探索建立新時代我國基金公司檔案工作體系

張新嫻

摘 要：本文擬在充分認識新時代企業(yè)檔案工作的意義基礎(chǔ)上，分析了解基金行業(yè)的檔案工作情況，結(jié)合學(xué)習(xí)其他行業(yè)的優(yōu)秀檔案工作實踐案例，設(shè)計出與公司實際相適應(yīng)的檔案工作體系。新時代我國基金公司的檔案工作體系建立時，需要明確目標(biāo)，梳理具體工作思路，內(nèi)容既涵蓋檔案管理制度、檔案信息化建設(shè)，也涵蓋人員職責(zé)與保密管理，保證科學(xué)合理、高度嚴密。

關(guān)鍵詞：新時代;企業(yè)檔案工作;基金公司;檔案工作體系

1 新時代企業(yè)檔案工作的意義

1.1 國家對檔案工作的重視

2018年3月，檔案事業(yè)正式寫入政府工作報告，這充分反映了國家對檔案工作的重視，對各行各業(yè)檔案工作重要性的認可。發(fā)展檔案事業(yè)，不僅可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步提供可靠的信息資源，還可以為人民過上美好生活提供豐富精神食糧。

1.2 企業(yè)檔案工作的價值

根據(jù)百度百科釋義，企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，反映了企業(yè)活動的方方面面，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的寶貴財富。企業(yè)檔案工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等環(huán)節(jié)。做好企業(yè)檔案工作，既要求我們對檔案實體與檔案信息進行綜合管理，也要求我們實現(xiàn)各方面的利用，服務(wù)于整個企業(yè)的運營與發(fā)展，促進社會經(jīng)濟文化的發(fā)展。

從企業(yè)發(fā)展角度而言，優(yōu)秀的企業(yè)檔案工作實踐不僅可以提供法律咨詢，保護企業(yè)與員工的利益，而且可以充分提升公司綜合管理能力與業(yè)務(wù)開展能力，為企業(yè)的健康、全面發(fā)展增添科學(xué)管理的動力，還可以作為一種寶貴的企業(yè)記憶，為企業(yè)文化建設(shè)提供信息資源基礎(chǔ)，促進企業(yè)上下一心、共同奮進;從社會整體角度而言，企業(yè)檔案工作不僅可以促進社會經(jīng)濟發(fā)展，更可以作為一種微觀層面的社會歷史記憶，為人們提供充足的精神文化食糧?？偟膩碚f，企業(yè)檔案工作于企業(yè)自身、于社會整體都具有不可替代的價值，值得每一位企業(yè)檔案工作者潛心鉆研、積極探索。

2 基金行業(yè)檔案工作簡要情況

基金行業(yè)不同于傳統(tǒng)行業(yè)，其對國民經(jīng)濟、組織利益、個人財富的影響非常直接且深遠。因此，基金公司檔案工作的重要性日益凸顯。良好的檔案管理不僅可以為公司保存原始憑證、規(guī)避風(fēng)險，而且還可為提升客戶體驗、創(chuàng)造品牌價值。

作為富有社會責(zé)任感與長遠發(fā)展需求的金融企業(yè)，有一部分基金公司已經(jīng)在積極探索建立專業(yè)的檔案工作體系，但因缺乏專業(yè)化的檔案管理人員及團隊、檔案管理信息系統(tǒng)尚未建立、各業(yè)務(wù)條線檔案工作各自為政等現(xiàn)實情況，這些公司的檔案工作仍處于初創(chuàng)階段。

目前基金行業(yè)尚未形成統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和流程，除了一般的文書檔案、會計檔案、人事檔案按國家標(biāo)準制度進行管理外，基金公司各部門產(chǎn)生的設(shè)立、投資、研究、銷售、風(fēng)控、監(jiān)察等業(yè)務(wù)檔案卻屬于新興的檔案類型，因國人對基金的投資熱情提升，這些文件檔案的數(shù)量得以急劇增長，其科學(xué)管理的必要性與挑戰(zhàn)性也與日俱增，由此，激勵我們不斷探索建立專業(yè)的基金公司檔案工作體系，可以說是任重而道遠。

3 學(xué)習(xí)優(yōu)秀的企業(yè)檔案工作實踐案例

要探索建立新時代我國基金公司檔案工作體系，可以將檔案工作標(biāo)準化程度較高、檔案工作體系完備的國內(nèi)大型先進制造業(yè)公司作為標(biāo)桿企業(yè)，學(xué)習(xí)其優(yōu)秀的企業(yè)檔案工作實踐。這部分公司一般都已建立了科學(xué)的檔案工作體系、建成了數(shù)字檔案館，其檔案管理能力與綜合素質(zhì)不可小覷。不管是管理目標(biāo)、管理團隊，還是管理方式、管理維度，這些公司均已有了較為科學(xué)的成果。

