企業(yè)信息化過(guò)程中的信息孤島問(wèn)題及對(duì)策分析

■劉金城

（湖南省機(jī)械設(shè)備進(jìn)出口公司）

引 言

信息孤島主要是企業(yè)中的上下級(jí)組織、平行組織因?yàn)閼?yīng)用程序和業(yè)務(wù)流程等原因，導(dǎo)致彼此連接斷開(kāi)，出現(xiàn)信息堵塞、無(wú)法共享和信息不相關(guān)等問(wèn)題。隨著當(dāng)下信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)開(kāi)始借助信息技術(shù)不斷發(fā)展自身，企業(yè)在信息化建設(shè)中逐漸暴露出信息孤島問(wèn)題，需要對(duì)此進(jìn)行深入研究，尋找問(wèn)題成因，并提出有效解決措施，促進(jìn)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的全面整合、共享，提升企業(yè)辦公效率。

1 信息孤島問(wèn)題分析

信息孤島即信息不共享、不流通、不交換、功能不共享以及業(yè)務(wù)流程和信息脫節(jié)的應(yīng)用系統(tǒng)。信息孤島會(huì)出現(xiàn)在企業(yè)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)和領(lǐng)域內(nèi)。而企業(yè)內(nèi)的信息孤島主要是在各種因素影響下，導(dǎo)致不同部門(mén)完全孤立，包括銷售、采購(gòu)、計(jì)劃、財(cái)務(wù)等信息無(wú)法在部門(mén)之間順暢流動(dòng)。

企業(yè)在信息化建設(shè)中，率先進(jìn)行了局部信息化，因?yàn)楦鱾€(gè)部門(mén)所采用的業(yè)務(wù)軟件和信息系統(tǒng)各不相同，像是財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)置了財(cái)務(wù)軟件、庫(kù)房部門(mén)設(shè)置了資源管理軟件、開(kāi)發(fā)部門(mén)設(shè)置了CAD軟件。而不同軟件以及數(shù)據(jù)庫(kù)彼此獨(dú)立，各成體系，導(dǎo)致不同軟件之間缺少有效聯(lián)系，尚未形成統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)編碼，最終形成信息孤島。企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)也已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)下企業(yè)信息交換的現(xiàn)實(shí)要求，在技術(shù)持續(xù)發(fā)展基礎(chǔ)上，企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求也持續(xù)提升，原有系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期企業(yè)的發(fā)展要求。比如開(kāi)發(fā)部、銷售部和財(cái)務(wù)部中的各個(gè)軟件系統(tǒng)無(wú)法保證信息順利交換，進(jìn)而影響信息傳播速度，也無(wú)法滿足新時(shí)期企業(yè)和市場(chǎng)發(fā)展要求，更不用說(shuō)輔助企業(yè)高層進(jìn)行科學(xué)決策。不同軟件系統(tǒng)無(wú)法滿足信息共享要求。而隨著時(shí)代發(fā)展信息系統(tǒng)之間的信息共享形成了全新發(fā)展需求，但卻無(wú)法通過(guò)修改局部軟件或調(diào)整系統(tǒng)配置，促進(jìn)軟件之間的順暢溝通，為此需要針對(duì)信息資源進(jìn)行重新整合規(guī)劃，如此系統(tǒng)便會(huì)繼續(xù)被拆分成各個(gè)信息孤島。

2 信息孤島形成原因

信息化屬于一種持續(xù)發(fā)展性工作，信息孤島則是信息化普及推廣中的衍生物，是無(wú)法徹底消除的，但可以對(duì)信息孤島問(wèn)題的形成原因進(jìn)行全面分析，從而找出有效的應(yīng)對(duì)措施，從某種程度上進(jìn)一步削弱信息孤島影響和阻礙。具體包括三種層面：第一是需求分析不合理，對(duì)于企業(yè)而言，需求分析屬于一種螺旋發(fā)展進(jìn)程。企業(yè)在信息化發(fā)展初級(jí)階段，上到高層領(lǐng)導(dǎo)，下到基層職員，幾乎沒(méi)有人熟悉和了解企業(yè)信息化具體內(nèi)容和發(fā)展?fàn)顩r，最終影響了需求分析完善性，為后期信息孤島留下安全隱患。此外，企業(yè)需求也應(yīng)該立足于日常業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)處理，發(fā)展都中級(jí)管理信息的系統(tǒng)集成以及最后發(fā)展到高級(jí)決策支持，屬于一種持續(xù)發(fā)展過(guò)程。處于信息化低層次環(huán)節(jié)中，無(wú)法針對(duì)未來(lái)信息化高層次階段中的需求和目標(biāo)形成清晰輪廓，需求持續(xù)發(fā)展變化增加了信息孤島出現(xiàn)概率。

