做好辦公室文秘工作的幾點思考

張傳玉

（河南油田培訓(xùn)中心，河南 南陽 473132）

公司內(nèi)部的辦公室部門是整個公司的綜合協(xié)調(diào)機構(gòu)，因此很多公司的重要管理事務(wù)都必須由辦公室來開展處理，辦公室是公司內(nèi)部政策制定、文件傳達(dá)的核心樞紐。因而，從事行政工作的文秘人員要具備極強的行政管理能力，高效處理行政工作。此外，文秘人員要具備一定的計算機操作能力，熟練使用辦公軟件，其中文秘人員的核心能力、寫作能力能夠有效滿足公司內(nèi)部文案的編制需求，承擔(dān)起信息傳達(dá)、承上啟下的作用。

1 辦公室文秘工作對企業(yè)的重要性

企業(yè)的辦公室文秘工作通常是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，日常工作包括規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)每日活動、將領(lǐng)導(dǎo)日程等。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要外出辦公或出差，文秘工作人員需要提前安排好領(lǐng)導(dǎo)活動流程、辦公時間、交通出行等。企業(yè)的辦公室文秘還是領(lǐng)導(dǎo)的傳話筒，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)出某一意圖或者指令后，文秘工作人員需要使用合理的傳達(dá)方式將領(lǐng)導(dǎo)意圖傳到企業(yè)的各個部門中，一般情況下，文秘工作人員通常使用文件將領(lǐng)導(dǎo)意圖轉(zhuǎn)化為書面形式。是企業(yè)上下級傳遞信息的一個重要樞紐，對企業(yè)未來發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

2 企業(yè)辦公室文秘工作現(xiàn)狀

2.1 辦公室文秘人員沒有明確的工作目的

企業(yè)辦公室文秘工作人員每天面臨的工作數(shù)量繁多，倘若工作缺乏條理性、規(guī)律性，將非常容易導(dǎo)致工作混亂，效率下降。辦公室文秘工作人員要準(zhǔn)確抓住領(lǐng)導(dǎo)意圖，否則會出現(xiàn)錯誤傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見的情況。出現(xiàn)這些問題的主要原因有：沒有對工作內(nèi)容進行統(tǒng)籌規(guī)劃、無法平衡各項工作內(nèi)容之間的關(guān)系、對公司現(xiàn)狀理解不夠透徹等。

2.2 企業(yè)文秘工作人員綜合素質(zhì)較低

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，各個部門的人才需求量呈現(xiàn)上升趨勢，工作難度也在不斷增加，這樣一來導(dǎo)致了兩種消極現(xiàn)象的產(chǎn)生。1）招收的文秘工作人員專業(yè)素質(zhì)較低，不了解工作流程，無法負(fù)擔(dān)起巨大的工作量，導(dǎo)致文秘工作效率不斷下降。2）原有的文秘工作人員知識系統(tǒng)較為陳舊，容易誤解領(lǐng)導(dǎo)意圖，引發(fā)失誤現(xiàn)象。

3 企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的提升策略

3.1 強化培訓(xùn)，并建立完善的工作制度

企業(yè)辦公室的負(fù)責(zé)人要加強文秘人員的培訓(xùn)，結(jié)合辦公室內(nèi)部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)。結(jié)合文秘人員培訓(xùn)的需求，制定年度文秘培訓(xùn)計劃，并制定文秘培訓(xùn)方案。將文秘人員的培訓(xùn)資金納入部門的年度預(yù)算當(dāng)中，給文秘人員培訓(xùn)的內(nèi)容，主要是提高文秘人員的心理素質(zhì)、動手能力、綜合管理能力以及應(yīng)急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發(fā)情況。

3.2 提高公文的寫作能力

掌握了公文一些基本原則和要求，只能算是初入門者，還不能算是“會寫”。公文的基本格式是外在形式，這是非常重要的，但是要想成就一篇質(zhì)量上乘的公文，內(nèi)部的結(jié)構(gòu)和聯(lián)系才是需要真功夫、見真章的，這里重點談一下篇章結(jié)構(gòu)。一篇公文能夠立起來，最重要的就是篇章結(jié)構(gòu)，這是骨架，也是起草公文至關(guān)重要的一步。一般而言，公文內(nèi)文包括三個部分：開頭（前言）、主體和結(jié)尾。開頭開篇名義，講明制發(fā)公文的緣由、依據(jù)及意義等，結(jié)尾是再強調(diào)，提出希望等。那么核心內(nèi)容就是主體部分，必須先列明提綱，確定寫作思路，一般采用分條列項或者擬制小標(biāo)題的方式，如果小標(biāo)題下面仍需闡述的，需要再列分項的小標(biāo)題，框架出來以后，再按照掌握的情況，分門別類進行“分裝”，公文才能真正立起來。

3.3 建立獎懲機制

辦公室要結(jié)合實際的行政管理工作狀況，有針對性地設(shè)計獎懲機制來提高文秘工作者工作積極性，以實現(xiàn)激勵員工的目的。辦公室制定的獎勵管理制度，要對積極提高自身行政管理工作能力的文秘人員，給予一定的獎勵，以及在行政工作上做出重大貢獻的人員，給予一定的年度獎金激勵和精神獎勵，可以給員工頒發(fā)優(yōu)秀工作者稱號，以此來激勵全體辦公室人員努力工作，積極向上。辦公室以公開公平、多勞多得的原則來建立獎勵機制尤其是在公司內(nèi)部文秘工作量較大的情況下，通過制定激勵機制可有助于文秘人員高效完成文案寫作工作，給高質(zhì)量完成任務(wù)的員工頒發(fā)優(yōu)秀獎，可以給員工發(fā)放現(xiàn)金獎，發(fā)放辦公用品和生活用品以及提高員工的績效工資。

3.4 要做好督察督辦，確保各級要求及時落實

文秘工作人員是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，發(fā)揮著重要的參謀作用，主要體現(xiàn)在會議精神內(nèi)容紀(jì)要、文件傳遞、督辦待辦事項等方面。企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)每天都會接收并處理大量的文件，文秘工作人員必須協(xié)助進行甄別、分類、處理等。其中最為重要的是會議精神內(nèi)容紀(jì)要，包括每周例會、階段性工作總結(jié)以及各種新政策、新方針、新指示的下達(dá)等。文秘工作人員必須高效、精確、全面地將領(lǐng)導(dǎo)的要求提煉出來并在會議紀(jì)要中體現(xiàn)出來，尤其是在會議上公布的待辦事項，必須特別重視，全面、高效地傳達(dá)給所有職工。文秘工作人員必須明確會議紀(jì)要所涉及的各項工作內(nèi)容的時間節(jié)點并完成事項的標(biāo)記工作，同時及時進行督察督辦，確保上級要求和領(lǐng)導(dǎo)指示精神得到迅速落實。

4 結(jié)語

企業(yè)辦公室文秘工作雖然內(nèi)容復(fù)雜，但其工作職能在整個企業(yè)中都非常重要。作為連接上下級之間的樞紐，辦公室文秘工作質(zhì)量與工作水平會直接關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展規(guī)劃，因此文秘工作人員應(yīng)當(dāng)適當(dāng)優(yōu)化工作方式，協(xié)調(diào)好各項內(nèi)容，提高文秘工作的條理性。