從管理目標(biāo)而言，這類企業(yè)追求嚴謹科學(xué)的管理效率，致力于通過專業(yè)化的檔案管理人才，使用科學(xué)的管理工具，實現(xiàn)文件檔案的全生命周期管理，為企業(yè)科技項目、業(yè)務(wù)工作、管理運營的順利開展貢獻數(shù)據(jù)價值。

從管理團隊而言，根據(jù)企業(yè)實際，以集中統(tǒng)一管理為指導(dǎo)思想，劃分文書檔案、會計檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、質(zhì)量檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、基建與設(shè)備檔案等多個檔案門類，成立與企業(yè)業(yè)務(wù)實際匹配的、人數(shù)足夠的專業(yè)化檔案管理團隊，充分利用外部資源，開展項目協(xié)同研制，以領(lǐng)導(dǎo)重視與頂層設(shè)計、流程與制度、信息化手段等為先導(dǎo)，充分利用檔案宣傳周、檔案對標(biāo)檢查、檔案科研項目申報等活動，以宣傳、評估、創(chuàng)新等方式，動靜結(jié)合，推動公司各項管理工作。

從管理方式而言，既注重各門類檔案的收集、整理、歸檔、查借閱、外發(fā)和統(tǒng)計等全生命周期管理，促進形成了科學(xué)完整的檔案管理模式，也十分注重文書檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、質(zhì)量檔案等門類檔案管理制度的編制和流程優(yōu)化，建立完善的檔案管理制度與方法，還注重公司檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與完善，建設(shè)數(shù)字檔案館，以信息化帶動檔案現(xiàn)代化，提升管理效率。

從管理維度而言，注重拓展、擴充，全面推進總部各部門及下屬公司的檔案培訓(xùn)、檢查與宣傳，提升公司整體檔案管理意識，促進營造檔案工作氛圍，全面提升檔案管理水平。

4 探索建立新時代我國基金公司檔案工作體系

4.1 基礎(chǔ)目標(biāo)與中長期目標(biāo)

4.1.1 基礎(chǔ)目標(biāo)——打牢基礎(chǔ)

國家檔案局2012年12月17日通過了第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，2015年5月5日通過了《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，2017年8月2日批準了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》標(biāo)準，這些文件均應(yīng)作為我們開展公司檔案工作的指導(dǎo)與依據(jù)。

如前所述，檔案管理作為一項基礎(chǔ)性的工作，其效益與作用是長遠的、不可替代的。作為新興的基金公司，因檔案基礎(chǔ)較為薄弱，實現(xiàn)從無到有、從分散到集中、穩(wěn)步夯實基礎(chǔ)、追求科學(xué)嚴謹成為了當(dāng)前檔案工作建立與開展的宗旨。因此，初創(chuàng)階段的發(fā)展目標(biāo)如下：

第一，根據(jù)國家、行業(yè)相關(guān)要求，建立公司檔案工作年度計劃，積極完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化，及時提供歸檔目錄（含案卷目錄、卷內(nèi)目錄等）、檢索工具，以便公司各方面的利用。

第二，建立科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理制度與流程，注重制度與流程體系的構(gòu)建，同時，及時對各部門、各分公司進行有效的宣貫與落實，并根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展實際不斷調(diào)整優(yōu)化。

第三，做好公司檔案的日常收集、分類、整理、歸檔、查借閱、外發(fā)、統(tǒng)計、編研等工作，注重館藏檔案的保護與利用，從全生命周期角度對檔案資源進行科學(xué)有效管理。

第四，協(xié)調(diào)各相關(guān)方，有效利用資源，在國家標(biāo)準范圍內(nèi)，做好檔案庫房標(biāo)準化建設(shè)與養(yǎng)護，做好檔案系統(tǒng)構(gòu)建與維護，保證檔案實體與信息的完整與安全。

第五，開展檔案培訓(xùn)與檢查，創(chuàng)造良好的公司檔案工作氛圍，全面提升員工的檔案管理意識。

第六，做好與檔案相關(guān)的文件資料的管理，完成最大覆蓋面的數(shù)據(jù)積累與整合。

4.1.2 中長期目標(biāo)——管理提升

檔案是數(shù)據(jù)和知識的載體，建立有效的基金公司檔案工作體系是挖掘數(shù)據(jù)價值和開展知識管理的基礎(chǔ)。未來可以從下述三方面著手開發(fā)檔案資源：

第一，全文數(shù)字化與元數(shù)據(jù)管理。充分利用各種信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的PDF等歸檔格式的數(shù)字資源轉(zhuǎn)化為文本格式，構(gòu)建檢索功能強大、館藏資源豐富的數(shù)字檔案館，甚至是構(gòu)筑智慧檔案館;同時，結(jié)合實物檔案、特殊載體檔案等多種形式的檔案管理創(chuàng)新，將隱性特征顯性化，進行元數(shù)據(jù)管理，更深層次地展現(xiàn)公司發(fā)展的全貌，留住公司發(fā)展的集體記憶，更好地構(gòu)建自身專屬的企業(yè)文化與品牌價值。

