高校學(xué)籍管理存在的問題及對(duì)策

李自華

學(xué)籍管理是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是指學(xué)校依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)過程的學(xué)習(xí)和各方面的表現(xiàn)進(jìn)行質(zhì)量考核和管理。[1]因此，加強(qiáng)高校學(xué)籍管理工作，對(duì)維護(hù)正常的教育教學(xué)秩序，保障學(xué)生的合法權(quán)益，提升學(xué)校辦學(xué)水平以及提高人才培養(yǎng)質(zhì)量具有重要的意義。

一學(xué)籍管理存在的問題

（一）管理人員思想上重視不夠

學(xué)籍管理貫穿一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程，涉及學(xué)生的入學(xué)復(fù)查、注冊(cè)、成績(jī)登記、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、畢業(yè)等多個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)生在校期間產(chǎn)生大量的學(xué)籍檔案，需要每學(xué)期及時(shí)歸入學(xué)生檔案袋，我校目前沒有專門的學(xué)籍檔案室或者場(chǎng)地足夠大的地方來容納、整理學(xué)生個(gè)人檔案，直到學(xué)生畢業(yè)時(shí)才來整理學(xué)生個(gè)人檔案，學(xué)生的部分檔案可能由于時(shí)間太長(zhǎng)造成遺失或者遺忘沒有歸檔，如學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)懲等材料。

（二）學(xué)籍管理制度不健全

近年來，國(guó)家根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，出臺(tái)了有關(guān)高等學(xué)校的學(xué)生管理規(guī)定等規(guī)章制度，我校根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)相應(yīng)的制訂了《臨滄師范高等專科學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則》等有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理一些規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍管理起到很大的作用，但在學(xué)生學(xué)籍的實(shí)際管理中仍然有許多學(xué)籍管理工作需要規(guī)范，學(xué)生學(xué)籍檔案的材料涉及到組織部、學(xué)生處、招生就業(yè)處、各教學(xué)系，各部門產(chǎn)生的學(xué)生個(gè)人材料如何歸檔，畢業(yè)生如何將畢業(yè)生檔案移交學(xué)校檔案部門，都需要一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、方便操作的制度來執(zhí)行、協(xié)調(diào)。沒有相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理制度，導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人檔案不完善，學(xué)校檔案中缺少部分學(xué)生的學(xué)籍、畢業(yè)生檔案。

（三）各系學(xué)生學(xué)籍管理人員不穩(wěn)定，學(xué)習(xí)、培訓(xùn)不足

各系、各部門做學(xué)生學(xué)籍材料大多是新來的老師，做秘書一至二年后就轉(zhuǎn)行搞教學(xué)，人員變化快，剛熟悉工作又要更換工作崗位，新來的人員熟悉工作需要一個(gè)過程，雖然每年新生入學(xué)時(shí)教務(wù)處都對(duì)各系的秘書如何做好新生注冊(cè)等有關(guān)學(xué)籍工作做了培訓(xùn)，但在涉及到具體學(xué)籍工作時(shí)仍然有許多問題存在，給學(xué)籍管理工作帶來了隱患。學(xué)校非常重視教師的培訓(xùn)，但管理人員幾乎很少得到學(xué)習(xí)、交流、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。

（四）部分管理人員缺少業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代信息條件下的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)

學(xué)籍電子注冊(cè)制度及教務(wù)管理系統(tǒng)要求學(xué)籍管理人員在整理學(xué)生數(shù)據(jù)時(shí)要快速、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)格式要正確，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作知識(shí)。但是，目前仍有不少學(xué)籍管理人員缺乏精通業(yè)務(wù)知識(shí)與現(xiàn)代信息技術(shù)，一些學(xué)籍管理人員缺乏自我學(xué)習(xí)、自我反思、自我提高和善于分析問題的能力，因而很難培養(yǎng)科學(xué)的管理能力，進(jìn)行學(xué)籍管理工作比較吃力。有的學(xué)籍管理人員是兼職的，他們很少甚至沒有經(jīng)過任何專業(yè)培訓(xùn)，更沒有學(xué)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，這在一定程度上影響了學(xué)籍管理水平的提高。[2]學(xué)籍材料涉及全校學(xué)生，數(shù)據(jù)量多、更新速度快、工作量大，部分學(xué)籍管理人員由于工作責(zé)任心不強(qiáng)，工作的主動(dòng)性、積極性不夠，沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)學(xué)籍管理的相關(guān)知識(shí)，只滿足于完成現(xiàn)有的工作任務(wù)，滿足于現(xiàn)有的工作模式、管理模式和使用現(xiàn)有的軟件，沒有認(rèn)真去思考如何提高學(xué)籍管理工作效率和水平，學(xué)籍管理工作沒能更好地為全校師生服務(wù)。

