提升高校黨政辦公室工作能力的要素

陳全文

【摘要】新形勢下，高校黨政辦公室工作人員需要做到“不推諉、不拖延、不抱怨”，“堅持規(guī)范化、堅持精細(xì)化、堅持高效化”，以此為要素，提升黨政辦公室的工作能力，切實履行好參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、服務(wù)保障等職能，為教育教學(xué)主業(yè)保駕護航，為學(xué)校的發(fā)展做出更大貢獻。

【關(guān)鍵詞】高校黨政辦公室;能力提升;要素

黨政辦公室是高校的綜合管理部門，是服務(wù)部門，是窗口單位。新形勢下，高校黨政辦公室工作人員需要做到“三不”“三堅持”，即“不推諉、不拖延、不抱怨”，“堅持規(guī)范化、堅持精細(xì)化、堅持高效化”，以此作為提升黨政辦公室工作能力的要素，切實發(fā)揮好黨政辦公室參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、服務(wù)保障等職能。

一、做到“三不”，積極擔(dān)當(dāng)作為

高校黨政辦公室工作人員要始終以全心全意為人民服務(wù)為宗旨，敢于擔(dān)當(dāng)，積極作為，在工作中做到“不推諉、不拖延、不抱怨”。

（一）敢于擔(dān)當(dāng)不推諉。高校黨政辦公室是學(xué)校的綜合部門，是保證學(xué)校各項工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐和橋梁。實際工作中，經(jīng)常會有一些牽涉到多個部門的綜合性工作，需要明確其中相關(guān)度較高的部門為牽頭責(zé)任單位，但是，難免會出現(xiàn)有多個部門相關(guān)度高無法明確區(qū)分，或者相關(guān)部門因為種種原因不愿或不能牽頭負(fù)責(zé)的情況。對于這些綜合性的重點、難點工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)最后往往會要求黨政辦公室牽頭負(fù)責(zé)落實。這時，黨政辦公室要始終以學(xué)校發(fā)展大局為重，做到勇于擔(dān)當(dāng)，不畏難、不推諉，堅決服從學(xué)校黨委、行政安排，積極落實各項工作任務(wù)。1.要積極承擔(dān)重點工作。比如，服務(wù)脫貧攻堅工作，很多高校都是由組織人事處牽頭負(fù)責(zé)，但是也有一些高?？紤]到這是屬于服務(wù)三大攻堅戰(zhàn)的重要戰(zhàn)略任務(wù)，于是將服務(wù)脫貧攻堅工作辦公室設(shè)在了黨政辦公室這一綜合管理部門。黨政辦公室應(yīng)該立即認(rèn)真落實上級組織有關(guān)要求，制定工作方案，組織走訪慰問幫扶，按時上報服務(wù)脫貧攻堅工作材料等，積極推進該項工作。2.要敢于承接難點工作。比如，湖南省機關(guān)事務(wù)管理局和省教育廳要求，2018年上半年開展辦公用房清理工作，下半年開展公務(wù)用車制度改革工作。這兩項工作都是要求嚴(yán)格、工作量大，而且既然是改革，必然會牽涉到部分人的利益，因此，可以說都是要“得罪人”的工作，沒有哪個部門愿意主動承擔(dān)牽頭職責(zé)。這時，黨政辦公室要根據(jù)學(xué)校安排，敢于擔(dān)當(dāng)，主動牽頭負(fù)責(zé)。任務(wù)下達后，黨政辦公室要樹立“把難事當(dāng)成好事來辦”的思想，立即對照上級文件要求，認(rèn)真制定工作方案，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，不厭其煩、耐心細(xì)致地進行解釋說明，將清理出的場地用做黨員活動室、教師教研室、會議室、資料室，使得辦公用房更好用、更方便，使得公務(wù)用車的費用大大降低，按要求完成辦公用房清理工作和公務(wù)用車制度改革工作，這樣，必將贏得領(lǐng)導(dǎo)和全校教職工的理解和稱贊。

（二）積極作為不拖延。黨政辦公室是協(xié)助學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)決策和處理各種日常事務(wù)的辦事機構(gòu)，一般需要完成文秘、會務(wù)、接待、檔案、合同審核管理、督查督辦、信訪事項處理等繁瑣的日常工作。黨政辦公室工作人員應(yīng)該積極作為，不懈怠、不拖延，力爭在第一時間完成各項工作任務(wù)。1.要按時做好會務(wù)工作。對于每一周的會議安排，必須及時收集整理，在前一周的星期五下班之前進行發(fā)布，以便于大家及時了解下周會議安排，提前做好準(zhǔn)備，安排好工作。對于學(xué)校召開的校長辦公會、黨委會等重要會議，黨政辦公室必須在會后第一時間開始整理會議紀(jì)要，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核完畢后進行發(fā)布，以確保會議形成的決議及時傳達到相關(guān)部門和人員，便于會議精神的落實。2.要及時做好文秘工作。黨政辦公室每天都會接收到多件上級公文，有些還是需要立即處理的加急文件，這時，黨政辦公室的工作人員必須發(fā)揚“爭分奪秒”“雷厲風(fēng)行”的工作作風(fēng)，在收到文件后的第一時間向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，得到領(lǐng)導(dǎo)批示后立即進行傳達、協(xié)調(diào)、督辦、歸檔。3.要準(zhǔn)時做好接訪工作。對于來電來訪事項，黨政辦公室工作人員更是要高度重視，立行立辦，在合規(guī)合法的情況下第一時間進行回復(fù)和處理，在規(guī)定的時限內(nèi)給來訪對象一個滿意的答復(fù)，堅決杜絕“門難進、臉難看、事難辦”的現(xiàn)象，自覺維護黨政辦公室的“窗口”形象。

