力資源開發(fā)與利用奠定資源基礎(chǔ)。

（二）人力資源管理的過程中生成人事檔案信息

人力資源管理工作的開展，主要包括招聘與培新、薪酬管理、績效考核等內(nèi)容。而無論是推進(jìn)任何一項(xiàng)工作，都會產(chǎn)生相應(yīng)的信息。而這些數(shù)據(jù)都是績效考核、激勵方案落實(shí)的參考依據(jù)。企業(yè)需將人力資源管理過程中產(chǎn)生的關(guān)鍵信息入檔，便于企業(yè)了解員工的教育背景、學(xué)歷、工作經(jīng)歷與崗位與工作表現(xiàn)等。

二、加強(qiáng)人事檔案管理促進(jìn)人力資源開發(fā)和利用的游戲策略

（一）積極推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)

人力資源開發(fā)與利用的質(zhì)量與效果，受人事檔案管理水平的影響。企業(yè)必須結(jié)合社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢與企業(yè)深化改革的需要，積極推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。利用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等優(yōu)化人事檔案管理流程、創(chuàng)新管理模式，并確保信息數(shù)據(jù)的全面性、可靠性與安全性。企業(yè)應(yīng)搭建信息化管理平臺，對紙質(zhì)的人事檔案進(jìn)行電子化處理，以文字、圖片、音頻、視頻等不同類型的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行存儲。同時，企業(yè)可制定科學(xué)的線上人事檔案管理制度，在檔案借閱申請、批復(fù)、催還、反饋等方面形成具有的流程與程序。基于信息化管理系統(tǒng)，自動化的處理人事檔案管理工作。以此，不僅可避免檔案損壞、丟失、借閱沖突問題的發(fā)生，更利于系統(tǒng)對人才資源開發(fā)與利用相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動處理與精準(zhǔn)分析。便于人力資資源管理部門從多維視角出發(fā)，思考人員任用情況，以及新人才招聘工作。

（二）以人事檔案信息為參照進(jìn)行人與崗位的配置

關(guān)于人力資源的開發(fā)與利用，管理層需對組織內(nèi)部的人員安排、崗位設(shè)置情況進(jìn)行全面的了解。以此，才能做到有理有據(jù)、有的放矢的推進(jìn)個各項(xiàng)工作。即相關(guān)人員需對人事檔案信息進(jìn)行高度、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)集成，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、軟件系統(tǒng)等，對所有信息進(jìn)行分類、歸總、分析、共享與反饋。人力資源管理部門可與人事檔案管理員進(jìn)行及時溝通，將人力資源開發(fā)與利用的意圖與訴求等，詳細(xì)的告知執(zhí)行人。這樣，人事部門可根據(jù)要求，有針對性的集成與匯總?cè)耸聶n案信息。人力資源管理部門可根據(jù)其反饋的信息，在充分了解企業(yè)人、崗配置情況，科學(xué)的進(jìn)行人力資源開發(fā)與利用。同時，能夠針對人才方面的缺失問題，有針對性的開發(fā)人力資源。且在人才任用上，應(yīng)以崗位需求與要求為標(biāo)準(zhǔn)，利用好每一個人力資源。確保人才與崗位保持高度的契合性，驅(qū)動企業(yè)充分發(fā)揮人才價值與崗位職能優(yōu)勢。且能夠?qū)⑷耸聶n案管理與人力資源開發(fā)和利用進(jìn)行深度的融合，確保企業(yè)綜合管理水平的提升。

結(jié)語：

總之，基于復(fù)雜的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景，企業(yè)必須充分發(fā)揮人力資源的價值與作用?；诳茖W(xué)的人事檔案管理，助力人力資源獲得良好的開發(fā)與利用。管理人員需利用技術(shù)手段，對人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，進(jìn)而達(dá)到提高工作效能的目的?；诖?，人力資源管理部門可全面了解人員信息，并根據(jù)崗位的要求、人員的能力等，對人力資源進(jìn)行配置，將其安置到適合的崗位上。以此，最大程度的發(fā)揮人力資源的價值，實(shí)現(xiàn)人才的物盡其用。

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作者簡介：

楊樂樂，男，漢族，1988-09，湖北孝昌，中鐵十一局集團(tuán)城市軌道工程有限公司，政工師職稱，人力資源部部員，本科學(xué)歷，學(xué)士學(xué)位，研究方向：主要從事人力資源管理方向。