新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策分析

黃 凱

（湖北省孝感市中心醫(yī)院，湖北 孝感 432000）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，醫(yī)院管理越來(lái)越受到社會(huì)重視，特別是伴隨現(xiàn)代化技術(shù)的普及，醫(yī)院檔案管理面臨著更多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著我國(guó)新式醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的逐步落實(shí)，政府對(duì)新醫(yī)改的實(shí)施效果日益關(guān)注，也對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求，特別是醫(yī)院的檔案管理工作。作為一種特殊的信息資源，檔案管理在醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)體系中占據(jù)較大比重。顧名詞義，醫(yī)院檔案管理指的是對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)行程的歷史記錄進(jìn)行搜集、分類(lèi)、匯總，形式豐富多樣，包括文件、圖表、音像、磁盤(pán)等不同種類(lèi)，一方面可以為臨床醫(yī)學(xué)提供參考依據(jù)，另一方面可以作為史料來(lái)源，見(jiàn)證醫(yī)院的建設(shè)經(jīng)過(guò)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，結(jié)合現(xiàn)代化手段，使其日常運(yùn)營(yíng)更具科學(xué)化和合理性，是必要之舉。

1 檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要意義概述

1.1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案能夠?qū)︶t(yī)院管理和發(fā)展起到推動(dòng)作用：檔案管理屬于對(duì)無(wú)形資產(chǎn)的管理，醫(yī)療檔案是醫(yī)院資產(chǎn)中的一部分，對(duì)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展和管理工作具有精神推動(dòng)作用。因?yàn)獒t(yī)療檔案涉及醫(yī)院建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括管理、臨床、經(jīng)營(yíng)和科研等，要對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)記錄，供內(nèi)部需要和外部服務(wù)。這就說(shuō)明，醫(yī)院檔案資料內(nèi)涵豐富，且醫(yī)用價(jià)值高，是智力資源和科研潛力的綜合，只有檔案管理工作不斷完善，檔案儲(chǔ)存不斷豐富，才能激發(fā)醫(yī)院職工的集體榮譽(yù)感和工作積極性，共同為醫(yī)學(xué)知識(shí)的創(chuàng)新和醫(yī)院管理的科學(xué)化做出貢獻(xiàn)[1]。

1.2 醫(yī)院檔案是管理工作的主要信息支撐和來(lái)源：醫(yī)療衛(wèi)生檔案存在的必要性在于能夠真實(shí)記錄醫(yī)院各部門(mén)、崗位的信息往復(fù)和過(guò)程，將醫(yī)院的各項(xiàng)工作記錄進(jìn)行永恒保存，為醫(yī)院工作者研究疾病本質(zhì)、探求醫(yī)學(xué)內(nèi)在規(guī)律提供科學(xué)依據(jù)，從而對(duì)醫(yī)院過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的醫(yī)藥發(fā)展現(xiàn)狀有所掌握，能夠采取有效措施切實(shí)提升當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，對(duì)醫(yī)院制定長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略和工作部署大有幫助[2]。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

