高校檔案館應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的策略研究

劉云霞 姚蔚迅

2020 年，新冠病毒來(lái)勢(shì)洶洶，傳播速度快、感染范圍廣，防控難度大。當(dāng)前疫情防控工作取得一定效果，但形勢(shì)依然嚴(yán)峻。高校人群密集性大，新冠病毒嚴(yán)重影響了高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)秩序。面對(duì)此次疫情，高校檔案館的應(yīng)對(duì)方式直接影響高校檔案工作的開(kāi)展水平。新冠病毒檔案全面、完整、真實(shí)的收集管理，可以豐富高校檔案館館藏，改善館藏結(jié)構(gòu)，同時(shí)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案材料蘊(yùn)含大量的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、教訓(xùn)，能夠?yàn)楦咝?yīng)急管理提供信息咨詢(xún)和決策服務(wù)，對(duì)以后高校突發(fā)公共衛(wèi)生事件的防治與研究具有重要意義。本文擬以新冠病毒防控為中心，對(duì)高校突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行研究，為高校檔案館在應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件過(guò)程中的工作內(nèi)容、方式、方法提供理論借鑒。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案概念

突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會(huì)公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件[1]37。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是指在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的重要性體現(xiàn)在以下幾方面。首先，為開(kāi)展突發(fā)公共衛(wèi)生事件教育提供素材。以史為鑒，利用檔案廣泛開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)，促進(jìn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的科學(xué)防控。其次，為相關(guān)政策的咨詢(xún)決策提供依據(jù)。特別是在大數(shù)據(jù)背景下，突發(fā)公共衛(wèi)生檔案

通過(guò)各種載體真實(shí)記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件的整個(gè)過(guò)程，具有較高的情報(bào)價(jià)值，為政策制定提供科學(xué)性依據(jù)及相關(guān)咨詢(xún)服務(wù)。第三，為類(lèi)似突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供預(yù)測(cè)、預(yù)警信息，利于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置工作。檔案記載著突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生、防治等整個(gè)過(guò)程，能夠?qū)ν话l(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生規(guī)律進(jìn)行科學(xué)認(rèn)識(shí)，有利于事件的應(yīng)對(duì)策略的制訂[2]77。

二、高校面向新冠肺炎防控的應(yīng)對(duì)方式調(diào)查

筆者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在抗“疫”戰(zhàn)爭(zhēng)中，高校檔案館積極響應(yīng)疫情防控工作，對(duì)業(yè)務(wù)方式、內(nèi)容等方面進(jìn)行調(diào)整，作出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)舉措。

1. 檔案查詢(xún)服務(wù)。部分高校暫停校外檔案查詢(xún)服務(wù)，僅對(duì)校內(nèi)工作人員開(kāi)放；部分高校通過(guò)電話、郵件、網(wǎng)絡(luò)等形式進(jìn)行預(yù)約，根據(jù)查檔人員需求及檔案管理規(guī)定，或通過(guò)郵件傳遞電子檔案；或通過(guò)郵寄的方式提供相應(yīng)的紙質(zhì)檔案材料，既避免了人群聚集，又辦理了檔案查詢(xún)業(yè)務(wù)。例如，天津大學(xué)、浙江大學(xué)、青島大學(xué)、山東農(nóng)業(yè)大學(xué)等高校利用網(wǎng)上預(yù)約渠道，進(jìn)行檔案服務(wù)；中國(guó)人民大學(xué)為打印成績(jī)單、開(kāi)具學(xué)歷學(xué)位證明提供自助打印服務(wù)。

2.檔案接收業(yè)務(wù)。部分高校停止檔案移交業(yè)務(wù)，少數(shù)高校開(kāi)通遠(yuǎn)程歸檔。但在此次疫情面前，部分高校檔案館進(jìn)行了高?？挂叻酪邫n案材料收集與歸檔工作。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，西安交通大學(xué)、華中師范大學(xué)、中國(guó)石油大學(xué)、江蘇師范大學(xué)、曲阜師范大學(xué)、棗莊學(xué)院等少數(shù)學(xué)校發(fā)布關(guān)于疫情防控檔案收集歸檔工作的相關(guān)通知，并明確歸檔范圍、歸檔方式等。

