鐵路工程項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題及其對策淺談

班艷晨

摘 要：近年來，受社會經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的影響，鐵路工程建設(shè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，建設(shè)速度漸漸加快，促使既有鐵路、合資鐵路及高速鐵路的電氣化工程改造進(jìn)程深化，意味著鐵路工程項(xiàng)目檔案管理占據(jù)著極其重要的地位及作用。同時，鐵路工程項(xiàng)目涉及面廣泛且參建單位數(shù)量多，具有技術(shù)要求嚴(yán)格、施工周期漫長及資金投入高等鮮明特點(diǎn)。本文以鐵路工程項(xiàng)目檔案管理為切入點(diǎn)，分析其現(xiàn)存問題，進(jìn)一步提出的解決對策，旨在為相關(guān)從業(yè)人員積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：鐵路工程項(xiàng)目;檔案管理;現(xiàn)存問題;解決對策

鐵路工程項(xiàng)目檔案管理是鐵路建設(shè)期間最為基礎(chǔ)的工作環(huán)節(jié)，而工程項(xiàng)目檔案真實(shí)記錄鐵路工程建設(shè)流程，不止能全面反映各種構(gòu)筑物、隱蔽工程及地上地下建筑物等工程狀況，更是工程擴(kuò)建、改建及改造時必備的技術(shù)性資料[1]。除搜集整理工程項(xiàng)目檔案所有資料外，管理人員向相關(guān)部門提供查詢利用的即時服務(wù)，對于保證工程建設(shè)質(zhì)量具有不可比擬的積極作用。同時，受鐵路建設(shè)市場趨向規(guī)范化的影響，鐵路工程項(xiàng)目建設(shè)、管理及投資的模式發(fā)生翻天覆地的變化，向工程項(xiàng)目檔案管理工作提供全新思路。計(jì)算機(jī)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)蓬勃發(fā)展，極大程度上豐富工程項(xiàng)目檔案管理的方法及手段。鑒于此，本文針對鐵路工程項(xiàng)目檔案管理工作現(xiàn)存問題及對策的研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 鐵路工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)存問題

1）管理機(jī)制不全。從目前我國鐵路工程檔案管理工作水平來看，部分管理單位尚未形成健全完整的檔案管理機(jī)制，造成檔案管理工作無法與工程施工同步進(jìn)行。同時，極個別鐵路工程項(xiàng)目施工單位不存在專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，尚未將檔案管理納入項(xiàng)目管理體系，一旦檔案管理機(jī)制不健全則無法落實(shí)相應(yīng)的崗位職責(zé)，促使檔案資料搜集、整理及歸檔無法與工程施工進(jìn)程相一致[2]。此外，鐵路工程項(xiàng)目管理人員由上而下檔案管理意識相對薄弱，普遍存在“重生產(chǎn)、輕檔案”的問題，直接影響檔案人員工作積極性，甚至出現(xiàn)拖延應(yīng)付的心理，阻礙檔案管理工作有序開展。

2）忽略歸檔整理。與其它工程項(xiàng)目相比，鐵路工程項(xiàng)目的建設(shè)周期相對漫長且參建單位數(shù)量多，大大增加檔案資料歸檔管理的工作難度。由于鐵路工程項(xiàng)目規(guī)模龐大，往往無法交由單個施工單位獨(dú)立完成施工任務(wù)，包括軌道、路基、涵洞、渠道及橋梁等多個部分，需要多個施工單位相互協(xié)作及相互配合。同時，檔案資料源于鐵路工程項(xiàng)目施工過程，其文件形式呈現(xiàn)分散狀態(tài)，明顯提升檔案搜集工作的難度，極易出現(xiàn)檔案管理與工程施工相脫節(jié)的情況[3]。部分施工單位管理人員檔案意識不夠強(qiáng)烈，施工期間極易出現(xiàn)材料書寫記錄不規(guī)范的問題，直接或間接影響檔案內(nèi)容的真實(shí)性，甚至極個別工程項(xiàng)目存在竣工驗(yàn)收時突擊性補(bǔ)充檔案資料的問題。

3）錯失檔案移交。部分鐵路工程項(xiàng)目檔案移交進(jìn)館不及時，埋下檔案管理安全隱患。受鐵路工程項(xiàng)目施工量龐大、施工單位駐地穩(wěn)定性不足及施工人員流動性強(qiáng)等因素的影響，極易出現(xiàn)工程項(xiàng)目臨近收尾或竣工驗(yàn)收時檔案管理人員撤離至下一個施工現(xiàn)場的情況，造成檔案資料移交錯失最佳時機(jī)[4]。同時，國家所頒布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中明確指出“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收必須于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個月內(nèi)完成”，一旦施工單位無法于規(guī)定時間內(nèi)完成檔案資料移交工作則可能延緩檔案資料交接工作，造成交接工作嚴(yán)重滯后，反而埋下檔案管理安全隱患，造成不可預(yù)估性損失。