二高校學(xué)籍管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)，重視學(xué)籍管理工作

學(xué)籍管理的重要地位不是人為強(qiáng)加的，而是由人才成長(zhǎng)的內(nèi)在規(guī)律以及學(xué)籍管理在學(xué)校管理和校風(fēng)建設(shè)中的功能作用決定的。[3]它影響著教學(xué)秩序的穩(wěn)定，也關(guān)系到學(xué)生的切身利益。科學(xué)規(guī)范的管理能促進(jìn)教學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高；反之，管理上不去，教學(xué)和人才培養(yǎng)必然出現(xiàn)混亂，甚至影響辦學(xué)效益和辦學(xué)信譽(yù)。因此，高校必須提高對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)，把學(xué)籍管理作為一門學(xué)問來看待，加強(qiáng)學(xué)籍管理的研究，注重學(xué)籍管理的創(chuàng)新。重視學(xué)籍管理工作，保持教學(xué)管理的整體性和連續(xù)性，不只是在教學(xué)檢查或評(píng)估時(shí)重視，在日常工作中也應(yīng)給予足夠的重視，加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，并保持相對(duì)穩(wěn)定。配備足夠的人力、物力、空間夠用的檔案室，保證學(xué)籍管理工作的正常進(jìn)行。

（二）制定適合本校的、切實(shí)可行的學(xué)籍管理制度

高校要根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及教育主管部門制定的學(xué)籍管理制度，結(jié)合本校實(shí)際，制訂出具體實(shí)施細(xì)則、工作程序和運(yùn)行模塊，提高學(xué)籍管理工作的針對(duì)性、實(shí)效性。要注重從制度上規(guī)范學(xué)籍管理的行為，從程序上嚴(yán)把學(xué)籍管理的質(zhì)量，從運(yùn)行中提高學(xué)籍管理的水平。在新生入學(xué)、畢業(yè)等方面要體現(xiàn)制度的嚴(yán)肅性，在休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等方面要有一定的靈活性，制度要以人為本。要制定學(xué)籍檔案的整理、歸檔、移交的制度，便于各系部按照規(guī)范的要求來做好學(xué)生學(xué)籍檔案。要正確認(rèn)識(shí)新時(shí)期學(xué)生間學(xué)習(xí)能力差異加大、學(xué)習(xí)目的多樣化的事實(shí)，實(shí)施更富有彈性和超前性的學(xué)籍管理制度。通過加強(qiáng)和實(shí)施科學(xué)的學(xué)籍管理，使學(xué)生個(gè)性與潛力得到充分發(fā)揮，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性、積極性，推動(dòng)學(xué)生的全面發(fā)展，從而為社會(huì)輸送更多優(yōu)秀人才。

（三）規(guī)范管理，提高管理人員自身素質(zhì)

