供應(yīng)商管理存在的問題及解決策略

1 供應(yīng)商管理工作概述

本文所稱供應(yīng)商主要是指在企業(yè)采購活動中提供產(chǎn)品或服務(wù)的法人或組織，包括工程、物資和服務(wù)類供應(yīng)商。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭日益加劇，為企業(yè)提供物資保障的供應(yīng)商的重要性日益凸顯，選擇優(yōu)秀供應(yīng)商有利于提高供應(yīng)商管理水平，符合企業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)利益[1]。目前，包神鐵路集團(tuán)物資供應(yīng)分公司已建立比較完善的供應(yīng)商管理體系，制定了本單位供應(yīng)商管理制度，涵蓋了供應(yīng)商準(zhǔn)入管理、供應(yīng)商績效管理、供應(yīng)商短名單管理及供應(yīng)商失信行為管理。

2 當(dāng)前供應(yīng)商管理可能存在的問題

雖然目前公司已經(jīng)建立起較為完善的供應(yīng)商管理體系，在這個體系下對供應(yīng)商進(jìn)行日常行為管理，但可能還存在諸多問題，具體包括：在尋源采購過程中出現(xiàn)的問題，合同簽訂與執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，物資交驗(yàn)過程中存在的問題等，下文將具體進(jìn)行闡述。

2.1 供應(yīng)商違規(guī)操作，損害公司利益

供應(yīng)商參與采購活動時可能存在涉嫌違法、違規(guī)的行為。如違背公平、公正、誠實(shí)信用的原則，通過各種關(guān)系提前與招標(biāo)人或者招標(biāo)單位接觸，獲取相關(guān)信息，謀求中標(biāo)，這種行為嚴(yán)重擾亂了招投標(biāo)環(huán)境，損害了企業(yè)的合法利益，供應(yīng)的物資質(zhì)量得不到保障，給公司正常生產(chǎn)帶來安全隱患。

2.2 供應(yīng)商未能按照合同約定及時交貨，影響公司正常生產(chǎn)

及時保障供應(yīng)對企業(yè)至關(guān)重要，供應(yīng)商及時準(zhǔn)確交貨，能降低倉儲成本，提高周轉(zhuǎn)率。供應(yīng)商中標(biāo)后與企業(yè)簽訂采購合同，但在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)違背合同規(guī)定的情形，未及時交貨，影響公司正常生產(chǎn)。

2.3 供應(yīng)商交驗(yàn)的物資存在質(zhì)量問題，給企業(yè)帶來損失

供應(yīng)商交貨時產(chǎn)品質(zhì)量存在問題，導(dǎo)致不合格產(chǎn)品入庫，給公司正常生產(chǎn)帶來安全隱患。

3 供應(yīng)商管理問題的解決策略

針對以上問題，公司制定了切實(shí)可行的措施，有效防控了風(fēng)險。公司加強(qiáng)了供應(yīng)商準(zhǔn)入管理、供應(yīng)商調(diào)查管理、供應(yīng)商績效考核管理等。明確供應(yīng)商考核內(nèi)容、考核范圍和考核標(biāo)準(zhǔn)。

3.1 加強(qiáng)供應(yīng)商的準(zhǔn)入管理

第一，做好供應(yīng)商準(zhǔn)入工作。我公司實(shí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入制，供應(yīng)商準(zhǔn)入時需要審核供應(yīng)商是否具備有效的營業(yè)執(zhí)照、一般納稅人相關(guān)證明、需要核實(shí)供應(yīng)商財務(wù)資金狀況及供貨能力等，審查通過后，將其納入公司供應(yīng)商門戶系統(tǒng)[2]。

第二，明確供應(yīng)商準(zhǔn)入流程。首先，供應(yīng)商在供應(yīng)商門戶提出申請，簽訂供應(yīng)商恪守商業(yè)道德協(xié)議書及相關(guān)服務(wù)協(xié)議；其次，供應(yīng)商須上傳營業(yè)執(zhí)照、開戶許可證等相關(guān)證照，并對自己填寫的信息及上傳的證照負(fù)責(zé)；最后，物資管理部門對供應(yīng)商提交和上傳的信息進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)入到供應(yīng)商管理系統(tǒng)。

