高校電子檔案管理發(fā)展創(chuàng)新策略

武建新

摘 要：隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，各高校在檔案管理中廣泛應(yīng)用電子數(shù)字技術(shù)，電子檔案的出現(xiàn)給工作帶來(lái)了方便，提高了工作效率，但是，由于高校電子檔案管理起步晚，硬件、軟件設(shè)備投入跟不上形勢(shì)，人才儲(chǔ)備不足，使檔案管理的數(shù)字化出新了一些新情況、新問(wèn)題。本文主要敘述高校電子檔案管理存在的問(wèn)題，提出解決方法，為高校全面推行電子檔案管理建設(shè)提供一定的指導(dǎo)幫助和參考。

關(guān)鍵詞：高校;電子檔案;問(wèn)題;解決方法

如何改進(jìn)高校的檔案管理，減少人力物力投入，提高工作效率，是各高校管理工作中一個(gè)值得思考的問(wèn)題，在電子檔案出現(xiàn)以后，為這一問(wèn)題的解決提供了有效途徑，但電子檔案管理是新事物，在推進(jìn)中必然會(huì)遇到新的挑戰(zhàn)和困惑，應(yīng)該以解決問(wèn)題為導(dǎo)向，構(gòu)建完善檔案管理體系，堅(jiān)持改進(jìn)創(chuàng)新，才能促進(jìn)電子檔案管理建設(shè)的健康發(fā)展。

1 檔案管理數(shù)字化的意義

1）便于檔案的查看調(diào)閱。眾所周知，紙質(zhì)檔案管理很麻煩，每一次查閱都比較繁瑣。但是，電子檔案查閱卻非常方便，可以不分距離查閱，甚至多人在線閱讀。紙質(zhì)檔案的人工處理中的關(guān)鍵字、編號(hào)、日期等容易發(fā)生差錯(cuò)，糾正起來(lái)費(fèi)力費(fèi)事。使用電子檔案處理這些問(wèn)題，卻比較容易，可以避免奔波疲勞，省力省事。

2）可以減少檔案管理占用的空間。紙質(zhì)檔案所占的空間大，而高校由于人員眾多，每一名學(xué)生都有一份檔案，需要占用大量的空間保存。但是，經(jīng)過(guò)數(shù)字化數(shù)技術(shù)處理的檔案則不一樣，有一定的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間即可，可以減少檔案架占用的空間，節(jié)約大量紙張，既安全又環(huán)保。

3）便于檔案的保存及備份。紙質(zhì)檔案主要依靠手寫和打印，以紙張為載體，一旦發(fā)生潮濕、蛀蟲(chóng)等現(xiàn)象，檔案保存就會(huì)受到損壞，有些損害可能是不可逆的，即使重新修復(fù)必然會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，檔案?jìng)浞菀彩侨绱?，工作量大。而電子檔案?jìng)浞荩瑑H僅需要簡(jiǎn)單的復(fù)制就可備份，保存方便，不存在蛀蟲(chóng)、潮濕等現(xiàn)象發(fā)生。

2 數(shù)字檔案管理存在的問(wèn)題

1）硬件投入相對(duì)缺乏。由于數(shù)字檔案尚未完全普及，配套設(shè)備不可能做到完全齊全，真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化專業(yè)化運(yùn)行。即使是現(xiàn)有的相關(guān)設(shè)備，往往存在內(nèi)存不夠，在相應(yīng)的運(yùn)行、計(jì)算等方面存在速度慢，有些信息很容易丟失，加上電子信息技術(shù)自身存在著不足，電子信息檔案很容易被改動(dòng)，要完全實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化還有一段路要走。

2）相關(guān)人才比較缺乏。高校檔案管理人員存在年齡偏大問(wèn)題，檔案的數(shù)字化是一種新事物，這些管理人員過(guò)去接觸少，一下子要推進(jìn)檔案的數(shù)字化，他們?cè)谝欢ǖ某潭壬虾茈y適應(yīng)，在學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力方面不及年輕人，很難滿足電子檔案快速發(fā)展的需要。

