淺談油品銷售企業(yè)如何加強非油品采購的財務(wù)監(jiān)管工作

文/劉文靜，中國石化集團勝利石油管理局有限公司勝大油品廠

1 前言

油品銷售企業(yè)近年來憑借其自身的網(wǎng)點優(yōu)勢，利用加油站的場地，針對加油的目標(biāo)客戶群體，不斷拓展非油品業(yè)務(wù)。陸續(xù)開展了便利店、快餐、汽服、保險、廣告等非油品業(yè)務(wù)。經(jīng)營規(guī)模不斷擴大、經(jīng)營范圍不斷增加、經(jīng)營觸角不斷延伸，但由于油品銷售企業(yè)多年來以油品經(jīng)營為主，從事非油品經(jīng)營的時間不長，加之非油品品類眾多、經(jīng)營管理流程復(fù)雜、市場競爭激烈，經(jīng)營理念、方法思路、控制手段都與傳統(tǒng)的油品經(jīng)營有較大的區(qū)別，導(dǎo)致在實際經(jīng)營管理中不可避免地出現(xiàn)一些需要加強監(jiān)管的問題，特別是其中的非油品采購環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)風(fēng)險漏洞，滋生腐敗現(xiàn)象，極易導(dǎo)致采購的商品價高質(zhì)次、不具有市場競爭力、積壓滯銷長期占用資金，損害企業(yè)利益，不利于企業(yè)長期發(fā)展。

2 非油銷售合作布局與加油站運營中存在的問題

2.1 非油銷售大的合作布局中需要關(guān)注的問題

2.1.1 搭建合作平臺，大量資源尚未深度細化合作布局

當(dāng)前，部分成品油銷售企業(yè)已經(jīng)與京東、中糧、騰訊等集團簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議。這幾家企業(yè)在倉儲和物流上都擁有較為豐富的資源，但運營過程中因考慮成本與效益因素，又都存在一定的缺口和不足，主要體現(xiàn)在：① 就各自而言，倉儲網(wǎng)點仍顯不足且分散、服務(wù)覆蓋區(qū)域大，在某種程度上加大了資金和物流成本的投入，造成部分資源的浪費；②物流的大投入，雖然較好地保證了供應(yīng)的及時性，但增大物流投資的同時，回程空駛也增加了一大塊運力成本，沒有產(chǎn)生對應(yīng)的現(xiàn)金流流入。在這點上，雖然京東采用POP和B2B模式解決了一部分回程空駛問題，但物流吃不飽仍消耗了一部分無法創(chuàng)效的成本。

作為成品油銷售企業(yè)，在全國有幾萬家加油站，分布在城市、縣鎮(zhèn)、農(nóng)村、國省道和高速公路，在各省市分布有上百個中央倉，除銷售豐富的非油商品外，還有成品油、品類豐富的車用產(chǎn)品，現(xiàn)當(dāng)前銷售企業(yè)在倉儲、物流配送、成品油方面與電商的合作深度仍顯不夠，渠道資源共享、資源技術(shù)互換、降低成本、提高效益方面還有很大的開發(fā)合作空間有待挖掘。

2.1.2 銷售資金的管理與創(chuàng)效仍需深度思考

從2013年下半年起，國際油價呈劇烈震蕩下行態(tài)勢，國內(nèi)國際經(jīng)濟形勢異常嚴(yán)峻，考慮到風(fēng)險等因素，LIBOR、NIBOR、SHIBO R等拆借成本推動國際融資成本走高、資金創(chuàng)效能力降低，經(jīng)濟運行進入到“現(xiàn)金為王”的時代。世界各大公司均持續(xù)加強資金池和現(xiàn)金流管理，努力保持自由現(xiàn)金流為正，已經(jīng)成為各企業(yè)面對經(jīng)營困難、確保穩(wěn)健經(jīng)營的有力抓手和后盾。

阿里巴巴、京東在加強資金管理與創(chuàng)收上也均已成立自己的金融集團。銷售京東更是采用京寶貝等方式面向供應(yīng)鏈客戶實行雙向融資，增加客戶粘度，不僅保障了自由現(xiàn)金流的充裕性，且最大化了資金創(chuàng)效的能力。

