淺議疫情防控采購便利化下如何做好采購內(nèi)部控制

●劉麗花

為貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記對(duì)新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作的重要指示精神，財(cái)政部辦公廳制定了《關(guān)于疫情防控采購便利化的通知》（財(cái)辦庫2020）23號(hào)，通知中提出“各國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財(cái)政資金采購疫情防控相關(guān)貨物、工程及服務(wù)的，應(yīng)以滿足疫情防控工作需要為首要目標(biāo)，建立采購“綠色通道”，可不執(zhí)行政府采購法規(guī)規(guī)定的方式和程序，進(jìn)口物資無需審批。此通知是在特殊時(shí)期制定的規(guī)定，簡(jiǎn)化了采購程序，提高了工作效率，但同時(shí)要求各單位做好采購內(nèi)部控制工作。

一、正常的采購內(nèi)控流程

采購計(jì)劃——采購審批——選擇采購方式——確定供應(yīng)商——訂立合同——實(shí)施采購——采購驗(yàn)收——報(bào)銷付款——定期對(duì)賬。

二、采購內(nèi)部控制單據(jù)的控制

1.采購計(jì)劃階段。根據(jù)生產(chǎn)和管理計(jì)劃制定采購計(jì)劃文件。

2.實(shí)施采購階段。采購相關(guān)的單據(jù)主要包括請(qǐng)購單、招投標(biāo)文件、訂購合同、訂購單。請(qǐng)購單是需求部門和倉儲(chǔ)部門填寫的；通過采購方式確定的采購文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)文件等，訂購合同，是采購人與供應(yīng)商之間對(duì)采購貨物或服務(wù)的約定；訂購單，是采購人填制的，作為整個(gè)環(huán)節(jié)的終端憑證保存。

3.驗(yàn)收階段。這個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生的文件，有驗(yàn)收單和入庫單。這是證明貨物真實(shí)存在的證明文件。這兩種單據(jù)必須寫明貨物的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等，信息。

4.開票付款階段。單據(jù)為發(fā)票及購貨明細(xì)單，作為報(bào)銷付款的憑證依據(jù)。

5.對(duì)賬階段。對(duì)賬單，是采購人與供應(yīng)商定期核對(duì)采購付款或未付款金額的文件。

三、采購內(nèi)部控制不相容職務(wù)

采購內(nèi)部不相容職務(wù)為。采購人與驗(yàn)收人、領(lǐng)用人與發(fā)放人職責(zé)相互分離。分離的目的為減少舞弊，例如若采購人與驗(yàn)收人為一人，若采購的實(shí)物數(shù)量與驗(yàn)收的實(shí)物數(shù)量不一致，但一人不說明就不會(huì)發(fā)現(xiàn)這一舞弊行為，若為兩人則下一步人員為上一步的復(fù)核人員。領(lǐng)用與發(fā)放也為同一道理，例如某職員領(lǐng)用了300件勞動(dòng)服，發(fā)放時(shí)他偷偷將10件衣服占為己用，其他用于發(fā)放，發(fā)放時(shí)則記錄為全部發(fā)放，只是檢查賬務(wù)則不會(huì)發(fā)現(xiàn)。

四、正常采購內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1.采購計(jì)劃的申請(qǐng)，要按照各單位的財(cái)權(quán)流配置規(guī)定，進(jìn)行審批，要求申請(qǐng)要切合實(shí)際，需經(jīng)過需求部門負(fù)責(zé)人或主管管理人員和倉儲(chǔ)管理人員審批。請(qǐng)購單需寫明請(qǐng)購的原因、貨物的參數(shù)需求。

2.采購方式選擇。采購部門在收到經(jīng)審批的采購單后，需根據(jù)采購制度限額規(guī)定，選擇適當(dāng)?shù)牟少彿绞剑ㄗh價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、公開招標(biāo)等方式來確定供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商地址、規(guī)模、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。

3.采購驗(yàn)收入庫階段，庫房收到貨物后，通知檢驗(yàn)部門人員，與驗(yàn)收員對(duì)照訂貨單上的數(shù)量，檢驗(yàn)部門進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收后，進(jìn)行入庫。

4.付款階段。需對(duì)照訂購合同中約定的付款方式、驗(yàn)收單等資料，進(jìn)行核對(duì)后付款。

五、通過梳理采購流程找出疫情下便利化采購，內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)

1.簡(jiǎn)化后的采購流程。確定采購需求——選擇供應(yīng)商——實(shí)施采購——實(shí)物驗(yàn)收——報(bào)銷付款

2.簡(jiǎn)化后的采購流程，需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)控點(diǎn)。采購流程中的方式和程序，意味著達(dá)到公開招標(biāo)限額的，若時(shí)間緊急，將不需要采用公開招標(biāo)的方式，這可能導(dǎo)致供應(yīng)商的選擇沒有經(jīng)過充分的競(jìng)爭(zhēng)，不夠透明，存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)。購買的價(jià)格偏高，只有通過對(duì)比以前的價(jià)格，及判斷市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，來判斷購買行為的合規(guī)性。

3.加強(qiáng)驗(yàn)收，驗(yàn)收是判斷實(shí)物真實(shí)存在的重要依據(jù)。采購便利化的情況下，必須重視實(shí)物驗(yàn)收。而且要保證驗(yàn)收人與采購人不是同一人，驗(yàn)收人要認(rèn)真核對(duì)訂購單采購的數(shù)量與入庫的數(shù)量保持一致，并有專業(yè)的檢驗(yàn)人員對(duì)到貨實(shí)物的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)采購貨物的規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，防止出現(xiàn)價(jià)優(yōu)質(zhì)次的商品。特別是疫情期間，如果購置了不合格的防護(hù)用品，那么將給使用的研究人員和醫(yī)護(hù)人員帶來感染的風(fēng)險(xiǎn)。

4.加強(qiáng)票據(jù)的核查。主要包括對(duì)發(fā)票上貨物的價(jià)格數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)價(jià)格的高低，可以通過對(duì)比往常購買該產(chǎn)品的價(jià)格，或者通過市場(chǎng)價(jià)格對(duì)比，了解價(jià)格的真實(shí)性。通過核對(duì)發(fā)票上產(chǎn)品的數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量來核實(shí)采購實(shí)物入庫的真實(shí)性。

六、結(jié)語

因此，在便利化采購的情況下，通過加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)、價(jià)格核實(shí)、票據(jù)審核等環(huán)節(jié)來加強(qiáng)內(nèi)部控制，才能減少采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，保證采購工作的內(nèi)部控制的有效性，減少采購環(huán)節(jié)舞弊的發(fā)生。另一方面，要加強(qiáng)政府部門對(duì)采購的監(jiān)管，以及單位內(nèi)部審計(jì)部門和紀(jì)檢部門對(duì)采購的監(jiān)管。按照《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控財(cái)政資金和捐贈(zèng)款物審計(jì)監(jiān)督工作的通知》的要求，審計(jì)部門可以做好疫情期間購買環(huán)節(jié)的咨詢工作，結(jié)合實(shí)際情況做好疫情的防控資金的有效使用，可以針對(duì)資金使用開展專項(xiàng)審計(jì)，審計(jì)中發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)存在資金挪用等舞弊行為，及時(shí)交紀(jì)檢部門處理。通過以上日常加強(qiáng)票據(jù)審核、實(shí)物驗(yàn)收、專項(xiàng)審計(jì)相結(jié)合的方式可以將采購風(fēng)險(xiǎn)降至最低，保證疫情下企業(yè)目標(biāo)合規(guī)合理地實(shí)現(xiàn)。