探析行政檔案信息化管理的改革策略

方建萍

摘要：在當(dāng)前新市場經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，在便捷人們?nèi)粘Ｉ?，提高企業(yè)生產(chǎn)效率的同時，將其應(yīng)用于事業(yè)單位行政檔案管理中，從某方面而言不僅保障了檔案管理的安全性、可靠性，最主要的是能從根本上，為各事業(yè)單位行政工作的有效開展創(chuàng)造了良好條件。鑒于此，本文主要闡述了信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，行政檔案改革的基本要求，并對其具體的改革策略進(jìn)行了全面探析，以此為行政檔案信息化管理水平的提升奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：行政檔案;信息化管理;改革要求;改革策略

一、行政檔案信息化管理的改革要求

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和城市化、工業(yè)化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，在多元化產(chǎn)業(yè)時代背景下，行政檔案作為承載行政事業(yè)單位各項重要工作信息的載體，提高對其管理工作的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作要求，不僅符合時代的發(fā)展趨勢，與此同時也為社會的和諧發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。從目前來看，行政事業(yè)單位伴隨社會發(fā)展態(tài)勢的不斷猛增，其所承擔(dān)的工作內(nèi)容也在不斷增多，檔案信息的工作量和工作難度也發(fā)生了顯著變化，故此為從根本上提高檔案管理的管理質(zhì)量和管理效率，將信息化技術(shù)與檔案管理相結(jié)合——行政檔案的信息化管理是行政事業(yè)單位未來主要的管理手段。

經(jīng)大量調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，相較于其他類型的檔案，行政檔案除了擁有規(guī)范性和科學(xué)性外，還具有自身獨特的特征，即政治性、權(quán)威性、服務(wù)性與執(zhí)行性，在當(dāng)前信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用也為行政檔案管理工作也提供了新的發(fā)展機(jī)遇，但為從根本上切實保障信息化檔案管理的科學(xué)性、合理性和規(guī)范性，在進(jìn)行管理模式改革過程中，基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門需達(dá)到如下改革標(biāo)準(zhǔn)：

（一）對基礎(chǔ)信息進(jìn)行及時整理

傳統(tǒng)檔案大多是以紙質(zhì)為媒介，其管理時不僅需要消耗大量的人力，且管理效率低下、管理問題較多等因素的存在，信息的真實性與可靠性也難以保證。將信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合——信息化管理模式的應(yīng)用，在很大程度上雖然能從根本上提高檔案基礎(chǔ)信息管理質(zhì)量和管理效率，但與此同時信息化管理模式的應(yīng)用，也對管理人員的專業(yè)知識、職業(yè)道德和技術(shù)能力提出了新的要求，且為有效地保障檔案管理的科學(xué)性、合理性，對基礎(chǔ)信息進(jìn)行及時整理是檔案信息化管理工作實施的首要前提。

（二）對檔案信息進(jìn)行合理分類和歸納

在進(jìn)行檔案信息管理過程中，為從根本上提升檔案信息化管理價值，對檔案信息進(jìn)行合理分類和歸納也是信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，檔案信息改革的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，究其原因主要是因為隨著工業(yè)化建設(shè)規(guī)模和建設(shè)數(shù)量的不斷擴(kuò)增，企業(yè)的數(shù)據(jù)資料產(chǎn)生量會急劇增加，倘若在進(jìn)行信息化管理時，工作人員未能對其進(jìn)行信息進(jìn)行分類和歸納，則不僅會增加信息的可用難度，最主要的也會給企業(yè)整體發(fā)展造成極為不利的影響，最終難以保證行政檔案作為行政決策依據(jù)的重要依據(jù)。

二、行政檔案信息化管理的改革策略

（一）提高檔案信息管理人員標(biāo)準(zhǔn)，加大人員培訓(xùn)力度

在當(dāng)前信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在便捷人們?nèi)粘Ｉ?，提高企業(yè)生產(chǎn)質(zhì)量的同時，也為行政檔案管理工作也提供了新的發(fā)展機(jī)遇，但是與其它檔案相比，行政信息檔案具有顯著的行政性、權(quán)威性、服務(wù)性與執(zhí)行性，其管理質(zhì)量和管理效率的高低不僅對企業(yè)自身發(fā)展有著重要影響，此外也與國家的整體發(fā)展?fàn)顩r息息相關(guān)，故而為切實保障行政檔案管理的科學(xué)性與實效性，一方面行政單位需從根本提高檔案信息管理人員選拔標(biāo)準(zhǔn)，確保其專業(yè)知識、職業(yè)道德和技術(shù)能力均能滿足相關(guān)單位的發(fā)展需求，而另一方面當(dāng)人員選拔工作結(jié)束后，為從根本上提高檔案管理人員的建設(shè)能力和管理能力，行政產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和先關(guān)單位還需加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，即在培訓(xùn)他們基本業(yè)務(wù)技能的基礎(chǔ)上，還要做好他們職業(yè)道德素養(yǎng)的建設(shè)工作，以此來切實保障檔案信息的可靠性和真實性，最終為產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)奠定良好基礎(chǔ)。

（二）革新信息化檔案管理理念，建立完善的監(jiān)督考核機(jī)制

從某方面而言，在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，管理理念對于工作人員的管理質(zhì)量和管理效率具有重要影響，故此為在當(dāng)前信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，提高行政單位檔案管理的科學(xué)性，革新信息化檔案管理理念，建立完善的監(jiān)督考核機(jī)制是極為必要的，具體而言就是在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，企業(yè)管理人員需從根本上提高對行政檔案管理的重視，以科學(xué)發(fā)展觀作為思想的指導(dǎo)，對行政檔案信息進(jìn)行管理，與此同時為從根本上推動行政檔案信息管理的信息化改革進(jìn)程，提高改革的有效性和規(guī)范性，行政單位的人力資源管理部門還可將檔案信息管理納入人員考核標(biāo)準(zhǔn)中，并通過采取科學(xué)合理的獎懲措施，對相關(guān)人員的管理行為急性約束，以避免各種管理問題的產(chǎn)生。

（三）建立健全完善的動態(tài)化檔案信息管理機(jī)制

正所謂無規(guī)矩不成方圓，在當(dāng)前行政事業(yè)單位伴隨社會發(fā)展態(tài)勢的不斷猛增，其所承擔(dān)的工作內(nèi)容也在不斷增多，檔案信息的工作量和工作難度也發(fā)生了顯著變化，故而為確保檔案信息資源管理價值的不斷提升，建立健全完善的動態(tài)化檔案信息管理機(jī)制也是信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，行政事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化管理的重要改革策略，為此依托信息技術(shù)平臺對行政檔案信息進(jìn)行實時更新，使檔案所承載的各類信息資料的可用價值不斷提升也是現(xiàn)階段行政檔案管理部門相關(guān)工作人員的重要工作內(nèi)容。

三、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前多元化產(chǎn)業(yè)的新市場經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，檔案作為承載行政事業(yè)單位各項重要工作信息的載體，在推動產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用，而為在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的環(huán)境下，提高檔案信息管理質(zhì)量和管理效率，保證行政檔案的科學(xué)性、可靠性和合理性，提高檔案信息管理人員標(biāo)準(zhǔn)、加大人員培訓(xùn)力度，革新信息化檔案管理理念、建立完善的監(jiān)督考核機(jī)制以及建立健全完善的動態(tài)化檔案信息管理機(jī)制，是確保檔案信息化管理價值最大化發(fā)揮的重要改革措施。

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