3）軟件相對(duì)落后。數(shù)字檔案管理除了硬件，也需要一定的軟件支撐，對(duì)不同文件進(jìn)行歸類和分析，如，按照文件的日期、項(xiàng)目進(jìn)行歸類，為每一類文件查閱設(shè)置權(quán)限等工作，都需要軟件發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有軟件的性能好，才能方便文件的調(diào)閱和收藏，減少人力的使用。

3 數(shù)字檔案管理的創(chuàng)新策略

1）數(shù)字檔案管理模式創(chuàng)新。由于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，要想脫穎而出，高校的檔案管理的數(shù)字化也是一項(xiàng)不可缺少的工作，可以采用納入式管理和非納入式管理兩種模式。如，高校的人事資料可以歸口到檔案管理部門管理，而學(xué)生的檔案可以歸口到教務(wù)處管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的最佳化。但是，由于數(shù)字檔案的推行，高校的檔案管理必須優(yōu)化，確保投入小，回報(bào)大。而推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，更有利于這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2）對(duì)高校檔案實(shí)行數(shù)字化管理。實(shí)行數(shù)字信息化管理是一種必然趨勢(shì)，對(duì)于高校的檔案管理工作更是如此，但是，檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的工程，投入的人力、物力和財(cái)力巨大，應(yīng)該一切以實(shí)際出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)于其中的典藏檔案的處理，應(yīng)該十分慎重，必須經(jīng)過(guò)評(píng)估鑒定之后，采取有效手段，進(jìn)行數(shù)字化管理，讓它的價(jià)值最大化。（1）進(jìn)行數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化必須對(duì)其分類處理，對(duì)其中的典藏檔案必須進(jìn)行特殊管理，如，錄制電子目錄和檢索，有利于大家利用檢索工具進(jìn)行查詢和搜索，快速調(diào)取資料。有條件的高校，可以有步驟的走向全文電子化，實(shí)現(xiàn)檔案的全面數(shù)字化控制。條件較差一點(diǎn)的高校，可以逐步實(shí)施，按照檔案的重要等級(jí)進(jìn)行數(shù)字化處理，最終實(shí)現(xiàn)檔案的全面數(shù)字化控制。（2）優(yōu)化數(shù)字化管理的流程。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化其過(guò)程比較復(fù)雜，要做的工作很多，每項(xiàng)工作都很精細(xì)，決不能敷衍了事，必須完善相關(guān)的工作流程，應(yīng)該事先對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合分析評(píng)估，完善優(yōu)化出最佳流程，制定切實(shí)可行方便操作方案，才能做到既節(jié)約成本，又提高工作效率。（3）提高數(shù)字化管理的安全性。高校在推進(jìn)數(shù)字檔案管理中，安全性問(wèn)題不可回避，必須引起高度重視，對(duì)電子文件必須實(shí)行加密處理，設(shè)置管理權(quán)限，需要制定完善嚴(yán)格的安全管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的全位方全過(guò)程的安全管控，確保萬(wàn)無(wú)一失。

4 高校推行數(shù)字檔案管理的建議

1）不斷轉(zhuǎn)變觀念。推進(jìn)高校數(shù)字檔案管理不能完全依賴檔案管理人員，應(yīng)該是決策者高度重視，帶頭轉(zhuǎn)變觀念，動(dòng)員全校各方面的力量全面參與。只有大家都對(duì)推進(jìn)高校數(shù)字檔案管理有一種全新的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，人人獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策出力，大力支持?jǐn)?shù)字檔案管理建設(shè)，才能開(kāi)創(chuàng)工作的新局面。

