農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理創(chuàng)新思考

楊海波

【摘要】科研檔案管理是農(nóng)業(yè)科研工作的重要環(huán)節(jié)，是農(nóng)業(yè)科研單位管理工作的核心構(gòu)成部分，同時也是農(nóng)業(yè)科研工作進一步實現(xiàn)信息化、規(guī)范化與科學化的象征。有效創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作，有利于進一步提升科研管理工作水平與農(nóng)業(yè)科研工作效率。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研單位;檔案管理;創(chuàng)新策略

農(nóng)業(yè)科研單位的核心工作內(nèi)容之一就是檔案管理工作。檔案資料對科研單位的知識產(chǎn)權(quán)、人事變化、發(fā)展歷程、會議、財產(chǎn)、核心事件、外事、各項經(jīng)濟和科研活動等大量內(nèi)容進行記錄。檔案資料保存與搜集的成套性以及系統(tǒng)性是非常關(guān)鍵的。但是，在現(xiàn)實的檔案管理工作中依然存在大量問題，不利于農(nóng)業(yè)科研單位的進一步發(fā)展。本文重點分析了如何創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研單位的相關(guān)檔案管理工作。

一、現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式過時，不重視檔案管理。檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研單位中的核心工作，因為檔案管理工作十分乏味，單一化，所以農(nóng)業(yè)科研單位的管理人員以及領(lǐng)導層都不注重檔案管理工作，管理者沒有主動對檔案進行搜集以及保管，造成檔案管理的品質(zhì)很低，在檔案管理中可能發(fā)生檔案損毀、丟失以及錯亂的問題。此外，如今農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理的相關(guān)手段以及方法還很老舊，還都借助于以前的模式，也沒有充分引進現(xiàn)代化的檔案管理觀念以及技術(shù)手段等，不但檔案管理者的工作任務(wù)很艱巨，工作壓力大，同時整個檔案收集效率也很低，這不利于農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理水平的提升。

（二）欠缺完整的檔案管理制度。完整的檔案管理制度可以進一步保證單位檔案管理工作順利開展，但是國內(nèi)農(nóng)業(yè)科研單位還未創(chuàng)建完整、有效的檔案管理制度：第一，單位檔案管理的相關(guān)標準以及制度十分單一，不能進一步滿足檔案內(nèi)容的相關(guān)需求。第二，目前的檔案管理規(guī)范以及制度不能滿足農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部變革的各種需求，在檔案管理的具體流程以及方式上，其效率都很低，這不但對單位檔案管理的資源以及成本造成了浪費，而且不利于提升農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的品質(zhì)。另外，農(nóng)業(yè)科研單位評價以及考核有關(guān)管理者的體制也都不完善，工作人員的主動性不高，也不認真對待檔案管理工作，這無法確保農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作順利實施。

（三）農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理設(shè)施與環(huán)境還需完善。在如今農(nóng)業(yè)科研單位的日常變革與管理中，不太注重檔案管理，大部分農(nóng)業(yè)科研單位未創(chuàng)建檔案管理機構(gòu)以及部門，保存檔案的場所非常狹窄，原因如下：首先，因為農(nóng)業(yè)科研單位的財政經(jīng)費還很緊張，難以改進檔案管理的環(huán)境以及引入先進的檔案管理設(shè)備。其次，農(nóng)業(yè)科研單位中有各種各樣的雜物依舊存放在檔案室，不能促進檔案管理工作的順利開展，而且農(nóng)業(yè)科研單位沒有對檔案室的防火以及除塵等措施開展定期檢查，這不能充分提升檔案管理的工作水平。

