淺談制造業(yè)企業(yè)采購內部控制

應小萍

摘要：采購作為企業(yè)生產經營活動的源頭，在企業(yè)中擔任著非常重要的角色。隨著市場競爭的日益加劇，更多的企業(yè)想通過降低采購成本以占領市場。因此，一套完善的企業(yè)采購內部控制制度會讓企業(yè)在具體的采購過程中事半功倍。本文結合《企業(yè)內部控制應用指引第7號—采購業(yè)務》分析中小企業(yè)采購流程及主要內部控制的重要性，根據(jù)制造業(yè)企業(yè)目前存在的現(xiàn)狀，提出完善采購流程及主要內部控制方法，構建出一個有效、合理的采購內部控制制度。

關鍵詞：采購內部控制;崗位職責;供應商審核

一、制造業(yè)企業(yè)采購內部控制的重要性

一個制造業(yè)企業(yè)中，營業(yè)成本占營業(yè)收入的85%左右，而在營業(yè)成本的構成中，材料成本占據(jù)75%左右，由此可見，采購處于非常重要的地位。一個合格的采購，每年可能為公司節(jié)約幾十萬甚至上百萬的成本。尤其在大多數(shù)企業(yè)在市場中并無主導作用，只能拼價格戰(zhàn)的時候，合理的成本控制能夠為企業(yè)的生存贏得先機。有些企業(yè)的管理者錯誤地認為采購部門僅僅履行采購的職責，不會給企業(yè)帶來任何收益，其實不然。兩個相同類型的企業(yè)，如果其中一個企業(yè)內控制度完善，采購成本控制得當，那么，他的材料成本勢必要低些，節(jié)約下來的這部分材料成本就是利潤。企業(yè)的采購是企業(yè)生產經營活動的源頭，是企業(yè)生產和銷售得以完成的基礎，在保障生產順暢的同時也保障了產品的質量。為了使企業(yè)能以最低的采購成本保障企業(yè)生產經營活動所需物品的正常持續(xù)供應，規(guī)范采購工作，加強企業(yè)采購內控流程設計與控制就迫在眉睫。

二、制造業(yè)企業(yè)采購內部控制存在的問題

（一）內部控制制度不完善，崗位職責不明

我國的制造業(yè)企業(yè)絕大多數(shù)是自負盈虧的民營企業(yè)，更有許多是家族企業(yè)，領導層對內部控制管理不重視，一直都按照以往傳承下來的流程或經驗辦事，企業(yè)根本未形成內部控制管理制度。內部控制管理制度不完善，企業(yè)內部各部門之間或同部門各崗位之間沒有明確的分工，內控權責未分離，職責不明。如：采購業(yè)務中具體分工不明確，物資采購的申報人員又是負責審批的人，或者采購人員又兼負責驗收入庫等等。一旦有錯誤發(fā)生，各個部門之間相互扯皮，企業(yè)制度中也并未明確究竟是誰的責任，最終使企業(yè)的利益遭受損失而員工的利益絲毫未損，所以同樣的錯誤也就會重復發(fā)生。

（二）缺乏對供應商的有效評估和跟蹤管理

采購活動要求采購經常與供應商打交道，供應商的選擇直接影響到企業(yè)的產品質量，信用及利潤。企業(yè)缺乏對供應商的有效評估，供應商的選擇勢必會過于主觀或者人情化，導致供應商選擇不當，最終采購物資質次價高;同時，對合作中的供應商，對其質量、資金能力等缺乏有效的跟蹤管理，也極易導致供應商放松自我管理，以次沖優(yōu)、材料短缺、采購鏈斷裂等。

（三）采購缺乏預算，采購隨意性大

對于日常采購物資，要到車間排產發(fā)現(xiàn)某種物資短缺時，才能進行采購，采購沒有計劃，安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，對供應商的供貨能力及交貨期等考慮不周，都會造成物資的短缺或積壓，最終導致企業(yè)因缺乏物資而生產停滯或過度采購而浪費資源;對于像設備這類大宗物資，采購未經過相關部門的評審，招投標或定價機制不科學，采購極易受利益和人情的影響，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐，從而影響企業(yè)的利益。

（四）材料驗收和付款審核制度不嚴

很多企業(yè)采購驗收不規(guī)范，存在企業(yè)購回的物資沒有專業(yè)的人員檢測、檢測方法不正確甚至沒有檢測直接入庫的現(xiàn)象。沒有一套嚴格的倉庫準人制度，檢測出有瑕疵的物資不及時和供應商溝通以讓其改進，直接勉強入庫，導致企業(yè)在生產時既費時又影響產品質量。付款審核不嚴，沒有等驗收合格再付款或者未按合同規(guī)定的時間付款，這些都可能導致企業(yè)采購物資、資金損失或信用受損。

三、健全制造業(yè)企業(yè)采購內部控制的對策

（一）明確采購內控的管理制度和采購人員崗位職責

為了做到不盲目采購、造成物品的積壓，從而給企業(yè)帶來資金壓力;也不因為采購的不及時或是不合格而影響交貨及產品質量。企業(yè)必須加強采購的內部控制，公司要有適合本公司業(yè)務運營的采購流程和管理制度，設立采購審批權限，給常用的物料設立安全庫存，采購人員嚴格按流程進行合理采購。為實現(xiàn)精益管理，做到接近零庫存而又能保障生產的順暢和產品的質量，使企業(yè)以最小存貨投資及損失而達到最大的收益，在采購過程中應遵循以下幾點，并相應明確各崗位人員責任。

1.做到貨比三家，低價采購。貨物采購必須向三家以上供應商詢價并提供其報價記錄，采購人員在對三家的質量、價格、交貨時間、售后服務、資信等因素進行綜合評估，確定一家供應商，同時搜集市場最新行情與之進一步協(xié)商議定最終價格。購買的臨時性應急物品或是零星采購小物資及客戶指定物資除外。

