電子文件對文書檔案管理工作的影響及對策

譚洪

摘 要：隨著科學技術(shù)的改革創(chuàng)新，越來越多的新技術(shù)被應(yīng)用在了實際的文書檔案管理環(huán)節(jié)，其中電子文件就是近幾年新出現(xiàn)在實際文書檔案管理過程中比較常見的新型檔案模式，也逐漸成為了未來我國檔案管理工作發(fā)展的主方向。電子文件正在潛移默化的影響著傳統(tǒng)文書檔案的管理工作。由此，本文擬通過電子文件對文書檔案管理工作的影響入手進行研究，希望能夠在一定程度上探究相應(yīng)的解決、完善對策，為未來文書檔案管理工作的發(fā)展做出幫助。

關(guān)鍵詞：電子文件;文書檔案管理;影響;研究

隨著科學技術(shù)水平的發(fā)展，我國文書檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大程度的改變，尤其是就目前，越來越多的電子文件出現(xiàn)在了人們的生活之中，并在逐漸的代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件，這就對文書檔案的管理提出了新的要求，同時也對文書檔案的管理工作帶來了新的活

力[1]。所以，本文希望能夠通過電子文件對文書檔案管理工作的影響進行研究，發(fā)掘其中存在的問題，同時為后續(xù)的文書檔案管理工作開展做出幫助。

1 電子文件的概述

1.1 電子文件的概述

就目前來說，日常工作生活中常見的電子文件是區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的概念，通常情況下電子文件是通過光碟為承載模式的文件資料，其中可能會包括報表、語篇、文本等多種類型，一般情況下大部分的電子文件都可以應(yīng)用計算機的模式進行查詢、分享以及傳遞，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)文檔資料的快速查詢，同時還能夠在根本上提升資源共享的效率[2]，由此，就目前來說，電子文件模式已然成為了未來我國工作過程中發(fā)展的必然趨勢。

1.2 電子文件的特征

就目前來說，電子文件的特征大都集中表現(xiàn)在如下四個方面：

第一，電子文件必須要借助現(xiàn)代化的設(shè)備才能夠予以實現(xiàn)。就大部分的電子設(shè)備來說，其都不屬于直觀的紙質(zhì)文檔，所以必須通過電子設(shè)備的轉(zhuǎn)化才能予以應(yīng)用。

第二，電子文件能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺層面的處理和傳遞。

第三，大部分電子文件都是可以實現(xiàn)多端互聯(lián)、共享的，并且不會在很大程度上受到外界時間和距離的影響。

第四，就電子文件來說對于文檔保存的要求略低于紙質(zhì)文檔的保存需求，不僅不需要為嚴苛的保存場地，同時對于場地的外界環(huán)境需求也不是過為嚴格。

2 電子文件對文書檔案管理工作的影響

縱觀現(xiàn)階段電子文件對文書檔案管理工作的影響來看，其影響大都集中表現(xiàn)在如下幾個方面：

2.1 影響了傳統(tǒng)文書檔案管理工作的目標對象

在傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)，大都會將紙質(zhì)的文檔作為檔案管理的目標對象，而電子檔案的存在則在很大程度上轉(zhuǎn)變了原有的檔案管理目標，尤其是當計算機越來越廣泛的被應(yīng)用在了實際的檔案管理過程中之后，檔案管理的目標也隨之發(fā)生了轉(zhuǎn)變[3]。例如，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，經(jīng)過了多年的檔案管理發(fā)展，我國檔案管理者們已經(jīng)總結(jié)出了一系列的檔案管理流程和歸檔制度，一般情況下都會每年由檔案管理部門牽頭，將這一年度的檔案進行歸檔和管理，并在登記完善后進行收藏，這種方式雖然能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的保存，但是，無法在根本上實現(xiàn)檔案的及時儲存，從而造成階段性檔案管理的強度過大。然而，在電子文件的檔案管理環(huán)節(jié)，管理者們會將材料直接登記在磁盤中，并通過計算機的應(yīng)用針對其文檔中的相應(yīng)內(nèi)容進行修改，進而在符合條件后儲存在實際的檔案管理系統(tǒng)中，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)針對這一部分檔案的管理工作，同時還能為其他有需求的人員進行共享，從而更大程度上實現(xiàn)檔案管理的目標。與此同時，在辦理電子文件的歸檔過程中，則僅僅需要對被保存的電子檔案通過文檔的形式進行移交，進而實現(xiàn)后續(xù)的存檔目標[4]。