二、如何創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作

（一）改變檔案管理過時的思想，對檔案管理方式進行創(chuàng)新。其實，檔案管理工作有利于推動農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展與變革，為了對以前檔案管理工作的效率與模式進行改變，還需要充分改變檔案管理的思想，對檔案管理的方式進行創(chuàng)新：第一，農(nóng)業(yè)科研單位的領(lǐng)導層與檔案管理人員，要進一步重視檔案管理，促進農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的相關(guān)改革工作，與此同時，關(guān)于農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作，也要進一步鼓勵工作人員表達自己的相關(guān)意見，對平時的檔案管理經(jīng)驗進行總結(jié)，充分提升相關(guān)工作人員參與檔案管理工作的興趣。第二，農(nóng)業(yè)科研單位在檔案管理的工作過程中要將檔案管理以及信息技術(shù)開展深入結(jié)合，改變檔案管理的相關(guān)方式，比如進一步借助于現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息進行搜集與錄入，制作分類編碼與有效整理檔案的歸檔，創(chuàng)建電子檔案，讓農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理進一步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化以及自動化，這不但能夠使檔案管理的完整性以及安全性得到提升，而且能夠進一步推動國內(nèi)檔案管理工作的變革，充分提高農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的工作效率。

（二）完善農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理制度。農(nóng)業(yè)科研單位需要借助于相關(guān)制度進一步有效實施檔案管理，為此農(nóng)業(yè)科研單位還需充分按照本身的需求以及特征等，創(chuàng)建完整以及有效的檔案管理制度：第一，要統(tǒng)一實施農(nóng)業(yè)科研單位的相關(guān)檔案管理標準以及制度，同時要有一定的約束力，能夠有效指導農(nóng)業(yè)科研單位的領(lǐng)導層與檔案管理員工，以此對農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作進行有效的規(guī)范。第二，靈活設(shè)立相關(guān)檔案管理制度，能夠順應(yīng)農(nóng)業(yè)科研單位自身的需求有效開展優(yōu)化，也可以按照檔案管理者的工作經(jīng)驗實施進一步的完善。另外，農(nóng)業(yè)科研單位也要進一步針對檔案管理者的工作態(tài)度與表現(xiàn)以及崗位職能等制定相關(guān)獎懲策略，要獎勵優(yōu)秀的員工，也要懲戒對待工作不認真的員工，以此警示員工進一步重視檔案管理工作。另外，農(nóng)業(yè)科研單位也要進一步按照檔案管理工作中出現(xiàn)的各種風險因素，有效制定對應(yīng)的防范以及應(yīng)急制度，進一步提升檔案的完整性以及安全性。

（三）擴大對農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的資金投入，改善檔案管理環(huán)境。一直以來，農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的地位都很低，檔案管理的質(zhì)量以及環(huán)境相對很差，為了更好地優(yōu)化檔案管理出現(xiàn)的各種問題，其還需要進一步投入資金，充分引入先進的管理設(shè)備以及技術(shù)，以此對檔案管理的環(huán)境進一步改善。第一，應(yīng)該主動強化對農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的資金劃撥，對資金的具體用途進行確定，確保農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理環(huán)境的進一步改善。第二，農(nóng)業(yè)科研單位要進一步引入目前的數(shù)字、多媒體與計算機工具，讓檔案管理工作進一步實現(xiàn)現(xiàn)代化，以此有效、快捷地搜集以及歸檔電子檔案。針對農(nóng)業(yè)科研單位來講，還需定期對紙質(zhì)檔案實施除塵等工作，大力確保紙質(zhì)檔案的有效性以及安全性，而農(nóng)業(yè)科研單位關(guān)于電子檔案還應(yīng)該對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的穩(wěn)定性以及安全性開展定期檢查，進一步實施網(wǎng)絡(luò)的防護工作，以此進一步提高農(nóng)業(yè)科研單位電子檔案的管理效率與水平。

三、結(jié)語

一言以蔽之，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理不僅屬于微觀管理，而且屬于宏觀管理，是農(nóng)村經(jīng)濟和科技之間的橋梁。基于如今市場經(jīng)濟的背景，農(nóng)業(yè)科研單位要有效開展檔案的每項工作，做到搜集完整、成套，并強化開發(fā)利用與保管工作，將農(nóng)業(yè)科研檔案的社會作用進一步施展出來。本文重點分析了如何創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作，有助于科研管理工作水平與農(nóng)業(yè)科研工作效率的進一步提升。

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