2.做到按需采購。采購人員定購的物品必須按申購單所列規(guī)格、型號、數(shù)量進行下單，有特殊要求的申購單中必須列明，否則，由此造成的損失由采購人員負責。在市場中無滿足申購部門要求的物品或成本過高的情況下，采購人員不能憑經驗或主觀臆斷自作主張，須及時反饋信息給申購部門，同時由總經理、技術部、銷售部和生產部等相關部門成立臨時采購小組商議更改相關參數(shù)事宜。經臨時采購小組驗證審核后，再行采購。

3.提高自身素質，廉潔自律。采購人員應熱愛本職工作，加強學習，以掌握與本企業(yè)相關的各種材料、工藝、設備等知識，努力提高采購物品質量，降低采購成本;凡事都以企業(yè)利益為先，廉潔自律，不收禮，不受賄，不受人情影響，嚴格按采購制度和程序辦事;工作認真仔細，做到不因自身工作失誤給公司造成損失。

4.對于單位價值高或一定時期需求量大的物資要實行招標采購。凡單位價值高或一定時期使用數(shù)量多，金額大的物品、設備，由生產、財務、技術等相關部門共同參與成立一個招標小組，擬定出一段時間內（一年或半年）的供貨數(shù)量、價格，質量要求及供貨協(xié)議，通過招標的形式進行采購，這樣可以簡化采購程序，提高工作效率，保證采購價格的公正性。對于價格隨市場變化較快的物品，如銅等，應隨時掌握市場行情，調整采購價格。

5.自覺接受審計監(jiān)督。企業(yè)可以成立一個內部審計部門，對企業(yè)的經營活動進行監(jiān)督。對于企業(yè)賦予公司審計部門對采購活動的監(jiān)督和質詢工作，采購人員要隨時接受，給與配合。如審計部門經調查發(fā)現(xiàn)：采購人員在其工作中有發(fā)生違反采購制度的行為，并給公司造成損失的，公司將對相關人員依照公司的相關獎懲制度進行處罰，造成嚴重后果的甚至追究其法律責任。

（二）完善供應商評估和準入的管理

企業(yè)應當建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質量保證協(xié)議，建立供應商管理信息系統(tǒng)。事前，通過各種方式將供應商的具體資質、規(guī)模、業(yè)務能力等了然于胸，要做到知已知彼，方能百戰(zhàn)不殆。如在某公司發(fā)生過這樣的案例：2016年因業(yè)務員接了一個40.5KV傳感器的單子，并且經過市場調查，覺得這種產品的需求挺大的，而這種產品對于我公司來說是個新的產品，要想做必須得先開模具。為了搶占市場，研發(fā)部加班加點，設計出了圖紙，采購部也經過詢價比對，但未進行深入了解就確定了一家相對交貨期比較及時的新單位進行開模。本以為一切都可以順利完成，誰知道因為該供應商業(yè)務能力不足，導致開出來的模具經過三次的修改之后仍不能使用，直接報廢，造成經濟損失3.5萬元，同時也喪失了市場，這個損失是無法估量的。對于已經在合作的供應商，應建立一整套考核制度，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結果對供應商進行合理分類。據(jù)此將供應商分A、B、C類管理，并制定一套獎懲制度，對于A類供應商給予激勵政策如：縮短付款賬期或是加大采購數(shù)量等等;對于C類的供應商，或通知改進，或取消合作。做到每年及時更新供應商名錄。

（三）企業(yè)應當建立一整套采購預算、申請和審批制度

采購預算是上年第四季度根據(jù)銷售預算和往年的需求量制定，本年再根據(jù)實際生產需要，由使用部門或倉庫提交“采購預算申請單”，申請單中須注明物料的型號、規(guī)格、品名、數(shù)量、需求日期（有特殊要求必須列示）。經有關部f J確認簽字后再由采購部門編制。采購部門依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，交貨期等決定訂購額數(shù)量、時間及供應商，制定采購合同，這里的采購合同應盡量使用本公司的版本，以便日后萬一發(fā)生糾紛時，我方有在本地訴訟的權利。屬預算內采購的經既定權限審批后可進行相應的采購;屬預算外采購的，應履行嚴格的審批程序。

（四）企業(yè)應當建立嚴格的采購檢測驗收制度和付款制度

企業(yè)應針對各種采購物資確定其特定的檢驗方式，設立專門的驗收機構由專業(yè)的檢驗人員對所采購物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、質量等相關內容進行檢驗，經檢測合格的物資，出具檢測合格證明，及時辦理入庫;檢驗過程中發(fā)現(xiàn)有檢測指標異常的，負責驗收的人員應當立即向本部門領導匯報，本部門無法解決的，由部門領導向企業(yè)更高層的相關管理機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理，以免造成對生產的耽擱。涉及技術指標要求特殊物資檢測的，還應進行專業(yè)測試，如本企業(yè)的檢測資源不足的，則送或聘請第三方有相關資質的機構進行檢測。

另外，為了企業(yè)的生產經營活動能有序地進行，也不造成不必要的資金浪費，企業(yè)還應建立一套合理的付款制度，幫助企業(yè)把好質量關。在所購物資未檢測合格前不付款，不礙于同事之間的關系違約提前付款，財務部門在接到經審核無誤的付款通知單時要及時付款，以免影響企業(yè)信譽。

結語

制造業(yè)企業(yè)采購只有將內部控制的管理制度健全并有效地實施，以制度管人，做到權責分離，分工明確，有計劃地采購，才能為企業(yè)開源節(jié)流，確保企業(yè)的資金都用在刀刃上，使企業(yè)的利潤最大化。

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