5W理論在醫(yī)院電子檔案安全管理中的應(yīng)用分析

夏歆鈺

【摘要】現(xiàn)今時(shí)代是科技化的時(shí)代，許多領(lǐng)域都進(jìn)行了科技化管理。對于檔案管理工作來說，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在很多弊端，所以將科學(xué)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合是社會必然的趨勢。醫(yī)院人事檔案復(fù)雜，將電子檔案管理運(yùn)用到醫(yī)院的檔案管理中，能夠簡化管理程序、節(jié)省管理成本。但是電子檔案管理還不夠成熟，存在一些不足。基于此，本文主要通過分析5W理論，將電子檔案管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，從而促進(jìn)醫(yī)院電子檔案的管理運(yùn)用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;電子檔案管理;5W理論

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要方向，其管理水平的高低直接影響到醫(yī)院服務(wù)水平的高低。在過去，醫(yī)院主要采用的是傳統(tǒng)檔案管理手段，將眾多的紙質(zhì)檔案放置在專門的儲備室里，占用空間大且十分不利于檔案的查閱，影響醫(yī)院運(yùn)行效率?？萍純?yōu)化生活，在高科技的引領(lǐng)下，醫(yī)院對于檔案管理的方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向了電子檔案管理。電子檔案管理具有很多傳統(tǒng)管理難以比擬的優(yōu)勢，它能夠極大簡化檔案管理的程序，便利檔案查詢，從而提高醫(yī)院的辦事效率，獲得醫(yī)院檔案管理人員的一致好評。但是電子檔案管理是新產(chǎn)生的管理工具，它在管理方法上還沒有形成體系化管理?；诖?，本文主要研究和分析的是5W理論在醫(yī)院電子檔案安全管理中的具體應(yīng)用，從而促進(jìn)電子檔案管理在醫(yī)院管理中的運(yùn)用。

一、建立電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）工作效率高。電子檔案在收集檔案資料、整理檔案資料以及保存檔案資料時(shí)手續(xù)十分簡單。相對于傳統(tǒng)檔案資料的管理，在資料收取時(shí)如果發(fā)生錯(cuò)誤，可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)平臺將錯(cuò)誤的資料發(fā)給負(fù)責(zé)人修改并提交，簡單易操作且用時(shí)少。而檔案整理和檔案的保存都是利用科技的力量將所有的手續(xù)一次性完成。比如傳統(tǒng)的檔案整理在整理的過程中可能需要五六個(gè)工作人員加班加點(diǎn)整理，但是在電子檔案管理中，一個(gè)人加上一臺電腦，幾分鐘就可以將檔案整理好，用時(shí)少且節(jié)省人力。時(shí)間與人力消耗都降低的電子檔案管理，提高了電子檔案管理的工作效率。

（二）資源共享性強(qiáng)。電子檔案管理是依托于互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)平臺而進(jìn)行的管理。因此，電子檔案在管理的過程中資源共享性強(qiáng)。對于一個(gè)醫(yī)院來說，醫(yī)護(hù)人員和病人想要了解自己以往的資料，從而更加精確了解病情的進(jìn)度，可以在電子檔案中隨時(shí)隨地的查閱相關(guān)檔案，從而提高知情權(quán)，增加參與權(quán)，促進(jìn)管理的優(yōu)化。此外，電子檔案對于醫(yī)生職位升遷也是最好的詮釋，在資源共享的平臺下，有利于醫(yī)院的工作人員通過了解升遷人員的檔案，從中發(fā)現(xiàn)不足，從而有利于員工能力的提升，提高醫(yī)院工作人員的整體素質(zhì)。

（三）安全系數(shù)高。相對于傳統(tǒng)的檔案管理，電子檔案管理在存儲的過程中不用擔(dān)心因?yàn)榇鎯ぞ?、環(huán)境以及存儲空間的影響導(dǎo)致檔案受損問題，也不用擔(dān)心檔案存儲過程中突發(fā)意外從而導(dǎo)致檔案遺失的問題。電子檔案是依托于互聯(lián)網(wǎng)，經(jīng)過數(shù)據(jù)處理后的檔案。它在檔案保存的過程中不會受到外界環(huán)境的影響，安全系數(shù)相對來說要高很多。

二、電子檔案管理的不足

（一）認(rèn)知缺乏。傳統(tǒng)檔案管理的思想對人們的影響是深刻的。電子檔案管理作為一種新型的管理模式，很多人對這種管理方式并不太認(rèn)可。大多數(shù)人看來，紙質(zhì)檔案管理有理有據(jù)，是檔案管理中的最優(yōu)選擇，至于電子檔案管理，在他們看來并不能夠稱為真正意義上的檔案管理。尤其在管理層中老干部人數(shù)普遍較多，思維較陳舊的背景下，電子檔案管理工作更難以推行。對電子檔案管理工作的缺乏正確的認(rèn)知，減緩了電子檔案普及化的速度，但是電子檔案管理是社會發(fā)展的必然趨勢，管理者必須轉(zhuǎn)變以往陳舊的思想，積極學(xué)習(xí)新的電子檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的便捷化和高效化。