第三，開展供應(yīng)商準(zhǔn)入審核工作。供應(yīng)商準(zhǔn)入工作審核的重點(diǎn)是：供應(yīng)商信息是否真實(shí)有效、各類證照是否在有效期之內(nèi)；供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照及其他資質(zhì)證書是否符合其應(yīng)申請的供應(yīng)商類別；供應(yīng)商是否處在失信行為處罰內(nèi)；供應(yīng)商近三年有無重大社會責(zé)任風(fēng)險，包括但不限于重大質(zhì)量事故、重大環(huán)境污染事故、負(fù)主要責(zé)任的重大安全事故。

3.2 加強(qiáng)供應(yīng)商調(diào)查管理

加強(qiáng)供應(yīng)商調(diào)查工作，調(diào)查目的是為供應(yīng)商準(zhǔn)入提供依據(jù)，同時在調(diào)查過程中及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商是否存在違規(guī)違法問題。調(diào)查主要從以下幾點(diǎn)展開：(1)供應(yīng)商的基本信息情況：注冊資金、經(jīng)營范圍、經(jīng)營業(yè)績、經(jīng)營地點(diǎn)、是否為生產(chǎn)廠家等。(2)人員組成情況：職工人數(shù)、技術(shù)工人組成、職工職稱情況、一般工人及管理人員等相關(guān)信息。(3)銷售業(yè)績：銷售業(yè)績是反映企業(yè)經(jīng)營狀況的主要指標(biāo)，主要查看銷售業(yè)績、合同簽訂狀況。(4)加工制造及設(shè)備檢測能力：調(diào)查設(shè)備名稱、數(shù)量、規(guī)格型號及加工范圍。(5)售后服務(wù)情況：服務(wù)人員數(shù)量、服務(wù)預(yù)算、處理應(yīng)急事故能力，有無計(jì)劃在公司附近設(shè)立售后服務(wù)站。(6)資質(zhì)證書情況：是否具有質(zhì)量體系認(rèn)證證書、行業(yè)強(qiáng)制認(rèn)證證書、知識產(chǎn)權(quán)證書及其他證書。(7)財務(wù)狀況：固定資產(chǎn)、流動資金、應(yīng)收款項(xiàng)、應(yīng)付款項(xiàng)、年度銷售總額、庫存總額、周轉(zhuǎn)資金等。

3.3 加強(qiáng)供應(yīng)商的績效考核管理

第一，明確供應(yīng)商考核的內(nèi)容。供應(yīng)商考核內(nèi)容應(yīng)詳盡具體，涵蓋整個物資采購及供應(yīng)過程。為此，公司從物資采購環(huán)節(jié)、合同簽訂環(huán)節(jié)、到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)等方面制定并明確了供應(yīng)商考核內(nèi)容，主要包括：采購活動配合度、采購物資質(zhì)量、采購物資價格、貨物交貨及時性、供應(yīng)商服務(wù)態(tài)度等[3]。

第二，制定合理的供應(yīng)商考核方式。明確供應(yīng)商績效考核周期，供應(yīng)商考核周期按照一個自然年起算，即每年對供應(yīng)商進(jìn)行考核，具體考核時間應(yīng)在年底或年初進(jìn)行。(1)明確供應(yīng)商考核分值，供應(yīng)商考核總分為100分，得分在90分以上的為優(yōu)秀供應(yīng)商；得分在60分以上的為合格供應(yīng)商；得分在60分以下的為不合格供應(yīng)商。(2)在一個考核周期滿后，供應(yīng)商的分值清零，不轉(zhuǎn)入下一年度。其中供應(yīng)商在一次履約中有兩種及兩種以上不良行為的，應(yīng)當(dāng)分別扣分，累加分值。

第三，組建供應(yīng)商考核小組，明確考核人員的職責(zé)。物資管理部門組建供應(yīng)商考核小組，考核組成員按照職責(zé)分工了解并掌握供應(yīng)商經(jīng)營行為及供貨情況。制定供應(yīng)商考核記錄表，詳細(xì)記錄供應(yīng)商履約過程中存在的問題，做好供應(yīng)商每一單業(yè)務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量記錄、產(chǎn)品價格記錄、履約服務(wù)記錄，作為對供應(yīng)商不良行為扣分的依據(jù)。考核組成員將供應(yīng)商考核記錄表等相關(guān)信息、證據(jù)做好檔案留存。考核組成員的主要職責(zé)是：

(1)制定供應(yīng)商考核記錄表，考核組成員實(shí)事求是的進(jìn)行考核打分，實(shí)時記錄供應(yīng)商表現(xiàn)。

(2)采購員在采購尋源及合同簽訂環(huán)節(jié)收集供應(yīng)商失信行為相關(guān)信息和相關(guān)證據(jù)，做好產(chǎn)品價格記錄，履約服務(wù)工作。

