城建檔案業(yè)務(wù)工作數(shù)字化管理辦法

杜厚勤

摘 ? ?要：城建檔案能夠?yàn)槌鞘锌茖W(xué)規(guī)劃和開發(fā)建設(shè)提供必要的經(jīng)驗(yàn)參考，注意做好城建檔案資料的收集、管理與利用，成為現(xiàn)階段城建檔案館的重要工作。在信息時(shí)代，城建檔案館的業(yè)務(wù)工作思維、方法也必須進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新，通過引進(jìn)信息化系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案管理的數(shù)字化水平。在提高檔案收錄、查閱工作效率的基礎(chǔ)上，也可以借助于數(shù)字化技術(shù)，深入挖掘城建檔案的參考和利用價(jià)值。我們必須要熟練運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)，讓城建檔案在支持城市現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：城建檔案;數(shù)字化;精細(xì)化管理;開發(fā)利用

1 ?引言

隨著城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，城建檔案資料的種類與數(shù)量都在快速增加。傳統(tǒng)的城建檔案業(yè)務(wù)工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料收錄不全，或是重要檔案丟失等問題，嚴(yán)重影響了城建檔案的借鑒價(jià)值。近年來，城建檔案館十分重視信息技術(shù)在館內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中的利用，除了在軟硬件設(shè)施的建設(shè)上加強(qiáng)了重視外，還出臺了配套的工作制度，開展了信息技術(shù)培訓(xùn)，通過多方面為城建檔案數(shù)字化管理提供支持。

2 ?城建檔案數(shù)字化管理的必要性

2.1 ?有利于保證檔案資料的完整性與安全性

由于城建檔案大多為紙質(zhì)材料，存放時(shí)間過長容易出現(xiàn)破損，或是在反復(fù)借閱使用中出現(xiàn)丟失等問題。有些紙質(zhì)檔案沒有備份，一旦破損、丟失，就會造成永久的損失。在數(shù)字化管理模式下，將大量的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，其一可以減少空間占用，其二是利用計(jì)算機(jī)方便進(jìn)行檔案的查閱、分類和管理，其三能夠通過容災(zāi)備份，保證了檔案的完整性和安全性。因此，在信息時(shí)代，將數(shù)字化技術(shù)與城建檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有機(jī)融合，已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)成熟發(fā)展的必然趨勢。

2.2 ?有利于城建檔案資料的開發(fā)和利用

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中不僅能實(shí)現(xiàn)高效規(guī)范化的管理，還有利于城建資料的開發(fā)應(yīng)用。因?yàn)槌墙n案資料不僅是城市建設(shè)的重要依據(jù)，還能為相應(yīng)的城市管理、發(fā)展等提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)理論支持，因而數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，對城建檔案資料的開發(fā)與應(yīng)用能有新的突破。除此之外，依托大數(shù)據(jù)、云平臺等技術(shù)手段，還可以建立城建檔案的共享平臺，這樣就可以讓不同城市的城建檔案館，共享本館的一些資料，對提高檔案利用價(jià)值，推動我國城市規(guī)劃與建設(shè)水平的整體提升也有積極影響。

3 ?城建檔案業(yè)務(wù)工作數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

3.1 ?數(shù)字化管理的體制機(jī)制逐漸完善

城建檔案館在引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)后，除了要重視硬件設(shè)施的建設(shè)外，還要做好配套制度的完善工作，從而為數(shù)字化辦公提供制度保障。近年來，城市檔案館在檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制和信息設(shè)備管護(hù)機(jī)制的建設(shè)上取得了顯著成效。為了讓檔案管理員能夠更好的適應(yīng)數(shù)字化形勢下的業(yè)務(wù)工作要求，出臺了在職城建檔案管理人員的繼續(xù)教育制度，通過該項(xiàng)制度保障了職工每年至少有2-3次的學(xué)習(xí)機(jī)會，通過提高自身的業(yè)務(wù)水平，為城建檔案的數(shù)字化管理提供必要的支持。

3.2 ?城建檔案部門的信息化水平顯著提升

面對日益增加的城建檔案管理壓力，以及不斷提高的城建檔案管理工作要求，城建檔案館近年來增加了資金投入，確保了本館管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施不斷完善，軟件技術(shù)水平不斷提升。通過對比來看，近幾年城建檔案館還存在館藏的檔案中，紙質(zhì)檔案占比不斷下降，電子檔案的占比已經(jīng)超過50%;每年收錄的城建檔案數(shù)量也在穩(wěn)步上升。利用數(shù)字化管理工具，也進(jìn)一步提高了檔案借閱、使用的滿意度，為檔案使用者提供了更多的便利。

