新形勢下醫(yī)院檔案精細(xì)化管理

欒立振 李濤 李兗

摘 要：隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院檔案顯得更加重要。如何優(yōu)化醫(yī)院檔案管理成為了當(dāng)前醫(yī)院工作的總要內(nèi)容。精細(xì)化管理是指分工精細(xì)化和服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化，是以常規(guī)管理為基礎(chǔ)的、明確管理責(zé)任和要求的一種管理模式。醫(yī)院檔案精細(xì)化管理有利于提高檔案管理的工作效率，推動醫(yī)院的健康發(fā)展。本文主要分析了新形勢下醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題，提出了檔案精細(xì)化管理的對策，期望能夠優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;精細(xì)化管理;對策

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，我國的醫(yī)療衛(wèi)生體系也不斷健全，為更多的群眾提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在醫(yī)院管理中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，其不僅能夠?yàn)獒t(yī)院的行政、醫(yī)療和科研提供有力的支撐，同時也能夠全面提升醫(yī)院的管理水平，更好地服務(wù)于群眾。在目前的醫(yī)院檔案管理中，多數(shù)醫(yī)院的管理模式較為粗放，很多環(huán)節(jié)和步驟不符合規(guī)范，很容易造成檔案的遺失，不利于檔案管理質(zhì)量的提升，同時也阻礙了檔案價值的發(fā)揮。因此，應(yīng)實(shí)施醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理，提高檔案管理水平。

1 精細(xì)化管理概述

精細(xì)化管理是源于日本的一種管理理念，是社會大分工精細(xì)化和服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化的要求。精細(xì)化管理是指以常規(guī)管理為基礎(chǔ)，融入管理責(zé)任具體化、明確化的要求，使每一個管理者都能夠盡職盡責(zé)的一種科學(xué)化的管理模式。精細(xì)化管理的應(yīng)用能夠?qū)⒐芾砟繕?biāo)分解、細(xì)化，并將其融入到管理的每一個環(huán)節(jié)，是提升管理執(zhí)行力的重要途徑。對醫(yī)院來說，檔案精細(xì)化管理就是根據(jù)醫(yī)院檔案的管理實(shí)際，按照“精細(xì)化”的要求，找到突出問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段地完成每一項(xiàng)檔案管理任務(wù)，從而更高效地管理檔案，更大地發(fā)揮檔案的價值，從而推動醫(yī)院整體管理水平的提升。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1）管理制度不完善。當(dāng)前，很多醫(yī)院的檔案管理制度中還存在著很多漏洞和不足，經(jīng)常發(fā)生檔案不知如何歸檔、歸檔分類錯誤、檔案完整度較低等問題，給后續(xù)的檔案使用帶來了很多麻煩，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作效率。另外，在醫(yī)院的管理活動和學(xué)術(shù)研究活動中，檔案所發(fā)揮的作用較小，很多檔案的價值被埋沒。

2）檔案管理文化落后。在很多醫(yī)院中，有關(guān)檔案文化的內(nèi)容很少，醫(yī)院缺乏檔案管理的文化氛圍。這不僅阻礙了醫(yī)院員工對檔案重視程度的提升，同時也影響了檔案的撰寫，降低了檔案質(zhì)量。

3）檔案管理方式不科學(xué)。當(dāng)前，多數(shù)醫(yī)院的檔案管理以傳統(tǒng)的管理模式為主，管理模式粗放，管理效率低，而且容易造成檔案的丟失、損毀。此外，由于對檔案的重視程度不夠，很多檔案長時間得不到更新，檔案內(nèi)容陳舊，跟不上醫(yī)院管理實(shí)際的發(fā)展，造成檔案的實(shí)用性較低，被長期擱置、遺忘，檔案的價值被忽視。另外，在檔案管理中，各科室和檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)性較差，溝通不暢，很多檔案不能被及時、完整地收錄到檔案室中，造成檔案的流失。

4）管理人員專業(yè)水平較低。在一些醫(yī)院，檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)出身，大多是由醫(yī)護(hù)人員、行政人員改行進(jìn)而檔案管理部門的。這就導(dǎo)致檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，專業(yè)水平低，在檔案管理工作日漸繁重的情況下，他們很難適應(yīng)檔案管理的要求，在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯，進(jìn)而影響了檔案管理質(zhì)量。

5）信息化程度低。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理也逐漸使用了現(xiàn)代化的信息技術(shù)，有效推動了檔案管理活動的有效開展。但在一些條件較差的醫(yī)院，檔案管理的信息化程度還較低，大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)和信息不能被有效搜集、整理，同時也給檔案信息的查詢和使用帶來了很大不便，降低了檔案管理水平。