(3)參與驗(yàn)收人員在驗(yàn)收環(huán)節(jié)收集供應(yīng)商失信行為相關(guān)信息和有關(guān)證據(jù)，做好產(chǎn)品質(zhì)量記錄工作。

(4)其他考核人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有失信行為的，應(yīng)在供應(yīng)商考核記錄表中做好詳細(xì)登記。

(5)定期組織召開供應(yīng)商考核會議，審議考核情況；對供應(yīng)商嚴(yán)重?fù)p害公司行為的情況及時召開專題會議。

(6)考核組成員對履約不良的供應(yīng)商以書面或電子郵件形式進(jìn)行通報批評，督促其限期進(jìn)行整改。如果產(chǎn)品質(zhì)量存在問題應(yīng)及時進(jìn)行退換貨，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)及時進(jìn)行追責(zé)，啟動追責(zé)程序。

第四，明確供應(yīng)商績效考核標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)供應(yīng)商考核內(nèi)容，明確供應(yīng)商績效考核標(biāo)準(zhǔn)，并對每項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行考核打分。主要包括：采購活動配合度、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格、貨物及票據(jù)交付、售后服務(wù)等五項(xiàng)內(nèi)容，供應(yīng)商績效考核滿分為100分，優(yōu)秀為90分，合格為60分。供應(yīng)商績效考核進(jìn)行累計(jì)扣分制[4]，以下分別闡述每項(xiàng)績效考核標(biāo)準(zhǔn)及供應(yīng)商最終得分是如何進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的，最終完成供應(yīng)商績效考核工作。

(1)采購活動配合度。供應(yīng)商在采購環(huán)節(jié)存在串標(biāo)、圍標(biāo)等不正當(dāng)競爭行為的，提供虛假材料騙取中標(biāo)的，在評標(biāo)過程中干擾或影響評標(biāo)工作的，每件(次)扣40分；供應(yīng)商參與采購活動時包括尋源、合同簽訂過程提供的信息不準(zhǔn)確，每件(次)扣5分；供應(yīng)商已接受邀請談判，未能按時參加談判的，要在開標(biāo)前兩天回放棄函。如未在前兩天內(nèi)回函，每件(次)扣3分；對招標(biāo)及談判結(jié)果惡意投訴，每件(次)扣10分。

(2)產(chǎn)品質(zhì)量。供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品發(fā)生質(zhì)量問題，在驗(yàn)收中被發(fā)現(xiàn)或?qū)ιa(chǎn)影響輕微的，一次扣5分；對生產(chǎn)造成影響，需要更換或返工或被使用單位投訴屬實(shí)的，每件(次)扣10分；造成嚴(yán)重后果，導(dǎo)致重大質(zhì)量事故或人身傷害或生產(chǎn)終止的，每件(次)扣40分； 經(jīng)認(rèn)定為提供翻新產(chǎn)品等嚴(yán)重不誠信行為的，一次扣30分；未按照合同(訂單)所約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)供貨的，一次扣10分；所供貨物數(shù)量短缺的，每項(xiàng)貨物扣5分；提供過期產(chǎn)品的，一次扣20分；不按照招標(biāo)或合同等文件約定品牌供貨的，每項(xiàng)貨物扣10分；在各類檢查、考核中發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題的，每件(次)扣10分； 產(chǎn)品外觀有嚴(yán)重污毀的，每件(次)扣5分。

(3)產(chǎn)品價格。故意抬高產(chǎn)品價格，單價在5000元以上的貨物，當(dāng)次報價超過該供應(yīng)商歷史供貨價格20%的，每有1項(xiàng)貨物，扣3分；單價在5000元以下的貨物，當(dāng)次報價超過該供應(yīng)商歷史供貨價格30%的，每批次貨物，扣5分；供應(yīng)商詢價價格偏離市場價格50%的，每件(次)扣5分；框架合同中，供應(yīng)商由于報價錯誤或錯誤理解規(guī)格型號等原因?qū)е虏荒馨凑占s定單價執(zhí)行的，每有1項(xiàng)扣10分。

(4)貨物、票據(jù)交付。不按照約定時間內(nèi)供貨，每批次扣5分；因遲交貨物對運(yùn)輸生產(chǎn)造成重大影響或停工的，每批次扣20分；未按照采購訂單中物料描述供貨的，每有一項(xiàng)物料，扣3分；貨到未按要求開具發(fā)票的，每件(次)扣5分；所供貨物應(yīng)提供檢驗(yàn)報告、合格證等附件而未提供的，每件(次)扣5分。

