李新云
摘 要 隨著企業(yè)集團(tuán)規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)類型的不斷增加,帶來了設(shè)備投資重復(fù),內(nèi)部控制風(fēng)險激增,集團(tuán)財務(wù)效率降低等問題。如何充分發(fā)揮集團(tuán)的協(xié)同作用,已成為管理層必須考慮的問題?;谶@一背景,本文以國有企業(yè)集團(tuán)為研究對象,對其財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)進(jìn)行了研究。首先,本文描述了企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享中心的概況,然后結(jié)合國有企業(yè)集團(tuán)的實際情況深入分析了其財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)存在的不足,最后從統(tǒng)一組織、信息系統(tǒng)、員工績效考核和工作長效機(jī)制等方面提出了國有企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的具體對策。本文旨在進(jìn)一步提高國有企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管理的效率,促進(jìn)國有企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管理活動更加趨于有序化和有效化。
關(guān)鍵詞 國有企業(yè)集團(tuán) 財務(wù)共享服務(wù)中心 財務(wù)管理
企業(yè)的財務(wù)管理是企業(yè)管理的重要組成部分。對國有企業(yè)而言,做好財務(wù)管理工作,不僅能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,而且對國有資產(chǎn)的保值增值具有重要意義。國有企業(yè)是中國社會主義經(jīng)濟(jì)的重要組成部分,所以它們對國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和民生工程產(chǎn)生重要影響。隨著一些高質(zhì)量國有企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大,提高財務(wù)管理效率的壓力也越來越大。而在一些集團(tuán)化的國有企業(yè)中,通過建立集團(tuán)的財務(wù)共享服務(wù)中心,將企業(yè)相關(guān)方面要素有效進(jìn)行整合,使國有企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管理工作效率能夠有所提升。
一、企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心概述
所謂財務(wù)共享服務(wù),就是在一些集團(tuán)化運(yùn)作的企業(yè)中,將企業(yè)內(nèi)部所有所具有的性質(zhì)相同的業(yè)務(wù)進(jìn)行分離,再將其整合,從而形成一個新的業(yè)務(wù)單元,并建立起相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程和規(guī)則,對一些財務(wù)管理工作進(jìn)行處理,從而實現(xiàn)為整個集團(tuán)提供集約化式的財務(wù)服務(wù)。國有企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享中心就是以財務(wù)共享服務(wù)為主要內(nèi)容的專門機(jī)構(gòu),也是財務(wù)共享服務(wù)理念的載體,其主要職能就是將企業(yè)集團(tuán)中所包含企業(yè)的共同性質(zhì)的財務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行集中,然后在共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一處理,并根據(jù)“會計工廠化”的方式,使得相關(guān)涉財業(yè)務(wù)的處理能夠更加規(guī)范化。
企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心通過運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),把簡單、重復(fù)性高、經(jīng)濟(jì)附加值低的會計工作抽離出來,集中在一個獨立運(yùn)營的單元集中處理,這樣可以規(guī)范流程,提高效率,降低信息處理成本,實現(xiàn)信息共享并有利于加強(qiáng)管控,還可以進(jìn)行專業(yè)化財務(wù)服務(wù)。實行財務(wù)共享中心后,一部分人財務(wù)人員被分配到共享中心承擔(dān)基礎(chǔ)財務(wù)工作,而另一部分財務(wù)人員則可以集中精力研究并從事高附加值的財務(wù)工作,如資金分析、政策研究、預(yù)算管理等工作,為企業(yè)決策提供支持。
二、國有企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享中心建設(shè)存在的不足
目前國有企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)仍然存在很多不足,具體分析如下。
(一)相關(guān)人員安置缺乏規(guī)劃
