新媒體視角下高校檔案管理工作初探

高楠

【摘要】在高校運營管理中，檔案起著重要作用。在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作所處的環(huán)境、工作模式和工作對象都發(fā)生了重大變化，高校應(yīng)從新媒體視角探討檔案管理工作對策，以滿足高校檔案需求。為此，文章從新媒體視角出發(fā)，分析了高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和管理現(xiàn)狀，提出高校檔案管理工作對策，希望能為高校檔案管理工作提供理論參考。

【關(guān)鍵詞】新媒體視角;高校;檔案管理;工作對策

隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，使得新媒體平臺成為人們獲取信息的重要渠道。在這種背景下，認(rèn)清新媒體環(huán)境給高校檔案工作提出的挑戰(zhàn)，并提出應(yīng)對之道，是高校必須要思考的問題，也是提高高校檔案管理工作質(zhì)量的要求。

一、新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

如今，大數(shù)據(jù)和新媒體技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，許多行業(yè)都基于新媒體應(yīng)用而進(jìn)行了管理和服務(wù)創(chuàng)新。但是，新媒體是一把雙刃劍，新媒體環(huán)境下的高校檔案管理工作也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。如在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作中產(chǎn)生的檔案數(shù)量和種類更多，許多檔案材料都不符合傳統(tǒng)的檔案歸檔要求，游離于傳統(tǒng)的檔案管理范圍之外，而一些高校的檔案辦公設(shè)備和系統(tǒng)還處于由傳統(tǒng)辦公方式朝自動化過渡的階段，還不具備處理信息攜帶功能材料的能力，所以許多檔案無法及時歸檔、存儲。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，新媒體環(huán)境下形成的檔案資料更新速度更快，許多檔案都很容易被修改、損壞和刪除，這也加大了檔案管理工作的難度。此外，新媒體環(huán)境也給檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，學(xué)生檔案的私密性與新媒體環(huán)境的公開性、交互性有一定的矛盾，如何在提高檔案甄選效率的同時，提高檔案資料安全，是高校在檔案管理工作中必須要關(guān)注的問題。新媒體環(huán)境下的檔案管理工作給檔案工作人員的能力也提出了新的要求，但是許多高校的檔案隊伍在知識和年齡上都嚴(yán)重老化，檔案信息化管理缺少人力資源支持。

二、新媒體視角下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案信息化管理不受重視。受傳統(tǒng)的管理思想影響，許多高校在教學(xué)管理中對檔案管理工作都缺少關(guān)注，檔案部門對新媒體的了解較少，對新媒體的接受度也不高。受此影響，檔案部門的檔案管理工作缺少資金和設(shè)備支持，媒體技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用受到諸多因素的影響和限制。如由于資金不足，許多高校的檔案管理儀器都嚴(yán)重老化，檔案室也沒有配備專門的儀器設(shè)備，檔案管理工作經(jīng)常要消耗大量的人力資源，這不僅增加了檔案部門的工作量，也不利于提高檔案管理效率。

（二）檔案管理模式單一。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，新媒體時代形成的檔案以信息檔案為主，信息檔案不僅形式多樣，而且種類也更加精細(xì)。高校檔案部門只有與時俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理模式，才能將復(fù)雜的檔案管理工作簡單化，才能促進(jìn)檔案信息流動和利用。但是，由于當(dāng)前許多高校在檔案管理中缺少完善的檔案管理制度，高校檔案部門與其他高校、檔案部門缺少互動交流，檔案管理程序冗雜，檔案服務(wù)形式相對單一，許多館藏資料常年處于“沉睡”狀態(tài)，根本沒有被有效利用起來。

（三）管理人員思想落后。高校發(fā)展對國家和社會而言，都具有重要意義。檔案管理作為高校管理中極其重要的一部分，不容忽視，提高檔案工作人員的綜合能力，是提高高校檔案管理工作質(zhì)量、服務(wù)社會發(fā)展的需要。但是，結(jié)合實際來看，許多高校都沒有組建專門的檔案管理部門和管理隊伍，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平普遍不高，檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)也不完善。加上缺少學(xué)習(xí)欲望和創(chuàng)新能力，所以許多檔案人員在檔案管理工作中的作用都局限于“管”，遠(yuǎn)談不上“管理”，這給高校檔案管理和服務(wù)工作帶來了消極的影響。

