基于人際關(guān)系理論的新時(shí)期高校教學(xué)秘書隊(duì)伍管理

王佳佳

（四川文理學(xué)院數(shù)學(xué)學(xué)院 四川達(dá)州 635000）

教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中有著不可或缺的作用。教學(xué)秘書隊(duì)伍的有效管理在高等學(xué)校的發(fā)展中具有重要意義。筆者通過文獻(xiàn)研究、調(diào)查訪談以及自身工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，結(jié)合人際關(guān)系理論，淺談了高校對新時(shí)期教學(xué)秘書隊(duì)伍的管理。

一、人際關(guān)系理論

人際關(guān)系理論是由原籍澳大利亞的美國行為科學(xué)家梅奧（George Elton Meyao，1880-1949）根據(jù)長達(dá)九年的實(shí)驗(yàn)研究——霍桑試驗(yàn)提出的，它是研究人的積極性對提高勞動生產(chǎn)率的影響和作用的管理理論。理論主要包括三點(diǎn)：其一是“工人是‘社會人’而不是‘經(jīng)濟(jì)人’”；其二是“企業(yè)中存在著非正式組織”；其三是“新的領(lǐng)導(dǎo)能力在于提高工人的滿意度”。[1]

二、新時(shí)期高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍中最基層的人員，是連接學(xué)校教務(wù)處與二級學(xué)院、教師與學(xué)生之間的橋梁，在高校教學(xué)管理活動中發(fā)揮著重要作用。一方面，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)信息的“上令下達(dá)、下情上報(bào)”，不但需要及時(shí)傳達(dá)教務(wù)處的各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)、教學(xué)信息，組織教師和學(xué)生及時(shí)開展各項(xiàng)工作，保證教學(xué)環(huán)節(jié)的有序進(jìn)行，而且要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確上報(bào)各類材料、反饋師生的意見與建議。另一方面，教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)檔案的管理，工作范圍涵蓋了學(xué)院教學(xué)工作的方方面面，從學(xué)生的學(xué)籍與成績管理，到學(xué)院的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)檔案、各類競賽組織以及各類考試安排等的管理。

筆者通過查閱文獻(xiàn)、調(diào)查訪談、結(jié)合自身工作經(jīng)歷，發(fā)現(xiàn)盡管教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中的作用不可忽視，但其生存狀態(tài)卻不容樂觀。第一，工作任務(wù)重、壓力大。教學(xué)秘書工作性質(zhì)上隸屬于教務(wù)處，人事關(guān)系上又屬于二級學(xué)院，除了承擔(dān)教務(wù)處下發(fā)的各項(xiàng)工作，還要承擔(dān)本二級學(xué)院在教學(xué)管理中的各項(xiàng)工作，平時(shí)還要協(xié)助完成學(xué)校其他相關(guān)職能部門的工作，其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會導(dǎo)致教學(xué)事故。第二，工作中受重視程度低。教學(xué)秘書每天的日常就是接收通知、傳遞信息、搜集資料等，需要有搜集、整理、傳遞資料的基本能力，也需要有良好的人際交往、溝通交流、協(xié)調(diào)合作能力。工作范圍廣、頻率高，但工作業(yè)績卻很難顯現(xiàn)，工作中受重視的程度低。第三，學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會少。不得不說的是教學(xué)秘書在日常的各項(xiàng)工作中，管理能力不斷提升，管理經(jīng)驗(yàn)不斷積累，工作效率不斷提高。然而，繁密的教學(xué)管理工作使其需要密切關(guān)注教學(xué)情況，很難有機(jī)會暫離崗位去參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，缺少專業(yè)學(xué)習(xí)。第四，發(fā)展空間受限。教學(xué)秘書平時(shí)工作任務(wù)繁重，沒有時(shí)間與精力進(jìn)行科學(xué)研究，加上其工作業(yè)績不易顯現(xiàn)，使其在職稱評定方面處于劣勢，進(jìn)一步發(fā)展受到較大的限制。

