關(guān)于科研院所科研檔案管理的探析

杜靜 羅瑞麗

摘要：科研檔案是科研院所重要的檔案資源，承載著科研院所科研能力發(fā)展水平的歷史。前期收集、整理工作是科研檔案資源得以完整保存的重要環(huán)節(jié)，本文對目前科研院所科研檔案收集工作中的難點與不足進行了分析，從協(xié)同機制、管理流程、人員職責(zé)、資源利用等多方面提出改進建議，系統(tǒng)性地推進科研檔案的收集與管理工作。

關(guān)鍵詞：科研院所 科研檔案 歸檔 管理機制

科研院所從事國家前沿性、探索性、創(chuàng)新性科學(xué)研究，承擔(dān)國家科研課題研究與開發(fā)，產(chǎn)出重大科研成果?？蒲袡n案是科研課題研發(fā)過程和成果產(chǎn)出的真實記錄，是科研院所檔案體系中非常重要的檔案類別，記錄著科研院所科研發(fā)展的軌跡，是科研能力繼續(xù)開拓創(chuàng)新的基石。

科研院所承擔(dān)的科研任務(wù)來源廣、類型多，有國家縱向科研課題，比如國家自然科學(xué)基金課題、省部級自然科學(xué)基金課題、科技部重大專項課題、省部級科研課題等；有橫向科研課題，比如來自企業(yè)的課題；還有國家軍工科研課題等。針對先進的科學(xué)技術(shù)研究工作，科研檔案前期收集工作還存在很多難點和不足，需進一步加強管理并推進落實。

一、科研課題材料歸檔工作現(xiàn)狀分析

科研課題研發(fā)周期一般長達3年至5年，科研檔案的收集、整理貫穿于課題研發(fā)周期各環(huán)節(jié)中，從課題申請立項，到課題研發(fā)、中期總結(jié)、課題驗收以及后續(xù)科研成果獲獎應(yīng)用等階段，都會產(chǎn)生相應(yīng)的科研文件。實際工作中由于多種原因致使課題材料歸檔不全，歸檔時間嚴(yán)重滯后于課題結(jié)題時間。筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗，總結(jié)并分析了造成科研材料收集不完整、歸檔嚴(yán)重滯后問題的主要原因。

（一）課題組檔案意識不足，未建立歸檔工作機制

科研院所存在“重科研輕管理”的現(xiàn)象，科研人員的關(guān)注點集中在科技創(chuàng)新和成果產(chǎn)出上，容易忽略課題研發(fā)材料的收集、歸檔工作。課題負責(zé)人對科研檔案價值認(rèn)識不全面、歸檔意識不強，在承擔(dān)課題之始未將檔案工作列入整體規(guī)劃部署?？蒲腥藛T在研發(fā)中形成的科研材料未被及時收集且版本混亂，致使后續(xù)存檔材料存在不規(guī)范或版本不統(tǒng)一的問題。

（二）科研材料類型多樣致使歸檔不齊全

基于任務(wù)來源和研發(fā)內(nèi)容不同，科研課題產(chǎn)生的科研材料從存儲介質(zhì)和呈現(xiàn)形式上差別很大。按照承載信息的載體分類，科研材料分為紙質(zhì)材料、電子材料、聲像材料等；按照材料有效形式分類，科研材料分為加蓋簽章的正式材料、研發(fā)產(chǎn)生的過程材料；按照文件來源分類，科研材料分為單位形成的內(nèi)部材料和接收的外部材料；按照課題研發(fā)階段分類，科研材料分為申請階段材料、合同簽署材料、研發(fā)過程材料，以及科研成果（論文、專利、獲獎等）、設(shè)備研制材料與課題成果應(yīng)用材料等。

科研材料的多樣性和不一致性，為齊全完整的歸檔工作帶來了很大難度。紙質(zhì)形式呈現(xiàn)的科研材料收集、整理工作容易開展，而依賴運行平臺的軟件程序和硬件產(chǎn)品相關(guān)材料收集難度很大。科研檔案收集不齊全直接影響后續(xù)檔案價值呈現(xiàn)和科研歷史記載。

（三）人員流動增加相關(guān)課題材料歸檔難度

研發(fā)周期內(nèi)科研人員及兼職檔案人員的流動是導(dǎo)致材料歸檔不齊全的因素。當(dāng)科研人員尤其是課題負責(zé)人在課題未結(jié)題前離職時，在工作程序中經(jīng)常忽略掉前期形成科研文件的內(nèi)部移交工作，致使后續(xù)課題歸檔材料不齊全。

