提升學(xué)院辦公室行政管理效能的新思考

成梅

【摘要】為了提升學(xué)院辦公室行政管理效能，應(yīng)當(dāng)規(guī)范辦公室管理的有關(guān)工作，提高辦公室管理的質(zhì)量，以此才能確保辦公室管理工作順利開展。為此，必須要明確各個(gè)崗位的職責(zé)與工作范圍，樹立良好的管理理念，結(jié)合健全的管理制度，以此提升管理效能。此次論文主要探討的是提升學(xué)院辦公室行政管理效能的新思考。

【關(guān)鍵詞】學(xué)院辦公室 行政管理 效能

學(xué)院辦公室是學(xué)院基礎(chǔ)工作機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)學(xué)院教科研、招生就業(yè)、人財(cái)物的管理，以及對(duì)外交流、合作辦學(xué)等有關(guān)工作。所以，有關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的組織能力、傳達(dá)溝通能力、辦公信息技術(shù)應(yīng)用能力等，以此保證管理工作的品質(zhì)。

一、遵循規(guī)范性原則，強(qiáng)化學(xué)院辦公室行政管理

行政辦公室主要是由辦公室主任、秘書、行政干事等組成。每一個(gè)崗位的工作內(nèi)容都是不一樣的，所以，員工正式工作之前都會(huì)接受專業(yè)的培訓(xùn)，引導(dǎo)員工能夠順利完成崗位的有關(guān)工作。比如，秘書人員需要了解學(xué)院的有關(guān)規(guī)章制度，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用這些管理?xiàng)l例，開展教學(xué)和行政管理工作。而辦公室主任除了具有基本的業(yè)務(wù)工作能力以外，還應(yīng)當(dāng)具備一定的組織能力、協(xié)調(diào)能力和管理能力。總之，要想有效提升辦公室行政管理效能，就應(yīng)當(dāng)明確各個(gè)崗位的工作流程和規(guī)則，要求相關(guān)工作人員自覺遵守有關(guān)的規(guī)章制度。首先，整合辦公室的工作人員，強(qiáng)調(diào)分工不分家的工作理念，進(jìn)行辦公資源的共享。如辦公室照相機(jī)的運(yùn)用，只要與工作有關(guān)，任何一個(gè)辦公室成員都可以暫時(shí)借用。其次，注意工作是否落實(shí)到位，控制不要出現(xiàn)越權(quán)行為。由于辦公室工作之間都是具有一定關(guān)聯(lián)性的，所以，每一項(xiàng)工作的落實(shí)直接影響到下一項(xiàng)工作的開展。如學(xué)院需要購買一臺(tái)辦公室電腦，行政干事需要在辦公室主任的安排下，根據(jù)學(xué)院物品采購流程辦理相關(guān)手續(xù)。而不是擅自做主，購買辦公室的需求。最后，在工作中養(yǎng)成“補(bǔ)臺(tái)”的習(xí)慣，多協(xié)調(diào)多溝通，形成合力，使他們意識(shí)到辦公室所有成員是一個(gè)整體。

二、提升學(xué)院行政辦公室的管理工作效率方法

1.提升責(zé)任意識(shí)

行政辦公室主要負(fù)責(zé)學(xué)院教育教學(xué)、招生就業(yè)、對(duì)外交流與合作、學(xué)生和行政管理、后勤保衛(wèi)、資金運(yùn)工作等工作。每一項(xiàng)工作的質(zhì)量直接影響到整個(gè)學(xué)院行政工作的質(zhì)量。因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，保證每一項(xiàng)工作的質(zhì)量。首先，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的時(shí)間觀念，保證各項(xiàng)工作落實(shí)到位，使得學(xué)院的管理部門能夠第一時(shí)間掌握學(xué)院的動(dòng)態(tài)信息。如學(xué)院評(píng)獎(jiǎng)、學(xué)院評(píng)優(yōu)等消息。其次，做好上傳下達(dá)，需要上報(bào)的材料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)完成，以免影響正常的工作程序;及時(shí)傳達(dá)各類會(huì)議精神及組織學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)章制度，確保政令暢通。最后，辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)工作，如果存在一些難以辦理的工作，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)，及時(shí)解決問題，不拖延不推諉。

2.提高服務(wù)意識(shí)