三、高校檔案館在新冠肺炎抗“疫”戰(zhàn)爭(zhēng)中存在的問(wèn)題及反思

1. 高校檔案館在新冠肺炎疫情防控過(guò)程中存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

（1）根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，未暫停查閱、移交服務(wù)的高校檔案館，在疫情發(fā)生之前，就開(kāi)通預(yù)約、遠(yuǎn)程查檔、遠(yuǎn)程歸檔等服務(wù)?？梢钥闯?，高校檔案館疫情發(fā)生之前的檔案服務(wù)利用情況對(duì)此次抗擊疫情應(yīng)對(duì)方式有重要影響。在檔案數(shù)字化、信息化管理水平較高的高校，新冠病毒疫情對(duì)高校檔案館業(yè)務(wù)影響較小。

（2）普遍高校檔案館對(duì)此次抗疫防疫檔案的收集與歸檔不夠重視。高校檔案館在抗疫防疫工作中，缺乏開(kāi)展檔案工作的積極性。多數(shù)高校檔案館未能真正參與到抗疫防疫工作一線，從而不能在檔案收集過(guò)程中給予專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，具有保存價(jià)值的檔案材料未能及時(shí)歸檔。同時(shí)，高校檔案館對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源開(kāi)發(fā)不到位，一部分是因?yàn)閷?duì)以往突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案未能及時(shí)歸檔；另一部分是因?yàn)闄n案工作者對(duì)此類(lèi)檔案缺乏編研及開(kāi)發(fā)意識(shí)。

2. 高校檔案館在面對(duì)此次突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)方式的反思總結(jié)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)識(shí)規(guī)律，離不開(kāi)檔案。面對(duì)來(lái)勢(shì)洶洶的新冠病毒，高校防疫抗疫檔案資料的收集與歸檔，可以豐富高校檔案館館藏，改善館藏結(jié)構(gòu)，同時(shí)抗疫防疫檔案材料蘊(yùn)含大量的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、教訓(xùn)，能夠?yàn)楦咝?yīng)急管理提供信息咨詢(xún)和決策服務(wù)，對(duì)以后高校公共衛(wèi)生突發(fā)事件的防治與研究具有重要意義。高校檔案館不應(yīng)固守高校檔案收集與歸檔范圍，要全方位、多渠道、創(chuàng)造性地進(jìn)行高校新冠病毒防控檔案材料的收集工作。

（1）加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。在這個(gè)數(shù)字時(shí)代，高校檔案數(shù)字化建設(shè)算是老生常談，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式也一直被搖旗吶喊。不可否認(rèn)，高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作也在穩(wěn)步推進(jìn)，數(shù)字化水平逐步提高，但是數(shù)字化道路依舊任重而道遠(yuǎn)。創(chuàng)新服務(wù)方式、方法更需要沖破傳統(tǒng)的牢籠，深化檔案服務(wù)方式的改革，不僅對(duì)利用者來(lái)說(shuō)省時(shí)省力，同時(shí)也能使檔案工作者從事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，減輕高校檔案管理工作者的工作壓力。在疫情影響下，高校檔案館數(shù)字化水平?jīng)Q定了檔案服務(wù)的質(zhì)量及檔案利用方式創(chuàng)新。這次新冠病毒引發(fā)的疫情對(duì)于高校檔案館來(lái)說(shuō)是一次考試，高校檔案信息化管理水平在試卷中占有重要比例。