(5)售后服務(wù)。中標(biāo)后，無正當(dāng)理由拒簽合同的，每件(次)扣40分；無正當(dāng)理由拒不履行合同的，每件(次)扣40分；因質(zhì)量存在問題，但拒絕退換貨的，每件(次)扣40分；無法按照合同約定提供有效售后服務(wù)的，每次扣10分；無故拖延換貨，超過要求期限的，每件(次)扣5分；設(shè)備的零配件價格明顯超過設(shè)備采購時合同約定價格的，或在合同內(nèi)沒有約定但價格明顯高于同水平供應(yīng)商的，每批次扣10分。

3.4 供應(yīng)商績效評估結(jié)果的應(yīng)用

第一，考核得分大于90分的供應(yīng)商，可獲邀參與集團(tuán)公司相關(guān)工作的經(jīng)驗(yàn)交流和研究討論[5]。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，可以根據(jù)公司具體情況與其簽訂長期框架協(xié)議。

第二，加強(qiáng)對供應(yīng)商的懲罰措施。(1)在一個自然年度考核得分60分及以下的供應(yīng)商，為不合格供應(yīng)商，對于年度考核不合格的供應(yīng)商須啟動供應(yīng)商失信行為管理。(2)考核得分低于80分的供應(yīng)商，要求其根據(jù)考核結(jié)果，針對性地進(jìn)行整改，整改期限3個月，并在后續(xù)考核評價中作為重點(diǎn)考核對象。(3)根據(jù)考核發(fā)現(xiàn)問題的嚴(yán)重程度，經(jīng)上級公司審定對供應(yīng)商采取臨時限制性措施，具體包括：強(qiáng)化檢驗(yàn)；暫時提高質(zhì)保金比例；暫停當(dāng)前合同執(zhí)行或付款；暫停新業(yè)務(wù)參與權(quán)限等。

3.5 加強(qiáng)供應(yīng)商失信行為管理

第一，供應(yīng)商在日?；顒又谐霈F(xiàn)以下問題，應(yīng)啟動供應(yīng)商失信行為管理。對供應(yīng)商存在的誠信問題、重大違法行為、常考核不合格的情形，啟動供應(yīng)商行為管理。

第二，供應(yīng)商失信行為根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度分為“警告”“暫停資格”和“取消資格”三種方式。受到“警告”處置的供應(yīng)商，經(jīng)過限期整改合格后可以正常參與業(yè)務(wù)；對于“暫停資格”和“取消資格”處置的供應(yīng)商，情節(jié)嚴(yán)重的被拉入黑名單，禁止參與公司業(yè)務(wù)。

第三，明確“警告”處置工作流程：

(1)物資管理部門收集供應(yīng)商失信行為相關(guān)信息和證據(jù)，擬定處置報告，經(jīng)分公司供應(yīng)商管理考核小組審批后，報請上級公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審定。

(2)物資管理部門向受處置的供應(yīng)商開具警告通知單，約談責(zé)任人，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行整改。

(3)整改驗(yàn)收合格后，擬定解除處置報告，經(jīng)分公司供應(yīng)商管理考核小組審批后，報請上級公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審定。

(4)每月物資管理部門匯總當(dāng)月處置、解除處置相關(guān)資料，報集團(tuán)公司備案。報送資料包括：供應(yīng)商處置、解除處置月度報等內(nèi)容。集團(tuán)公司將受處置的供應(yīng)商下發(fā)至專業(yè)采購機(jī)構(gòu)、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，并統(tǒng)一在采購平臺發(fā)布公告。

4 結(jié)語

本文主要從公司實(shí)際情況對供應(yīng)商管理存在的問題進(jìn)行了剖析，并針對存在的問題制定了詳細(xì)的解決方案。供應(yīng)商對物資及時供應(yīng)及產(chǎn)品質(zhì)量承擔(dān)著主要責(zé)任，為保證企業(yè)自身的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)對供應(yīng)商管理工作重視起來，科學(xué)合理地做好供應(yīng)商的管理及績效評估工作，結(jié)合評估結(jié)果選擇適合公司發(fā)展的供應(yīng)商，并建立一支優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定的供應(yīng)商隊(duì)伍，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定的物資供給，進(jìn)一步促進(jìn)公司的順利生產(chǎn)，并為公司安全生產(chǎn)提供物資保障。