三、新媒體視角下的高校檔案管理對策

（一）思想重視，完善檔案管理設(shè)施。高校檔案管理工作是一項系統(tǒng)的工程，它的順利實施和有序展開，需要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持。在新媒體時代，高校檔案管理工作要想取得良好的效果，領(lǐng)導(dǎo)必須要重視。所以，高校領(lǐng)導(dǎo)要改變傳統(tǒng)的工作理念，根據(jù)高校教學(xué)、科研和黨政機(jī)關(guān)工作需要，加大檔案管理投入，并從新媒體視角加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案管理工作環(huán)境。如高校要為檔案部門提供一定量的資金，購置更多的先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，為檔案工作順利開展打好基礎(chǔ)。然后，加強(qiáng)檔案管理宣傳和教育，開展各種宣傳和教育活動，提高高校各部門、教職工對檔案管理工作的關(guān)注度，并要求內(nèi)部各部門加強(qiáng)合作，在工作上給予檔案工作以大力支持。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)管理文化建設(shè)，本著資源流動和共享理念，就檔案管理工作定職劃責(zé)，確保檔案信息的安全性、保密性。同時提高檔案服務(wù)質(zhì)量，以滿足廣大師生的檔案信息需求。

（二）依法治檔，健全檔案管理制度。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息檔案、信息設(shè)備占據(jù)著主導(dǎo)作用。高校檔案部門必須要根據(jù)檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，健全檔案管理制度，建立一整套與新時期檔案管理工作相匹配的檔案管理體系，以確保檔案管理工作有序開展。新媒體視角下的檔案管理制度，需要明確檔案信息化管理職責(zé)、范圍和要求，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和格式，還要在人力資源調(diào)配上有所變動，如根據(jù)檔案管理工作需要，因人設(shè)崗，因需設(shè)崗，就各級檔案管理人員的績效進(jìn)行嚴(yán)格評價和考核，并結(jié)合評價結(jié)果做出獎懲、晉職決定。此外，針對檔案管理工作，高校還要進(jìn)一步完善行政管理制度，嚴(yán)格落實檔案工作制度，要抓好檔案工作的檢查指導(dǎo)，以打造有理有序的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)各部門之間的合作，使檔案管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

（三）與時俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在新媒體時代，信息傳播已經(jīng)高度信息化，數(shù)字化檔案信息也成為信息傳播的基礎(chǔ)。不過，當(dāng)前許多高校的檔案工作仍舊處于信息化建設(shè)初期，許多高校在檔案信息化建設(shè)方面進(jìn)展緩慢。所以，檔案管理工作經(jīng)常會因為系統(tǒng)與數(shù)據(jù)對接不暢而影響進(jìn)度，檔案管理基礎(chǔ)工作也有待完善。鑒于此，高校必須要重視和加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)的重點是，完善信息設(shè)備和信息系統(tǒng)，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，進(jìn)行檔案信息著錄，進(jìn)行紙質(zhì)檔案加工和轉(zhuǎn)化，完善檔案信息。及時升級檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案系統(tǒng)與數(shù)據(jù)能完好對接。此外，重視信息安全，借助用戶身份識別、權(quán)限限制、殺毒軟件等確保檔案信息安全，并根據(jù)用戶需求，推出信息化檔案服務(wù)，提高檔案利用率。

（四）以人為本，提高工作人員的素質(zhì)。在知識經(jīng)濟(jì)時代，人是最寶貴的社會資源，高校檔案管理工作要想經(jīng)受住新媒體環(huán)境的沖擊，必須要建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案工作隊伍。所以，高校要從以下幾方面入手，加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)：首先，立足于人才選聘制度，引進(jìn)既懂檔案管理業(yè)務(wù)又具有新媒體操作能力的專業(yè)檔案管理人員，為檔案工作隊伍注入新的血液。然后，借助集體學(xué)習(xí)和職業(yè)培訓(xùn)，促使檔案管理人員在已有檔案理論知識的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)新媒體知識，了解和掌握信息技術(shù)，并將自己所掌握的技能用到檔案管理工作中去，以提高檔案管理質(zhì)量。然后狠抓檔案工作隊伍的思想政治工作，提高他們的思想認(rèn)識和責(zé)任意識，要求他們與時俱進(jìn)，打造全新的檔案管理服務(wù)模式，以更好地服務(wù)高校師生。

三、結(jié)語

綜上所述，新媒體技術(shù)的發(fā)展，給高校檔案管理工作帶來了機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)。高校只有更新思想觀念，完善檔案信息化管理制度，加強(qiáng)檔案信息化和檔案管理隊伍建設(shè)，才能提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案信息資源的利用價值最大化，才能為高校發(fā)展提供有力支持。

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