第二是尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不同發(fā)展階段內(nèi)，企業(yè)分散應(yīng)用的系統(tǒng)因?yàn)樵谛畔⒕幋a、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及運(yùn)行環(huán)境等方面參考的標(biāo)準(zhǔn)各不相同，從而影響了系統(tǒng)集成和信息共享的效果。第三是管理職能方面的認(rèn)識(shí)誤差，從發(fā)展表面分析，信息孤島問(wèn)題似乎是應(yīng)用交互問(wèn)題和數(shù)據(jù)矛盾以及數(shù)據(jù)共享難題，但從深層次角度進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，信息孤島本質(zhì)上屬于管理職能化的后果，而管理孤島是信息孤島的最終原因。因?yàn)榛鶎庸芾碚吆椭袑庸芾碚咚幑芾韺哟尾煌?，在管理重點(diǎn)上存在較大差異，在信息化需求方面完全不同，各個(gè)部門(mén)通常會(huì)聯(lián)系部門(mén)自身發(fā)展需求，自主開(kāi)發(fā)或購(gòu)買軟件，沒(méi)有立足于企業(yè)發(fā)展大局進(jìn)行充分考慮，同時(shí)也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到和其他部門(mén)之間的共享問(wèn)題，以及接口解決措施。不同層次管理人員在希望能夠借助企業(yè)信息化進(jìn)一步提升自身生產(chǎn)效率、促進(jìn)各部門(mén)信息快速傳遞的同時(shí)，還不希望最先公開(kāi)部門(mén)狀況[1]。

3 信息孤島解決措施

3.1 提高企業(yè)信息化建設(shè)實(shí)力

當(dāng)下企業(yè)為了改善信息孤島狀況，應(yīng)該提高信息資源規(guī)劃的重視，信息資源規(guī)劃作為企業(yè)信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，需要促進(jìn)業(yè)務(wù)流程和信息資源規(guī)范的全面整合，主動(dòng)學(xué)習(xí)成功企業(yè)先進(jìn)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，立足于全局視角，重新思考企業(yè)管理模式，從而針對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析和全面摸底，在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建功能模型和數(shù)據(jù)模型，有效尋找最佳入手點(diǎn)，重新設(shè)計(jì)企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)企業(yè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，包括速度、服務(wù)、成本和質(zhì)量等方面實(shí)現(xiàn)全面優(yōu)化。通過(guò)不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展水平的有效提升，創(chuàng)新企業(yè)發(fā)展層次，優(yōu)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率，促進(jìn)相關(guān)產(chǎn)品制造、生產(chǎn)和設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)剛性到柔性化的發(fā)展，面向服務(wù)創(chuàng)建集成化、分布式信息平臺(tái)，促進(jìn)業(yè)務(wù)橫向關(guān)聯(lián)、上下貫通，同時(shí)根據(jù)協(xié)同商務(wù)、協(xié)同辦公、協(xié)同制造、協(xié)同設(shè)計(jì)以及全過(guò)程供應(yīng)鏈基礎(chǔ)思想，基于協(xié)同產(chǎn)業(yè)鏈，創(chuàng)建完善的生產(chǎn)管理服務(wù)機(jī)制、決策支持體系、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)體系、資金運(yùn)作體系，促進(jìn)綜合數(shù)字化集成應(yīng)用。

3.2 高層領(lǐng)導(dǎo)提高重視

信息作為企業(yè)發(fā)展中的核心戰(zhàn)略資源，企業(yè)的信息化建設(shè)中牽涉到企業(yè)管理改革和組織機(jī)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整。信息化的優(yōu)化整合還進(jìn)一步關(guān)系到不同方面的利益，只有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)主持才能實(shí)現(xiàn)。國(guó)內(nèi)大部分信息化建設(shè)項(xiàng)目中，存在某一部分正是因?yàn)楦邔宇I(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有從一而終地關(guān)注信息化建設(shè)，在項(xiàng)目建設(shè)初期突出了信息化發(fā)展重要性，但在正式開(kāi)始信息化建設(shè)后，缺少成員有效參與，通常是中層領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行各項(xiàng)決定，在出現(xiàn)問(wèn)題后，便會(huì)彼此推卸責(zé)任，缺少全過(guò)程參與，無(wú)法突破信息孤島問(wèn)題。

在企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)主持下，應(yīng)該重新改造企業(yè)流程，補(bǔ)充進(jìn)行信息資源規(guī)劃，將企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和信息資源規(guī)劃有效聯(lián)合起來(lái)，立足于企業(yè)發(fā)展全局，對(duì)企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理，通過(guò)分析調(diào)查理順企業(yè)中的信息流、資金流和物資流，針對(duì)信息化提出整體功能要求，充分規(guī)劃信息資源。對(duì)企業(yè)信息化相關(guān)發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行不斷細(xì)化，做好頂層設(shè)計(jì)，立足于規(guī)劃階段，對(duì)不同層面中信息系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)集成和業(yè)務(wù)要求進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，分層次合理設(shè)計(jì)不同環(huán)節(jié)信息建設(shè)項(xiàng)目，形成準(zhǔn)確、清晰、明確的業(yè)務(wù)邊界，從技術(shù)路線制定、總體設(shè)計(jì)和項(xiàng)目計(jì)劃等環(huán)節(jié)入手，合理設(shè)計(jì)信息孤島消除方案，避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)性問(wèn)題，預(yù)防新信息孤島的形成。企業(yè)應(yīng)該以自身管理模式為核心，將軟件作為輔助性內(nèi)容，在滿足相應(yīng)資金條件基礎(chǔ)上，結(jié)合ERP基礎(chǔ)理念，對(duì)孤島問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)治理，進(jìn)一步突破傳統(tǒng)信息處理模式和職能限制，針對(duì)企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的信息流、資金流和物流等實(shí)施全面整合。