2.1 存在問(wèn)題概述：首先，醫(yī)院的檔案管理機(jī)制不健全，各項(xiàng)參考標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。當(dāng)前，檔案管理操作不規(guī)范是檔案管理機(jī)制不健全的主要表現(xiàn)。例如，檔案管理工作在實(shí)際中主要涉及三個(gè)科室——職能科室、使用科室和檔案室，但是這三者之間存在責(zé)任落實(shí)不到位，分工不明確的現(xiàn)象，且由于各部門(mén)檔案被分離管理，致使信息的完整性和連續(xù)性無(wú)法保障，出現(xiàn)重復(fù)搜集資料、浪費(fèi)資源的現(xiàn)象。其次，醫(yī)院缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員。調(diào)查顯示，大部分醫(yī)院的檔案管理人員均不是專(zhuān)業(yè)人員，而是由行政部門(mén)或護(hù)理專(zhuān)業(yè)轉(zhuǎn)行而來(lái)，對(duì)該項(xiàng)工作缺少專(zhuān)業(yè)精神，工作緩慢，且檔案管理這一崗位的人員流動(dòng)性大，員工法制意識(shí)淡薄[3]。第三，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水準(zhǔn)不高。傳統(tǒng)檔案管理工作提倡手工提取數(shù)據(jù)，出錯(cuò)率高，準(zhǔn)確性低。但盡管使用現(xiàn)代化手段，如引入先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備和檔案管理技術(shù)，但醫(yī)院對(duì)此并不重視，未及時(shí)安排專(zhuān)業(yè)人員對(duì)醫(yī)療設(shè)備存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行監(jiān)控管理，丟失現(xiàn)象極為嚴(yán)重。第四，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在重管輕用現(xiàn)象。醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行搜集整理歸類(lèi)后，很少再重復(fù)利用，信息資源得不到及時(shí)開(kāi)發(fā)，一些極為寶貴、對(duì)醫(yī)療事業(yè)大有幫助的病例或臨床試驗(yàn)存檔被浪費(fèi)，影響醫(yī)院整體醫(yī)療水平的提升[4]。第五，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作不重視，檔案歸檔內(nèi)容模糊無(wú)界限。影響檔案管理工作穩(wěn)步提升的主要因素之一就是院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)此的不重視，且管理理念落后，甚至給人一種檔案管理“形同虛設(shè)”之感。另外，醫(yī)院為檔案管理工作指定的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于陳舊，管理工作者在整理資料時(shí)存在盲目性和隨意性，一些具有重大醫(yī)療價(jià)值的檔案反被湮滅。且檔案歸檔不及時(shí)，部分紙質(zhì)卷宗破損嚴(yán)重，無(wú)法進(jìn)行正常電子收錄等。

2.2 相應(yīng)對(duì)策分析：首先，醫(yī)院內(nèi)部要健全檔案管理制度體系，規(guī)范現(xiàn)有管理模式[5]。可以從以下幾個(gè)方面入手：其一，為檔案管理制定保管期限和對(duì)員工的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，如果逾期不對(duì)檔案進(jìn)行重新分類(lèi)保管或者工作中存在懈怠行為，均要被處罰。其二，醫(yī)院在選擇檔案管理專(zhuān)業(yè)人員時(shí)要綜合考量，盡量聘用從事該崗位工作時(shí)間長(zhǎng)且經(jīng)驗(yàn)豐富的人員組成檔案管理小組，并且每個(gè)小組要增加一名技術(shù)人員，用于對(duì)參與檔案管理工作的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)維修保養(yǎng)。定期為這些小組組織專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)其他科室積極對(duì)檔案管理工作建言獻(xiàn)策，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理規(guī)章制度的規(guī)范化、有序化處理。其次，提高檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，強(qiáng)化其管理意識(shí)，同時(shí)積極引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。檔案管理，并非將各科室的所有日常記錄搜集羅列然后進(jìn)行保存如此簡(jiǎn)單，而是要力求讓這些檔案資料更加科學(xué)、規(guī)范，還要經(jīng)過(guò)一系列的分類(lèi)整理和重要性分析，使得這項(xiàng)工作更具制度化。這對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)有較高要求[6]。要想提升醫(yī)院檔案管理工作的整體水平，醫(yī)院就要不斷組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且對(duì)檔案管理人員進(jìn)行階段性考核。另外，檔案管理的現(xiàn)代化指的是利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)為管理工作提供方便，為醫(yī)院節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力。但是電子檔案不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案，要將二者加以巧妙結(jié)合，如人事檔案、病歷檔案、科研成果等可以在電子備份之后，預(yù)留好紙質(zhì)部分，便于及時(shí)查驗(yàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在醫(yī)療衛(wèi)生改革背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)的輔助作用在醫(yī)院檔案管理工作中日益凸顯，檔案管理人員要不斷提升自身綜合素質(zhì)，完善自我，醫(yī)院管理層要積極探索檔案管理工作的先進(jìn)性，分析當(dāng)前檔案管理工作存在的不足，及時(shí)加以改正，以此提升醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)水平，幫助醫(yī)院樹(shù)立良好的發(fā)展形象。