關(guān)于電子檔案保護(hù)的思考

樊敬

摘 要：電子檔案資料主要是以靜態(tài)的形式保存在磁光盤與數(shù)據(jù)庫的終端中，以動態(tài)的形式運(yùn)行于網(wǎng)絡(luò)中，從而構(gòu)成了電子檔案資料全新的傳輸情況，對電子檔案保護(hù)提出了較大的挑戰(zhàn)性。本文通過具體論述電子檔案的保護(hù)策略，旨在為電子檔案資料的利用奠定堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電子檔案;保護(hù)策略;資料

在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，電子文件是整個信息技術(shù)領(lǐng)域中記錄信息的重要形式，其主要是通過充分利用計算機(jī)來進(jìn)行數(shù)碼序列操作，并充分利用計算機(jī)盤片等磁性材料的載體的文字被稱之為是電子檔案。傳統(tǒng)的檔案主要是采用紙質(zhì)的紙質(zhì)文件作為重要的對象，而電子檔案則需要刻錄到磁盤上，再儲存到數(shù)據(jù)中。這樣因為電子檔案信息資料具有一定的特殊性，所以在保存的過程中也需要采取與紙質(zhì)檔案不同的管理方法，以此來延長電子檔案資料的保存時間，最大限度提升電子檔案資料的利用效率[1]。

1 做好電子檔案數(shù)據(jù)備份，切實保證電子檔案資料的完整性

在電子檔案的保護(hù)過程中，如果管理人員操作不當(dāng)或者是大意疏忽將一些檔案信息刪除了，或者是因為掃描過程中的重命名而將一些文件的數(shù)據(jù)覆蓋了，且權(quán)限設(shè)計不合理而出現(xiàn)越權(quán)修改的現(xiàn)象，便會影響電子檔案資料保存的完整性。因此，為了最大限度提升電子檔案保護(hù)的水平，便需要做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作。其中，在電子檔案信息資料備份的過程中，可采取下列幾種方法：

1.1 數(shù)據(jù)拷貝

電子檔案數(shù)據(jù)資料保護(hù)主要有磁盤、磁帶和光盤等幾種方法。通過將計算機(jī)中所保存的電子檔案資料全部拷貝到介質(zhì)中，這種方法簡單方便，而庫房的相關(guān)設(shè)備需要嚴(yán)格按照各種載體的要求進(jìn)行配置。但是，這種方法只適合應(yīng)用于少量的檔案管理資料中。

1.2 磁盤陣列方式

磁盤陣列主要是為計算機(jī)配置相應(yīng)的磁盤，有效擴(kuò)大存儲量。同時，檔案資料在存儲的過程中國還可以做好備份處理，用于儲存一些非常重要的數(shù)據(jù)。這樣通過充分利用計算機(jī)進(jìn)行實時監(jiān)控的過程中，一旦遇到故障，便會提示檔案管理工作人員及時進(jìn)行處理，這樣能夠有效減少電子檔案數(shù)據(jù)資料的丟失情況，而這種備份方式更適用于大量的檔案資料管理。

1.3 雙機(jī)雙控系統(tǒng)

雙機(jī)雙控系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中能夠有效避免一臺機(jī)器發(fā)生故障而影響整個系統(tǒng)的現(xiàn)象，而服務(wù)系統(tǒng)則不會被中斷，相關(guān)數(shù)據(jù)也不會受到損失。同時，當(dāng)有一臺計算機(jī)出現(xiàn)故障的時候，而另外的計算機(jī)則會立即接替工作。通常雙機(jī)雙控系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中主要涉及到雙機(jī)熱備份方式和雙機(jī)雙工方式，這樣通過使用完整的檔案資料管理系統(tǒng)，能夠有效防止整個檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障，從而有效提升電子檔案資料的保護(hù)水平[2]。

1.4 修復(fù)處理受損害的電子檔案

在電子檔案的管理過程中，應(yīng)該對一些受損的磁光盤電子檔案進(jìn)行保護(hù)性的修復(fù)處理，這樣能夠有效減慢電子檔案磁盤變質(zhì)的速度，切實保證電子檔案信息的穩(wěn)定性和耐久性。但是，當(dāng)前電子檔案光盤還無法永久性的保存信息，所以為了切實保證電子檔案資料的完整性，便需要在10年、20年的時候進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。但是，在轉(zhuǎn)錄的過程中應(yīng)該注意電子檔案資料需要一定的設(shè)備條件和技術(shù)軟件環(huán)境的支持，有效防止電子檔案資料因十九久遠(yuǎn)、模數(shù)制式不同而造成信息無法讀取或者是轉(zhuǎn)錄，真正達(dá)到提高電子檔案資料保護(hù)實效性的目的。

2 建立網(wǎng)絡(luò)信息安全體制，制定嚴(yán)格的檔案管理制度

在電子檔案保護(hù)的過程中，需要檔案管理人員充分利用知網(wǎng)、用網(wǎng)、護(hù)網(wǎng)來保護(hù)電子檔案，切實消除電子檔案資料信息的安全隱患，全面抓好電子檔案保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，做好電子檔案保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全防御。通過構(gòu)建完善的電子檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全防御體系，并采取科學(xué)有效的措施來避免一些不利因素和危害產(chǎn)生，切實保護(hù)好電子檔案。同時，應(yīng)該不斷提高電子網(wǎng)絡(luò)保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防范技術(shù)，不斷增強(qiáng)電子檔案保護(hù)工作人員的安全保密意識，及時更新電子檔案保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備，不斷強(qiáng)化電子檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，全面監(jiān)控電子檔案保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行情況，及時清除計算機(jī)設(shè)備內(nèi)的病毒。通過充分利用修補(bǔ)技術(shù)來擊退入侵電子檔案保護(hù)資料的黑客，并在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)遭到攻擊的時候及時進(jìn)行反擊，不斷強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全形勢預(yù)測，從而最大限度提升電子檔案保護(hù)的水平[3]。