兼職檔案人員變更造成科研課題缺少固定人員跟進，負責(zé)歸檔的臨時人員不能掌握課題整體情況和課題過程文件，使得歸檔工作推進難度大，歸檔材料質(zhì)量差。

（四）課題上報材料未妥善保存

目前部分國家縱向科研課題有中期評審、年度總結(jié)等管理環(huán)節(jié)，并且在課題驗收工作中提出檔案驗收要求。課題組完成評審和驗收工作時，會匯總形成正式簽批蓋章的課題研發(fā)文件。然而有時由于未留存?zhèn)浞莼驈?fù)印件等具體原因，通過評審或驗收環(huán)節(jié)的課題，后續(xù)歸檔材料依然存在有效性差、格式不準(zhǔn)確、簽批不完整的問題，無法滿足《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》中規(guī)定的案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整，簽章手續(xù)完備的要求。同時由于課題成果應(yīng)用材料和獲獎材料產(chǎn)生時間晚于課題結(jié)題時間，辦理人員缺少主動補充歸檔的意識，造成這些具有重要價值的材料得不到有效保存。

二、管理思路與推進措施

檔案管理是科研課題管理中的一個環(huán)節(jié)，不能脫離于課題管理過程。通過研究不難發(fā)現(xiàn)，科研材料歸檔工作是一項橫向管理工作，需要多部門人員協(xié)同完成，科研材料的齊全性依賴于課題管理與研發(fā)環(huán)節(jié)中的每一位參與人員。目前歸檔工作在科研院所一般沒有流程性約束措施作為保障，推進難度非常大，筆者在實際工作中不斷思考科研材料歸檔問題的解決思路和辦法，從以下幾個方面進行了探索。

（一）建立科研材料歸檔工作協(xié)同機制

基于科研課題文件產(chǎn)生或辦理于多個部門，故科研課題材料歸檔工作具有協(xié)同性，以筆者單位為例，科研管理部門負責(zé)辦理科研課題合同、合作協(xié)議、重要科研節(jié)點文件等管理性文件；課題組產(chǎn)生所有研發(fā)過程文件；財務(wù)管理部門辦理課題經(jīng)費相關(guān)文件；設(shè)備管理部門辦理設(shè)備采購、設(shè)備出入庫管理文件；科研成果管理部門辦理知識產(chǎn)權(quán)、課題獲獎等相關(guān)文件；綜合檔案室作為科研院所檔案綜合管理部門，被賦予相應(yīng)的管理職能，能夠推進并落實科研材料歸檔要求，聯(lián)合科研課題管理部門和科研課題承擔(dān)部門，建立一種適合單位現(xiàn)狀的歸檔協(xié)同機制，完善歸檔體系和制度?？蒲胁牧蠚w檔協(xié)同機制應(yīng)明確涉及的部門和人員、各部門的工作職責(zé)、整體歸檔流程、歸檔文件要求、歸檔推進機制、不歸檔管控措施等（見圖1）。

以筆者單位推行的協(xié)同工作機制為例，將科研課題建檔與科研課題管理同步：首先，在課題立項節(jié)點提出建檔要求，在管理部門和課題承擔(dān)部門同時建立課題檔案文件袋，注明歸檔范圍和要求，督促、提醒相關(guān)人員及時收集產(chǎn)生或經(jīng)手的材料；其次，在課題評審或驗收環(huán)節(jié)注重建檔工作，將評審或驗收后的材料交由專人收集與整理；最后，明確課題管理部門與課題承擔(dān)部門的工作職責(zé)與工作人員，將檔案收集預(yù)立卷工作納入日常工作流程。當(dāng)協(xié)同機制建立起來，相關(guān)部門和人員共同遵守這一機制時，科研檔案的完整性和規(guī)范性就會得到顯著提升。

（二）制定覆蓋全面的課題歸檔范圍

科研課題歸檔材料的質(zhì)量管控以及其齊全完整性應(yīng)由課題負責(zé)人和課題兼職檔案人員審核確定，檔案管理部門進行指導(dǎo)。目前科研院所單位內(nèi)部的《科研檔案歸檔范圍》做不到有針對性地形成每個課題詳細的歸檔目錄，所以檔案管理部門的精細化指導(dǎo)能夠提高相關(guān)管理部門和人員完成歸檔工作的時效性，在一定程度上可以解決滯后歸檔的問題。精細化指導(dǎo)工作模式要求檔案管理人員具備科研學(xué)科專業(yè)知識，熟悉課題生命周期過程，具有準(zhǔn)確審核課題完整性的能力。檔案管理人員要不斷去了解、研究每類科研課題的研發(fā)流程，深入課題研究過程，掌握課題產(chǎn)生的材料，制定翔實且覆蓋全面的《科研檔案歸檔范圍》，從檔案專業(yè)性指導(dǎo)角度解決和推進科研課題歸檔的部分難題。

（三）培養(yǎng)專業(yè)度高、穩(wěn)定性強的專兼職檔案人員隊伍

科研檔案管理人員包括專職檔案管理人員和部門兼職檔案人員，是科研材料歸檔工作推進完成的主要力量。專職檔案管理人員的工作職責(zé)是結(jié)合專業(yè)學(xué)科知識，組織編制科研檔案分類表；指導(dǎo)、檢查科研課題文件的形成、積累和立卷工作；參與科研課題驗收鑒定，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。兼職檔案人員要掌握課題研發(fā)過程，具備科研檔案知識，協(xié)助課題負責(zé)人和科研人員收集并整理課題文件，完成課題預(yù)立卷和移交工作。