但當(dāng)前部分銷售企業(yè)與阿里巴巴、騰訊公司等在資金方面的合作，仍限于使用對方的支付結(jié)算平臺并支付平臺使用費，類似POP模式。在這種模式下，一方面集團企業(yè)因資金流及國際形勢收緊投資規(guī)模和資金授信額度；另一方面，銷售企業(yè)不僅要支付大額的平臺使用費，沉淀于平臺上的大量資金因無法實時回籠也處于閑置狀態(tài)，無法發(fā)揮資金應(yīng)有的時間價值和融資創(chuàng)效功能。

3 合同簽訂及履行監(jiān)管

在合同簽訂環(huán)節(jié)，應(yīng)建立授權(quán)與審批制度。非油品部門與供應(yīng)商簽定各項合同必須經(jīng)公司授權(quán)，并且經(jīng)過相應(yīng)層級審批。未經(jīng)授權(quán)及未經(jīng)審批，無權(quán)簽定合同。一般應(yīng)按照本企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)合同文本與供應(yīng)商商談合同具體條款。財務(wù)部門會同法律等部門共同對合同進行審核。財務(wù)監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)關(guān)注合同是否使用本企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，是否履行必要的合同審批手續(xù)，重點監(jiān)管談判所達成的共識是否落實到合同的具體條款中，特別是結(jié)算時間、結(jié)算方式、違約責(zé)任、供應(yīng)商提供的營銷支持、相關(guān)費用等條款是否與引進階段商談結(jié)果一致，是否符合財務(wù)、稅法相關(guān)的規(guī)定等。

合同簽署后，非油品部門應(yīng)當(dāng)及時將合同副本送合同管理部門及財務(wù)部門備案。發(fā)生變更或解除合同的，應(yīng)重新審批并及時報合同管理部門及財務(wù)部門備案。財務(wù)部門應(yīng)監(jiān)督非油品部門及時按照合同相關(guān)條款，在便利店系統(tǒng)中進行正確維護，確保進貨和銷售業(yè)務(wù)順利進行。

4 采購資金支付監(jiān)管

4.1 財務(wù)監(jiān)管部門應(yīng)根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)。每次付款前對照合同監(jiān)督檢查應(yīng)收供應(yīng)商的各項費用或?qū)嵨锸欠褚鸭皶r收取，確保租賃費用、服務(wù)費、營銷費等資金及時到位，凡未按合同條款履約的業(yè)務(wù)，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，避免經(jīng)濟收入流失。

4.2 應(yīng)監(jiān)督檢查采購付款單據(jù)是否合法、合規(guī)、正確、無誤、手續(xù)齊全。重點監(jiān)管以下內(nèi)容：是否已簽署合同；對照合同檢查是否已到結(jié)算期；是否已在系統(tǒng)中完成與供應(yīng)商對賬；供應(yīng)商發(fā)票是否與結(jié)算單一致；是否按照內(nèi)控審批權(quán)限履行全部必要的審批手續(xù)等。

4.3 對于確需采用預(yù)付款方式采購的商品，必須嚴(yán)格執(zhí)行信用管理審批流程，經(jīng)企業(yè)信用審批領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可允許采用預(yù)付款方式進行結(jié)算。財務(wù)監(jiān)管部門需要嚴(yán)格監(jiān)控預(yù)付款資金是否在信用審批期限和額度內(nèi)執(zhí)行。需要定期提供往來單位金額明細，組織業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商進行函證對賬，督促供應(yīng)商及時發(fā)貨，確保預(yù)付資金安全。

綜上，加強非油品采購環(huán)節(jié)的財務(wù)監(jiān)管對于油品銷售企業(yè)來說十分重要，做好供應(yīng)商引進、合同簽訂及履行、采購資金支付等環(huán)節(jié)的財務(wù)監(jiān)管工作，能夠為油品銷售企業(yè)不斷拓展非油品業(yè)務(wù)提供支撐和保障，為企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。