2 鐵路工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)存問題的解決對策

1）突出業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在實(shí)際管理的過程中，相關(guān)檔案管理部門秉持實(shí)事求是的工作原則，充分發(fā)揮自身業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督的作用，以保證工程項(xiàng)目檔案管理工作有序開展為前提條件，抓好一頭一尾兩項(xiàng)工作，例如：以前期介入為例，盡可能于項(xiàng)目啟動時提前介入檔案管理工作，廣泛參與制定項(xiàng)目工程檔案管理計(jì)劃，詳細(xì)劃分歸檔范圍為[5]。同時，取得工程項(xiàng)目施工許可證前，與施工單位共同簽訂《工程檔案管理責(zé)任書》及《工程竣工質(zhì)量責(zé)任書》，提前告知施工單位工程項(xiàng)目檔案管理的具體要求，明確各個管理人員及分管領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)，樹立其檔案安全管理意識。此外，做好工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作，及時解決驗(yàn)收時所發(fā)現(xiàn)的問題。

2）制定搜集計(jì)劃。在實(shí)際管理的過程中，相關(guān)檔案管理部門制定科學(xué)合理的檔案材料搜集計(jì)劃，以保證工程項(xiàng)目檔案資料完整性為夯實(shí)基礎(chǔ)，提倡試驗(yàn)人員、測量人員、技術(shù)人員及管理人員共同參與檔案資料的搜集工作，盡可能指定專人全權(quán)負(fù)責(zé)檔案材料的歸檔整理工作，確保檔案文件材料搜集的計(jì)劃性及目的性，消除影響工程項(xiàng)目檔案管理工作有序開展的風(fēng)險因素。同時，將檔案管理工作貫穿于工程項(xiàng)目施工過程始終，重點(diǎn)收集工程項(xiàng)目施工環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的竣工圖紙、竣工文件、設(shè)計(jì)圖紙、開工報告及招投標(biāo)文書等，并且做好竣工驗(yàn)收報告、技術(shù)總結(jié)及竣工總結(jié)，仔細(xì)歸檔質(zhì)量評定文件等材料，有助于積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

3）做好移交工作。按工作內(nèi)容，鐵路工程項(xiàng)目檔案歸檔可劃分為日常歸檔及竣工歸檔2個部分。其中，日常歸檔指檔案管理人員結(jié)合不同類型檔案形成特點(diǎn)全面收集承建、參建及施工等單位所產(chǎn)生的文件資料遵循年度或工程建設(shè)進(jìn)程等階段進(jìn)行分類整理再裝訂成冊，預(yù)防人員變動或施工周期漫長等原因造成文件散置的問題，確保文件間聯(lián)系有機(jī)性及檔案保管安全性。由此可見，做好日常歸檔工作能便于用戶查詢利用各種檔案資料，為竣工歸檔提供強(qiáng)有力的支持?？⒐w檔指工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后各個施工單位將整理好的檔案資料向檔案室移交的過程，而相關(guān)施工單位必須以《工程竣工質(zhì)量責(zé)任書》為參照進(jìn)行移交簽字確認(rèn)。

4）強(qiáng)化信息建設(shè)。由于強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度，對于提高鐵路工程項(xiàng)目檔案利用率具有不可比擬的積極作用。因此在實(shí)際管理的過程中，相關(guān)施工單位必須加大對于檔案信息化建設(shè)的重視程度，以適應(yīng)鐵路工程項(xiàng)目現(xiàn)代化管理要求為前提條件，例如：《中鐵關(guān)于檔案工作評價辦法》等，利用掃描或微縮等方法異質(zhì)備份檔案資料信息，盡快搭建工程項(xiàng)目檔案管理數(shù)據(jù)庫，最大限度保證檔案資料信息安全性，為快速便捷查詢信息數(shù)據(jù)提供強(qiáng)有力的支持。同時，結(jié)合鐵路工程項(xiàng)目建設(shè)區(qū)域流動性的特點(diǎn)，組建鐵路工程項(xiàng)目建設(shè)數(shù)據(jù)庫，大力推行數(shù)字化保管模式，有助于實(shí)現(xiàn)檔案資料遠(yuǎn)程傳輸?shù)哪繕?biāo)，便于其日常查閱利用，極大程度上提高檔案資源的利用率，為企業(yè)日常運(yùn)營及項(xiàng)目建設(shè)提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。

3 結(jié)語

通過本文探究，認(rèn)識到擴(kuò)內(nèi)需及保增長的新形勢下，鐵路工程建設(shè)步入前所未有的黃金時期，鐵路工程項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，其建設(shè)速度漸漸加快，而以往鐵路工程項(xiàng)目檔案管理方法早已無法適應(yīng)其建設(shè)需求。因此，相關(guān)管理單位秉持具體問題具體分析的工作原則，加大對于工程項(xiàng)目檔案管理的重視程度，持續(xù)健全檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理流程，并且強(qiáng)化工程技術(shù)及管理方法的培訓(xùn)力度，持續(xù)提升自身業(yè)務(wù)水平，豐富自身管理手段，為保證鐵路工程項(xiàng)目檔案資料清晰性、準(zhǔn)確性及完整性提供強(qiáng)有力的支持。

參考文獻(xiàn)

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