通過規(guī)范電子檔案保護(hù)管理，并根據(jù)實際情況制定嚴(yán)格的管理制度，深入探究電子檔案的規(guī)范化管理策略和網(wǎng)絡(luò)控制法，制定明確的電子檔案保護(hù)工作細(xì)則，逐步構(gòu)建起系統(tǒng)完善的安全體系。同時，還應(yīng)該定期檢查計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，全面分析網(wǎng)絡(luò)中各種電子檔案信息，盡量去其糟粕、留下精華。定期對電子檔案保護(hù)的相關(guān)網(wǎng)站主頁進(jìn)行掃描，刪除一些不符合規(guī)定的檔案保護(hù)信息。建立網(wǎng)絡(luò)在線投訴制度，及時聽出相關(guān)電子檔案資料用戶的投訴信息，全面監(jiān)督電子檔案保護(hù)過程中存在的不正當(dāng)行為，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)問題之后提出相應(yīng)的解決措施，從而最大限度提升電子檔案的保護(hù)水平。

3 做好電子檔案保護(hù)的安全防護(hù)，提升電子檔案保護(hù)實效性

首先，應(yīng)該全面做好電子檔案資料用戶的身份驗證和訪問權(quán)限控制。通過在電子檔案保護(hù)系統(tǒng)中設(shè)立檔案信息系統(tǒng)的用戶身份驗證和訪問權(quán)限控制，有效避免一些非法用戶在電子檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)違規(guī)訪問的現(xiàn)象，有效降低電子檔案信息系統(tǒng)被破壞的可能性。

其次，做好電子檔案信息的數(shù)據(jù)加密傳輸和局域網(wǎng)線屏蔽。如果在電子檔案保護(hù)的過程中采取局域網(wǎng)系統(tǒng)，便需要在電子檔案保護(hù)的瀏覽器端計算機(jī)輸入登錄檔案管理信息系統(tǒng)用戶碼、口令和重要的數(shù)據(jù)，并充分利用網(wǎng)絡(luò)途徑直接將服務(wù)器端的檔案信息進(jìn)行加密傳輸，有效屏蔽連接內(nèi)部的計算機(jī)局域網(wǎng)的線纜，有效防止網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息被一些非法人士所竊取，為保證電子檔案信息的安全性奠定堅實的基礎(chǔ)。

再次，設(shè)計審計功能和報警功能。通過全面記錄電子檔案信息資源保護(hù)的安全性操作，并合理的將電子檔案管理信息系統(tǒng)的報警功能和審計功能緊密的結(jié)合起來。如果有人不按照電子檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理要求操作，系統(tǒng)則會自動向維護(hù)人員發(fā)出報警信號。同時，作為電子檔案保護(hù)的人員還需要及時在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和各臺電腦上面安裝一些防病毒軟件，定期進(jìn)行防病毒軟件病毒庫升級處理，最大限度防止計算機(jī)感染病毒的現(xiàn)象，切實保證電子檔案信息的安全性。

4 創(chuàng)設(shè)良好的電子檔案保護(hù)環(huán)境，分類放置電子檔案保護(hù)設(shè)備

在電子檔案保護(hù)的過程中，需要管理人員根據(jù)不同的檔案介質(zhì)放置電子檔案管理設(shè)備，嚴(yán)格要求電子檔案管理的庫房必須堅固，切實做好電子檔案資料保護(hù)的防盜、防光、防高溫、防火、防潮濕、防鼠等措施。同時，由于在紙質(zhì)檔案資料向電子檔案資料轉(zhuǎn)化的過程中，需要投放各種性能較高的電子設(shè)備，熟練的掌握電子檔案保護(hù)方法，以便為電子檔案資料的形成和保管、利用創(chuàng)造良好的保障條件。其中，保管電子檔案設(shè)備的溫度應(yīng)該盡量控制在20℃，安裝設(shè)置自動恒溫恒濕的空氣調(diào)節(jié)裝置，采取庫房外圍護(hù)結(jié)構(gòu)的隔熱防潮措施，以此達(dá)到合理調(diào)控電子檔案庫房溫濕度的作用。

總之，在電子檔案保護(hù)的過程中，需要采取多元化的管理措施，嚴(yán)格做好電子檔案數(shù)據(jù)備份，切實保證電子檔案資料的完整性、建立網(wǎng)絡(luò)信息安全體制，制定嚴(yán)格的檔案管理制度、做好電子檔案保護(hù)的安全防護(hù)，提升電子檔案保護(hù)實效性、創(chuàng)設(shè)良好的電子檔案保護(hù)環(huán)境，分類放置電子檔案保護(hù)設(shè)備。只有這樣才能夠真正提升電子檔案保護(hù)的水平，為提高電子檔案的利用效率創(chuàng)造良好的條件。

參考文獻(xiàn)

[1]張懿嬗.加強(qiáng)電子檔案管理的對策研究[J].才智，2018（15）：213-214.

[2]宋華，駱建珍，姜悅霞.政務(wù)云環(huán)境下電子文件歸檔安全保障策略研究[J].浙江檔案，2018（4）：45-46.

[3]劉薇.檔案保護(hù)技術(shù)工作面臨的問題與對策[J].現(xiàn)代國企研究，2018，No.138（12）：113-114.