在建立財務(wù)共享服務(wù)中心之后,各個業(yè)務(wù)單元都會把相應(yīng)的財務(wù)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心中,這種情況使一部分財務(wù)人員面臨工作轉(zhuǎn)型的境況,比如:一些人員轉(zhuǎn)移至非財務(wù)崗位,其中包括非管理崗和管理崗;企業(yè)各個業(yè)務(wù)單元中的員工調(diào)至財務(wù)共享服務(wù)中心;一部分員工轉(zhuǎn)移到如采購部門等的業(yè)務(wù)財務(wù)人員。在這個過程里,員工們對于變革的心理態(tài)度、接受和理解程度等都會直接影響到企業(yè)財務(wù)變革的實施效果和進(jìn)度。如果相關(guān)人員的安置未能妥當(dāng)?shù)脑?,就有可能會引起整個組織內(nèi)部喪失向心力及凝聚力,產(chǎn)生消極負(fù)面的工作情緒。
(二)信息系統(tǒng)整合程度不足
財務(wù)共享服務(wù)中心在構(gòu)建的過程中會面臨系統(tǒng)風(fēng)險,其中主要在于系統(tǒng)的開發(fā)能否滿足集團(tuán)企業(yè)的對財務(wù)管理的功能和時間要求。通常在啟動共享服務(wù)中心開發(fā)后,需要在短時間內(nèi)就能按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求對企業(yè)的原有系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化、升級改造,由于時間較短,需要做大量的系統(tǒng)調(diào)試評估、選型、需求分析等工作,可能會導(dǎo)致信息系統(tǒng)延長上線時間,進(jìn)而影響整個共享服務(wù)的建設(shè)進(jìn)度。此外,系統(tǒng)的供應(yīng)商對企業(yè)的各項具體要求理解有偏差也會導(dǎo)致項目產(chǎn)生問題導(dǎo)致延期。因此,企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心之前需要對信息系統(tǒng)的規(guī)模和功能進(jìn)行估算,提早甄別篩選合適的系統(tǒng)供應(yīng)商,對訂購事宜等商議充分、翔實。同時要在建設(shè)系統(tǒng)過程中多加溝通,保證雙發(fā)在功能要求、交貨時間、后期維護(hù)等問題上不存在盲區(qū)而是項目的進(jìn)行出現(xiàn)偏差。提高整個信息系統(tǒng)的整合程度。
(三)績效考核措施滯后
企業(yè)實施財務(wù)共享服務(wù)后會減小基層財務(wù)人員的權(quán)限,個人權(quán)限會變小,因此工作容易失去積極性,產(chǎn)生懈怠心理,遇事慣性喜歡向上級反映,而不是主動思考解決問題。也就是說,基層人員依賴性開始變強(qiáng),財務(wù)共享服務(wù)中心的工作難度加大,工作量增加,但其績效考核措施的滯后使這種問題無法得到解決。產(chǎn)生的問題主要表現(xiàn)在員工缺乏責(zé)任意識,未能發(fā)揮充分的事前監(jiān)督作用,導(dǎo)致各項業(yè)務(wù)在客戶端上停留時間過長。主要原因就是單據(jù)上傳有誤或數(shù)據(jù)不清被退回后需要重新輸入,而基層人員又由于每日工作的重復(fù)性而對工作缺乏積極性,多數(shù)忽略了工作中問題的處理,僅進(jìn)行對各項上傳資料進(jìn)行整理匯總的機(jī)械操作,嚴(yán)重影響了信息的質(zhì)量,增加了審核人員的工作量。
(四)流程管理力度不足
建立財務(wù)共享服務(wù)中心的前提是要對業(yè)務(wù)流程優(yōu)化,加強(qiáng)各流程的管理力度,在優(yōu)化變動業(yè)務(wù)流程是,企業(yè)中的相關(guān)設(shè)施及人員可能會一時無法適應(yīng)新的需求變化,進(jìn)而產(chǎn)生一定的風(fēng)險問題。舉例來講,對于人員來說,一些員工可能會不習(xí)慣于在異地工作溝通的服務(wù)方式,財務(wù)中心內(nèi)部的部分員工可能無法接受同一種業(yè)務(wù)的繁復(fù)操作,管理層領(lǐng)導(dǎo)可能不適應(yīng)無紙化的網(wǎng)上審批操作流程等。對于設(shè)施來說,如果影響系統(tǒng)建立不科學(xué)完善,會導(dǎo)致費用報銷更加耗時、復(fù)雜,以及出現(xiàn)難以被員工接受的問題,業(yè)務(wù)流程風(fēng)險的出現(xiàn)同時也為財務(wù)共享服務(wù)項目的進(jìn)行在一定程度上帶來不可預(yù)估的影響。
三、完善國有企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)對策
財務(wù)共享是基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺、會計核算體系及操作流程來實現(xiàn)運(yùn)營管理模式的變革與創(chuàng)新,對國有企業(yè)集團(tuán)整體運(yùn)營管理及未來發(fā)展會產(chǎn)生重大影響。因此,應(yīng)依據(jù)國有企業(yè)集團(tuán)的整體現(xiàn)狀、管理要求及發(fā)展戰(zhàn)略,制定適合國有企業(yè)集團(tuán)的財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)總體規(guī)劃和支持,改善組織考核工作,強(qiáng)化共享服務(wù)工作長效機(jī)制,加強(qiáng)信息科技建設(shè)和保障。
(一)加強(qiáng)統(tǒng)一組織和推進(jìn)