在科研院所，無論是專職檔案管理人員還是兼職檔案人員一般還會承擔(dān)其他方面的工作事項，在檔案專業(yè)知識積累和檔案工作連續(xù)性上，有時無法做到持續(xù)跟進，這直接影響科研歸檔材料的質(zhì)量。因此，科研院所應(yīng)自上而下建設(shè)一支專門的檔案管理人員隊伍，并注重檔案管理知識的宣貫和檔案工作穩(wěn)定性的保持。專職檔案管理人員應(yīng)從單位檔案體系長期建設(shè)的角度確定，兼職檔案人員至少要跟進完成所負責(zé)科研課題的研發(fā)周期。

（四）加強科研檔案知識培訓(xùn)宣貫

兼職檔案人員是科研材料歸檔工作的主要實施力量，他們所具備的檔案管理知識和檔案意識對檔案收集工作具有正向推進作用。為了保障各環(huán)節(jié)人員對科研檔案工作要求認(rèn)識一致，科研院所應(yīng)以不同形式進行螺旋式檔案知識培訓(xùn)，推進內(nèi)部對科研檔案基本知識、科研材料歸檔范圍、各級人員職責(zé)、檔案后續(xù)利用價值等方面的宣貫，不斷促進科研管理和研發(fā)人員形成科研材料歸檔意識。

（五）探索建立科研材料歸檔的約束措施

科研檔案協(xié)同工作機制是歸檔工作的基本架構(gòu)，人員檔案意識是歸檔工作的質(zhì)量保障，專業(yè)且相對穩(wěn)定的檔案人員隊伍是歸檔工作的實施力量，而一系列有效的歸檔管理措施是歸檔工作的保障機制。材料歸檔是保障科研檔案支撐其他科研業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，應(yīng)制定能夠推進歸檔工作的有效約束措施。筆者通過調(diào)研多家科研院所單位，發(fā)現(xiàn)歸檔約束措施有以下幾種：第一，將歸檔工作納入單位績效考核事項，部門滯后歸檔影響年度績效考核成績；第二，將歸檔工作與員工職稱評定對接，當(dāng)個人陳述業(yè)績?nèi)鄙贆n案文件佐證時，不計入有效業(yè)績；第三，將課題歸檔工作與相關(guān)負責(zé)人后續(xù)課題申請關(guān)聯(lián)，未按期完成當(dāng)前結(jié)項課題歸檔工作直接影響新課題申請工作；第四，在離職人員辦理離職手續(xù)期間，嚴(yán)格監(jiān)督并推進滯后課題完成歸檔等。無論科研院所采取何種措施助力科研材料歸檔工作，建立歸檔約束措施仍是解決歸檔工作滯后的有效途徑。

（六）建設(shè)科研檔案利用系統(tǒng)

科研材料收集與整理過程是分散和零亂的，而檔案利用又是集中與系統(tǒng)的，并且當(dāng)前科研檔案利用的需求早已從原始檔案材料轉(zhuǎn)移到檔案內(nèi)部信息上。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用模式已無法滿足當(dāng)前科研檔案利用需求，科研院所應(yīng)具備先進的快速定位檔案信息的管理系統(tǒng)，開發(fā)存量檔案價值，建設(shè)檔案資源系統(tǒng)，提供有效檔案信息服務(wù)，讓科研人員快速獲取所需檔案信息，正向推動科研人員對檔案價值的認(rèn)識，從而提升科研人員對檔案工作的支持。單位綜合檔案室在科研檔案利用方面，應(yīng)不斷提升專業(yè)度，將檔案使用者寬泛的檔案需求迅速提煉并轉(zhuǎn)化為具體檔案信息，借助專業(yè)管理系統(tǒng)，快速、準(zhǔn)確定位檔案資源，提供利用服務(wù)。

三、結(jié)語

隨著國家對科研課題管控力度的加強，多類科研課題增加了檔案驗收環(huán)節(jié)，在驗收流程上要求單位檔案管理部門參與評審，為檔案管理部門切入課題管理流程提供了有利契機。筆者希望國家科研任務(wù)下達單位在管理環(huán)節(jié)中增加對科研課題檔案的驗收工作要求，在課題合同條款中增加對科研文件的歸檔要求，為科研檔案的規(guī)范管理提供強有力的外部支持；希望科研院所制定內(nèi)部管理措施，使科研課題材料的歸檔與利用工作更加規(guī)范和專業(yè)。

參考文獻：

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[2]潘世萍，賀真，徐云，李名選.我國科技計劃項目檔案構(gòu)成及特點初探[J].北京檔案，2013（10）：13-16.

作者單位：中國科學(xué)院計算技術(shù)研究所