（2）解放思想，主動(dòng)出擊，全面收集抗疫防疫檔案材料。高?？挂叻酪邫n案材料的收集與歸檔存在以下幾點(diǎn)困難。首先，抗疫防疫檔案材料類(lèi)型多，數(shù)量大，分布廣泛且分散，具有被動(dòng)性和隨意性的特點(diǎn)，檔案材料的收集、整理有難度。其次，收集范圍不明確，移交管理制度不明確，加大了檔案員特別是兼職檔案員的工作難度?？挂叻酪邫n案與高校日常歸檔內(nèi)容不同，收集歸檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題較多。再次，在疫情影響下，檔案材料歸檔方式亟待改進(jìn)，線上收集與歸檔的需求迫切。此次疫情防控檔案材料收集，從內(nèi)容上來(lái)看，凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的記錄都應(yīng)當(dāng)納入收集歸檔范圍，包括紙質(zhì)文件材料、影像材料、電子文件材料、社交媒體與網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容、各類(lèi)實(shí)物等等。在收集官方形成的材料的同時(shí)，更加注重非官方形成、具有較大價(jià)值的各類(lèi)材料，例如相關(guān)文化創(chuàng)作、感人事跡、故事、影視作品等。從收集與歸檔形式上看，要充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)，靈活采用各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加強(qiáng)疫情防控材料的收集與歸檔工作。從收集與歸檔指導(dǎo)方面來(lái)看，高校檔案工作者要及時(shí)根據(jù)上級(jí)部門(mén)相關(guān)文件及學(xué)校實(shí)際情況，制定疫情防控檔案材料歸檔范圍，明確移交方式；密切跟進(jìn)學(xué)校疫情防控工作，積極爭(zhēng)取將檔案工作納入防控工作的總體部署，加強(qiáng)檔案收集與歸檔的指導(dǎo)工作，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸[3]71。

（3）加強(qiáng)專(zhuān)題檔案編研及專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在疫情防控過(guò)程中及疫情結(jié)束后，高校檔案工作者要積極建立新冠疫情防控專(zhuān)題卷宗和專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)，做好檔案編研。防疫抗疫檔案材料的收集是建立專(zhuān)題卷宗及專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)的基礎(chǔ)，專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)的建設(shè)能使防疫抗疫檔案更深層次的價(jià)值得以體現(xiàn)。在防疫抗疫檔案收集過(guò)程中，要充分考慮檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的總體設(shè)計(jì)及需求，從檔案材料收集的前端把控收集材料的相關(guān)格式等規(guī)范，避免重復(fù)性工作。數(shù)據(jù)庫(kù)及知識(shí)庫(kù)的建設(shè)對(duì)高校防疫抗疫工作的考核、總結(jié)、借鑒具有重要作用。防疫抗疫檔案材料專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)的建立既是對(duì)高校檔案工作者自身業(yè)務(wù)水平的考驗(yàn)，也是鍛煉與提高自身業(yè)務(wù)能力的機(jī)會(huì)。

四、高校檔案館應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的策略

高校突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案在豐富檔案館藏、突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置工作考核、借鑒等方面具有重要意義，但是目前高校檔案館對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的重視程度不夠，關(guān)注度不高，導(dǎo)致突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作有不少不盡如人意的地方。高校檔案館應(yīng)從配套制度建設(shè)、檔案資源建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用等方面加強(qiáng)突發(fā)公共事件檔案管理工作，提高突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理水平。