4 ?城建檔案業(yè)務(wù)工作數(shù)字化管理辦法

4.1 ?檔案收錄的數(shù)字化

首先是要按照城建檔案管理規(guī)范要求，建立建設(shè)工程電子檔案報(bào)送系統(tǒng)，然后由工作人員根據(jù)建設(shè)工程進(jìn)展，將建設(shè)工程信息（文件材料和圖紙信息）同步錄入該系統(tǒng)，最后以光盤等形式直接報(bào)送數(shù)字化打包信息。工作人員將按系統(tǒng)程序要求，一步步地完成建設(shè)工程信息的錄入，避免了紙質(zhì)接收模式的那種隨意性導(dǎo)致檔案缺項(xiàng)漏項(xiàng)或重復(fù)冗余。數(shù)字化接收在檔案接收質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)也體現(xiàn)了精細(xì)化管理的優(yōu)勢，可以用質(zhì)量檢驗(yàn)軟件對檔案信息包進(jìn)行檢驗(yàn)，避免了人工檢驗(yàn)的主觀性。

4.2 ?檔案管存的數(shù)字化

以往檔案館存放和管理城建檔案，除了需要占用較多的存儲空間外，還需要人工進(jìn)行搬運(yùn)，在這一過程中難免會出現(xiàn)部分珍貴檔案丟失的問題。通過推廣使用數(shù)字化檔案管存方法，城建檔案館首先將收集起來的文件資料，利用掃描設(shè)備，將紙質(zhì)上的文字、圖表，轉(zhuǎn)化為電子版，錄入到計(jì)算機(jī)的檔案管理數(shù)據(jù)庫中。這樣就減少了空間占用，并且為下一步的城建檔案管理帶來了方便。例如，當(dāng)有用戶需要查詢、借閱某一份檔案時(shí)，工作人員可以通過年份、名稱等進(jìn)行快速檢索，在幾秒鐘的時(shí)間內(nèi)找到目標(biāo)檔案。在數(shù)字化管存模式下，工作人員還可以對重要的城建檔案進(jìn)行加密、備份，從而確保了城建檔案的安全性。

4.3 ?業(yè)務(wù)工作的數(shù)字化

業(yè)務(wù)工作數(shù)字化其一是可以提高工作效率，其二是可以規(guī)范工作流程。數(shù)字化辦公將由網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對各種工作流程進(jìn)行界定和標(biāo)注，這樣就可以保證工作人員對城建檔案的各項(xiàng)管理工作，都能夠做到有跡可循，避免了因?yàn)檎`操作導(dǎo)致的城建檔案受損問題，在提高業(yè)務(wù)工作高效性的同時(shí)，也有利于保證城建檔案管理的規(guī)范性。數(shù)字化管理的優(yōu)勢不僅體現(xiàn)在對城建檔案的收錄和管存上，更重要的是為檔案潛在價(jià)值的挖掘提供了技術(shù)支持。例如在城市規(guī)劃或建設(shè)中遇到的問題，可以通過查閱檔案的方式，了解其他城市對待這類問題是如何解決的，這樣就可以從城建檔案中汲取經(jīng)驗(yàn)，從而更好的發(fā)揮了城建檔案數(shù)字化管理的價(jià)值。

5 ?結(jié)語

在城市化進(jìn)程深入推進(jìn)的時(shí)代背景下，城建檔案管理技術(shù)也需要動態(tài)的發(fā)展，這不僅是提高檔案管理效率的客觀要求，而且也能夠更好的體現(xiàn)城建檔案業(yè)務(wù)工作的時(shí)代特征。作為一名城建檔案館的工作人員，也要樹立創(chuàng)新思維、增強(qiáng)學(xué)習(xí)能力，要利用好本單位組織的培訓(xùn)機(jī)會，熟練運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，讓本職工作更高效率的進(jìn)行，同時(shí)也進(jìn)一步提高服務(wù)水平，更好發(fā)揮城建檔案價(jià)值，為城市建設(shè)工作開展提供參考與借鑒。

參考文獻(xiàn)：

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