“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探索

李文佳

【摘?要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理方式也發(fā)生了巨大的變化，作為政府和公民信息的重要保存方式，事業(yè)單位檔案管理是公共管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)增加對于信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，增加管理的高效性。本文就當(dāng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的管理創(chuàng)新路徑，以供檔案管理部門參考。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)時代;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新路徑

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對各行各業(yè)的滲透，信息化技術(shù)手段對事業(yè)單位檔案管理模式產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，事業(yè)單位通過對檔案管理模式的創(chuàng)新可以有效提高單位的信息化水平，提高信息資源利用率，更好的為公眾提供公共服務(wù)職能。

一、檔案管理信息化的意義

（一）方便檔案信息共享

信息化檔案管理改變了以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄方式，采用電子數(shù)據(jù)的形式，將信息資料儲存于信息化媒介之中。方便工作人員對于檔案的分類檢索，且檔案保管更為安全，避免出現(xiàn)丟失或者損毀，減少了檔案所占有的空間，方便數(shù)據(jù)的傳遞共享。各個部門通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸功能，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行傳遞、瀏覽、下載等，數(shù)據(jù)可以通過自動化辦公系統(tǒng)進(jìn)行分類存儲，用戶可以隨時隨地通過互聯(lián)網(wǎng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用、查詢和下載[1]。

（二）提高檔案管理工作效率

通過對檔案的信息化管理，可以有效減少工作人員的工作量，提高工作效率，避免了人工管理中容易出現(xiàn)的錯誤。通過信息化檔案管理平臺，可以高效快捷的完成對檔案的智能化收集，方便管理者進(jìn)行分類檢索，極大的節(jié)約了檔案管理工作的時間，有效避免了檔案信息中發(fā)生的差錯問題。

二、事業(yè)單位檔案管理中的不足

（一）信息化管理水平低

隨著事業(yè)單位檔案數(shù)量的不斷增加，許多單位通過掃描等技術(shù)對電子檔案進(jìn)行收集，提高了電子檔案的處理速度，但是信息化程度不足。掃描技術(shù)大多通過人工進(jìn)行，收集速度較慢，工作效率較低。事業(yè)單位對于信息化平臺和技術(shù)的應(yīng)用不夠重視，管理機(jī)制建設(shè)不夠完善，信息化水平較低。

（二）信息化管理存在風(fēng)險

許多事業(yè)單位對檔案管理缺少風(fēng)險意識，影響了事業(yè)單位檔案管理的安全。例如，用于存儲電子檔案的計(jì)算機(jī)媒介，在互聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下，容易受到電腦病毒的感染或者黑客的惡意入侵，電子檔案存在被盜或者損害的危險。事業(yè)單位缺乏專業(yè)的信息化安全管理人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)保護(hù)，信息化管理存在風(fēng)險。

（三）信息化資源利用率低

事業(yè)單位的檔案可以為決策帶來重要的數(shù)據(jù)支持，是單位的重要資源，可以幫助事業(yè)單位進(jìn)行工作情況的總結(jié)和歸納。但是目前，許多事業(yè)單位缺乏對信息化檔案資源的利用，忽略了檔案的重要價值，影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

三、互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探索

（一）加快事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程

傳統(tǒng)的檔案保存，都是工作人員將紙質(zhì)檔案分類保存于專門的檔案室內(nèi)。工作人員需要對檔案進(jìn)行分類、整理、保存等工作，工作效率較低。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，工作人員要充分利用信息化手段，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。事業(yè)單位可以與專業(yè)的信息技術(shù)企業(yè)進(jìn)行合作，通過專業(yè)的電子信息技術(shù)，構(gòu)建起檔案管理的電子信息化平臺，購買專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)。在信息化平臺上，采取合理的記錄分類方式，將電子數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，建立起紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化線上和線下的同步管理。

（二）保障信息化檔案管理的安全

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時，要注重對于檔案安全性的保障。首先，安排專業(yè)人員對單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時的監(jiān)控和保護(hù)，采用專業(yè)的防火墻技術(shù)保證事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)不會受到惡意的黑客攻擊，使用功能齊全的專業(yè)殺毒人軟件對計(jì)算機(jī)設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行病毒的查殺，保證數(shù)據(jù)不會受到感染。對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行及時備份，避免數(shù)據(jù)發(fā)生丟失[2]。其次，要對信息化檔案平臺設(shè)立訪問權(quán)限機(jī)制。構(gòu)建嚴(yán)格合理的管理制度和流程，對檔案管理安排專人負(fù)責(zé)，保證電子檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和獨(dú)立性。對于使用電子檔案的部門，建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，減少信息化檔案系統(tǒng)非法采訪的發(fā)生概率，保證數(shù)據(jù)的安全。最后，建立訪問記錄機(jī)制。對登錄到信息化檔案系統(tǒng)的用戶進(jìn)行全面的記錄，包括登陸的時間、地點(diǎn)、設(shè)備號以及進(jìn)行的操作等，保證檔案管理人員進(jìn)行事后追蹤的途徑。

（三）建立信息化檔案數(shù)據(jù)庫

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于信息化檔案的利用率，建立起信息化檔案平臺，科學(xué)高效的對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和使用。加大對于信息化硬件和軟件的投入，對信息化手段進(jìn)行及時的更新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，加強(qiáng)檔案資源的整合利用。及時更新檔案信息數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，更好的為公眾提供公共服務(wù)。

四、總結(jié)語

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境不斷發(fā)展的趨勢下，事業(yè)單位要加強(qiáng)對于檔案信息化管理的重視，建立起成熟的檔案管理信息化平臺，對數(shù)據(jù)的安全性進(jìn)行保障，對信息化檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時更新，提高信息資源的利用率，滿足更好的公共服務(wù)功能。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏峰. 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探索[J]. 蘭臺內(nèi)外，2019，239（02）：29-30.

[2]姜紅纓. 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2020，No.332（03）：153-154.

（作者單位：河北省承德市圍場縣社會保險事業(yè)管理局）