1. 加強(qiáng)面向突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作的配套制度建設(shè)。首先，高校檔案館應(yīng)設(shè)置突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作小組。該小組主要職責(zé)為統(tǒng)籌協(xié)調(diào)突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生期間的高校檔案管理工作，小組成員由分管校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館負(fù)責(zé)人、檔案工作人員、兼職檔案員組成。檔案館負(fù)責(zé)人也應(yīng)在高校突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置小組成員之列，以便了解突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)展情況，了解最新信息，方便及時(shí)調(diào)整檔案工作。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生之后，高校檔案館應(yīng)加強(qiáng)與突發(fā)事件處置負(fù)責(zé)部門(mén)的聯(lián)系，強(qiáng)化應(yīng)急處置業(yè)務(wù)人員的檔案意識(shí)，從源頭上加強(qiáng)檔案的收集歸檔工作，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。檔案工作人員應(yīng)參與整個(gè)事件的處置與防控工作，對(duì)材料的收集進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的指導(dǎo)，保證歸檔材料的全面性與完整性。對(duì)于全校性的突發(fā)事件，要利用高校各單位的日常檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加大檔案宣傳力度，對(duì)各單位兼職檔案員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，確保各單位突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集、整理工作的規(guī)范性和完整性。其次，加強(qiáng)相關(guān)制度及標(biāo)準(zhǔn)的制訂，形成突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理機(jī)制與網(wǎng)絡(luò)，把突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案納入規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展軌跡。特別是突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集、整理、鑒定、利用等制度，既要有一定的指導(dǎo)性，也應(yīng)具有相對(duì)的靈活性。特別是檔案收集制度，高校檔案館不應(yīng)固守已制定的高校檔案材料收集范圍，要解放思想，創(chuàng)造性地進(jìn)行突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集工作。第三，對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作形成緊急預(yù)案，把檔案工作相關(guān)管理規(guī)范納入學(xué)校突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案或應(yīng)急管理體系中，形成突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)緊急預(yù)案，定期進(jìn)行檔案工作者業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以確保在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時(shí)，檔案工作者能盡快進(jìn)入角色，保障工作高質(zhì)量、高效率完成。

2.重視高校突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源建設(shè)。構(gòu)建實(shí)體檔案資源與數(shù)字檔案資源并重，專(zhuān)題檔案資源開(kāi)發(fā)為重點(diǎn)的高校突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源建設(shè)模式。在實(shí)體檔案資源建設(shè)方面，要根據(jù)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集范圍及收集方式，進(jìn)行檔案收集、歸檔工作。筆者認(rèn)為，凡是在突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置工作中直接形成的具有保存和參考利用價(jià)值的各種類(lèi)型載體的記錄，都應(yīng)納入收集范圍，還要注重微博、微信公眾號(hào)及其他新媒體平臺(tái)的相關(guān)資料（文字、音視頻等）的收集與歸檔，保證突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的全面性、完整性、真實(shí)性。在數(shù)字檔案資源建設(shè)方面，將突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案數(shù)字化建設(shè)納入高校檔案信息資源建設(shè)整體規(guī)劃之中，以專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或知識(shí)庫(kù)的形式進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，能夠打破實(shí)體檔案歸檔導(dǎo)致信息分散的情況，使突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源化，以方便開(kāi)發(fā)與利用[4]63。

3.解放思想，提高突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案開(kāi)發(fā)及利用水平。檔案利用服務(wù)是檔案管理工作的目的。因突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時(shí)間具有不確定性，此類(lèi)檔案利用具有較強(qiáng)的時(shí)效性。首先，檔案數(shù)字化是提高檔案利用效率的有效途徑，數(shù)字化檔案能夠打破利用的空間及時(shí)間限制，且極大提高檔案檢索速度及準(zhǔn)確性。其次，在專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，在保證部分檔案保密性的同時(shí)，進(jìn)行跨學(xué)科、跨單位的聯(lián)動(dòng)開(kāi)發(fā)，充分考慮各類(lèi)需求，充分發(fā)揮各學(xué)科專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，最大程度開(kāi)發(fā)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的價(jià)值。最后，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案利用過(guò)程中，要提供多元化、知識(shí)化的服務(wù)方式。

高校檔案館對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案重視程度不高，導(dǎo)致此類(lèi)檔案工作存在不少問(wèn)題。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時(shí)，這些問(wèn)題更加凸顯。存在的主要問(wèn)題有組織、制度建設(shè)不到位，檔案管理人員主動(dòng)性不夠，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集不完整、不全面，導(dǎo)致檔案信息資源建設(shè)成為無(wú)源之水、無(wú)本之木，檔案的利用服務(wù)與需求之間的矛盾增大。高校檔案館要加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的組織建設(shè)及制度制定工作，使此類(lèi)檔案的收集、整理、利用工作有章可依；加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案信息資源建設(shè)工作，解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，提高檔案的開(kāi)發(fā)與利用水平。