第二，檔案信息資源二次開發(fā)。緊密結(jié)合公司信息化工作，分專題開發(fā)檔案信息資源庫，為基金產(chǎn)品的推廣發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供參考咨詢，加強項目運營，為公司的管理提供了各種數(shù)據(jù)。

第三，建立知識共享機制。營造知識共享的工作氛圍，激勵公司管理人員和業(yè)務(wù)人員主動挖掘各類有保存價值的數(shù)據(jù)，及時歸檔、充分利用，完善基金業(yè)務(wù)知識庫，形成一個符合公司實際的、體量較大的、良性發(fā)展的知識共享庫。

4.2 具體工作思路

4.2.1 摸清家底

在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，了解公司目前的檔案工作情況，結(jié)合本行業(yè)的檔案工作標(biāo)準，分析優(yōu)勢與劣勢，找出問題與解決方案，完成現(xiàn)狀調(diào)研報告。

根據(jù)基金公司的業(yè)務(wù)特點，檔案分類圖示如下：

在科學(xué)分類的基礎(chǔ)上，設(shè)計出公司的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，用于指導(dǎo)現(xiàn)實歸檔工作的開展。

4.2.2 制定計劃

在調(diào)研報告的基礎(chǔ)上，與各部門、各分公司及時溝通協(xié)調(diào)，制定出符合公司實際的、符合檔案工作發(fā)展規(guī)律的計劃，須包含計劃周期、工作目標(biāo)、工作難點、解決方案等要素，蘊含檔案管理制度建設(shè)、檔案管理信息化建設(shè)、各部門及檔案人員在檔案工作中的職責(zé)等內(nèi)容。

4.2.3 攻克難點

一是檔案管理制度的建設(shè)。在檔案學(xué)基礎(chǔ)、電子文件管理、知識管理等基礎(chǔ)知識的指導(dǎo)下，以集中統(tǒng)一管理為核心，建立一個有點有面的檔案管理制度體系，應(yīng)包含提綱挈領(lǐng)的檔案管理制度總要求、針對各個檔案門類的檔案管理文件以及與公司檔案管理相關(guān)的輔助性制度。

二是檔案管理信息化建設(shè)。在符合信息化規(guī)劃的前提下，采購或開發(fā)一個適合公司實際的檔案管理系統(tǒng)，做好與各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，確保各種類型的有保存價值的文件能實時動態(tài)歸檔，并能在線上實現(xiàn)查借閱、統(tǒng)計、編研等的工作，提高數(shù)據(jù)收集利用效率。

三是規(guī)范各部門、各分公司、檔案人員在檔案工作中的職責(zé)。在公司層面的制度中明確各部門、各分公司、檔案人員在檔案工作中的職責(zé)，以檔案管理制度為依托，結(jié)合績效考核等手段，全面提高公司的檔案意識與管理水平，逐步實現(xiàn)公司文件檔案的全生命周期管理。

四是加強保密管理。根據(jù)國家保密相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合公司保密制度，建立有效的保密機制與手段，充分利用新型加密技術(shù)，多維度、全方位地嚴格控制文件檔案的傳播路徑，在保障合理利用的前提下，最大限度地保護公司文件檔案的安全。

4.2.4 總結(jié)優(yōu)化

在計劃落實、工作開展過程中，實時思考反饋，協(xié)同各部門、各分公司進行階段性的總結(jié)優(yōu)化，不斷提升檔案管理制度的適應(yīng)性、檔案管理系統(tǒng)的效率性，促進檔案工作更好地輔助公司各項業(yè)務(wù)工作的開展，使之健康、有序、持續(xù)發(fā)展。

同時，注重加強檔案管理人員（主要指專、兼職檔案員）的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，定期組織公司主營業(yè)務(wù)培訓(xùn)與檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，充分利用內(nèi)外部學(xué)習(xí)資源，建立終身學(xué)習(xí)機制，不斷優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，確保其具備優(yōu)秀的綜合能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)。

5 總結(jié)

總的來說，日常工作中我們首先需要充分認識新時代企業(yè)檔案工作的意義，將這種使命感與責(zé)任感幻化為工作熱情融入其中;在這種強烈的熱情作用下，我們不僅要充分了解本行業(yè)的檔案工作現(xiàn)狀與特點，還需要積極學(xué)習(xí)融合其他行業(yè)的優(yōu)秀檔案工作實踐案例，設(shè)計出與公司實際相適應(yīng)的檔案工作體系。一般而言，基金公司的檔案工作體系既包括完整目標(biāo)的設(shè)立，也包括具體工作思路的梳理，既涵蓋檔案管理制度、檔案信息化建設(shè)，也涵蓋人員職責(zé)與保密管理，可以說有點有面、內(nèi)容齊全。筆者相信，在科學(xué)合理、高度嚴密的檔案工作體系中，新時代我國基金公司的檔案工作必將取得優(yōu)異的成績，為我國經(jīng)濟建設(shè)與文化昌盛保駕護航！