隨著高等教育改革的逐步深入以及學(xué)分制在高校教學(xué)工作中的全面推行，學(xué)籍管理工作也更為復(fù)雜，這對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍提出了更高的要求。因此，高校必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和建設(shè)，要最大限度地挖掘?qū)W籍管理人員的潛能，調(diào)動(dòng)起其積極性和創(chuàng)造性。一是建立有效地評(píng)價(jià)機(jī)制。學(xué)校在注重思想教育的同時(shí)，應(yīng)對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的學(xué)籍管理人員給予一定的肯定和鼓勵(lì)，以體現(xiàn)學(xué)籍管理人員的自身價(jià)值，也可激發(fā)他們的創(chuàng)新熱情，提高管理水平。二是培養(yǎng)事業(yè)心和責(zé)任感，這是做好學(xué)籍管理工作的重要前提。學(xué)籍管理工作既是學(xué)校工作中最基礎(chǔ)的工作，又是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，每天要面對(duì)繁雜的教務(wù)常規(guī)管理和日常行政工作。從事這項(xiàng)工作，要有敬業(yè)精神和吃苦精神，要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，要愛崗敬業(yè)，只有具備這種素質(zhì)的管理人員才能認(rèn)真而踏實(shí)地做好本職工作。三是熟悉各項(xiàng)規(guī)章制度。要抓緊業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟記各項(xiàng)規(guī)章制度的要點(diǎn)。四是牢固樹立“服務(wù)育人”的意識(shí)，只有樹立起了高度的服務(wù)意識(shí)，才能真正把工作做好，讓師生滿意。為師生服務(wù)就是為教學(xué)服務(wù)，是教學(xué)管理手段之一。五是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要不斷提高教學(xué)管理人員的文化水平、計(jì)算機(jī)水平和檔案管理水平，尤其增強(qiáng)計(jì)算機(jī)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高隊(duì)伍的整體水平，使管理干部掌握工作規(guī)律，避免工作的盲目性，使紛繁龐雜的日常事務(wù)變得井井有條，提高管理效率。要有計(jì)劃地培養(yǎng)學(xué)籍管理人員，通過專門和系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，提高知識(shí)層次，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)。若不重視學(xué)籍管理人員的素質(zhì)提高，一味使其沉浸在事務(wù)性的工作中，不僅機(jī)構(gòu)缺乏活力，而且也制約了學(xué)籍管理質(zhì)量和效率的提高。六是開展學(xué)籍管理研究活動(dòng)。要經(jīng)常組織學(xué)籍管理工作者進(jìn)行專題學(xué)習(xí)研討，充實(shí)與搞好本職工作密切相關(guān)的新知識(shí)，使他們逐步認(rèn)識(shí)和理解自己的工作性質(zhì)與工作特點(diǎn)，自覺地鉆研業(yè)務(wù)，提高工作能力。[4]

總之，學(xué)籍管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要內(nèi)容，是保證人才培養(yǎng)質(zhì)量的前提。加強(qiáng)學(xué)籍管理工作，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍管理對(duì)教育教學(xué)活動(dòng)的規(guī)范、控制、激勵(lì)和調(diào)節(jié)作用，達(dá)到穩(wěn)定教學(xué)秩序、優(yōu)化育人環(huán)境、實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)、確保人才培養(yǎng)質(zhì)量的目的。

（四）積極推進(jìn)學(xué)籍管理的二級(jí)管理

鑒于目前高校辦學(xué)的規(guī)模日益擴(kuò)大，辦學(xué)體制改革的不斷深入，一級(jí)管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)，二級(jí)管理模式勢(shì)在必行。[5]學(xué)籍管理絕不是教務(wù)處一個(gè)部門可以獨(dú)立完成的，應(yīng)在系（部）建立學(xué)籍管理的二級(jí)管理體制，充分發(fā)揮系（部）的直接管理作用，系（部）應(yīng)指派秘書專門負(fù)責(zé)處理本系學(xué)生的學(xué)籍和成績(jī)，保證責(zé)任落實(shí)到人。教務(wù)處負(fù)責(zé)制訂學(xué)籍管理日程和管理規(guī)章，各系按既定日程和要求完成管理工作。教務(wù)處可以定期組織召開交流會(huì)，通報(bào)學(xué)籍處理的情況和問題，協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一學(xué)籍處理的尺度。

總之，學(xué)籍與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍管理體系，管理好學(xué)籍至關(guān)重要。作為高校教學(xué)管理的一項(xiàng)重要工作，學(xué)籍管理要與時(shí)俱進(jìn)，在探索中求發(fā)展、求完善。相關(guān)的管理人員應(yīng)在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷探索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，勤于學(xué)習(xí)與研究，以高度敬業(yè)的精神，始終把握育人服務(wù)的方向，努力使學(xué)籍管理工作水平再上新臺(tái)階，為高校培養(yǎng)人才發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

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