辦公室管理工作的目的主要是為學(xué)院學(xué)科的教學(xué)科研和學(xué)生服務(wù)，為社會(huì)培養(yǎng)合格人才。所以，服務(wù)的對(duì)象是全體師生員工，主要是為教師和學(xué)生提供良好的教學(xué)、生活環(huán)境和熱情周到的服務(wù)。要樹立所有的部門都是服務(wù)部門、所有的崗位都是服務(wù)崗位、所有的人員都是服務(wù)人員、所有的工作都是為師生員工服務(wù)的“四個(gè)所有”服務(wù)理念，做到“人到心到”，切實(shí)為教學(xué)、為系部、為師生員工做好服務(wù)。比如，學(xué)院教職工申報(bào)課題時(shí)，需要辦公室人員仔細(xì)檢查，反復(fù)審核各種材料。

3.樹立團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)

學(xué)院辦公室是一個(gè)整體，各個(gè)成員之間必須要相互合作，共同配合，完成每一項(xiàng)工作。首先，每一個(gè)辦公室成員應(yīng)當(dāng)相互信任，在信任的基礎(chǔ)上共事。對(duì)于需要辦理的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)相信自己的工作伙伴，如果存在問題，則要予以幫助，而不是落井下石。其次，應(yīng)當(dāng)相互勉勵(lì)。辦公室的每一個(gè)成員在工作中都可能遇到難以處理的事情，其他成員應(yīng)當(dāng)傾聽這個(gè)員工的心聲，及時(shí)關(guān)心和引導(dǎo)。最后，員工之間應(yīng)當(dāng)相互坦誠。這是做人的基礎(chǔ)，也是與他人和諧相處的關(guān)鍵。如果辦公室成員之間毫無誠信，在工作中是很難達(dá)到共識(shí)的。所以，必須要學(xué)生尊重他人，在遇到事件時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)溝通和交流，在達(dá)成共識(shí)的前提下，進(jìn)一步開展相關(guān)工作。

4.樹立節(jié)約與效率意識(shí)

第一，應(yīng)當(dāng)樹立綠色管理理念，盡可能節(jié)約管理成本，以此響應(yīng)綠色環(huán)保的發(fā)展理念。為此，在辦公室行政管理中，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建節(jié)約管理的理念，結(jié)合教育資源，打造低碳、環(huán)保的辦公環(huán)境。比如辦公室開會(huì)議時(shí)，可以采用網(wǎng)絡(luò)投影的方式進(jìn)行演示，在會(huì)議結(jié)束以后，將有關(guān)資料發(fā)放到每一個(gè)參與會(huì)議人的手中，如郵箱等，以此分享相關(guān)信息。以免應(yīng)用紙張，造成“白色污染”。另外，對(duì)一些必須利用紙張打印的會(huì)議內(nèi)容，可以使用雙面打印的方式，再應(yīng)用完之后，可以再次回收利用。第二，簡化管理過程，提高整體管理的工作效率。在規(guī)范管理工作期間，應(yīng)當(dāng)注意優(yōu)化管理程序，簡化整個(gè)管理的辦公流程，以此盡可能完成每一項(xiàng)工作。第三，構(gòu)建檔案管理部門。將處理過的事件信息一一分類，并整合，建立檔案管理部門，將其進(jìn)行儲(chǔ)存和保管。比如，某學(xué)術(shù)活動(dòng)的材料，科研成果的總結(jié)信息等等，都可以及時(shí)存儲(chǔ)、歸類和檢索，以便今后合理運(yùn)用。

5.樹立危機(jī)意識(shí)

隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，制度不斷更新，辦公室每一個(gè)成員都應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，跟隨時(shí)代的變革，不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新管理的手段和方法，以此提升整體的管理效率。比如，在崗位設(shè)置中，教師職工薪資方面的調(diào)整，有些教師認(rèn)為崗位調(diào)整，會(huì)影響自身的發(fā)展，要求學(xué)院管理部門給予一個(gè)說法。這時(shí)，行政管理的有關(guān)人員，必須要及時(shí)了解有關(guān)的政策，以及具體的發(fā)展方針，深入了解每一條有關(guān)的文件信息，為有疑問的教師提供具有說服力的解釋。所以，辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)不斷革新自身的管理理念，學(xué)習(xí)有關(guān)的政策和理論，不斷提升自身的思想覺悟。并且，勤于關(guān)注時(shí)事熱點(diǎn)，了解國家政策的變化。這樣，才能及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展，促使辦公室的管理工作更好適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展局面。

綜上所述，為了提升學(xué)院辦公室行政管理效能，就應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的管理情況，從管理原則，管理品質(zhì)等方面，制定合理的管理策略，以此全面提升辦公室管理的工作效率，從而促使學(xué)院能夠持續(xù)健康的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉秋澄.辦公室行政管理效能的“三嚴(yán)三實(shí)”初探[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2017.