2.2 幫助實現(xiàn)檔案管理工作的分類整理

對于電子文件來說，這一模式能夠?qū)崿F(xiàn)原有檔案管理工作過程中無法比擬的資料和載體兩者之間的分離，從而實現(xiàn)其關(guān)聯(lián)屬性的改變。尤其是在現(xiàn)階段電子文件發(fā)展的背景下，文檔的記錄模式、表現(xiàn)形式以及內(nèi)容特征等都發(fā)生了或多或少的改變，不僅能夠有效的應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行多方面、全角度的整合，同時也減輕了針對電子文件的整理需求，最大程度上滿足了各類型文件使用者們的客觀需求，也可實現(xiàn)檔案文檔管理的高效性。

2.3 提升實現(xiàn)檔案的可讀性價值

對于檔案管理工作來說，判斷檔案是否具備保管的價值主要是憑借其檔案中所蘊藏的內(nèi)容是否具備價值，然而，就電子檔案來說，由于其制備比較便捷，所以對于電子檔案來說，其檔案中所涵蓋的內(nèi)容就必然會相對多于傳統(tǒng)檔案，這種情況下，就致使在實際的工作中，電子檔案是否具備保存價值，如何確定保存期限等問題出現(xiàn)在了檔案管理者們的視野范圍之中，由于目前我國電子文件管理體系仍舊處于發(fā)展的初期階段，對于電子檔案的管理仍舊存在很多的不足，所以對于該如何實現(xiàn)電子文件的閱讀和保存仍舊有待解決。但是，在實際的工作中不容忽視的是，檔案管理這一工作的本質(zhì)是為了提升檔案的實用性，對于電子文件來說，其實際是否具備相應(yīng)的保存價值很大程度上取決于這一電子檔案是否具備相應(yīng)的可讀性和價值。所以，在實際的檔案管理過程中，應(yīng)綜合這些因素，來實現(xiàn)檔案管理過程中的檔案可讀性價值。

3 電子文件基礎(chǔ)上優(yōu)化傳統(tǒng)文書檔案管理工作的舉措分析

根據(jù)上述研究，本文認為，在現(xiàn)階段電子文件管理的基礎(chǔ)上，如果想要優(yōu)化傳統(tǒng)的電子文書檔案管理工作，就需要從以下幾個方面入手予以完善：

3.1 優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理的技術(shù)處理工作

對于電子文件檔案管理工作來說，如果想要實現(xiàn)預期的目標，就必須要著眼于現(xiàn)階段檔案文書管理工作的技術(shù)層面，確保檔案管理人員能夠切實、有效的將工作的側(cè)重點放置在電子文件的管理過程中來，積極的探索對于數(shù)量龐大電子文件的處理模式，從而在根本上實現(xiàn)科學的接收、處理、保存電子文件的根本目標，通過系統(tǒng)的技術(shù)處理來實現(xiàn)電子文件檔案管理的基礎(chǔ)目標。例如，就這一環(huán)節(jié)，檔案管理人員應(yīng)及時的通過技術(shù)操作，將已經(jīng)歸檔的文件設(shè)置為“只讀”，從而避免后續(xù)人員在檔案的使用過程中更改文件內(nèi)容，同時確保文件的真實性和可靠性。