（三）敬業(yè)奉獻不抱怨。黨政辦公室的工作特點是事務(wù)繁雜、工作辛苦、難見成績。黨政辦公室牽頭負(fù)責(zé)的很多綜合性工作，往往是意義重大、責(zé)任重大，程序繁雜、勞心費力，需要黨政辦公室積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，調(diào)配各項資源，加班加點，認(rèn)真細(xì)致地完成，而且往往即使出色完成工作，也難以算作個人的成績。因此，這就需要黨政辦公室工作人員做到不計較、不泄氣，堅持埋頭苦干，并且從不抱怨。1.要適應(yīng)“加班”。加班成為黨政辦公室工作人員的工作“常態(tài)”。為了保證每次校長辦公會、黨委會紀(jì)要能夠第一時間發(fā)布，黨政辦公室的文秘工作人員經(jīng)常需要在會議召開完的當(dāng)天加班到深夜，以確保在會后第二天能夠給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，及時發(fā)布。有時為了修改完善相關(guān)工作的方案、相關(guān)大會的文字材料，黨政辦公室的工作人員時常需要在辦公室加班冥思苦想、堅持奮戰(zhàn)，確保有關(guān)材料不過夜。2.要堅持“值班”?！爸蛋唷币彩屈h政辦公室工作人員的“常態(tài)”。每到節(jié)假日，黨政辦公室就要安排人員值班。尤其是暑假期間，因為正值征兵工作開展，前來學(xué)校蓋章的學(xué)生特別多，而且往往因為各地征兵時間不一致，使得需要來校蓋章的學(xué)生不定時。經(jīng)常會有這樣的情況：值完一天的班回到家后，突然接到從外地趕過來的學(xué)生的電話說要蓋章，所以值班人員馬上又要重返學(xué)校幫其蓋章。這樣的事情，需要黨政辦公室的工作人員默默堅持。

二、做到“三堅持”，促進提質(zhì)增效

黨的十九大報告指出，要“加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展”。對于高校來說，要實現(xiàn)一流發(fā)展，離不開一流的管理和效率。黨政辦公室必須緊緊圍繞學(xué)校中心工作，積極創(chuàng)新工作方式，提高工作效率，提升工作質(zhì)量，堅持“規(guī)范化、精細(xì)化、高效化”，推動辦公室工作上新臺階。

（一）堅持規(guī)范化。對于高校黨政辦公室來說，要實現(xiàn)管理的高效性，必須要有規(guī)范的管理措施，明確工作流程，要做到文秘工作文句精煉、格式規(guī)范，會務(wù)工作組會有序、傳達及時，確保各項工作有序、規(guī)范、順利開展。1.要規(guī)范公文格式。高校黨政辦公室應(yīng)該及時轉(zhuǎn)發(fā)黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)，要求各部門、各二級學(xué)院進一步規(guī)范公文格式。同時，必須加強對各二級學(xué)院綜合辦公室主任和各部門文秘干事的專業(yè)培訓(xùn)，高校黨政辦公室應(yīng)積極邀請校內(nèi)外公文寫作處理方面的專家作公文寫作與處理專題講座，以進一步提升全校公文寫作水平與規(guī)范化處理能力。2.要規(guī)范會議管理。對于高校來說，校長辦公會、黨委會是重要的常規(guī)性會議，為了提高會議效率，黨政辦公室應(yīng)該積極規(guī)范會議議題申報流程，要求議題申報部門在會前召開黨政聯(lián)席會議或者處務(wù)會議進行充分論證研究，然后積極與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，向主管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，形成比較成熟的議題方案后再向黨政辦公室申報議題，同時，要附有規(guī)范的附加材料。這樣，黨政辦公室就能在會前將所有議題材料給每位校領(lǐng)導(dǎo)傳閱，有利于領(lǐng)導(dǎo)提前熟悉商議，有利于提高會議效率，有利于會議紀(jì)要的精準(zhǔn)，也有利于會議決議的落實。3.要規(guī)范合同管理。高校的黨政辦公室一般都是學(xué)校合同的最終審核和存檔管理部門，肩負(fù)著對合同的規(guī)范性、合法性進行審核和對合同的按時履行進行督辦的職責(zé)，可謂責(zé)任重大。要積極規(guī)范合同審批流程，堅持每個合同都由法律顧問審核，尤其是經(jīng)濟合同。要定期對合同履行情況進行清查和督辦，確保每個合同的審批規(guī)范化、履行規(guī)范化。