從當(dāng)期在這方面探索的國有企業(yè)和其他混合所有制機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗來看,有必要鼓勵為那些與更有效的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)密不可分的國有企業(yè)集團(tuán)建立財務(wù)參與服務(wù)中心。他堅決負(fù)責(zé)總體規(guī)劃。并提供必要的支持。因此,鑒于國有企業(yè)集團(tuán)總部的決策水平,有必要建立類似的領(lǐng)導(dǎo)層以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)層組織。牽頭機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)總體規(guī)劃和相關(guān)計劃的實施。在具體的實施過程中,第一步是與國資委上級一起實施第一步有效溝通并獲得必要的指導(dǎo)。其次,在加強(qiáng)集團(tuán)聯(lián)合金融服務(wù)中心的過程中,它負(fù)責(zé)規(guī)范組織和晉升,并充分整合資源,為包容性領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造條件;尚未有條件辭職的機(jī)構(gòu)或項目必須充分利用社會資源,并促進(jìn)與行業(yè)的更深層次合作和使用武力在外部使服務(wù)中心中的建設(shè)集團(tuán)財務(wù)參與的相關(guān)要素更加便捷。
(二)加強(qiáng)信息系統(tǒng)整合
為了確保財務(wù)共享服務(wù)中心的有效運(yùn)行,企業(yè)應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)信息技術(shù)業(yè)務(wù)建設(shè),完善現(xiàn)代管理環(huán)節(jié),抓好信息技術(shù)的支持和保障,提高對企業(yè)財務(wù)管理需求的響應(yīng)速度。首先,我們必須梳理JSC的管理和商業(yè)運(yùn)作,并在此基礎(chǔ)上定義金融信息技術(shù)系統(tǒng)的總體框架;其次,在建立大型背景的早期階段,與外部協(xié)作技術(shù)公司合作進(jìn)行研究和確定程序。在金融參與服務(wù)中心解釋全面的思考和行動步驟,以在后臺建立強(qiáng)大的基礎(chǔ),加快進(jìn)度并確保業(yè)務(wù)發(fā)展需求。同時,要根據(jù)上級主管部門的規(guī)定,做好有關(guān)科學(xué)技術(shù)建設(shè)許可證,合格規(guī)定,操作規(guī)程和規(guī)劃工作的公告工作。
(三)加強(qiáng)員工績效考核和監(jiān)督
有必要改進(jìn)組織績效評價的實施。管理人員可以通過評估和評估公司績效來提高聯(lián)合金融服務(wù)中心績效評估的績效。這有助于確保聯(lián)合金融服務(wù)中心的運(yùn)作,并能及時發(fā)現(xiàn)項目改進(jìn)的設(shè)計。現(xiàn)有的問題使它變得更好。首先,從評估的頻率和廣度來看,它必須定期進(jìn)行,并且可以按月或按季度進(jìn)行,但不能超過半年,就其廣度而言,有必要掌握“學(xué)位”。并非對所有行動點都進(jìn)行績效評估。應(yīng)該在最重要的事項上評估時間和精力;其次,通過人員監(jiān)督,建立績效評估團(tuán)隊,該團(tuán)隊負(fù)責(zé)評估各個部門和流程的組織,負(fù)責(zé)評估結(jié)果并促進(jìn)改進(jìn)。第四,從對評估結(jié)果的態(tài)度來看,如果發(fā)現(xiàn)問題或過程不兼容,則有必要對其進(jìn)行指導(dǎo)。
(四)強(qiáng)化共享服務(wù)工作長效機(jī)制
為了有效推進(jìn)集團(tuán)共享金融服務(wù)中心的建設(shè),有必要在以上集團(tuán)決策水平的領(lǐng)導(dǎo)下建立服務(wù)交流中心,集團(tuán)財務(wù)主管部門負(fù)責(zé)各機(jī)構(gòu)財務(wù)管理工作。該委員會負(fù)責(zé)制定施工計劃,在施工過程中就各項事務(wù)做出決定,并制定相關(guān)的工作機(jī)制,例如總體規(guī)劃,集團(tuán)公共金融服務(wù)中心的管理圖表,資金管理和服務(wù)交換管理方法。該委員會還組成一個技術(shù)委員會,它由相關(guān)的國資委官員,外部技術(shù)公司的技術(shù)專家以及負(fù)責(zé)在技術(shù)層面上就某些問題制定決策和計劃的人員組成。同時,為了確保長期服務(wù)共享機(jī)制的有效運(yùn)行,在制定實施計劃的過程中,還需要弄清機(jī)制更新,并在系統(tǒng)正常運(yùn)行后進(jìn)行工作審查,以使共享的服務(wù)器資源能夠與時俱進(jìn)并繼續(xù)朝統(tǒng)一方向發(fā)展的演變。第三,有必要解決一些公共金融服務(wù)中心的關(guān)鍵功能,例如會計合并,內(nèi)部財務(wù)控制,風(fēng)險預(yù)防,預(yù)算管理以及增加對投資工具和計劃的投資,以確??梢杂行Оl(fā)揮關(guān)鍵作用。
四、結(jié)語
信息技術(shù)的不斷進(jìn)步,為企業(yè)集團(tuán)公司建立財務(wù)共享服務(wù)中心提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持,但是,國有企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過程中仍然存在相關(guān)人員安置缺乏規(guī)劃、信息系統(tǒng)整合程度不足、績效考核措施滯后以及流程管理力度不足等問題,這些問題的解決還需要從統(tǒng)一組織、信息系統(tǒng)、員工績效考核和工作長效機(jī)制等方面采取相應(yīng)的對策。
(作者單位為云南省鹽業(yè)大理有限公司)
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