3.2 完善電子文件的儲蓄、保管工作

對于電子文件檔案的管理工作來說，電子文件檔案的儲存、保管需求相對于紙質(zhì)檔案文件的保存要求，尤其是就目前的電子文件檔案來說，大部分的電子文件都會應(yīng)用磁盤作為文件資料的載體，一般情況下能夠?qū)崿F(xiàn)長期的保存，與此同時，大部分電子文件的儲存裝置都應(yīng)用接觸式的讀取模式，也在很大程度上提升了電子文件的可保存性。例如，在這一環(huán)節(jié)，雖然大部分的電子文件載體都會被封存在能夠隔絕外部磁場、空氣等危險環(huán)境的塑料盒中，但是，由于我國有關(guān)電子文件儲存的研究仍舊相對較短，所以，對于電子文件的儲存仍舊處于研究階段，由此，在實際的電子文件儲存過程中應(yīng)最大程度上針對保存環(huán)境予以優(yōu)化，從而避免文件的丟失。例如，在進行廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館的電子文件檔案管理過程中，管理者們會需選擇通過定期針對被保存文件進行備份的方式來確保文書檔案的信息丟失。

3.3 幫助檔案管理工作朝向更加三維化的方向發(fā)展

就檔案管理工作來說，在我國已然開展了數(shù)年的時間，在以往的檔案管理活動中，大部分的檔案管理工作都呈現(xiàn)比較明顯的扁平化方向發(fā)展，進而只能為使用者們展現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的實際使用情況。然而隨著電子文件的應(yīng)用，越來越多新型的檔案模式出現(xiàn)在了實際的文書檔案管理環(huán)節(jié)，為傳統(tǒng)的文書檔案管理注入了新的活力，同時也要求文書檔案管理工作朝向著更加多元化、多維度的方向發(fā)展，不僅突出了檔案管理的本質(zhì)目標，同時也將個性化的檔案應(yīng)用展現(xiàn)在人們的面前。由此，本文認為，在實際的檔案管理過程中，應(yīng)在原有紙質(zhì)文書管理服務(wù)的基礎(chǔ)上，增加信息化的文書檔案管理內(nèi)容，幫助檔案管理工作朝向多元化方向發(fā)展。

3.4 提升文書檔案管理人員的認知程度

對于文書檔案管理工作來說，檔案管理人員的認知程度是影響實際檔案管理工作開展效果的主要因素之一，由此，在未來的檔案管理環(huán)節(jié)，應(yīng)著眼于檔案管理的實際發(fā)展脈絡(luò)，積極的培養(yǎng)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升他們的創(chuàng)新思維、水平，為未來檔案管理工作的開展打下夯實的基礎(chǔ)，同時實現(xiàn)檔案管理人員和檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。例如，就一層面，本文認為在實際的檔案管理過程中，一方面，檔案管理部門應(yīng)定期的組織管理人員進行系統(tǒng)的檔案管理培訓，用更加新穎、高端的知識來突出檔案管理發(fā)展的客觀需求，同時在根本上實現(xiàn)檔案管理工作改革的精髓所在;另一方面，則應(yīng)定期的舉辦有關(guān)檔案管理工作經(jīng)驗的交流和分享，將創(chuàng)新的思維引入到實際的檔案管理過程中來。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著科學技術(shù)水平的發(fā)展和創(chuàng)新，電子文件逐漸成為了未來檔案管理的主流，由此在這一時代發(fā)展的背景下，創(chuàng)新、改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，就成為了未來檔案管理過程中迫在眉睫需要解決的問題之一，由此，本文針對電子文件對文書檔案的影響進行研究，希望能夠在一定程度上幫助未來檔案管理工作的開展。

參考文獻

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[3]朱武梅，王鵬.科研檔案歸檔難、歸檔不全問題及對策[J].北京檔案，2019（09）：37-39.

[4]齊睿嘉.電子文件對檔案管理工作的影響及對策[J].蘭臺世界，2016（04）：67-68.