2）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)性強(qiáng)的工作，必須加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管控，所有的電子文件資料的錄入管理必須符合標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，必須堅(jiān)持建立完善相應(yīng)的管理制度，保證每項(xiàng)工作、每一個(gè)環(huán)節(jié)管理的規(guī)范性。如，檔案在錄入中，必須統(tǒng)一格式、統(tǒng)一代碼等等，只有從開(kāi)始就嚴(yán)格起來(lái)，依規(guī)合規(guī)辦事，才能為后面的工作奠定基礎(chǔ)。

3）加強(qiáng)人才培養(yǎng)。推進(jìn)一項(xiàng)技術(shù)性強(qiáng)的工作，需要人才支撐，對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)更是如此。目前，盡管有些高校開(kāi)設(shè)了檔案管理專業(yè)，一般來(lái)說(shuō)規(guī)模較小，通過(guò)加強(qiáng)大學(xué)生的培養(yǎng)，不僅可以在一定程度上滿足社會(huì)需要，也可以有助于本校的數(shù)字檔案管理工作，這種對(duì)人才的系統(tǒng)化培養(yǎng)，為檔案的數(shù)字發(fā)管理提供了更多的可能性，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。但僅僅有這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，高校還要結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)形式多形的培訓(xùn)，校際間聯(lián)合辦學(xué)，推動(dòng)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展。

4）配備齊全的軟硬件設(shè)備。要全面實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，必須要有好的軟硬件系統(tǒng)的支撐。一般來(lái)說(shuō)，只要軟件過(guò)硬，就可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門的對(duì)接，建立完善文檔管理網(wǎng)絡(luò)體系，便于文檔的查找。同時(shí)，數(shù)字軟件管理所需的硬件也必不可少，良好的硬件設(shè)備能夠讓系統(tǒng)更加通暢，運(yùn)行更快捷，從而提高校檔案管理的效率。既使在現(xiàn)有的軟硬件比較齊全的情況下，未來(lái)檔案管理依然靠多個(gè)單位、多個(gè)院校實(shí)現(xiàn)檔案對(duì)接，依然需要軟件的開(kāi)發(fā)，保證數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的一致性，實(shí)現(xiàn)多個(gè)單位、多個(gè)院校的檔案交流，在線查閱。數(shù)字檔案占用的儲(chǔ)存空間大，普通計(jì)算機(jī)一般都是無(wú)法滿足儲(chǔ)存量的需求，而云端儲(chǔ)存又不便于調(diào)取，因此，高校的數(shù)字檔案管理應(yīng)該有一臺(tái)巨大的儲(chǔ)存設(shè)備，只有具備齊全的硬件設(shè)備，促進(jìn)數(shù)字檔案管理水平提高。

5）營(yíng)造數(shù)字檔案管理的氛圍。對(duì)于數(shù)字檔案建設(shè)來(lái)說(shuō)，興起的時(shí)間不長(zhǎng)，熟知的人并不多，了解高校的數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀的人更少，高校應(yīng)該加強(qiáng)宣傳推廣的力度，否則，在數(shù)字檔案管理建設(shè)中就是費(fèi)再大的勁，也很難得到各方面的認(rèn)可?？梢酝ㄟ^(guò)舉辦講座、經(jīng)驗(yàn)交流、參觀學(xué)習(xí)、問(wèn)卷調(diào)查等形式進(jìn)行宣傳推廣，廣泛征求各方面的意見(jiàn)和支持，努力營(yíng)造全社會(huì)支持的良好氛圍，促進(jìn)數(shù)字檔案管理走向全新發(fā)展的境地。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理的數(shù)字化是大勢(shì)所趨，各高校應(yīng)該努力適應(yīng)這一形勢(shì)變化，有計(jì)劃有步驟地實(shí)施這項(xiàng)工程，雖然目前軟硬件還達(dá)不到，但是隨著檔案管理的投入的進(jìn)一步加大，以及檔案數(shù)字化管理的人才培養(yǎng)正在不斷成長(zhǎng)，高校檔案管理的數(shù)字化一定能夠取得更好更快的發(fā)展，成為高校各項(xiàng)管理工作中的一抹新的色彩。

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