3 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的意義

醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常工作的書面化的記錄。醫(yī)院檔案能夠?yàn)楦鱾€科室的工作提供科學(xué)的參考和依據(jù)。因此，對于管理者來說，檔案不僅與醫(yī)護(hù)人員的工作效率相關(guān)，同時也與醫(yī)院的日常工作有關(guān)，因此，管理人員應(yīng)充分重視檔案管理工作，積極開展精細(xì)化管理。檔案精細(xì)化管理不僅能夠提升各個科室對檔案的重視，更有效的參與到檔案管理之中，同時也能夠提高檔案管理質(zhì)量和水平，確保檔案的完整、真實(shí)，保護(hù)檔案的價值，促進(jìn)檔案作用的發(fā)揮，而且還能夠推動醫(yī)院整體管理水平的提升，更好地為群眾服務(wù)。

4 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理對策

1）提高對檔案管理的重視?；卺t(yī)院檔案的重要性，醫(yī)院管理者應(yīng)充分重視檔案管理工作，將其列入醫(yī)院的日常事物加強(qiáng)管理。同時，要加大對檔案管理的財(cái)力、物力等方面的支持，為檔案管理提供良好的條件。此外，管理者還應(yīng)經(jīng)常性地深入檔案管理工作一線，了解檔案管理工作的實(shí)際，掌握檔案管理人員的工作需求，不斷優(yōu)化工作思路和工作理念，為檔案管理提供更加堅(jiān)強(qiáng)的后盾。

2）明確醫(yī)院檔案管理的目標(biāo)。在醫(yī)院檔案管理的過程應(yīng)明確檔案管理目標(biāo)，將管理目標(biāo)分解、細(xì)化，將不同的目標(biāo)或同一階段的目標(biāo)落實(shí)到各個科室及其人員身上。在醫(yī)院發(fā)展的各個階段，管理目標(biāo)也不同，因此應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的長期和短期目標(biāo)制定各個階段的任務(wù)，充分將每個部門都納入到目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程中，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。為了保障實(shí)施效果，應(yīng)將各部門的檔案管理工作納入到考核標(biāo)準(zhǔn)中，并設(shè)立相應(yīng)的獎懲措施。在檔案的搜集過程中，檔案管理人員應(yīng)將檔案有序記錄下來，標(biāo)準(zhǔn)時間、科室和主要內(nèi)容等;另外，還應(yīng)將類似、相關(guān)的文件保存在一起或者通過一定的標(biāo)簽標(biāo)注出來，提升檔案的標(biāo)準(zhǔn)化;在檔案的借閱過程中，要詳細(xì)記錄借閱時間、借閱人、規(guī)定歸還時間、實(shí)際歸還時間等內(nèi)容，避免檔案丟失。

3）完善醫(yī)院檔案管理制度。為了提升醫(yī)院檔案管理水平，應(yīng)不斷完善醫(yī)院檔案管理體制。醫(yī)院檔案管理體制的完善應(yīng)融入精細(xì)化的管理理念，從醫(yī)院的檔案管理實(shí)際入手，明確檔案管理的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展不斷進(jìn)行完善，確保檔案管理的實(shí)效性。另外，根據(jù)各個部門的職能將檔案管理中的各個環(huán)節(jié)和步驟分配下去，并根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)對管理人員進(jìn)行考核，推動管理工作的正常開展。

4）建設(shè)醫(yī)院檔案管理文化。任何工作的開展都離不開文化的支持，醫(yī)院檔案管理工作也不例外。在醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理文化的建設(shè)。一方面，檔案管理部門也深入各個科室宣傳檔案的重要性，提升員工對檔案的認(rèn)識。另一方面，檔案管理部門還可以定期舉辦檔案知識專題講座，宣講檔案有關(guān)知識，傳授檔案管理的有關(guān)步驟和注意事項(xiàng)等。

5）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案精細(xì)化對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了更多的要求。醫(yī)院管理者應(yīng)不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，定期開展培訓(xùn)和講座等。同時還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，培養(yǎng)他們責(zé)任心、耐心和細(xì)心等，以更好地服務(wù)于檔案管理。

6）加大信息技術(shù)建設(shè)。當(dāng)前，部分醫(yī)院的檔案管理方式落后，其主要原因是對信息技術(shù)的使用還不夠充分。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的每項(xiàng)工作都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)會給傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理帶來很大的壓力，不利于醫(yī)院管理水平的提升。因此，應(yīng)積極利用信息技術(shù)開展檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案搜集、保存、查詢等工作的數(shù)字化，同時也能夠確保檔案的安全，保護(hù)檔案的完整性。

5 結(jié)語

精細(xì)化管理是一種現(xiàn)代化的管理理念和管理思維。在醫(yī)院檔案管理中融入精細(xì)化管理不僅能夠優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案管理流程更加規(guī)范、責(zé)任更加明確，確保了檔案的完整性，保護(hù)了檔案的價值，同時也能夠推動醫(yī)院管理水平的提升，保障醫(yī)院的平穩(wěn)運(yùn)行，促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

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