（二）堅持精細(xì)化。高校黨政辦公室必須堅持精細(xì)化管理，這樣既有利于充分調(diào)動工作人員的創(chuàng)造性和積極性，又有利于提高辦公室工作的效率。1.要使會務(wù)工作精細(xì)化。會議是事務(wù)處理的重要方式，高校面對的會務(wù)工作涉及面廣，如何高效有序地組織籌備好會務(wù)工作，顯得尤為重要，需要精益求精。比如，對于一些臨時決定召開的重大會議，時間緊，任務(wù)重，會前要針對各種可能出現(xiàn)的狀況，制定多套會議方案。要通過多種方式發(fā)布會議通知，確保到會人數(shù)。要根據(jù)參會人數(shù)在會場明確指示座位區(qū)域，確保會場秩序。此外，要采用各種技巧解決一些細(xì)節(jié)問題。比如，對于一些在大會場召開的重大會議，一般會在前排安排領(lǐng)導(dǎo)嘉賓坐席，為了使座位上的座簽擺放整齊，可以采用拉長線定位的方式，確保整排座簽在同一條直線上。為了防止座簽移動，可以在每個座簽下粘貼雙面膠，將座簽粘牢在座位上，等等。2.要使接待工作精細(xì)化。一些重大慶典活動，比如高校的校慶活動，往往需要邀約和接待領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓，這樣的任務(wù)一般會由黨政辦公室來承擔(dān)。黨政辦公室的工作人員至少要在校慶活動日半個月前向領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓發(fā)出邀請，在領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓確定出席活動后，要安排工作人員進行一對一對接和接待，由一對一對接人員在活動日前一天再次與領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓聯(lián)系，確定其到校時間、方式。使得受邀參會的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓到校后有人熱情迎接、引導(dǎo)，以此充分展現(xiàn)學(xué)校的良好面貌。3.要使服務(wù)工作精細(xì)化。黨政辦公室是面向?qū)W校師生的重要服務(wù)部門，黨政辦公室的工作人員要牢固樹立服務(wù)意識，提供精細(xì)化服務(wù)。比如，經(jīng)常會有不太清楚辦事程序的學(xué)生和老師前來黨政辦公室咨詢各類事務(wù)的辦理流程，這時，黨政辦公室的工作人員不能只答復(fù)一句簡單的“請你去找某某部門”，而是應(yīng)該詳細(xì)地告知其主辦部門在哪里、主辦人員是誰，必要時還需提前協(xié)調(diào)聯(lián)系相關(guān)部門，使前來咨詢的師生不需再為同一件事跑第二次。

（三）堅持高效化。高校黨政辦公室工作人員必須圍繞學(xué)校不同發(fā)展時期的重點，注重提高業(yè)務(wù)水平，做到貫徹上級指示迅速、及時、準(zhǔn)確、全面，實現(xiàn)工作高效率開展。1.要充分利用信息化。高校黨政辦公室要積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+辦公室”模式，實現(xiàn)辦文、辦會、辦事全流程電子化、實時化、可查閱、可追溯，實現(xiàn)信息處理的計算機化、信息存儲的有序化、信息檢索的自動化，不斷提高工作效率。比如，要積極完善升級優(yōu)化辦公系統(tǒng)各項功能，及時通過辦公系統(tǒng)處理上級來文、發(fā)布通知公告、傳閱會議紀(jì)要等等。此外，要適應(yīng)大家習(xí)慣于使用手機的現(xiàn)狀，積極引進完善通過手機處理、查閱公文、通知的功能，便于領(lǐng)導(dǎo)和教職員工隨時隨地處理各項事務(wù)，提升工作效率。2.要簡化辦事流程。高校黨政辦公室要積極思考，在合理合規(guī)的前提下，簡化辦事流程，縮減辦事環(huán)節(jié)，刪減簽字程序，讓領(lǐng)導(dǎo)從繁多的簽字審批事項中抽身出來，讓教職員工從繁忙的“跑腿求人”中解放出來。比如會議室的申請使用，在沒有沖突的情況下，申請部門只需一個電話申請預(yù)約就行，不要工作人員填寫申請表，也不需去找任何領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。3.要加強督查督辦。高校黨政辦公室要充分發(fā)揮督查督辦職能，推進工作落實，提升工作效率。對于一些重要工作，要及時分解任務(wù)，明確責(zé)任部門，限定完成時限。在此基礎(chǔ)上，黨政辦公室需要及時制定項目推進時間表、督查督辦流程圖，按時間節(jié)點進行督辦、催辦和問責(zé)，全程推動重點工作高效落實。

三、結(jié)語

高校黨政辦公室責(zé)任重大、意義非凡，在高校的綜合管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。黨政辦公室的工作人員需要牢固樹立服務(wù)意識、責(zé)任意識、效率意識，堅持“不推諉、不拖延、不抱怨”的原則，堅持“規(guī)范化、精細(xì)化、高效化”的目標(biāo)，以“三不”“三堅持”為要素，積極提升工作能力，認(rèn)真履行管理服務(wù)職責(zé)，為教育教學(xué)主業(yè)保駕護航，為學(xué)校的發(fā)展作出更大貢獻。

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