對加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考

么佳 唐山市豐南區(qū)文化廣電和旅游局

人事檔案能夠?qū)⒏刹柯毠さ目冃?、作風等情況全面反映出來，有助于單位合理調(diào)配人才，促使干部職工的潛能才華得到全面發(fā)揮。同時，人事檔案保留著各種原始記錄，能夠幫助干部職工維護個人權益。因此，新時期下，事業(yè)單位需進一步加強人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的價值。

一、事業(yè)單位人事檔案管理中暴露的不足

（一）缺乏完善的管理制度

很多事業(yè)單位沒有充分重視人事檔案管理工作，管理制度體系尚未得到完善構建。首先，人事檔案管理激勵機制不夠健全，沒有明確責任分工，不能夠客觀獎懲人事檔案管理人員，這樣將會制約到管理人員工作熱情的發(fā)揮[1]。其次，人事檔案管理監(jiān)督機制缺乏，完成查詢、整理等活動后，沒有設置專門的檢查人員，這樣就容易出現(xiàn)丟檔等不利問題。最后，人事檔案管理規(guī)范化不足，一些事業(yè)單位雖制定了完善的管理制度，但沒有得到深度落實，導致人事檔案管理較為無序，這樣人事檔案的功能將得不到凸顯。

（二）部分管理人員綜合素質(zhì)需進一步提升

一些事業(yè)單位的重視程度不足，導致部分人事檔案管理人員不注重提升個人技能水平，依然沿用著落后陳舊的管理理念和手段。在檔案管理實踐中，不能夠及時整理歸檔人事檔案材料，經(jīng)常出現(xiàn)一些檔案材料破損等現(xiàn)象，甚至一些管理人員隨意借出檔案材料，導致檔案材料篡改、丟失等問題的出現(xiàn)。

（三）軟硬件設施不夠完善

受思想觀念、經(jīng)費投入等因素的綜合作用，事業(yè)單位人事檔案管理方面的軟硬件設施較為缺乏，現(xiàn)代信息技術應用深度不足，嚴重降低人事檔案管理工作效率。如一些單位檔案儲存環(huán)境條件較差，信息系統(tǒng)平臺功能不夠豐富等。

二、加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理制度

為促使人事檔案的完整性和真實性得到保證，提升人事檔案管理工作的規(guī)范化程度，需進一步加強制度建設工作。首先，結合人事檔案管理的工作目標和內(nèi)容，將長效激勵機制構建起來，從物質(zhì)、精神等諸多方面獎勵那些工作成績突出的管理人員，以此來將管理人員的工作熱情和主動性充分激發(fā)出來。同時明確相關崗位的具體職責，發(fā)揮管理人員之間的監(jiān)督作用，促使人事檔案信息的真實性得到保證[2]。其次，要系統(tǒng)梳理人事檔案管理工作流程，將人事檔案管理制度完善構建起來，全面覆蓋檔案收集、保管等各個環(huán)節(jié)，以制度規(guī)范和約束人事檔案管理活動的實施。最后，要依據(jù)事業(yè)單位人事制度改革要求，完善配套的制度政策，如對檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度等進行完善，切實增強人事檔案管理工作成效。此外，各項制度構建過后，要定期總結制度運行效果，結合制度運行中暴露的不足，及時調(diào)整和完善制度內(nèi)容。同時，構建相應的考核機制，定期考核相關崗位、人員的制度落實情況，增強人事檔案管理人員的制度意識，全面發(fā)揮檔案管理制度的規(guī)范、約束、指導作用。

（二）加強檔案管理隊伍建設

人事檔案管理人員具體負責著管理活動的實施，決定到人事檔案管理工作整體水平。特別是新時代下，事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化水平在不斷提升，要求同步革新檔案管理人員的知識結構與能力素養(yǎng)。首先，嚴格把關人才招聘環(huán)節(jié)，保證招收進來的人員具備較強的黨性意識和較高的計算機水平，能夠適應人事檔案管理工作要求。其次，人事檔案管理人員需切實增強自身的責任意識和學習意識，結合人事工作發(fā)展要求，及時轉(zhuǎn)變工作理念和方法，將更多數(shù)字化技術運用于日常工作實踐中。事業(yè)單位也需構建完善的培訓機制，提供充足的外出學習機會，鼓勵人事檔案管理人員將其他部門的成功經(jīng)驗、先進技術等借鑒過來，促使人事檔案管理質(zhì)量得到穩(wěn)步提高。

（三）加強軟硬件設施建設

事業(yè)單位要進一步加大人事檔案管理方面的資金投入，完善配置軟硬件設施，促進人事檔案管理工作的高效開展。要結合本單位人事檔案規(guī)模與發(fā)展趨勢，對庫房面積合理選擇，且將防火、防塵、防盜等基礎設施完善配備起來。若經(jīng)費較為充足，也需積極引入漏水報警、煙霧感應、紅外防盜等現(xiàn)代化系統(tǒng)，這樣檔案材料的完整性、安全性能夠得到充分保證。同時，要對電腦、高拍儀等設施大力完善，結合人事檔案管理工作需求，將信息系統(tǒng)平臺開發(fā)出來，全面涵蓋檔案查閱、轉(zhuǎn)出等諸多功能[3]。要數(shù)字化加工人事檔案信息，將無紙化服務提供給單位職工及其他人員，這樣不僅檔案原件的保護效果可以得到改善，人事檔案服務效率、質(zhì)量也能夠顯著提高。檔案數(shù)字化構建過程中，要加強安全管理工作，系統(tǒng)制定安全管理制度，引入安全訪問技術、數(shù)據(jù)庫保護技術等一系列安全防范技術，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡安全問題。

結語：綜上所述，人事檔案如實記錄單位干部職工的實際情況，服務于人事調(diào)動、人才選拔等工作的開展。事業(yè)單位要充分重視人事檔案管理工作，從人才、設備、制度等諸多方面著手，優(yōu)化人事檔案管理工作體系，持續(xù)提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化程度，促進事業(yè)單位的整體健康發(fā)展。