3.3 形成有效的制度支持

立足于企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，將相關(guān)業(yè)務(wù)流程當(dāng)成基礎(chǔ)ERP理念，立足于企業(yè)管理實(shí)際，結(jié)合信息流、資金流和物資流的發(fā)展對(duì)企業(yè)相關(guān)信息資源進(jìn)行合理規(guī)劃，同時(shí)考慮企業(yè)發(fā)展特征進(jìn)行有效發(fā)展，創(chuàng)造出滿足具體業(yè)務(wù)流程的ERP系統(tǒng)，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)。制定完善的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建常態(tài)標(biāo)準(zhǔn)更新和發(fā)布機(jī)制，在標(biāo)準(zhǔn)體系這一層面出發(fā)，促進(jìn)相關(guān)技術(shù)和業(yè)務(wù)要求的全面統(tǒng)一，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程，和規(guī)范化信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一應(yīng)用規(guī)范，突破信息孤島現(xiàn)狀。

企業(yè)信息化屬于綜合性任務(wù)，同時(shí)整個(gè)建設(shè)過(guò)程也充滿了風(fēng)險(xiǎn)，十分復(fù)雜，不管是后期實(shí)踐，還是前期工作，不可避免會(huì)遇到各中限制和阻礙。為其企業(yè)需要針對(duì)信息化建設(shè)，合理制定相應(yīng)的管理政策制度。制度是公信力的形成基礎(chǔ)，如果企業(yè)缺少公信力制度，還不如直接不設(shè)制度。標(biāo)準(zhǔn)、量和度是制定管理制度的基礎(chǔ)要素，其中的度是不要讓員工感到壓力，同時(shí)也不會(huì)因?yàn)閴毫^(guò)度或壓力不足而形成反作用、適合的量則是對(duì)員工誘惑力和企業(yè)承受力兩者矛盾進(jìn)行有效處理。標(biāo)準(zhǔn)則是保證制度公信力。形成有效的獎(jiǎng)懲制度能夠進(jìn)一步激發(fā)員工參與積極性，提高信息化發(fā)展效率。在合理制度管理下，能夠促進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的順利發(fā)展。

3.4 形成專業(yè)信息隊(duì)伍

企業(yè)在進(jìn)行信息化發(fā)展的過(guò)程中，無(wú)法脫離員工的支持和配合，為此需要采取有效措施，促進(jìn)加強(qiáng)專業(yè)化信息隊(duì)伍建設(shè)，使其形成相同的發(fā)展目標(biāo)，能夠朝著同一發(fā)展方向共同努力。高層領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)下，組織員工積極參與信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全員培訓(xùn)，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工實(shí)施ERP系統(tǒng)培訓(xùn)。形成標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)體系中，形成規(guī)范、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的信息交換接口。在信息系統(tǒng)建設(shè)中，還應(yīng)該借助方案審核以及技術(shù)論證等措施，針對(duì)系統(tǒng)集成方案以及開(kāi)發(fā)技術(shù)等實(shí)施全面審核，深入分析項(xiàng)目方案，將數(shù)據(jù)孤島和潛在業(yè)務(wù)問(wèn)題徹底排除。除此之外，企業(yè)還需要業(yè)務(wù)精英、項(xiàng)目管理者、測(cè)試員、系統(tǒng)分析師和程序員等專業(yè)人才，立足于信息資源規(guī)劃，順利發(fā)展到最終的ERP執(zhí)行。在條件允許的基礎(chǔ)上，企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)中還可以主動(dòng)詢問(wèn)專門(mén)的咨詢公司，借助外援力量，為企業(yè)信息化提供有效的發(fā)展意見(jiàn)。旁觀者清，在某些條件下，咨詢企業(yè)能夠更加準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)中的現(xiàn)存問(wèn)題。企業(yè)不同領(lǐng)域?qū)I(yè)人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，各司其職，才能促進(jìn)企業(yè)在激烈競(jìng)爭(zhēng)下穩(wěn)定前行，同時(shí)在業(yè)務(wù)信息創(chuàng)新中勇往直前[2]。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，打破信息孤島對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言，涉及到信息技術(shù)、相關(guān)業(yè)務(wù)和管理領(lǐng)域，屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化工程，企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展建設(shè)當(dāng)中信息化特征決定了信息孤島消除屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性任務(wù)，融入到信息建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，為此企業(yè)應(yīng)該從信息規(guī)劃設(shè)計(jì)層面入手，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一設(shè)計(jì)，避免產(chǎn)生信息孤島問(wèn)題出現(xiàn)。