三、基于人際關(guān)系理論的新時(shí)期高校教學(xué)秘書隊(duì)伍管理

梅奧的人際關(guān)系理論關(guān)注管理中“人”的問題，對高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的管理具有一定的理論指導(dǎo)意義，在確立教學(xué)秘書是“社會人”的思想前提下，運(yùn)用人際關(guān)系理論可從以下幾個方面考慮促進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍的管理。

（一）重視教學(xué)秘書工作

理論中提到“人才是企業(yè)發(fā)展的動力之源”。企業(yè)的管理者既要做到令股東滿意、顧客滿意，更要做到令員工滿意。高等學(xué)校主要以教學(xué)、科研工作為主，對教師、科研人員重視程度較高，卻忽略了管理人員，尤其是教學(xué)秘書，導(dǎo)致他們在工作中感到不受重視。因此，針對學(xué)校的不同人員，學(xué)校要分別對待他們的不同層次需求，對教學(xué)秘書要從社會心理方面考慮合理的組織與管理，重視其日常工作，了解其必要的物質(zhì)需求和更深層次的社會需求，即受到尊重、受到重視，能夠體現(xiàn)自我價(jià)值的需求。例如，學(xué)?？梢酝ㄟ^嚴(yán)格合理的秘書選拔、培養(yǎng)及評價(jià)機(jī)制，充分肯定其工作的重要性，將教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)納入學(xué)校的師資培養(yǎng)計(jì)劃中，制定完善的教學(xué)秘書相關(guān)管理制度，提升其管理地位，為其職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展提供機(jī)會，以保障教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性。[2]

（二）關(guān)注教學(xué)秘書的需求

“有效溝通是管理中的藝術(shù)方法”指出新時(shí)代的管理者更應(yīng)該認(rèn)識到管理的藝術(shù)性，要善于傾聽、有效溝通。這不僅有助于營造和諧的工作氣氛，而且可以提高員工的信任感和滿意度，更能有效地開展工作。其實(shí)，當(dāng)前高校教學(xué)秘書很多都是非專業(yè)人員。對于初涉秘書行業(yè)的他們而言，工作量大、不受重視、存在感低，可是卻無處表達(dá)。他們也希望在工作中能夠得到認(rèn)可，也希望能把工作做得更好。然而，往往由于沒有專業(yè)的秘書技巧，他們在工作中很辛苦。因此，學(xué)校相關(guān)人員可從傾聽中了解其需求，為他們提供進(jìn)一步參觀學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)進(jìn)修、經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會，讓其深入了解秘書工作的特點(diǎn)，接觸新思想、新觀念，不斷完善知識結(jié)構(gòu)，提高文化素養(yǎng)與管理水平。

（三）注重學(xué)校的文化建設(shè)

梅奧還提到“企業(yè)文化是尋求效率邏輯與感情邏輯之間動態(tài)平衡的有效途徑”。每一名員工都是集體中的一員，并不是孤立的個體，其行為很大程度上是受到集體中其他個體的影響的。企業(yè)只有均衡了個人、集體、企業(yè)三方利益時(shí)，才能最大限度地發(fā)揮個人的潛能。高校必須重視非正式組織的作用，努力尋求正式組織效率邏輯與非正式組織感情邏輯的平衡，借助學(xué)校的文化基礎(chǔ)，培養(yǎng)全體教師共同的價(jià)值觀，創(chuàng)造積極向上的學(xué)校文化，協(xié)調(diào)好學(xué)校內(nèi)部各利益群體直接的關(guān)系，充分發(fā)揮學(xué)校的文化底蘊(yùn)和學(xué)校的凝聚力。[3]

人際關(guān)系理論對高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的管理具有一定的理論指導(dǎo)意義，但新時(shí)期高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。因此，教學(xué)秘書也應(yīng)從自身做起，工作中要有創(chuàng)新意識，不斷自主更新教學(xué)管理理念，在自己的工作崗位上有所創(chuàng)新和突破。