（二）保密性低。電子檔案存放的地方確實(shí)能夠節(jié)省空間又能節(jié)省時(shí)間。它是依托于互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行檔案管理?；ヂ?lián)網(wǎng)具有資源共享的特點(diǎn)，能夠促進(jìn)資源共享的同時(shí)又會造成檔案資料被泄密。對于醫(yī)院來說，醫(yī)院內(nèi)部存儲的檔案僅供內(nèi)部人員使用的，如果被居心不良的人盜取并使用，不僅僅會對醫(yī)院造成巨大的影響，甚至?xí)Σ』技彝ピ斐刹豢晒懒康挠绊?。所以，任何工具有利也有弊，關(guān)鍵在于管理者如何規(guī)避不良風(fēng)險(xiǎn)，從而創(chuàng)造更大的價(jià)值，對于電子檔案管理也是一樣的。

三、5W理論在電子檔案管理中的應(yīng)用

（一）電子檔案管理主體（Who）。首先，電子檔案的使用，要先確定檔案的管理者和檔案的使用者。電子檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理，它是依托于高新技術(shù)來達(dá)到管理的目的。因此，電子檔案管理者必須具備專業(yè)的知識和技能，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)來開展電子檔案管理活動(dòng)，同時(shí)在遇到計(jì)算機(jī)故障時(shí)候能夠高效排除計(jì)算機(jī)故障。這需要的是高知識、高技能的管理人員。其次，檔案是醫(yī)院人事材料的保存，它具有機(jī)密性，只能提供給內(nèi)部人員使用，具有排他性，所以檔案管理人員要具備崇高的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。最后，電子檔案管理是新產(chǎn)生的檔案管理方式，很多人對這種管理方式并不認(rèn)可。所以想要推進(jìn)這種檔案管理方式的有效進(jìn)行，就必須是醫(yī)院中職位較高、學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)、話語權(quán)高的人來負(fù)責(zé)電子檔案管理，推動(dòng)電子檔案管理普及化。

（二）電子檔案管理對象（What）。要想促進(jìn)電子檔案在醫(yī)院安全管理中的應(yīng)用，就必須明確醫(yī)院的電子檔案管理對象。電子檔案管理其本質(zhì)就是將現(xiàn)代科技與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合的管理手段，所以電子檔案管理的對象與傳統(tǒng)檔案管理的對象是一致的。醫(yī)院的電子檔案管理對象主要是醫(yī)護(hù)人員的人事檔案。電子檔案管理的最終目的在于服務(wù)檔案利用者。因此電子檔案管理要將原本零散的、龐雜的資料通過信息技術(shù)將醫(yī)院中的醫(yī)護(hù)人員的資料系統(tǒng)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化，從而方便檔案利用者查詢檔案資料、了解醫(yī)院經(jīng)營狀況、策劃未來發(fā)展。同時(shí)，有利于醫(yī)護(hù)人員的績效考核和晉升。此外，醫(yī)院是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，醫(yī)院的相關(guān)檔案不能夠被外界所獲取，以避免不法分子利用醫(yī)院的資料做出一些不利于國家和人民的事情。所以對醫(yī)院電子檔案管理對象的明確，是為了防止危害性質(zhì)大的事件發(fā)生，從而使得電子檔案管理對象和使用對象具有排他性。

（三）電子檔案管理時(shí)間（When）。電子檔案的管理時(shí)間應(yīng)當(dāng)包括材料收集時(shí)間、檔案更新時(shí)間以及檔案維護(hù)時(shí)間。對于一家醫(yī)院來所，每天都必須接待很多病患，并且醫(yī)院內(nèi)部本身就有很多病人，對于病人的相關(guān)病情，醫(yī)生看病的情況都是要記錄在案的，所以醫(yī)院的檔案管理活動(dòng)是一個(gè)龐雜的檔案管理。因此對于材料的收集，應(yīng)當(dāng)從醫(yī)護(hù)人員進(jìn)入某家醫(yī)院開始就必須進(jìn)行，而基于醫(yī)院人事關(guān)系復(fù)雜，所以檔案應(yīng)當(dāng)一個(gè)月更新一次。此外，電子檔案管理是依托在互聯(lián)網(wǎng)上的管理方式，醫(yī)院要經(jīng)常維護(hù)電子檔案管理，防止黑客入侵或者硬盤受損，而這樣的維護(hù)活動(dòng)做好是在每個(gè)季度進(jìn)行一次，從而促進(jìn)電子檔案管理活動(dòng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）電子檔案管理地點(diǎn)（Where）。電子檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理，必須要占用固定的地方進(jìn)行檔案的儲存，電子檔案管理的地點(diǎn)要求并不是特別高，只有專業(yè)的技術(shù)人員和一臺計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行，能夠移動(dòng)管理辦公。

（五）電子檔案管理原因（Why）。使用電子檔案管理的原因很多，但是主要在于電子檔案管理能夠滿足檔案利用者需要的同時(shí)兼具方便快捷、省時(shí)省力以及不受時(shí)間和空間的限制。它所依托的高新科技是緊跟時(shí)代發(fā)展的體現(xiàn)，使用電子檔案管理是檔案管理的必然趨勢。

四、結(jié)語

電子檔案管理對比傳統(tǒng)檔案管理，是一種具有時(shí)代特性的優(yōu)越管理方式。在醫(yī)院中運(yùn)用電子檔案管理，能夠?qū)?fù)雜的醫(yī)院人事檔案管理變得簡單化。但是作為新產(chǎn)生的檔案管理方式，電子檔案管理還有很多不足，備受爭議。歸根結(jié)底是因?yàn)殡娮訖n案管理方式不夠成熟，我們可以通過5W理論將電子檔案管理方式更加系統(tǒng)化、統(tǒng)一化，從而促進(jìn)電子檔案管理的運(yùn)用。

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